Tehtäväluettelosovelluksista on tulossa vakiona, kun kaikki sopeutuvat etätyöympäristöön. Tehtäväsovellukset^(Task) ovat suosittuja, koska on helppo unohtaa asiat, kun jongleeraat useita projekteja useiden asiakkaiden kanssa.

Menetetty tehtävä on usein kallista ja maksaa aikaa ja rahaa. Ne ovat välttämättömiä myös jokapäiväisissä henkilökohtaisissa tehtävissä. Jos esimerkiksi tarvitset muistutuksia lisenssin uusimisesta tai toimeksiannon suorittamisesta, tehtävienhallintasovellukset voivat auttaa ilmoittamaan sinulle, kun tehtävä tulee erääntymään.

Ongelmana on kuitenkin se, että markkinoilla on liikaa tehtäväluettelosovelluksia. Tässä artikkelissa autamme sinua erottamaan kaksi suosituinta: Todoist vs Microsoft To^{(Microsoft To Do)} Do.

Ominaisuudet ja toiminnallisuus

Jokaisella sovelluksella on omat ominaisuudet.

Microsoft To Do keskittyy yksinkertaisuuteen. Hankittuaan Wunderlistin^(Wunderlist) vuonna 2015 Microsoft korvasi sen Microsoft To Dolla. Suunnitelmana oli rakentaa tehokkaampi sovellus, jossa on enemmän ominaisuuksia, mutta sen sijaan Microsoft loi yksinkertaisen sovelluksen, jossa oli vain perusominaisuudet.

Toisaalta Todoist tarjoaa laajemman valikoiman ominaisuuksia, jotka ovat ihanteellisia yrityskäyttöön.

Microsoft To Do- ja Todoistilla on samanlaiset käyttöliittymät, joissa on vasen sivupalkki sovelluksen osien välillä vaihtamista varten ja oikea ruutu tehtäväluettelolla.

Tehtävälistat

Microsoft To Do tarjoaa neljän tyyppistä suodatinta luetteloille, joissa voit suodattaa tehtäviäsi:

• My Day : Tämä on älykäs luettelo, johon voit manuaalisesti lisätä tehtäviä, jotka haluat tehdä tänään. Jos et suorita tehtävää tässä luettelossa samana päivänä, tehtävä tallennetaan yleiseen tehtäväluetteloosi yöllä, kun luettelo nollautuu automaattisesti. Keskeneräiset tehtävät näkyvät ehdotuksena seuraavana päivänä My Day -tehtävät -osiossa.
• Tärkeää: Tärkeät tehtävät (klikkaa tehtävän otsikon vieressä olevaa tähteä) näkyvät täällä.
• Suunniteltu: kaikki tehtävät, joilla on eräpäivä tai muistutus, näkyvät tässä osiossa.
• Määritetty minulle: Kun työskentelet tiimitovereiden kanssa projektissa^{(collaborating with teammates on a project)} , jossa on useita tehtäviä, näet kaikki sinulle määritetyt tehtävät tässä osiossa.
• Tehtävät: Tässä näkyvät kaikki tehtäväsi.

Voit myös lisätä uusia tehtäväluetteloita vasempaan sivupalkkiin tai luoda tehtäväluetteloiden ryhmän napsauttamalla sivupalkin oikeassa alakulmassa olevaa kuvaketta. Se on melko suoraviivainen käyttöliittymä, kun sitä katsoo:

Verrataan nyt tätä siihen, miten asiat toimivat Todoistissa^(Todoist) .

Todoistilla voit^(Todoist) tehdä paljon enemmän.

