^(Mail)Yhdistäminen on Microsoft Wordin ^{(Microsoft Word)}ominaisuus , jonka avulla voit yksinkertaistaa henkilökohtaisten kirjeiden, tarrojen, kirjekuorten, sähköpostien ja hakemiston luomista. Koska yhdistäminen ei ole yleisimmin käytettyjen MS Wordin^{(MS Word)} ominaisuuksien joukossa, jotkut käyttäjät eivät ehkä tiedä, miten Wordissa^(Word) yhdistetään kirjeitä, tarroja ja kirjekuoria. 

Jos yrität säästää aikaa kunkin kirjeen, tarran tai muiden asiakirjojen manuaaliseen personointiin, yhdistäminen voi olla hyödyllistä. Vaikka et olisi koskaan yrittänyt luoda yhdistämiskirjettä, prosessi on melko suoraviivainen, ja opastamme sinut alla jokaisen vaiheen läpi.

Kuinka luoda yhdistämiskirjeitä

Microsoft Wordissa^{(Microsoft Word)} on ohjattu toiminto, joka opastaa sinua yhdistämiskirjeiden luomisessa^{(creating mail merge letters)} . Ohjattu toiminto kysyy kirjettä, jota haluat käyttää, ja kirjeen vastaanottajia matkan varrella, joten varmista, että sinulla on luettelo vastaanottajista valmiina lisättäväksi. Jos et, ei hätää, voit aina lisätä vastaanottajaluettelon manuaalisesti.

1. Avaa Word - asiakirja ja kirjoita viestisi. Jätä pois personoidut elementit (esimerkiksi otsikko, nimi, kaupunki jne.). Toistaiseksi voit jättää tyhjän tilan kohtaan, johon haluat lisätä nämä elementit, esimerkiksi:

1. Kun mallisi on valmis, valitse yläpalkista Postitukset^(Mailings) > Aloita yhdistäminen^{(Start Mail Merge )} > Vaiheittainen yhdistämistoiminto^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} .

1. Uusi ruutu tulee näkyviin MS Word -ikkunan oikeaan reunaan. Tämä on ohjattu toiminto, joka opastaa sinut prosessin läpi. Ensimmäisenä vaiheena sinun on valittava käsittelemäsi asiakirjan tyyppi. Valitse Kirjaimet^(Letters) ja valitse Seuraava: Aloitusasiakirja^{(Next: Starting document)} .

1. Sinun on valittava seuraavassa asiakirja, jota haluat käyttää yhdistämiseen.
   Jos olet jo kirjoittanut sisältöä kirjeellesi, valitse Käytä nykyistä asiakirjaa^{(Use the current document)} .
   Jos haluat käyttää käyttövalmis mallia, valitse mallista Aloita. ^{(Start from a template. )}Kun olet valinnut aloitusasiakirjan, napsauta Valitse vastaanottajat^{(Select recipients)} . 

1. Seuraava vaihe on vastaanottajien valitseminen. Olettaen, että sinulla on vastaanottajan tiedoilla täytetty Excel - taulukko, voit tuoda tiedot valitsemalla Käytä olemassa olevaa tiedostoa^{(Use an existing file)} -vaihtoehdon ja valitsemalla Selaa^(Browse) seuraavasta osiosta. 

Siirry taulukolle, joka sisältää vastaanottajaluettelon resurssienhallinnan avulla, valitse taulukko ja valitse Avaa^(Open) . 

Kun valitset taulukon, näet Valitse taulukko^{(Select Table)} -ikkunan. Valitse asiaankuuluvat taulukot. Muista valita valintaruutu tekstin Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot^{(First row of data contains column headers)} , jos se pitää paikkansa tiedoissasi, ja valitse OK .

Seuraavaksi näet luettelon vastaanottajista, joita Word käyttää yhdistämisessäsi. Jos kaikki näyttää hyvältä, valitse OK . 

Kun olet lisännyt Excel - taulukon, valitse Seuraava: Kirjoita kirje^{(Next: Write your letter)} .

1. Olet nyt valmis lisäämään paikkamerkkejä kirjeeseesi. Vie kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä paikkamerkin, ja valitse Lisää kohteita^{(More items )} yhdistämisruudusta.

Lisää yhdistämiskenttä^{(Insert Merge Field)} -valintaikkuna avautuu, josta voit valita sopivan paikkamerkin ja lisätä sen kirjeeseen valitsemalla Lisää .^(Insert)

1. Kun olet lisännyt kaikki yhdistämiskentät, valitse Seuraava: Esikatsele kirjaimia^{(Next: Preview your letters)} .

Tämä näyttää esikatselun kaikista yhdistämisellä luoduista kirjeistä. Voit vaihtaa kirjeiden esikatselua yhdistämisruudun nuolipainikkeilla.

