Monet yritykset ympäri maailmaa eivät välitä laajentaa kotoa työskentelymahdollisuutta työntekijöihin, joiden ei välttämättä tarvitse olla virassa. Tässä yhteydessä on tärkeää olla tietoinen tietyistä videoneuvottelujen etiketistä^{(video conferencing etiquette)} .

Samalla kun yritykset hyödyntävät etänäkyvyyttä ja videoneuvottelutilaa saumattoman osallistumisen mahdollistamiseksi, tässä on joitain videoneuvotteluetikettejä, vinkkejä ja sääntöjä, jotka sinun tulee noudattaa luodaksesi pysyvän vaikutelman.

Lue^(Read) : Microsoft Teams -kokouksen määrittäminen ja siihen liittyminen^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Videoneuvottelujen etikettiopas

Videoneuvottelussa sinulla ei ole mahdollisuutta tavata kaikkia henkilökohtaisesti luodaksesi pysyvän vaikutelman. Noudata siis näitä haluttuja etikettejä viiteoppaana.

1. Päätä kokouksen esityslista etukäteen
2. Aseta tausta
3. Valmistaudu kokoukseen
4. Ole ajankohtainen
5. Pidä työpöytäsi puhtaana
6. Tunne yleisösi
7. Dokumentoi asiaankuuluvat kohdat
8. Nimeä muistiinpanija
9. Ole kohtelias muita osallistujia kohtaan
10. Pidä mikrofoni mykistettynä, kun sitä ei käytetä

Hyvä videokonferenssipuheluetiketti voi auttaa sinua vahvistamaan itseluottamustasi ja parantamaan viestintätaitojasi.

1] Päätä^(Decide) kokouksen esityslista etukäteen

Olennainen käytäntö tehokkaalle videoneuvottelulle on järjestää ja kokous vain silloin, kun ymmärrät keskustelujen teeman täydellisesti. Jos sinä järjestät virtuaalikokouksen, varmista, että kaikilla osallistujilla on siitä jonkin verran tietoa etukäteen. On turvallista lähettää vähintään kaksi muistutusta,

• Päivä ennen kokousta
• Tunti ennen kokouksen alkua

Tämä auttaa osallistujia valmistautumaan kokoukseen, jotta he eivät jää kiinni ja kamppaile etiketin kanssa.

2] Aseta tausta

On entistä tärkeämpää, että taustalla on oikeat valaistusolosuhteet varjojen välttämiseksi. Vastaavasti, jos sinulla on aurinkoinen ikkuna suoraan takanasi, vedä kaihdin himmentääksesi salaman. Lisäksi puhdas seinä tai verho on paljon parempi kuin sotkuinen toimisto tai outo taideteos häiriötekijöiden välttämiseksi.

Muista, että henkilön, jonka kanssa käytät videoneuvottelua, ei pitäisi tuntea olevansa hajamielinen. Muista siis tarkistaa, mitä he näkevät ennen kuin soitat. Liiallinen huoli siitä, mitä taustallasi on ja miten muut voivat nähdä sen, voi lisätä stressiä, joka voi häiritä työtä.

Lue^(Read) : Taustan sumentaminen Microsoft Teams -kokouksessa^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Valmistaudu kokoukseen

Istu^(Sit) suoraan kameran edessä ja hymyile huulillasi. Käytä^(Use) luonnollisia eleitä puhuessasi ja yritä rajoittaa sivukeskusteluja. Vältä^(Avoid) koskettamasta mikrofonia tai kahisevia papereita mikrofonin lähellä. Pidä myös liikkeet mahdollisimman vähäisinä.

4] Ole ajoissa

Monet ihmiset ovat yleensä myöhässä, joten ajoissa oleminen on tärkeää. Itse asiassa tämän pitäisi olla standardi pysyäksesi kokouksen, videon tai muun ajan tasalla. Koska vaikka saatatkin päästä eroon fyysisestä kokouksesta, videoneuvottelussa ei ole pakotietä.

5] Pidä työpöytäsi puhtaana

Työpöytäsi ei saa näyttää sotkuselta tai sekavalta. Siksi on tärkeää, ettei sinun ja kameran välissä ole mitään. Hävitä paperipino, tarralaput ja muut paperitavarat työpöydältäsi. Voit myös pitää Windowsin^(Windows) työpöydän puhtaana. Käytä Piilota työpöydän kuvakkeet^{(Hide desktop icons)} -vaihtoehtoa, jos tunnet sen tarpeelliseksi.