Todoistin sivupalkkia ei ole jaettu tehtäväsuodattimiin, kuten Microsoft To Do. Tässä näet mitä Todoistin sivupalkissa:

• Saapuneet: Kaikki luomasi (ei tiettyä projektia varten) ja sinulle määritetyt tehtävät näkyvät tässä.
• Tänään: Tänään erääntyvät tehtävät ja myöhässä olevat tehtävät näkyvät täällä.
• Tulevia: Tässä näet päivämääräkohtaisen luettelon tehtävistä, ja myöhässä olevat tehtävät näkyvät myös tämän osion yläosassa.
• Suodattimet ja tunnisteet: Voit suodattaa tehtäviä parametrien, kuten prioriteetin, tai tunnisteiden perusteella. Toisin kuin Microsoft To Do, Todoistissa^(Todoist) on kokonainen osio, joka on omistettu suodatukselle, mikä tarkoittaa käytön helppoutta, koska se tiivistää useita ominaisuuksia suoraan sivupalkkiin.

• Projektit: Tehtävät näkyvät vastaavien projektien alla. Voit myös käyttää arkistoituja projekteja. Microsoft ei kuitenkaan salli projektien (tai tehtäväluetteloiden, kuten se niitä kutsuu) arkistointia. Kaikki tehtäväluettelot poistetaan pysyvästi Tehtävästä, kun poistat ne.

Todoist tarjoaa kattavamman ominaisuusjoukon tehtäväluetteloille, mutta jos tarvitset jotain yksinkertaisempaa, To Do on järkevämpää.

Tehtävän luominen

Molemmissa sovelluksissa on muutamia vakiotehtävien luontiominaisuuksia. Molemmat mahdollistavat esimerkiksi alitehtävien luomisen ja tarjoavat vaihtoehtoja muistutuksen, määräpäivän ja valtuutettujen lisäämiseen.

On kuitenkin myös monia eroja:

• Alitehtävät: Voit lisätä alitehtäviä molemmissa sovelluksissa. To Do viittaa osatehtäviin "vaiheina". Erona on, että Todoist sallii alitehtävien lisäämisen alitehtäviin, kun taas To Do ei.
• Sections: Todoist mahdollistaa osioiden luomisen samaan projektiin, mikä tarkoittaa, että voit ryhmitellä tehtäviä tiettyjen kriteerien perusteella jopa saman projektin sisällä. Microsoft To do -palvelussa voit lisätä vain yksittäisiä tehtäviä projektin sisällä.

• Muistutus: Muistutukset^(Reminders) ovat käytettävissä molemmissa sovelluksissa tehtävää luotaessa. Kuitenkin vain käyttäjät, joilla on Pro- tai Business -tilaus, voivat käyttää Todoistin ^(Todoist)Muistutukset^(Reminders) - ominaisuutta . Et voi asettaa muistutuksia, jos käytät ilmaista versiota.

• Toistuvat eräpäivät: To Do pitää asiat yksinkertaisina, koska voit asettaa "Toista"-tehtäviä. Todoist menee kuitenkin askeleen pidemmälle ja käyttää luonnollisen kielen^{(Natural Language)} jäsennystä toistuvien eräpäivien asettamiseen. Kun esimerkiksi luot tehtävän, yritä kirjoittaa nimikenttään " Muistuta minua ^(Remind)Naten^(Nate) sisäänkirjautumisesta joka maanantai", niin Todoist asettaa automaattisesti toistuvat eräpäivät.

Näiden erojen lisäksi Todoist tarjoaa myös joitain lisäominaisuuksia, joita et löydä To Do -sovelluksesta:

• Priorisointi: Todoist- sovellus mahdollistaa prioriteettien asettamisen jokaiselle tehtävälle, kun taas To Do -kohdassa ei ole tällaista vaihtoehtoa.
• Kommentit ja reaktiot: Todoist tarjoaa erilaisia ​​yhteistyöominaisuuksia, kuten kommentteja ja reaktioita. Voit merkitä tiimitovereita kommenttiosiossa tietojen vaihtamista tai päivitysten jakamista varten.
• Tehtävätoiminta: Voit tarkastella kaikkien tehtävien toimintalokia, jonka avulla voit seurata ja valvoa työnkulkua tehokkaasti.

Tehtävänäkymät

Tehtävänäkymät ovat yksi olennaisista ominaisuuksista, erityisesti käyttäjille, jotka haluavat hallita monimutkaista työnkulkua.