1. Valitse Seuraava: Viimeistele yhdistäminen^{(Next: Complete the merge)} . Valitse seuraavassa vaiheessa joko Tulosta^(Print) (jos haluat tulostaa kaikki kirjaimet) tai Muokkaa yksittäisiä kirjaimia^{(Edit individual letters )} > Kaikki^{(All )} (jos aiot yhdistää kirjaimet yhdeksi asiakirjaksi).

Kuinka luoda yhdistämistunnisteita

On aina hyvä idea koota postituslistasi siististi Excel - taulukkoon, jotta et huimaa, kun tarvitset jonkun postitustietoja. Jos kuitenkin haluat tulostaa tarrat, Excel - arkkikokoelmasi ei leikkaa sitä. Sen sijaan sinun on luotava yhdistämistunnisteet^{(create mail merge labels)} MS Wordiin.

1. Jos sinulla on jo Excel - taulukko, jossa on postitustiedot, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Jos ei, järjestä postituslistasi Excel - arkille. Lisää joitakin otsikoita ( etunimi^{(First Name)} , sukunimi, osoite^(Address) jne.) ja järjestä luettelosi.
2. Vaihda MS Wordiin^{(MS Word)} . Käytä ohjattua tarrojen luomiseen. Avaa tyhjä asiakirja ja valitse Postitukset^(Mailings) > Valitse yhdistäminen^{(Select Mail Merge )} > Vaiheittainen ohjattu yhdistämistoiminto^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Valitse Tarrat^(Labels) ja sitten Seuraava: Aloitusasiakirja^{(Next: Starting document)} . 

1. Valitse seuraavassa näytössä Muuta asiakirjan asettelua^{(Change document layout)} . Valitse seuraavaksi Tarraasetukset^{(Label options)} määrittääksesi tuotenumerosi ja etiketin brändisi.

Kun valitset OK , näet asiakirjassasi ääriviivat tarrat. Jos et, siirry kohtaan Table Design > Borders ja valitse Näytä ruudukkoviivat.^{(View Gridlines.)}

1. Palaa MS Wordin Postitukset -välilehteen ja valitse ^(Mailings)Valitse vastaanottajat^{(Select Recipients)} > Käytä olemassa olevaa luetteloa. ^{(Use an Existing List. )}

Siirry Excel - tiedostoon, joka sisältää postituslistan. Valitse tiedosto ja valitse Avaa^(Open) .

1. Näet Valitse taulukko^{(Select Table )} -ikkunan. Jos työkirjassasi on useita arkkeja, näet tässä useamman kuin yhden kohteen. Valitse se, joka sisältää postituslistasi. Valitse tekstin vieressä oleva valintaruutu Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot^{(First row of data contains column headers,)} ja valitse OK . 

1. MS Word tuo postituslistan. Valitse Address Block . Katso oikealla oleva esikatselu. 

Jos se ei näytä siltä miltä haluat, valitse Vastaa kentät. ^{(Match Fields. )}Varmista^(Make) , että kaikki tiedot vastaavat sopivaa laskentataulukon otsikkoa ja valitse OK .

Katso esikatselu uudelleen. Jos se näyttää hyvältä, valitse OK .

1. Tarrassa näkyy nyt <<AddressBlock>> . Siirry kohtaan Postitukset^(Mailings) > Päivitä tarrat^{(Update Labels)} lisätäksesi <<AddressBlock>> kaikkiin tarroihin.

1. Tarrat ovat nyt valmiita yhdistettäviksi. Siirry kohtaan Postitukset^(Mailings) > Viimeistely ja yhdistä^{(Finish & Merge )} > Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja^{(Edit Individual Documents)} . 

Näet pienen ikkunan ponnahdusikkunaan. Valitse Kaikki^(All) ja sitten OK .

1. Näet nyt kaikki tunnisteet yhdistettyinä.

Kuinka luoda yhdistämiskirjekuoria

Yhdistelmäkirjekuorten luominen on enimmäkseen samaa kuin tarrojen luominen, mutta muutamalla säädöllä. 

