Kaksi Excelin ensisijaista toimintoa on antaa sinun käsitellä ja tarkastella tietoja eri näkökulmista, ja yksi ohjelman yksinkertaisimmista mutta tehokkaammista työkaluista on Lajittele^{(Sort )} - toiminto.

Olipa kyseessä yksinkertaiset nousevat/laskevat lajittelut, useamman kuin yhden muuttujan lajittelu tietojen näyttämiseksi ryhmissä tai rivien eheyden säilyttämiseksi tai yksinkertaisia ​​aakkosnumeerisia lajitteluja taulukkotietojen järjestyksessä pitämiseksi, tietojen lajittelu Excelissä^(Excel) on olennainen taito.

Harvat ohjelmat sopivat paremmin taulukkotietojen lajitteluun kuin Excel , ja lajittelusi voivat toimia yksinkertaisesta ja suhteellisen mutkattomasta erittäin kehittyneeseen. Vaikka Excelin^(Excel) lajittelukyky – mitä voit tehdä oikealla tietojoukolla ja vähän ohjelman sisäisen toiminnan tuntemuksella – on todellakin vankka ja syvällinen, tämän päivän tekninen vihje keskittyy kahteen perustyyppiin seuraavasti:

• Tietojen lajittelu yhteen sarakkeeseen
• Tietojen lajittelu useisiin sarakkeisiin

Laskentataulukot koostuvat tietysti sarakkeista ja soluriveistä tai taulukkotiedoista, joissa jokainen sarake sisältää loogisen jaon faktoista, lukuista tai muista yksityiskohdista luokittain, kuten esimerkiksi nimet, osoitteet, valuutat, osat. numeroita ja niin edelleen – laskentataulukon tyypistä riippuen. Rivit^(Rows) sen sijaan näyttävät ihmisiä, esineitä tai hahmoja vierekkäin tai samassa ilmentymässä tai tapahtumassa.

Riippuen laskentataulukon tyypistä ja sen sisältämistä tiedoista, kuten taulukkoluettelosta nimistä, osoitteista, puhelinnumeroista ja muista asiaankuuluvista tiedoista, rivit ovat usein samanlaisia ​​kuin tietokantatietueet.

Kun lajittelet tietorivejä, jokaisen rivin on säilytettävä eheytensä ilman, että tietoja vahingossa siirretään riviltä toiselle, mikä, kuten näet alempana, on silloin, kun tietojen lajittelu useisiin sarakkeisiin on hyödyllistä.

Lajittelu yhdellä kentällä

Voit lajitella laskentataulukon tietueita rivien mukaan ja tietueiden sisällä olevat solut sarakkeiden mukaan. Voit tietysti määrittää nousevan tai laskevan lajittelujärjestyksen. Oletusarvon mukaan ohjelma järjestää tekstin nousevassa / aakkosnumeerisessa A :sta Z :hen ja numerot pienimmästä suurimpaan. Lajittelu laskevassa lajittelujärjestyksessä tietysti kääntää vanhemman Z :sta A :ksi tai niin, että suuremmat luvut alkavat ylhäältä.

Kuten monet Excelin^(Excel) toiminnot , on olemassa muutamia tapoja suorittaa yksinkertainen lajittelu. kaikki mitä tarvitset tämäntyyppiseen lajitteluun, on kuitenkin hiiren oikeanpuoleisen painikkeen pikavalikosta, kuten alla näkyy.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella^{(Right-click)} kenttää sarakkeessa, jonka mukaan haluat lajitella laskentataulukon avataksesi ponnahdusvalikon.
2. Vieritä^(Scroll) alas ja vie osoitin Lajittele^(Sort) -kohdan päälle avataksesi pikavalikon.
3. Napsauta Lajittele A–Z^{(Sort A to Z)} nousevassa järjestyksessä tai Lajittele Z–A^{(Sort Z to A )} laskevaan järjestykseen ( Huomaa^(Note) , että Excel ei sisällytä lajittelussa rivin 1 solujen tietoja; ohjelma olettaa, että tällä rivillä on sarakeotsikot tai otsikot.).

Tämä yksinkertainen lajittelu toimii monentyyppisille tiedoille paitsi silloin, kun riveilläsi ja sarakkeillasi on identtisiä tai päällekkäisiä tietoja. Näissä tapauksissa sinun on lajiteltava kahteen tai useampaan sarakkeeseen, jotka tulevat seuraavaksi.

Tietueiden lajittelu useille kentälle

Tietojesi monimutkaisuudesta riippuen saatat joutua lajittelemaan useampaan kuin yhteen sarakkeeseen. Ehkä paras esimerkki on tietokannan lajittelu aakkosjärjestykseen sukunimen järjestykseen. Oletetaan, että tiedoissasi on useita ihmisiä, joilla on sama sukunimi. Näissä tapauksissa sinun kannattaa varmistaa, että Linda Johnson tulee ennen Lydia Johnsonia^{(Lydia Johnson)} ja Cherri Anderson näyttää Charles Andersonin jälkeen… Ymmärrät idean.