Vaikka tehtäväsovellukset eivät yleensä tarjoa yhtä monta tehtävänäkymää kuin projektinhallintasovellukset, käyttäjät odottavat tehtäväsovelluksilta vähintään kanban-levyä.

Valitettavasti Microsoft To Do ei tarjoa muita näkymiä kuin tavallinen vaniljaluettelo. Toisaalta Todoist tarjoaa sekä luettelonäkymän että taulunäkymän.

Voit käyttää Todoistin kanban-taulunäkymää^{(Todoist’s kanban board)} samalla tavalla kuin kanban- taulupohjaista projektinhallintasovellusta, kuten Trelloa^{(project management app like Trello)} , jossa luot sarakkeita työnkulun jokaiselle vaiheelle ja kortteja siirretään niiden suorittaessa jokaisen vaiheen.

Muut ominaisuudet

Olemme käsitelleet melkein kaiken Microsoft To Do -palvelun. Valitettavasti To Dolla ei ole huomionarvoisia lisäominaisuuksia (paitsi integraatiot). Saat kuitenkin lisäherkkuja Todoistilla^(Todoist) .

• Karma -pisteet: Sovellus pelillistää käyttäjiensä tuottavuutta Karmalla^(Karma) . Kun siirryt Todoistin ^(Todoist)Tuottavuus^{(Productivity)} -osioon , näet vaihtoehdon tavoitteiden luomiseen. Voit asettaa tavoitteita tietyn määrän päivittäisiä tai viikoittaisia ​​tehtäviä varten.

Ansaitset Karma -pisteitä aina, kun suoritat tehtävän ja saavutat tavoitteesi. Katso , kuinka Karma-pisteet toimivat Todoistin verkkosivustolla^{(how Karma points work on Todoist’s website)} .

• Integraatiot: Integraatiot ovat yksi Todoistin^(Todoist) tehokkaimmista ominaisuuksista . Voit integroida Todoistin^(Todoist) melkein mihin tahansa sovellukseen, mukaan lukien Gmail , Chrome , Google Kalenteri^{(Google Calendar)} , Outlook ja Zapier . Voit myös integroida sovelluksiin, jotka eivät ole luettelossa integraatioilla, kuten Apiway .

Jopa Microsoft To Do tarjoaa integraatioita sovelluksille, kuten Google-kalenterille^{(Google Calendar)} ja Office 365 Suitelle^(Suite) . Vaihtoehtoja on kuitenkin huomattavasti vähemmän kuin Todoistilla. On myös syytä huomata, että voit käyttää Zapierin^(Zapier) kaltaista työkalua integroidaksesi To Do tai Todoist moniin muihin sovelluksiin.

• Hälytystyyli: Voit muokata, miten haluat saada ilmoituksia kunkin toiminnan Todoist- hälytyksistä. ^(Todoist)Jos olet esimerkiksi johtaja, et ehkä halua saada sähköposti-ilmoituksia aina, kun yhteistyökumppani liittyy projektiin tai poistuu projektista, mutta saatat haluta saada ilmoituksen, kun tehtävä on valmis.

• Mallit: Voit luoda projekteja nopeasti tuomalla käyttövalmiin mallin Todoistin mallikirjastosta^{(template library)} . Henkilökohtaisista projekteista työntekijän perehdyttämiseen löydät mallin melkein kaikille projekteille, joita voit ajatella kirjastosta.
• Automaattiset varmuuskopiot: Automaattiset varmuuskopiot eivät ole saatavilla ilmaisessa paketissa. Voit varmuuskopioida kaikki tietosi pilveen, jos sinulla on maksullinen sopimus.

Mikään tässä osiossa luetelluista ominaisuuksista ei ole saatavilla Microsoft To Do -palvelussa, mikä tekee Todoistista^(Todoist) sopivamman raskaan käytön käyttäjille, kuten yrityksille.

Laitteen yhteensopivuus

Microsoft To Do ja Todoist ovat monialustaisia ​​sovelluksia, mutta Todoist toimii useammilla laitteilla kuin To Do.

