Kun yritys, organisaatio tai henkilö haluaa luoda johdonmukaisen asiakirjan, kuten lomakkeet, kirjeet tai postitustarrat, jotka ovat identtisiä lukuun ottamatta tiettyjä tietoja, kuten Vastaanottajan^(Recipient) nimi, osoite tai puhelinnumero . Tätä varten sinun on suoritettava yhdistämisprosessi^{(Mail Merge)} , jonka avulla voit luoda yksinkertaisen mukautetun asiakirjan.

Yhdistämisen käyttäminen Wordissa

Yhdistämistyökalut Microsoft Wordin ^{(Microsoft Word)}Postitus^{(Mail Merge)} -välilehdellä mahdollistavat yhdistämisen^{(Mail Merging)} . Nämä työkalut ovat

• Aloita yhdistäminen^{(Start Mail Merge)} : Aloita yhdistäminen^{(Start Mail Merge)} luo yhden asiakirjan ja lähettää sen useille ihmisille. Voit lisätä kenttiä, kuten Nimi ja Osoite^(Address) . Word tekee kopion jokaisesta vastaanottajasta^(Recipient) ja korvaa kyseiset kentät henkilön tiedoilla.
• Valitse vastaanottaja^{(Select Recipient)} : Valitse vastaanottaja^(Recipient) antaa sinun valita luettelon henkilöistä, joille haluat lähettää asiakirjasi.
• Muokkaa vastaanottajaluetteloa^{(Edit Recipient List)} : Tämä muuttaa vastaanottajaluetteloasi tai valitsee tietyt ihmiset vastaanottamaan sähköpostiviestin. Tällä työkalulla voit lajitella, suodattaa, etsiä ja poistaa kaksoiskappaleita ja vahvistaa luettelon osoitteita.

Manuaalisen yhdistämisen^{(Mail Merge)} määrittäminen kirjeille

• Jos haluat määrittää manuaalisen yhdistämisen^{(Mail Merge)} kirjeelle, sinun on ensin luotava tyhjä asiakirja ja siirry Postitus-välilehteen^{(Mailing tab)} .
• Valitse Aloita yhdistäminen^{(Start Mail Merge)} ja valitse sitten Kirjeet^(Letters) .
• Napsauta Valitse vastaanottajat^{(Select Recipients)} .
• Avattava valikko tulee näkyviin; voit valita Kirjoita uusi luettelo^{(Type a New List)} , Käytä olemassa olevaa luetteloa^{(Use an Existing List)} , valitse Outlook-yhteystiedoista^{(choose from Outlook Contacts)} .

Käytämme Kirjoita uusi luettelo -toimintoa^{(Type a New List)} .

Näyttöön tulee valintaikkuna Uusi ^{( New)} osoiteluettelo^{(Address List)} . Valintaikkunassa voit kirjoittaa tekstiä riveille ja sarakkeille. Uusi osoiteluettelo^{(New Address List)} -valintaikkunan vasemmalla puolella on joitakin komentoja, joiden avulla voit muokata luetteloa. näitä kutsutaan nimellä Uusi merkintä^{(New Entry)} , Poista merkintä, Etsi^(Find) ja mukauta sarakkeita^{(Customize Columns)} .

Lisää uusi rivi napsauttamalla Uusi merkintä^{(New Entry)} . Jos haluat poistaa rivin, valitse Poista merkintä^{(Delete Entry)} . Voit^(Select) lisätä, poistaa, nimetä uudelleen, siirtää ylös ja alas sarakkeita^(Columns) valitsemalla Mukauta sarakkeita^{(Customize Columns)} . Kirjoita tiedot^{(Enter Data)} luetteloosi, valitse OK ja Tallenna^(Save) tiedosto. Jos haluat palata takaisin muokkaamaan luetteloasi, napsauta Muokkaa vastaanottajaluetteloa^{(Edit Recipient List)} , nyt muokkaa.

Nyt voit kirjoittaa tai kopioida kirjeen asiakirjaan.

Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä kenttiä ja valitse Lisää ja yhdistä kentät^{(Insert and Merge Fields)} ; valitse haluamasi kentät. Näet esikatselun kentistäsi napsauttamalla ABC-esikatselutulokset^{(ABC Preview Results)} .

Palataksesi kentät näyttäviin asiakirjoihin napsauta uudelleen ABC-esikatselun tuloksia^{(ABC Preview Results)} .

Valitse nyt Valmis ja yhdistä^{(Finish and Merge)} . Voit muokata yksittäisiä asiakirjoja^{(Edit Individual Documents)} , tulostaa asiakirjan^{(Print Document)} ja lähettää sähköpostiviestejä^{(Send Email Messages)} . Valitse valintasi; sitten näet tuloksen.

Kirjeen ^(Letter)ohjatun^{(Mail Merge Wizard)} yhdistämistoiminnon käyttäminen

Tällä kertaa luomme yhdistämisen käyttämällä ohjattua vaiheittaista yhdistämistoimintoa^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , joka on helpoin prosessi yhdistämisen^{(Mail Merge)} luomisessa .

