Tämä opetusohjelma opettaa sinulle kuinka suojata Microsoft Word -asiakirjasi tai sen osia käyttämällä tätä " rajoita muokkausta ^{(Restrict Editing)}" -toimintoa. ^(‘.)Tämän ominaisuuden avulla voit merkitä asiakirjan vain luku -muotoiseksi ^{(Read Only)}ja ^(‘)sallia^(‘) silti muokata tai muuttaa tiettyjä asiakirjan valittuja osia.

Rajoita muokkausta^{(Restrict Editing)} lukitsee tietyt asiakirjan rivit tai lauseet, jotka voivat olla tärkeitä tai arkaluonteisia, eivätkä siten voi muokata niitä. Näin voidaan suojata MS Word -asiakirjan sisältöä.

Suojaa Word-^{(Protect Word)} asiakirja käyttämällä Rajoita muokkausta^{(Restrict Editing)}

Dokumentin rajoittamattomat osat^{(parts in the document)} voidaan asettaa kenen tahansa saataville, tai voit antaa vain tietyille käyttäjille oikeuden muokata tai tehdä muutoksia. Sinulla on myös mahdollisuus suojata koko asiakirja ja tehdä siitä vain luku -muotoinen. Katsotaanpa, kuinka tämä voidaan tehdä.

Aloita avaamalla MS Word -asiakirja ja napsauttamalla "Arvioi"^{(‘Review’)} -välilehteä.

Valitse lauseet, joissa et halua rajoittavan muokkausominaisuuden käytettävän. Tässä tapauksessa olen valinnut vain lauseet 1 ja 2. Napsauta Tarkista^(Review) - välilehden Suojaa-^{(‘Protect’)} ryhmässä kohtaa Rajoita muokkausta^{(‘Restrict Editing’)} kuvan osoittamalla tavalla.

Rajoita muokkausta^{(Restrict Editing)} -valintaikkuna avautuu . Näet seuraavat asiat:

• Muotoilurajoitukset
• Muokkausrajoitukset
• Poikkeukset
• Aloita täytäntöönpano

1] Muotoilurajoitukset

Tämä asetus rajoittaa muotoilun tiettyyn muoto- tai tyylivalikoimaan. Voit valita tyylit, jotka haluat sallia asiakirjassa. Ota tämä käyttöön valitsemalla valintaruutu.

2] Muokkausrajoitukset

Valitse Muokkausrajoitukset^{(Editing Restrictions)} -kohdassa valintaruutu, jossa lukee – Salli vain tämäntyyppinen muokkaus asiakirjassa.^{(Allow only this type of editing in the document.)}

Napsauta lisäksi avattavaa valikkoa ja valitse vaihtoehto "Ei muutoksia (vain luku)". ^{(‘No changes (Read Only)’.)}Asiakirjasta tulee vain luku -tilassa valittuja osia lukuun ottamatta. Voit myös valita muita vaihtoehtoja, kuten seuratut^(Tracked) muutokset, kommentit ja lomakkeiden täyttö sen mukaan, mitkä muutokset haluat sallia.

Poikkeukset (valinnainen)

Tässä osiossa voit valita käyttäjät, jotka voivat muokata asiakirjaa vapaasti. Jos haluat sallia kaikkien ja kaikkien muokata valittua asiakirjan osaa, valitse Kaikki-^{(‘Everyone’)} valintaruutu. Voit myös syöttää erikseen käyttäjätunnukset puolipisteellä erotettuina.

3] Aloita täytäntöönpano

Ota kaikki nämä asetukset käyttöön MS Word -asiakirjassasi napsauttamalla Kyllä, aloita suojauksen täytäntöönpano.^{(‘Yes, Start  Enforcing Protection’.)}

" Aloita suojauksen täytäntöönpano"^{(‘Start Enforcing Protection’)} -valintaikkuna avautuu. Näet kaksi suojausmenetelmää^(Protection) - salasana^(Password) ja käyttäjän todennus. ^{(User Authentication.)}Valitse 'Salasana'- ^{(‘Password’)} suojausmenetelmä^(Protection) ja kirjoita luotu salasana ja kirjoita se uudelleen annettuihin ruutuihin. Paina OK.

Jos haluat salata MS Word -asiakirjan niin, että vain asiakirjan todennetut omistajat voivat poistaa suojauksen, napsauta 'Käyttäjän todennus'.^{(‘User Authentication’.)}

Vinkkejä:^(Tips:)

• Käytä^(Use) vahvoja salasanoja, joissa on yhdistelmä isoja, pieniä kirjaimia, kirjaimia, numeroita ja symboleja.
• Varmista^(Make) , että tallennat salasanan turvallisesti johonkin turvalliseen paikkaan. Jos unohdat salasanan, et voi palauttaa sitä.
• Asiakirjan salaus estää muita käyttäjiä työskentelemästä asiakirjan parissa samanaikaisesti.

Kuinka avata suojattu Word-asiakirja^{(Protected Word Document)}

Poistaaksesi kaiken suojauksen asiakirjasta, napsauta "Pysäytä suojaus"^{(‘Stop Protection’)} -painiketta. Jos sinua pyydetään antamaan salasana, kirjoita salasana.

