Microsoft Office -työkalut ovat yhä tehokkaampia jokaisen päivityksen myötä. Nykyään et tarvitse edes erillistä sovellusta vuokaavioita varten. Voit tehdä vuokaavioita PowerPointissa^(PowerPoint) , Wordissa^(Word) ja jopa Excelissä^(Excel) . 

Olemme jo käsitelleet virtauskaavioita PowerPointissa . Joten tässä artikkelissa näytämme sinulle, kuinka voit luoda vuokaavion Wordissa^(Word) ja Excelissä^(Excel) . Käytämme esittelyissä Microsoft Office 2019 :ää, mutta voit seurata samoja vaiheita käyttämällä Office 2010 :tä tai Office 365: tä . Jos Microsoft Office -ohjelmistoversiosi ei ole vanhempi kuin 2007, voit luoda vuokaavioita menetelmillämme.

Vuokaavion^(Flowchart) luominen Wordissa muotojen^{(Word Using Shapes)} avulla

Microsoft Word on suosittu tekstinkäsittelyohjelma, jota käytetään kaikkialla maailmassa, koska se on yhteensopiva kaikkien tietokoneiden kanssa. Ajan myötä Word kehittyi enemmän kuin yksinkertaiseksi tekstinkäsittelyohjelmaksi, mikä lisäsi tasaisesti suosiotaan kaikilla alustoilla. Nyt sen mukana tulee myös piirustustyökalut^{(drawing tools)} ja suunnittelutyökalut, joten voit luoda vuokaavioita, luoda viivakoodeja^{(generate barcodes)} ja jopa luoda onnittelukortteja^{(create greeting cards)} . 

Yksi näistä työkaluista on Shapes . Muodot^(Shapes) -työkalun käyttäminen on helpoin tapa luoda yksinkertainen vuokaavio liikkeellä ollessasi. Aloitetaan siis perusvuokaaviolla käyttämällä muotoja^(Shapes) .

Aloita tyhjästä asiakirjasta^{(Start With a Blank Document)}

Kun käynnistät Microsoft Wordin^{(Microsoft Word)} , sinulle annetaan automaattisesti mahdollisuus avata tyhjä asiakirja. Napsauta^(Simply) vain Tyhjä asiakirja^{(Blank document)} -vaihtoehtoa ja olet valmis.

Ota Gridlines käyttöön^{(Enable Gridlines)}

Tämä vaihe on valinnainen, mutta suosittelemme sitä, koska se tekee kaikesta helpompaa. Ruudukkoviivat^(Gridlines) auttavat sinua mitoittamaan kaiken oikein ja sijoittamaan jokaisen vuokaavioelementin oikein. Ilman tätä ominaisuutta saatat päätyä epätasaisiin muotoihin ja epätasaisiin piirroksiin, jotka saavat vuokaaviosi näyttämään epäammattimaiselta.

Ota ruudukkoviivat käyttöön siirtymällä Näytä^(View) - välilehdelle ja napsauttamalla Ruudukkoviivat^(Gridlines) - valintaruutua.

Asiakirjasi näyttää nyt alla olevassa kuvassa.

Lisää muodot^{(Insert Shapes)}

Siirry Lisää^(Insert) - välilehteen ja napsauta Muodot^(Shapes) -painiketta näyttääksesi Wordin muotokokoelman.

Huomaat useita muotoluokkia. 

Olemme kiinnostuneita linja-^(Lines) ja vuokaaviomuodoista^(Flowchart) vuokaavioidemme luomiseksi. Jokaista muotoa käytetään eri tarkoitukseen. Vaikka säännöt eivät ole kiveen hakattu, on hyvä käytäntö noudattaa Wordin suosituksia. Käytä esimerkiksi suorakulmiota prosessivaiheissa ja vinoneliömuotoa päätöspisteissä. Löydät nämä tiedot viemällä hiiren osoitinta kunkin muodon yläpuolelle.

Lisätään nyt ensimmäinen muoto. Aloitetaan soikeasta muodosta. Avaa muotovalikko, valitse soikea ja piirrä se napsauttamalla ja vetämällä hiiren osoitinta.