1. Siirry avattavan valikon alareunassa olevaan Aloita^{(Drop-Down Menu)} sähköpostin määritys -kohtaan^{(Start Mail Setup)} ja valitse Ohjattu yhdistämistoiminto vaihe vaiheelta^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. Yhdistämisruutu^{(Mail Merge Pane)} tulee näkyviin oikealle . Valitse asiakirjatyyppi^{(Document Type)} ; valitsemme kirjeen^(Letter) . Napsauta nyt Seuraava^(Next) .
3. Aiomme käyttää nykyistä asiakirjaa^{(Current Document)} .
4. Valitse vastaanottajat^(Recipients) : Voit kirjoittaa uuden luettelon, valita Outlook-yhteystiedoista ja kirjoittaa uuden luettelon. Siirrymme olemassa olevaan luetteloon.
5. ^(Browse)Valitse tiedosto selaamalla . Napsauta^(Click) sitten Seuraava^(Next) ja sitten OK . Yhdistämisen vastaanottajat^{(Mail Merge recipients)} tulevat näkyviin
6. Voit ottaa vastaanottajat käyttöön tai poistaa ne käytöstä merkitsemällä valintaruudun^(Recipients) ja poistamalla sen valinnan^(Box) . napsautamme OK ja sitten Seuraava^(Next) .
7. Kirjoita Kirjeesi^{(Write Your Letter)} . Tässä esittelyssä Lisää vastaanottajan^{(Add Recipient)} tiedot kirjeeseesi. Aseta kohdistin kohtaan, johon haluamme tiedon siirtyvän.
8. Käytämme osoitelohkoa^{(Address Block)} ; Lisää osoite ^{(Insert Address)} -valintaikkuna^{(Dialog Box)} tulee näkyviin. Voit valita muodon, jossa haluat sen.
9. Lisää^{(Insert Address Block)} osoitelohko -ikkunan oikealla puolella on navigointipainike^{(Navigation Button)} , jonka avulla voit siirtyä osoitelohkon läpi.
10. Valitse osoite ja napsauta sitten OK . Yhdistämisruutuun^{(Mail Merge Pane)} voit myös lisätä tervehdyksen napsauttamalla tervehdysriviä ja valitsemalla valintasi^{(Greeting Line )} , OK   ja sitten Seuraava^(Next) .
11. Esikatsele kirjeitäsi^{(Preview Your Letters)} . Kirjeen kappaleen esikatselukohdassa on navigointipainike, jonka avulla (<< Recipient>>) voit navigoida osoitekentässäsi ja sitten Seuraava^(Next) .
12. Suorita yhdistäminen loppuun – Näet kaksi vaihtoehtoa joko Muokkaa yksittäistä^{(Edit Individual)} tai Tulosta^(Prin) . Valitse Muokkaa yksilöä.^{(Edit Individual.)}

Nyt meillä on yhdistäminen^{(Mail Merge)} .

Kerro meille kommenteissa, jos sinulla on ongelmia ja otamme sinuun yhteyttä.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a busineѕs, organizаtion, or individual wants to create a conѕistent document such as fоrms, letters, or mailing labelѕ that are identical except for specific information, for instance, the name, address, or telephone number of the Recipient. To do this, you need to perfоrm the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• Yhdistämisen käyttäminen Wordissa kirjeiden, tarrojen ja kirjekuorien luomiseen

• Kuinka luoda yhdistäminen Microsoft Wordissa

• Uudelleenkirjoitusehdotusten käyttäminen Word for Web -sovelluksessa

• Excel, Word tai PowerPoint eivät käynnistyneet viime kerralla

• Kirjasen tai kirjan luominen Microsoft Wordilla

• Korjaa virhe, kirjanmerkkiä ei ole määritetty Microsoft Wordissa

• Tekstin lisääminen Word-tiedostosta Publisher-julkaisuun

• Kuinka poistaa kaikki osionvaihdot Wordissa kerralla

• Kuinka tehdä yhden sivun vaaka Wordissa

• Kuinka ladata Page Borders for Microsoft Word ilmaiseksi

• Korjaa keltainen kolmio huutomerkillä Excelissä tai Wordissa

• Kuinka lisätä vesileima Word-asiakirjaan

• Kuinka muuntaa taulukon tekstiksi ja tekstin taulukoksi Wordissa

• Oikeinkirjoitus- ja kielioppityökalun näyttäminen Wordin pikatyökalupalkissa

• Kuinka tehdä lentolehtinen Microsoft Wordissa

• Quick Parts Document Property -ominaisuuden käyttäminen Wordissa

• Tallennettu Word-asiakirja ei näy esikatselussa tai tulostuksessa

• Tiedostoa ei voi avata, koska sen sisällössä on ongelmia

• Kuinka yhdistää Word-asiakirjoja

• Measurement Converterin käyttäminen Microsoft Officessa