Etsitkö tapaa tehdä yhteistyötä muiden kanssa Word - asiakirjan parissa? Jos näin on, voit tehdä sen erittäin helposti itse Wordissa^(Word) . Ominaisuus on ollut käytössä muutaman Office -version ajan ja se toimii, vaikka vastaanottavan osapuolen järjestelmään ei olisi asennettu Wordia .^(Word)

Huomaa, että jotta voit aloittaa asiakirjojen jakamisen Wordissa^(Word) , sinun on tallennettava asiakirjasi pilveen. Eivät kaikki asiakirjasi, mutta ainakin se, joka aiotaan jakaa. Tämä tarkoittaa, että sinun on ensin määritettävä OneDrive - tili ja kirjauduttava sitten sisään Microsoft -tiliisi Wordista^(Word) .

Jaa Word Doc

Kun olet määrittänyt OneDriven oikein Wordissa^(Word) , siirry eteenpäin ja napsauta näytön oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa -painiketta.^(Share)

Tämä tuo esiin ruudun näytön oikealle puolelle. Jos dokumenttia ei ole vielä tallennettu pilveen, sinun on napsautettava Tallenna pilveen^{(Save to Cloud)} -painiketta.

Tämä tuo esiin Tallenna nimellä^{( Save As)} -valintaikkunan, jonka pitäisi jo olla OneDrive . Anna tiedostollesi nimi ja tallenna se.

Kun se on tallennettu ja ladattu pilveen, palaa Jaa^(Share) - valintaikkunaan ja voit nyt kutsua ihmisiä liittymään. Kirjoita^(Type) sähköpostiosoite, valitse, voivatko he muokata sitä vai vain katsella sitä ja sisällyttää sitten valinnainen viesti.

Vastaanottajalle tulee sähköposti, joka sisältää linkin lähettävän osapuolen OneDrive - tilille tallennettuun asiakirjaan:

Kun käyttäjä napsauttaa linkkiä, hän siirtyy Wordin selainversioon nimeltä^(Word) Word Online^{(Word Online)} , jossa asiakirjaa voi muokata.

Napsauta Muokkaa selaimessa^{(Edit in Browser)} -painiketta, niin saat työpöydän Word - ohjelman tutun nauhakäyttöliittymän. Käyttäjä voi muokata dokumenttia ilman Wordin^(Word) asennusta tai OneDrive-tiliä.

Asiakirja tallentuu automaattisesti, joten käyttäjän ei tarvitse huolehtia siitä, että hän yrittää tallentaa asiakirjaa itse. Näet ponnahdusikkunassa viestin, jossa sanotaan, että muut ihmiset muokkaavat asiakirjaa ja kysyvät, haluatko jakaa muutokset automaattisesti niiden tapahtuessa. Suosittelen napsauttamalla Kyllä^(Yes) tästä.

Huomaa, että et näe muiden käyttäjien tekemiä muutoksia, ennen kuin tallennat asiakirjan. Jos napsautat Tiedosto^(File) , näet Tiedot^(Info) - välilehdellä uuden viestin, jossa lukee Asiakirjapäivitykset saatavilla^{(Document Updates Available)} .

Tallenna asiakirjasi, niin saat toisen viestin, jossa selitetään, että muiden tekemät uudet muutokset näkyvät vihreänä peittokuvana.

Napsauta OK^{(Click OK)} ja selaa asiakirjaasi. Kaikki vihreä on mitä joku muu on muuttanut tai lisännyt. Testauksessani, jos joku poisti jotain dokumentista, se ei näyttänyt mitään vihreänä.

Huomaa, että kun olet tallentanut asiakirjan, vihreä korostus katoaa, kunnes uusia muutoksia tehdään. Jos haluat seurata tekemiäsi muutoksia, sinun tulee ottaa käyttöön Seuraa muutoksia^{( Track Changes)} asiakirjassa ennen sen jakamista. Muuten on vaikea tietää, mitä tapahtuu, varsinkin jos useat ihmiset muokkaavat asiakirjaa.

Yllä olen ottanut käyttöön  Track Changes ^{(Track Changes)}Review - välilehden, ja nyt minulla on vihreän korostetun tekstin lisäksi myös punaiset pystypalkit vasemmassa sarakkeessa. Koska poistot eivät näy vihreänä, voit nähdä ne vain seuraamalla muutoksia. Napsauta^(Click) punaista viivaa, niin näet poistetun sisällön yliviivattuina.