Kun olet piirtänyt ensimmäisen muodon, huomaat uuden välilehden asiakirjan yläosassa. Pääsit Muotoile^(Format) - välilehdelle, jonka avulla aiot muokata muotojasi, lisätä värejä ja paljon muuta.

Lisää tekstiä muotoihisi napsauttamalla muotoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla valikosta Lisää tekstiä^{(Add Text)} .

Lisätään nyt toinen muoto ja linkitetään ne sitten yhteen käyttämällä linjaa liittimenä.

Lisää suorakulmion muoto edellisten vaiheiden mukaisesti.

Siirry seuraavaksi muotokirjastoon ja valitse muodon Vuokaavio^(Flowchart) - luokasta muodon sijaan viivanuoli Viivat^(Lines) - luokasta.

Valitse ensimmäinen muoto nähdäksesi ohjauspisteet muotosi molemmilla puolilla ja valitse sitten nuoli. Napsauta^(Click) alhaalla olevaa kahvaa ja vedä nuoli toisen muodon keskikahvaan.

Toista^(Repeat) nämä vaiheet käyttämällä mitä tahansa muotoja ja viivoja, jotka haluat luoda vuokaavion.

Vuokaavion^(Flowchart) luominen Wordissa SmartArtin^{(Word Using SmartArt)} avulla

SmartArt on uudempi ominaisuus, joka sisältää valmiita asetteluja vuokaavioita, organisaatiokaavioita, Venn - kaavioita ja paljon muuta varten. Vaikka Muodot^(Shapes) - työkalu riittää esittelemään ideasi, SmartArt vie sen uudelle tasolle ammattimaisemmalla ilmeellä ja säästää aikaa.

Luo SmartArt-grafiikka Wordissa^{(Create SmartArt Graphic in Word)}

Luo uusi tyhjä asiakirja ja ota ruudukot käyttöön kuten teit aiemmin.

Siirry Lisää^(Insert) - välilehteen, ja kahden askeleen päässä Muodot^(Shapes) - painikkeesta löydät SmartArt .

Napsauta ^(Click)SmartArtia^(SmartArt) ja malliikkuna avautuu. Word tarjoaa laajan valikoiman SmartArt - grafiikkaa, mutta olemme kiinnostuneita Prosessi^{(Process )} -osiosta.

Valitse Prosessi - luokasta Picture Accent Process ja^(Process) napsauta OK - painiketta. Tätä mallia käytetään työnkulun tai vaiheittaisen prosessin visuaaliseen esittämiseen.

Tämä vaihtoehto luo muotoja, jotka voivat sisältää kuvia, tekstiä ja nuolia, jotka linkittävät ne loogisessa järjestyksessä.

Vuokaavion vieressä näet myös ikkunan, jossa on vuokaavion muokkausvaihtoehdot. Voit lisätä tekstiä napsauttamalla tekstiruutua ja lisätäksesi uuden grafiikan vastaavaa kuvan muotoa.

Voit myös muokata SmartArt - suunnittelua sen luomisen jälkeen. Voit lisätä uusia muotoja vasemmassa yläkulmassa olevasta Lisää muoto -painikkeesta, muuttaa asetteluja kuten yllä olevassa kuvassa, lisätä uusia värejä ja paljon muuta.^{(Add Shape)}

Vuokaavioiden luominen SmartArt -malleilla on paljon nopeampi prosessi kuin muotojen lisääminen manuaalisesti, ja lopputulos näyttää ammattimaisemmalta. Joskus muotojen käyttäminen tyhjästä on kuitenkin parempi vaihtoehto, koska sinulla on täysi määräysvalta suunnittelusta ja mukauttamisesta.

Vuokaavion^(Flowchart) luominen Excelissä ^(Excel)Muodot^{(Shapes Tool)} - työkalulla

Microsoft Excel ei ole vain laskentataulukoiden luomiseen ja matematiikan tekemiseen. Se tukee erilaisia ​​grafiikan luontityökaluja, joita käytetään kaavioiden, histogrammien, kaavioiden ja monien muiden luomiseen.