Napsauta jälleen Postitukset^(Mailings) > Aloita yhdistäminen^{(Start Mail Merge)} > Vaiheittainen yhdistämistoiminto^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} , mutta tällä kertaa valitse Kirjekuoret^(Envelopes) ja valitse sitten alhaalta Seuraava: Aloitusasiakirja .^{(Next: Starting document)}

1. Sinua pyydetään valitsemaan aloitusasiakirja. Valitse Kirjekuoren asetukset^{(Envelope options)} valitaksesi kirjekuoren koon ja toimitus-/palautusosoitteen sijainnin (katso seuraava vaihe) ja valitse Seuraava: Valitse vastaanottajat^{(Next: Select recipients)} .

1. Kun valitset Kirjekuoriasetukset^{(Envelope options)} , näet pienen ponnahdusikkunan. Valitse haluamasi kirjekuoren koko ja valitse fontti sekä toimitus- ja palautusosoite.

1. Ohjatun toiminnon seuraava vaihe on vastaanottajien valitseminen. Valitse Käytä olemassa olevaa luetteloa^{(Use an existing list)} (olettaen, että sinulla on jo vastaanottajatiedot sisältävä Excel - taulukko) ja etsi tiedosto valitsemalla Selaa ^(Browse). Valitse haluamasi tiedosto ja napsauta Seuraava: Järjestä kirjekuori^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. Valitse seuraavassa näytössä Osoitelohko^{(Address block)} , katso esikatselua varmistaaksesi, että se näyttää siltä kuin haluat, ja valitse OK .

Kirjekuoressa  näkyy nyt <<AddressBlock>>

1. Valitse Seuraava: esikatsele kirjekuoriasi^{(Next: Preview your envelopes)} . Näet saman esikatselun, jonka näit edellisessä vaiheessa, mutta asiakirjassasi. Voit vaihtaa kirjekuorten välillä ohjatun toiminnon ruudun nuolipainikkeiden avulla.

Kirjekuoresi ovat nyt valmiita yhdistettäviksi. Valitse Seuraava: Viimeistele yhdistäminen^{(Next: Complete the merge)} .

1. Seuraavassa näytössä näet vaihtoehdon Muokkaa yksittäisiä kirjekuoria^{(Edit individual envelopes)} . Valitse se, yhdistä kaikki tietueet valitsemalla Kaikki^(All) ja valitse OK .

Näet nyt kaikki kirjekuoret yhdistettynä yhdeksi asiakirjaksi.

Joukkotulostus ja sähköpostit on tehty helpoksi

Yhdistäminen voi säästää paljon aikaa, jonka muuten kuluttaisit kirjeiden, tarrojen tai kirjekuorien mukauttamiseen. Se ei kuitenkaan ole kaikki, mitä voit tehdä MS Wordilla^{(MS Word)} . Voit myös luoda onnittelukortteja^{(greeting cards)} , vihkoja^(booklets) ja arkistokortteja^{(index cards)} .

^(Mail)Yhdistäminen on ollut käytössä jo jonkin aikaa, mutta jos haluat tehostaa prosessejasi, Microsoft Office 2019 esitteli joitain siistejä ominaisuuksia^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} , joita kannattaa ehkä tarkastella.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Microsoft Word feature that helps you streamline creating personalized letters, labels, envelopes, emails, and a directory. Since mail merge is not among the most commonlу used MS Word features, some users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Tarrojen luominen Wordissa Excel-laskentataulukosta

• Automaattisen tekstin luominen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

• Kuinka luoda täytettäviä lomakkeita Wordissa

• Kuinka luoda ja käyttää kaavoja Wordin taulukoissa

• Kuinka luoda yhdistäminen Microsoft Wordissa

• 15 PowerPoint-vinkkiä ja -nimiä esityksesi parantamiseen

• MLA-muodon määrittäminen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

• Ylä- ja alatunnisteiden lisääminen PowerPointiin

• Kuinka lisätä tai poistaa kommentteja Wordissa

• Jakeluluettelon luominen Outlookissa

• Word-asiakirjan automaattinen varmuuskopiointi OneDriveen

• Kuinka näyttää muotoilumerkit Wordissa

• Lisää nopeasti sisällysluettelo Word-dokumenttiin

• Lisää kansilehti Word-asiakirjaan

• Kuinka luoda pudotusvalikko Excelissä

• Microsoft Word ei vastaa? 8 tapaa korjata se

• Lopullinen opas vaurioituneen tai korruptoituneen Word-tiedoston korjaamiseen

• Korjaus, kun Word avautuu vain luku -tilassa

• Yhdistämisen käyttäminen kirjeille Wordissa

• Asiakirjojen vertailun ja yhdistämisen käyttäminen Wordissa