Voit käyttää Tehtäviä Windowsissa^(Windows) , Macissa^(Mac) , Androidissa^(Android) , iOS:ssä ja verkossa. Todoist on saatavilla kaikilla alustoilla, mukaan lukien Linux , Wear OS ja Apple Watch .

Mobiilisovelluksen lisäksi voit lisätä Todoist- widgetin iPhoneen, iPadiin tai Android - laitteeseen.

Todoist mahdollistaa myös tehtävien luomisen suoraan sähköpostiviesteistä Gmail -lisäosan, Gmail - laajennuksen ja Outlook - laajennuksen avulla. Voit käyttää Todoistia myös selaimessasi – siinä on Chrome- , Edge- , Firefox- ja Safari - laajennukset.

Hinnoittelu

Microsoft To Do on täysin ilmainen. Todoistilla on ilmainen suunnitelma, mutta se lukitsee osan ominaisuuksistaan ​​Pro- ja Business - suunnitelmiensa taakse. Ilmainen suunnitelma sallii vain enintään 5 aktiivista projektia, 5 yhteiskäyttäjää projektia kohden, jopa 5 Mt:n tiedostojen lataukset, 3 suodatinta ja 1 viikon toimintahistorian.

Ilmainen versio toimii hyvin henkilökohtaiseen käyttöön, mutta yrityskäyttäjät haluavat melkein varmasti saada jonkin maksullisista suunnitelmista.

Todoist's Pro -suunnitelma maksaa 4 dollaria kuukaudessa, kun taas liiketoimintasuunnitelma^(Business) maksaa 6 dollaria kuukaudessa, jos maksat koko vuoden.

Kumpi sopii sinulle: Todoist vs Microsoft To Do

Molemmilla sovelluksilla on omat käyttötapansa.

Microsoft To Do on ihanteellinen, jos haluat vain käyttää GTD ( Getting Things Done ) -lähestymistapaa henkilökohtaisiin tehtäviin. Et tarvitse Todoistin pitkää ominaisuuksien valikoimaa tehdäksesi ostoslistastasi monimutkaisempi kuin sen pitäisi olla.

Jos etsit jotain muutakin kuin kykyä luoda ja suorittaa tehtäviä, kuten tehdä yhteistyötä tehtävien parissa merkitsemällä joukkuetovereitasi tai integroida muihin yrityssovelluksiin, sinun kannattaa harkita Todoistia^(Todoist) .

Se on täydellinen valinta, kun et halua Asanan^(Asana) kaltaista täysimittaista projektinhallintasovellusta . Jotain^(Just) tarpeeksi tehokasta hoitamaan yritystehtäviä ja yhteistyötä.

Todoist vs. Microsoft To Do: Which One is Right for You

To-do list apрs аre becoming a staple аs everyone adapts to a remote work environment. Task apps are pоpular because it’s easy to forget things when jugglіng multiple projects with multіple сlients.

A missed task is often expensive, costing you time and money. They’re essential for everyday personal tasks too. For example, if you need reminders about renewing your license or completing an assignment, task management apps can help notify you when the task becomes due.

The problem, though, is there are way too many to-do list apps on the market. In this article, we help you differentiate between two of the most popular ones: Todoist vs Microsoft To Do.

Features and Functionality

Each app has its own set of capabilities.

Microsoft To Do focuses on simplicity. After acquiring Wunderlist in 2015, Microsoft replaced it with Microsoft To Do. The plan was to build a more robust app with more features, but instead, Microsoft created a simple app with only basic capabilities.

On the other hand, Todoist offers a broader range of features which is ideal for business use.

Microsoft To Do and Todoist have similar interfaces with a left sidebar for switching between the app’s sections and a right pane with a list of tasks.

Task Lists

Microsoft To Do offers four types of filters for lists where you can filter your tasks by:

• My Day: This is a smart list where you can manually add tasks you want to do today. If you don’t finish a task in this list the same day, the task will be saved to your general task list at night when the list automatically resets. The uncompleted tasks appear as a suggestion in the My Day tasks section the following day.
• Important: Important tasks (click on the star next to the title of a task) appear here.
• Planned: Any task with a due date or reminder shows up in this section.
• Assigned to me: When collaborating with teammates on a project with multiple tasks, you’ll see all tasks assigned to you in this section.
• Tasks: This is where all your tasks appear.