Jos käytät Exceliä^{(use Excel)} useammin kuin Wordia^(Word) , voit yhtä hyvin käyttää sitä vuokaavioiden luomiseen. Prosessi on periaatteessa sama kuin Wordissa^(Word) . Näin voit luoda vuokaavion tyhjästä Muodot^(Shapes) - työkalun avulla.

Aseta verkko^{(Set Up the Grid)}

Luotpa vuokaavioita Excelissä^(Excel) tai Wordissa^(Word) , luo aina vuokaavioruudukko. Se auttaa sinua sijoittamaan vuokaavion muodot oikein.

Jos haluat määrittää ruudukon Excelissä^(Excel) , aloita muuttamalla sarakkeen leveyttä. Excel - laskentataulukko on jo ruudukko, sinun tarvitsee vain muokata sitä. Sarakkeen leveyden tulee olla yhtä suuri kuin rivin korkeus.

Aloita valitsemalla kaikki solut napsauttamalla laskentataulukon vasemmassa yläkulmassa olevaa painiketta.

Valitse sitten Aloitus^(Home) - välilehden Solut^(Cells) -osiosta Muotoile^(Format) - painike ja valitse valikosta Sarakkeen leveys^{(Column Width)} .

Oletusarvoisesti rivien korkeus on 15 pistettä (20 pikseliä). Jos haluat leveyden 20 pikseliä, aseta sarakkeen leveydeksi 2,14 ja valitse OK .

Nyt meillä on ruudukko, mutta se ei toimi kuten Wordissa^(Word) . Meidän on otettava käyttöön Snap to Grid -ominaisuus, jotta muodot kohdistuvat automaattisesti lähimpään ruudukkoviivaan.

Siirry Sivun asettelu^{(Page Layout)} -välilehteen ja valitse Tasaa^(Align) . Valitse Snap to Grid uudesta valikosta.

Lisää muodot^{(Insert Shapes)}

Muotojen lisääminen Excelissä^(Excel) toimii aivan kuten Wordissa^(Word) .

Siirry Lisää^{(Insert )} - välilehteen, napsauta Muodot^(Shapes) - painiketta ja valitse ensimmäinen vuokaaviomuotosi^(Flowchart) .

Piirrä muoto vetämällä hiiren osoitinta.

Huomaat Muodon muoto^{(Shape Format)} -välilehden ilmestyvän yläreunaan. Kuten yllä olevasta kuvasta näet, se on identtinen Microsoft Wordin^{(Microsoft Word)} kanssa . Kaikki säätimet, vaihtoehdot ja painikkeet toimivat täsmälleen samalla tavalla.

Voit valita toisen muodon vasemman yläkulman Lisää muodot -osiosta ja lisätä sen ensimmäisen alle. ^{(Insert Shapes )}Yhdistä ne sitten nuolella, muuta niiden värejä ja jatka muotojen lisäämistä vuokaavion täydentämiseksi.

Vuokaavion^(Flowchart) luominen Excelissä SmartArtin^{(Excel Using SmartArt)} avulla

Nopein tapa luoda vuokaavio Excelissä^(Excel) on käyttää SmartArt - grafiikkaa. Tämä ominaisuus toimii aivan kuten Wordissa , ja ^(Word)SmartArt -vuokaavion luomiseen tarvittavat vaiheet ovat periaatteessa samat.

Luo SmartArt-grafiikka Excelissä^{(Create SmartArt Graphic in Excel)}

SmartArt Excelissä^(Excel) on sama kuin Wordissa^(Word) . Siirry Lisää^{(Insert )} - välilehteen ja napsauta SmartArt - painiketta.

Ikkuna SmartArt - vuokaaviomalleilla avautuu. Se näyttää täsmälleen samalta kuin Wordissa^(Word) . Näillä kahdella ei ole eroa, joten katso osiomme vuokaavion luomisesta Wordissa ^(Word)SmartArtin^(SmartArt) avulla , jos tarvitset apua. Myös kaikki vuokaavion muotoilu- ja muokkausvaihtoehdot ovat identtisiä.