Voit määrittää mukautettuja hakuja useilla ehdoilla Lajittele^(Sort) - valintaikkunasta, kuten näin.

1. Napsauta^(Click) solua lajiteltavan tiedon ensimmäisessä sarakkeessa.
2. Napsauta Otsikkopalkin^{(Data )} alla olevaa Tiedot avataksesi Data - nauhan. (Nauha on tietysti kontekstikohtaisten välilehtien rivi sovellusikkunan yläosassa.)
3. Napsauta Lajittele ja suodata^{(Sort & Filter)} -osiossa Lajittele^{(Sort )} - painiketta avataksesi Lajittele-valintaikkunan.

• Napsauta avattavaa Lajitteluperuste^{(Sort by)} -valikkoa ja valitse ensimmäisen sarakkeen nimi, jonka mukaan lajittelet. (Huomaa, että Excel näyttää sisällön sarakkeen rivillä 1, joka tässä tapauksessa sisältää sarakeotsikot. Voit poistaa tämän vaihtoehdon käytöstä poistamalla valinnan Omilla tiedoillani on otsikoita^{(My data has headers)} -valintaruudusta.)
• Napsauta Lisää taso^{(Add Level )} lisätäksesi toisen sarakkeen lajittelujärjestykseen.
• Napsauta avattavaa Sen jälkeen -valikkoa ja valitse seuraava sarake lajittelua varten.^{(Then by)}
• Toista vaiheet 6 ja 7^{(Steps 6 and 7)} tarpeen mukaan määrittääksesi lajittelusi parametrit.

Napsauttaminen Lajittele^(Sort) - valintaikkunassa paljastaa useita eri vaihtoehtoja lajittelujen muokkaamiseen, vaikka jotkut niistä tuottavat todennäköisesti ei-toivottuja tuloksia, ellet tiedä tarkalleen, miten kukin niistä vaikuttaa lajitteluusi.

• Napsauta OK .
• Jos näyttöön tulee Lajittele varoitus^{(Sort Warning)} -valintaikkuna, valitse Laajenna valinta^{(Expand the selection)} ja napsauta sitten Lajittele.^(Sort.)

Lisäksi, kun valitset sarakkeen, Excel analysoi sarakkeen solujen sisällön ja tekee perusteltuja arvauksia siitä, minkä arvojen Lajittele-^{(Sort on)} ja Järjestä^(Order) - kentät tulisi täyttää. Ellei sinulla ole erityistä (ja loogista) syytä muuttaa näitä, älä tee sitä. (Ellet tietysti kokeile. Kannustan siihen aina – ja Excelin Kumoa^(Undo) - ominaisuus toimii loistavasti.)

Kuten varmasti voit kuvitella, tämä on vasta alkua tietojen lajittelulle Excelissä^(Excel) . On kuitenkin tärkeää muistaa, että ellet ole varovainen, väärien parametrien käyttö voi asettaa tietosi rinnakkain ja muuttaa niiden sijaintia laskentataulukossa kokonaan. Lajittelu^(Sort) on nopea ja helppo asentaa. Hyvä uutinen on, että myös Undo on nopea. Älä^(Don) pelkää kumota ja^(Undo) yrittää uudelleen. Ja uudelleen.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow you to manipulate and view data from diffеrent perspectives, and one of the prоgram’s more simple but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Keskitä laskentataulukon tiedot Exceliin tulostusta varten

• Kuinka yhdistää tietoja useisiin Excel-tiedostoihin

• Kuinka poistaa tyhjiä rivejä Excelissä

• Excelin Speak Cells -ominaisuuden käyttäminen

• Kuinka lisätä Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin

• 4 tapaa käyttää valintamerkkiä Excelissä

• Mikä on VBA-taulukko Excelissä ja kuinka ohjelmoida yksi

• 4 tapaa muuntaa Excel Google Sheetsiksi

• Kuinka kirjoittaa IF-kaava/-lauseke Excelissä

• Kuinka laskea Z-pisteet Excelissä

• Yksinkertaisen pivot-taulukon luominen Excelissä

• Kuinka poistaa ruudukkoviivat Excelissä

• Kuinka luoda useita linkitettyjä avattavia luetteloita Excelissä

• Kehittynyt VBA-opas MS Excelille

• Wordin ja Excelin avaaminen vikasietotilassa

• Excelin mitä jos -analyysitavoitteenhakutyökalun käyttäminen

• 5 tapaa muuntaa tekstiä numeroiksi Excelissä

• Google Sheets vs Microsoft Excel – mitkä ovat erot?

• Kuinka lisätä nopeasti useita rivejä Exceliin

• Excel-tiedoston jakaminen helppoa yhteistyötä varten