6] Tunne yleisösi

Et voi pakottaa koulun pukeutumiskoodia videoneuvottelun kautta eli yleisöstä riippuen pukeutumisesi voi vaihdella tavallisesta hillitystä muodollisesta suorastaan ​​arkipäivään. Suosittelemme valitsemaan vaaleita pastellisävyjä ja hillittyjä värejä, jotka näyttävät ruudulla parhaiten.

7] Dokumentoi asiaankuuluvat kohdat

Asianmukainen etäkokousten^(Proper) dokumentointi mahdollistaa yksityiskohtien palauttamisen tarvittaessa tehokkaasti. Lisäksi se voi auttaa muita tiimin jäseniä, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen, pysymään ajan tasalla.

8] Määritä muistiinpanon tekijä

Muistivihkon pitäminen aina tärkeiden kohtien muistiinpanoa varten on hyvä yleiskokouskäytäntö. Tämä käytäntö tulee entistä tärkeämmäksi virtuaalisesti siirryttäessä. Määritä siis muistiinpanoja dokumentoimaan kaikki kokouksessa sen tapahtuessa. Se lisää vivahteita ja jos joku haluaisi palata keskusteluun, hän voisi helposti päästä sinne.

9] Ole kohtelias muita osallistujia kohtaan

Jos olet videoneuvottelun järjestäjä tai järjestäjä, ole kirjautuneena tietokoneellesi ja valmis tapaamiseen muutama minuutti ennen sovittua aikaa. Tämän pitäisi olla ensimmäinen oppitunti.

Toiseksi, aloita esittelemällä itsesi ennen puhumista, jotta kaikki osallistujat tuntevat sinut ja voivat puhua sinulle nimelläsi.

Lue^(Read) : Kuinka näytät parhaalta videoneuvottelupuhelussa^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Pidä^(Keep) mikrofoni mykistettynä, kun sitä ei käytetä

Vaikka et ehkä puhu ja luulet olevasi hiljaa, useimmat mikrofonit voivat poimia pieniä taustaääniä, kuten yskimistä, aivastelua tai kirjoittamista. Nämä äänet voivat helposti häiritä muita videoneuvottelun osallistujia tai aiheuttaa ärsytystä. Mykistä siis mikrofoni ennen kuin pidät tauon ja siirryt pois kokouksen aikana.

Mitä muuta meidän olisi pitänyt mainita?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Manу firms worldwide do not mind еxtending the facility of work-from-home tо their workers who don’t have to necessarily be in office. In this connection, it becomes impоrtant to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Drupalin asentaminen WAMP:n avulla Windowsissa

• Parhaat ohjelmistot ja laitteistot Bitcoin-lompakot Windowsille, iOS:lle, Androidille

• Asenna Internet Radio Station ilmaiseksi Windows PC:lle

• Fix Partner ei muodostanut yhteyttä reititinvirheeseen TeamViewerissa Windows 10:ssä

• NASAn Eyes auttaa sinua tutkimaan universumia astronautien tavoin

• Mitä ovat virtuaaliset luottokortit ja miten ja mistä niitä saa?

• Mikä on Big Data - yksinkertainen selitys esimerkin kanssa

• Mitä NFT tarkoittaa ja kuinka luodaan digitaalista NFT-taidetta?

• Cyber ​​Monday & Black Friday -ostosvinkkejä, joita haluat seurata

• Oletko lukittu Plex-palvelimeen ja palvelinasetuksiin? Tässä on korjaus!

• SMS-järjestäjä: koneoppimisen tuottama SMS-sovellus

• Parhaat kannettavan tietokoneen reput miehille ja naisille

• Muunna Magnet-linkit suoriksi latauslinkeiksi Seedrin avulla

• Mikä on typerä ikkuna -oireyhtymä - selitys ja ehkäisy

• Hubstaff Tasks on ilmainen projektinhallintatyökalu ketterillä ominaisuuksilla

• Yhdeksän Nostalgic Tech Soundia, joita et todennäköisesti ole kuullut vuosiin

• Mallin käyttäminen asiakirjan luomiseen LibreOfficen avulla

• LibreOffice Calcin parhaat ominaisuudet

• Automate.io on ilmainen automaatiotyökalu ja IFTTT-vaihtoehto

• Mitä ovat siru ja PIN- tai EMV-luottokortit