Mikä on suosikki vuokaavion tekotyökalusi?^{(What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?)}

Microsoft Word ja Excel sopivat yhtä hyvin vuokaavioiden suunnitteluun, ja voit käyttää SmartArt - grafiikkaa molempien kanssa. Kumpaa teet mieluiten vuokaavioita? Kerro meille alla olevissa kommenteissa, mikä on suosikkiohjelmistosi vuokaavioiden luomiseen^{(software for creating flowcharts)} ja miksi. 

How to Create a Flowchart in Word and Excel

Microsoft Office tools are becoming more and more powerful with each update. Nowadays, you don’t even need a dedicated app for flowcharts. You can make flowcharts in PowerPoint, Word, and even Excel. 

We’ve already covered flowcharts in PowerPoint. So in this article, we’re going to show you how to create a flowchart in Word and Excel. We’re going to use Microsoft Office 2019 for the demonstrations, but you can follow the same steps using Office 2010 or Office 365. If your Microsoft Office suite version isn’t older than 2007, you can create flowcharts using our methods.

How to Create a Flowchart in Word Using Shapes

Microsoft Word is a popular word processor used everywhere in the world because it’s compatible with all computers. Over time, Word evolved into something more than a simple word processor, steadily increasing its popularity on all platforms. Now it comes with drawing tools and design tools as well, so you can create flowcharts, generate barcodes, and even create greeting cards. 

One of those tools is Shapes. Using the Shapes tool is the easiest way to create a simple flowchart on the go. So let’s start with a basic flowchart using Shapes.

Start With a Blank Document

When you launch Microsoft Word, you’re automatically given the option to open a blank document. Simply click on the Blank document option and you’re good to go.

Enable Gridlines

This step is optional but we recommend it because it makes everything easier. Gridlines will help you size everything properly and place each flowchart element correctly. Without this feature, you might end up with uneven shapes and misaligned drawings that will make your flowchart look unprofessional.

To enable gridlines, go to the View tab and click on the Gridlines checkbox.

Your document will now look like in the image below.

Insert Shapes

Go to the Insert tab and click on the Shapes button to display Word’s collection of shapes.

You’ll notice several categories of shapes. 

We’re interested in Lines and Flowchart shapes to create our flowcharts. Each shape is used for a different purpose. While the rules aren’t set in stone, it’s good practice to follow Word’s recommendations. For example, you should use the rectangle for process steps and the diamond shape for decision points. You can find this information by hovering your mouse pointer above each shape.

Now, let’s add the first shape. Let’s start with an oval shape. Open the shape menu, select the oval, and draw it by clicking and dragging your mouse pointer.

After you draw your first shape, you’ll notice a new tab at the top of the document. You gained access to the Format tab, which you’re going to use to modify your shapes, add colors, and more.

To add text to your shapes, right-click on the shape and select Add Text from the menu.

Now let’s add another shape and then link them together by using a line as a connector.

Follow the previous steps to insert a rectangle shape.

Next, go to the shape library, and instead of choosing a shape from the Flowchart category, select a line arrow from the Lines category.

Select the first shape to see the control points on each side of your shape and then select the arrow. Click on the low-bottom handle and drag the arrow to the second shape’s center handle.

Repeat these steps using any shapes and lines you want to create your flowchart.

How to Create a Flowchart in Word Using SmartArt

SmartArt is a newer feature that comes with premade layouts for flowcharts, organization charts, Venn diagrams, and much more. While the Shapes tool is enough to present your ideas, SmartArt takes it to the next level with a more professional look and saves you some time.

Create SmartArt Graphic in Word

Create a new blank document and enable gridlines as you did earlier.

Go to the Insert tab, and two steps away from the Shapes button you’ll find SmartArt.

Click on SmartArt and a template window will open. Word offers a wide variety of SmartArt graphics, but we’re interested in the Process section.

Select Picture Accent Process in the Process category and click on the OK button. This template is used to visually present a workflow or a step-by-step process.

This option generates shapes that can contain images, text, and arrows that link them in a logical order.

Next to the flowchart, you’ll also see a window with flowchart editing options. You can click on the text pane to insert text and on the corresponding image shape to insert a new graphic.