You can also add new task lists to the left sidebar or create a group of task lists by clicking on the icon at the bottom-right of the sidebar. It’s a fairly straightforward user interface when you look at it:

Now, let’s compare this to how things work on Todoist.

With Todoist, you can do a lot more.

Todoist’s sidebar is not divided into task filters like Microsoft To Do. Here’s what you’ll see on Todoist’s sidebar:

• Inbox: All tasks created by you (not for a specific project) and assigned to you appear here.
• Today: Tasks that are due today and overdue tasks appear here.
• Upcoming: You see a date-wise list of tasks here, and overdue tasks appear at the top in this section too.
• Filters and Labels: You can filter tasks based on parameters like priority or by labels. Unlike Microsoft To Do, Todoist has an entire section dedicated to filtering, which translates to ease of use because it condenses several features right into the sidebar.

• Projects: Tasks appear under their respective projects. You can also access archived projects. Microsoft doesn’t allow archiving projects (or task lists as it calls them), though. All task lists are deleted permanently from To Do when you delete them.

Todoist offers a more comprehensive feature set for task lists, but if you need something simpler, To Do makes more sense.

Task Creation

Both apps have a few standard task creation features. For example, both allow creating subtasks and offer options to add a reminder, due date, and assignees.

However, there are many differences as well:

• Subtasks: You can add subtasks on both apps. To Do refers to subtasks as “steps.” The difference is that Todoist allows adding subtasks within subtasks, while To Do doesn’t.
• Sections: Todoist allows creating sections within the same project, which means you can group tasks based on specific criteria even within the same project. On Microsoft To do, you can only add individual tasks within a project.

• Reminder: Reminders are available on both apps when creating a task. However, only users with a Pro or Business plan subscription can access the Reminders feature on Todoist. There’s no way to set reminders if you’re on the free version.

• Recurring Due Dates: To Do keeps things simple by allowing you to set “Repeat” tasks. However, Todoist goes one step further and uses Natural Language Parsing to set recurring due dates. For instance, when you create a task, try typing “Remind me about checking in on Nate every Monday” in the name field, and Todoist will automatically set the recurring due dates.

In addition to these differences, Todoist also offers some additional features that you won’t find on the To Do app:

• Prioritization: The Todoist app allows setting priorities for every task, while there’s no such option on To Do.
• Comments and reactions: Todoist offers various collaborative features like comments and reactions. You can tag teammates in the comments section for exchanging information or sharing updates.
• Task activity: You can view an activity log for all tasks, which allows you to monitor and audit the workflow efficiently.

Task Views

Task views are one of the essential features, especially for users who want to manage a complex workflow.

While to-do apps generally don’t provide as many task views as project management apps, users expect at least a kanban board from to-do apps.

Unfortunately, Microsoft To Do offers no other views except the plain-vanilla list. On the other hand, Todoist offers both a list view and a board view.

You can use Todoist’s kanban board view the same way as a kanban board-based project management app like Trello where you create columns for each stage of your workflow, and cards are moved along as they complete each stage.

Miscellaneous Features

We’ve covered almost everything Microsoft To Do has to offer. Unfortunately, To Do has no noteworthy extra features (except for integrations). You do get some extra goodies with Todoist, though.

• Karma points: The app gamifies productivity for its users with Karma. When you go to the Productivity section on Todoist, you’ll see the option to create goals. You can set goals for creating a specific number of daily or weekly tasks.

You earn Karma points whenever you complete a task and achieve your goal. See how Karma points work on Todoist’s website.

• Integrations: Integrations are one of the most powerful features of Todoist. You can integrate Todoist with almost any app, including Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, and Zapier. You can also integrate with apps that aren’t on the list with integrations like Apiway.