Kaiken kaikkiaan Word on loistava työkalu reaaliaikaiseen yhteistyöhön useiden kirjoittajien tai toimittajien kanssa, ja synkronointinäkökohta toimii erittäin hyvin. Yksi ominaisuus, jonka huomasin, on, että kun joku muu muokkaa tiettyä kappaletta, se estää muita muokkaamasta kyseistä osaa, kunnes ensimmäinen henkilö on valmis. Tämä varmistaa, etteivät ihmiset ylikirjoita samoja osioita samaan aikaan. Jos sinulla on kysyttävää, kommentoi. Nauttia!

How to Share or Collaborate On a Word Doc with Others

Looking for a way to collaborate with others on a Word doc? If so, you can do it very eaѕily in Word itself. Thе feature has been arоund for a couple of versions of Office and it works even if the receiνing pаrty does not have Word installed on their system.

Note that in order to get started with document sharing in Word, you have to save your documents to the cloud. Not all your documents, but at least the one that is going to be shared. That means you need to setup a OneDrive account first and then log into your Microsoft account from within Word.

Share Word Doc

Once you have OneDrive setup properly in Word, go ahead and click on the Share button at the top right of the screen.

This will bring up a pane on the right hand side of the screen. If the document has not been saved to the cloud yet, you’ll have to click the Save to Cloud button.

This will bring up the Save As dialog, which should already be set to OneDrive. Give your file a name and save it.

Once it has been saved and uploaded to the cloud, go back to the Share dialog and you’ll now be able to invite people to join. Type in an email address, choose whether they can edit it or just view it and then include an optional message.

On the receiving end, an email will arrive that includes a link to the document stored in the sending party’s OneDrive account:

When the user clicks on the link, it will take them to a browser version of Word called Word Online, where the document can be edited.

Click the Edit in Browser button and you’ll get the familiar ribbon interface of the desktop Word program. The user can edit the document without needing Word installed or needing to have a OneDrive account.

The document automatically saves, so the user doesn’t have to worry about trying to save the document themselves. On your end, you’ll see a message pop up saying that other people are editing the document and asking if you want to automatically share changes as they happen. I recommend clicking Yes here.

Note that you won’t see the changes from other users until you save the document. If you click on File, you’ll see a new message on the Info tab that says Document Updates Available.

Go ahead and save your document and you’ll get another message explaining that new changes made by others will be shown with a green overlay.

Click OK and browse through your document. Anything in green is what has been changed or added by someone else. In my testing, if someone deleted something from the document, it didn’t show anything in green.

Note that once you save the document, the green highlight will disappear until new changes are made. If you want to keep track of what changes are being made, you should enable Track Changes on the document before you share it, otherwise it’s kind of hard to tell what’s going on, especially if multiple people are editing the document.

Above, I have enabled Track Changes on the Review tab and now in addition to the green highlighted text, I also have the red vertical bars in the left hand column. Since deletions don’t show in green, you can only see them by tracking changes. Click on the red line and it’ll show you the deleted content in strike-through.

Overall, Word is a great tool to collaborate in real-time with multiple authors or editors and the syncing aspect works very well. One feature I noticed is that when someone else is editing a certain paragraph, it prevents others from editing that section until the first person is finished. This ensures that people aren’t overwriting the same sections at the same time. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Lisää nopeasti sisällysluettelo Word-dokumenttiin

• Lisää Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin

• Word-asiakirjan automaattinen varmuuskopiointi OneDriveen

• Kuinka luoda onnittelukortti MS Wordilla

• Kuinka lisätä tai poistaa kommentteja Wordissa

• Kuinka lisätä Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin

• Kuinka suojata Excel-tiedosto turvallisesti salasanalla

• Asiakirjojen vertailun ja yhdistämisen käyttäminen Wordissa

• Piilota teksti ja näytä piilotettu teksti Wordissa

• Kuinka luoda ja käyttää kaavoja Wordin taulukoissa

• Outlook-sähköpostien edelleenlähetys Gmailiin

• Vuokaavion luominen Wordissa ja Excelissä

• 13 OneNote-vinkkiä ja temppuja muistiinpanojen järjestämiseen paremmin

• Kuinka muuttaa taustaa Microsoft Teamsissa

• Muuta Caps Lock -teksti takaisin normaaliksi MS Wordissa

• Kuinka näyttää muotoilumerkit Wordissa

• Lisää kansilehti Word-asiakirjaan

• Kuinka luoda pudotusvalikko Excelissä

• 15 PowerPoint-vinkkiä ja -nimiä esityksesi parantamiseen

• Jakeluluettelon luominen Outlookissa