You can also modify the SmartArt design after generating it. You can insert new shapes from the Add Shape button in the top left corner, change layouts like in the above image, add new colors, and more.

Creating flowcharts with SmartArt templates is a much faster process than inserting shapes manually and the end result looks more professional. However, sometimes using shapes from scratch is the better option because you have full control over design and customization.

How to Create a Flowchart in Excel with the Shapes Tool

Microsoft Excel isn’t just for creating spreadsheets and doing math. It supports a variety of graphics generating tools used to make charts, histograms, graphs, and much more.

If you use Excel more often than Word, you might as well use it to create flowcharts. The process is basically the same as in Word. Here’s how you can create a flowchart from scratch using the Shapes tool.

Set Up the Grid

Whether you create flowcharts in Excel or Word, always create a flowchart grid. It helps you position your flowchart shapes properly.

To set up a grid in Excel, start by changing the widths of the column. An Excel worksheet is already a grid, you just need to tweak it. The column width should be equal to the height of the row.

Start by selecting all the cells by clicking on the top-left corner button on your worksheet.

Next, select the Format button in the Cells section of the Home tab and select Column Width from the menu.

By default, the height of the rows is set to 15 points (20 pixels). To have 20 pixels in width, set the column width to 2.14 and select OK.

Now we have a grid, but it doesn’t work like the one in Word. We need to enable the Snap to Grid feature to make shapes automatically align themselves to the closest grid line.

Go to the Page Layout tab and select Align. Select Snap to Grid from the new menu.

Insert Shapes

Adding shapes in Excel works exactly like in Word.

Go to the Insert tab, click on the Shapes button, and select your first Flowchart shape.

Draw the shape by dragging your mouse pointer.

You’ll notice the Shape Format tab appearing at the top. As you can see in the image above, it’s identical to the one in Microsoft Word. All the controls, options, and buttons work exactly the same.

You can select another shape from the Insert Shapes section in the top left corner and add it under the first one. Then connect them with an arrow, change their colors, and continue adding more shapes to complete your flowchart.

How to Create a Flowchart in Excel Using SmartArt

The fastest way to create a flowchart in Excel is by using SmartArt graphics. This feature works just like in Word and the steps you need to take to create a SmartArt flowchart are basically the same.

Create SmartArt Graphic in Excel

SmartArt in Excel is the same as in Word. Go to the Insert tab and click on the SmartArt button.

A window with SmartArt flowchart templates will open. It looks exactly like the one in Word. There’s no difference between the two, so refer to our section on how to create a flowchart in Word using SmartArt if you need help. All the flowchart formatting and editing options are identical as well.

What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?

Microsoft Word and Excel are equally great for designing flowcharts and you can use SmartArt graphics with both. Which one do you prefer to make flowcharts? Tell us in the comments below which is your favorite software for creating flowcharts and why. 

Related posts

• Tarrojen luominen Wordissa Excel-laskentataulukosta

• Lisää Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin

• Word-asiakirjan automaattinen varmuuskopiointi OneDriveen

• Kuinka luoda onnittelukortti MS Wordilla

• Kuinka lisätä tai poistaa kommentteja Wordissa

• Kuinka lisätä ja tulostaa Excel-taustakuvia

• Kuinka luoda täytettäviä lomakkeita Wordissa

• Kuinka avata useita Excelin esiintymiä

• Kuinka suodattaa tiedot Excelissä

• Lisää lineaarisen regression trendiviiva Excelin sirontakaavioon

• Kuinka laskea varianssi Excelissä

• Gantt-kaavioiden luominen Microsoft Excelissä

• Korjaus, kun Word avautuu vain luku -tilassa

• Kuinka tehdä tarkistuslista Excelissä

• Käytä Excel Mobilen uutta "Lisää tiedot kuvasta" -toimintoa

• Kuinka ymmärtää mitä jos -analyysi Microsoft Excelissä

• Automaattisen tekstin luominen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

• Kuinka löytää vastaavat arvot Excelissä

• Kuinka näyttää muotoilumerkit Wordissa

• Microsoft Word ei vastaa? 8 tapaa korjata se