Huomautus:^(Note:) Jotta voit poistaa kaiken suojan asiakirjasta, sinun on tiedettävä asiakirjaan käytetty salasana. Tai sinun on mainittava asiakirjan todennettu omistaja. Napsauta Tarkista click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

Tällä tavalla voit suojata MS Word -asiakirjaasi käyttämällä Tarkista-välilehden Rajoita muokkausta -ominaisuutta.^{(‘Restrict Editing’)}

How to protect your Word document using Restrict Editing feature

This tutоrial will teach you how to protect the entire or parts of your Microsoft Word document by using this feature called ‘Restrict Editing‘. This feature enables you to mark the document as ‘Read Only‘ and still allows edits or changes to the certain selected parts of the document.

Restrict Editing locks certain lines or sentences in the document, which could be important or sensitive, and thus, cannot be edited by anyone. This is how one can protect the content present in an MS Word document.

Protect Word document using Restrict Editing

The unrestricted parts in the document can be made available to anyone, or you can allow permission to certain users only to edit or make changes. You also have an option to protect the entire document and make it Read-Only. Let us see how this can be done.

To begin with, open the MS Word document and click on the ‘Review’ tab.

Select the sentences that you do not want the restrict editing feature to be applied. In this case, I have selected Sentences 1 and 2 only. In the Review tab, ‘Protect’ group, click on ‘Restrict Editing’ as shown in the image.

The Restrict Editing dialog box will open. You will see the following:

• Formatting Restrictions
• Editing Restrictions
• Exceptions
• Start Enforcement

1] Formatting Restrictions

This setting limits formatting to a certain selection of formats or styles. You can select the styles that you want to be allowed in the document. To apply this, select the checkbox.

2] Editing Restrictions

Under Editing Restrictions, select the checkbox that says – Allow only this type of editing in the document.

Further, click on the drop-down menu and choose the option ‘No changes (Read Only)’. The document becomes Read-Only except for the selected parts. You can also choose other options such as Tracked changes, Comments, and Filling in forms, depending on what changes you want to allow.

Exceptions (optional)

This section allows you to choose the users who can edit the document freely. To allow anyone and everyone to edit the selected part of the document, select the ‘Everyone’ checkbox. You can also separately enter user names, separated by a semi-colon.

3] Start Enforcement

To apply all these settings to your MS Word document, click on ‘Yes, Start  Enforcing Protection’.

The ‘Start Enforcing Protection’ dialog box will open. You will see two Protection methods – Password and User Authentication. Select the ‘Password’ Protection method and enter and re-enter the generated password in the boxes given. Press OK.

To encrypt the MS Word document, so that only the authenticated owners of the document can remove the protection, click ‘User Authentication’.

Tips:

• Use strong passwords involving a combination of uppercase, lowercase, letters, numbers, and symbols.
• Make sure that you save the password safely in some secure place. In case, you forget the password, you will not be able to retrieve it.
• Encrypting the document prevents other users from working on the document at the same time.

How to Unlock the Protected Word Document

To remove all protection from the document, click on the ‘Stop Protection’ button. If you are prompted to enter the password, type in the password.

Note: To remove all protection from the document, you will have to know the password that was applied to the document. Or, you will have to be listed as an authenticated owner for the document. To do so, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

In this way, you can protect your MS Word document by using the ‘Restrict Editing’ feature from the Review tab.

Related posts

• Kuinka käyttää Wordin kuvankäsittelytyökaluja kuvien muokkaamiseen

• Word-asiakirjojen muokkaamisen rajoittaminen

• Uudelleenkirjoitusehdotusten käyttäminen Word for Web -sovelluksessa

• Excel, Word tai PowerPoint eivät käynnistyneet viime kerralla

• Kirjasen tai kirjan luominen Microsoft Wordilla

• Kuinka tehdä yhden sivun vaaka Wordissa

• Automaattisen tallennuksen ja automaattisen palautuksen ajan muuttaminen Wordissa

• Kuinka ladata Page Borders for Microsoft Word ilmaiseksi

• Kuinka muuntaa taulukon tekstiksi ja tekstin taulukoksi Wordissa

• Tallennettu Word-asiakirja ei näy esikatselussa tai tulostuksessa

• Kuinka vertailla kahta Word-asiakirjaa ja korostaa eroja

• Oikeinkirjoitus- ja kielioppityökalun näyttäminen Wordin pikatyökalupalkissa

• Kuinka lisätä vesileima Word-asiakirjaan

• Piirtäminen Microsoft Wordissa Draw Tab -työkalujen avulla

• Word ei voinut luoda työtiedostoa. Tarkista tilapäinen ympäristömuuttuja

• Word avaa asiakirjat vain luku -tilassa Windows 11/10:ssä

• Poista kuvan tausta Microsoft Wordilla

• Tekstin lisääminen Word-tiedostosta Publisher-julkaisuun

• Asiakirjan versioiden hallinta Wordissa

• Korjaa virhe, kirjanmerkkiä ei ole määritetty Microsoft Wordissa