Even Microsoft To Do offers integrations for apps like Google Calendar and the Office 365 Suite. However, the options are considerably fewer than Todoist. It’s also worth noting that you can use a tool like Zapier to integrate To Do or Todoist with many more apps.

• Alert style: You can customize how you want to be notified about Todoist alerts for each activity. For instance, if you’re the manager, you might not want to receive email notifications every time a collaborator joins or leaves a project, but you might prefer to be notified when a task is complete.

• Templates: You can quickly create projects by importing a ready-to-use template from Todoist’s template library. From personal projects to employee onboarding, you’ll find a template for almost any project you can think of in the library.
• Automatic Backups: Automatic backups aren’t available on the free plan. You can backup all your data to the cloud if you’re on a paid plan.

None of the features listed in this section are available on Microsoft To Do, which makes Todoist more suitable for heavy-duty users like businesses.

Device Compatibility

Microsoft To Do and Todoist are cross-platform apps, but Todoist runs on more devices than To Do.

You can use To Do on Windows, Mac, Android, iOS, and the web. Todoist is available on all platforms, including Linux, Wear OS, and Apple Watch.

In addition to the mobile app, you can add the Todoist widget on your iPhone, iPad, or Android device.

Todoist also allows directly creating tasks from emails via its Gmail add-on, Gmail extension, and Outlook plugin. You can also use Todoist from your browser—it has Chrome, Edge, Firefox, and Safari extensions.

Pricing

Microsoft To Do is entirely free. Todoist has a free plan but locks some of its features behind its Pro and Business plans. The free plan only allows up to 5 active projects, 5 collaborators per project, file uploads of up to 5MB, 3 filters, and 1-week activity history.

The free version works fine for personal use, but business users will almost certainly want to get one of the paid plans.

Todoist’s Pro plan costs $4 per month while the Business plan costs $6 per month, provided you pay for the whole year.

Which One is Right for You: Todoist Vs Microsoft To Do

Both apps have their use cases.

Microsoft To Do is ideal if you simply want to use the GTD (Getting Things Done) approach for personal tasks. You don’t need Todoist’s long lineup of features to make your grocery shopping list more complex than it should be.

If you’re looking for something more than the ability to create and complete tasks, such as collaborating on tasks by tagging your teammates or integrating with other business apps, you might consider Todoist.

It’s a perfect choice when you don’t want a full-fledged project management app like Asana. Just something powerful enough to handle business tasks and collaboration.

Related posts

• Toimiiko Microsoftin Windowsin tiedostojen palautus? Testasimme sen.

• Microsoft Planner -opastus: kaikki mitä sinun tarvitsee tietää

• Mikä on Microsoft Power Automate ja ilmaiset ladattavat mallit

• 7 tapaa avata MDB-tiedosto ilman Microsoft Accessia

• Microsoft Teamsin videokonferenssiopas

• Kuolleet pikselitestit jumiutuneen pikselin korjaamiseksi näytössäsi

• Mikä on chatbot ja kuinka sitä käytetään sivustollasi

• 9 tapaa tallentaa pelin kulkua tietokoneellesi

• Käytä HP Print and Scan Doctoria yleisten tulostinongelmien korjaamiseen

• 5 parasta ohjelmistoa kahden näytön hallintaan

• 5 komentokehotteen temppua tehdäksesi CMD:stä mielenkiintoisemman

• Parhaat sää-widgetit Windows 10/11:lle

• Käytä vanhaa verkkokameraa kiinteistösi seuraamiseen ilmaiseksi

• 5 Windows-vaihtoehtoja Linux-sudo-komennolle

• 5 parasta Firefoxin tietosuojalisäosaa verkkoturvallisuuteen

• 4 parasta vaihtoehtoa Google Chromecastille

• Parhaat ohjelmat uusien toimintojen lisäämiseksi Windows 10:een

• 5 kannettavaa sovellusta, jotka haluat ehdottomasti USB-muistitikullasi

• Mikä on Microsoft Phone Link -sovellus Windowsille?

• 11 parasta Microsoft Teams -sovellusta vuonna 2022