Jos sinulla on Office 365 -tilaus, yksi käytettävissä olevista sovelluksista on Access . Se on työkalu, jolla voit luoda erilaisia ​​tietokantoja ja raportteja tietokoneellesi. Jos etsit menetelmää tietokannan rakentamiseen, MS Access on paras tapa tehdä se riippumatta siitä, haluatko rakentaa yksinkertaisen tai monimutkaisen tietokannan.

Työkalun avulla voit rakentaa tietokannan, luoda lomakkeita tietomerkintöjä varten, suodattaa tietojasi mukautetuilla kyselyillä ja luoda raportteja tiedoistasi. Näiden kohteiden luomisessa on vaiheittaisia ​​ohjattuja toimintoja, jotta niiden käyttö ei ole liian vaikeaa.

Kuinka rakentaa tyhjä tietokanta MS Accessilla^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on rakentaa tietokanta. Voit tehdä tämän käynnistämällä uuden tietokannan Accessissa^(Access) . Tietotaulukot, lomakkeet, kyselyt ja raportit tallennetaan siihen. Voit tehdä sen joko käyttämällä yhtä monista Accessin^(Access) tarjoamista malleista tai rakentamalla sellaisen tyhjästä.

Täällä rakennamme tietokannan, joka tallentaa opiskelijatiedot ja käytämme tyhjää tietokantamallia.

1. Käynnistä Access - sovellus^{(Launch the Access app)} tietokoneellasi.
2. Napsauta Uusi^(New) vasemmassa sivupalkissa luodaksesi uuden tietokannan.
3. Luo uusi tyhjä tietokanta^{(Blank database)} valitsemalla oikeanpuoleisesta ruudusta Tyhjä tietokanta.

1. Napsauta^(Click) pientä kansion kuvaketta ja valitse polku tietokantasi tallentamiseen. Napsauta sitten Luo^(Create) painiketta .

1. Näin rakennat tietokannan Accessilla^(Access) . Tietokantasi pitäisi olla käytettävissä määritetyssä polussa.

Luo taulukko tietokantaasi^{(Create a Table In Your Database)}

Minkä tahansa tietokannan perusta on taulukot. Näihin taulukoihin tietosi tallennetaan useisiin sarakkeisiin, ja niistä voit suorittaa kyselyitä ja luoda raportteja.

Kun luot uuden tietokannan Accessissa^(Access) , se avaa uuden taulukon luontinäytön taulukkonäkymässä. Tämä näkymä ei ole helpoin käsitellä, joten sinun on vaihdettava se suunnittelunäkymäksi ja luotava sitten taulukon sarakkeet.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella^{(Right-click)} juuri luotua taulukkoa ja valitse Suunnittelunäkymä^{(Design View)} .

1. Se kehottaa sinua tallentamaan pöytäsi ensin. Anna taulukolle nimi ja napsauta OK .

1. Seuraavan näytön avulla voit lisätä sarakkeita ja niiden tietotyyppejä taulukkoon. Säilytä ensimmäinen sarake sellaisenaan, koska se luo yksilöllisen tunnuksen jokaiselle tuotteellesi.
2. Kun rakennamme opiskelijatietokantaa, aseta kohdistin toiseen kenttään ja kirjoita Opiskelijan nimi^{(Student Name)} . Valitse Tietotyyppi^{(Data Type)} -kentästä Lyhyt teksti^{(Short Text)} .

1. Kirjoita Ikä^(Age) seuraavan kentän nimeksi ja valitse avattavasta Tietotyyppi -valikosta ^{(Data Type)}Numero^(Number) .

1. Lisää tietotyypiksi viimeinen sarake, jonka nimi on Maa^(Country) ja Lyhyt teksti .^{(Short Text)}

1. Tallenna taulukko painamalla Ctrl + S

Luo lomake tietojen syöttämistä varten tietokantaasi^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Vaikka voit avata taulukon taulukkonäkymässä ja lisätä siihen tarvittavat tiedot, lomake tarjoaa sinulle helpomman tavan syöttää tietosi. Sinun ei myöskään tarvitse sekaantua muihin taulukon tietoihin, sillä lomakkeella voit muokata vain yhtä merkintää kerrallaan.

Voit käyttää Accessin ohjattua lomaketoimintoa luodaksesi lomakkeen tietojen syöttämistä^{(create a form for data entry)} varten valitsemillasi kentillä.

1. Kun Access on edelleen auki tietokannassasi, napsauta Luo^(Create) - välilehteä yläreunassa ja valitse vaihtoehto, jossa lukee Ohjattu lomake^{(Form Wizard)} .

1. Se pyytää sinua valitsemaan kentät, joita haluat käyttää lomakkeessasi. Valitse kaikki, joille tarvitset arvon, ja lisää ne luetteloon napsauttamalla oikealle osoittavaa nuolikuvaketta. Napsauta sitten alareunassa Seuraava .^(Next)

1. Seuraavassa näytössä on neljä lomakeasettelua, joista voit valita. Napsauta^(Click) mitä tahansa asettelua ja esikatselu tulee näkyviin vasemmalle puolelle. Kun olet tehnyt valinnan, napsauta alareunassa Seuraava .^(Next)

1. Anna lomakkeelle nimi ja paina Valmis^(Finish) .

1. Lomakkeen pitäisi avautua, jotta voit lisätä tietoja taulukkoosi.

Luo kysely suodattaaksesi tietokantaasi^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Kyselyn avulla voit suodattaa taulukoihisi tallennettuja tietoja käyttämällä erilaisia ​​mukautettuja ehtoja. Jos esimerkiksi haluat hakea tietoja yli 20-vuotiaista Yhdysvalloissa asuvista opiskelijoista, voit luoda kyselyn ja luoda taulukon, jossa on vain ehtojasi vastaavat opiskelijat.

1. Napsauta Luo^(Create) - välilehteä yläreunassa ja valitse Ohjattu kyselytoiminto^{(Query Wizard)} .

1. Valitse ensimmäinen vaihtoehto, jossa lukee Simple Query Wizard ja paina OK .

1. Valitse taulukko ja kentät, jotka haluat sisällyttää kyselyyn ja napsauta Seuraava^(Next) .

1. Valitse Yksityiskohdat^(Detail) - vaihtoehto seuraavassa näytössä ja napsauta alareunassa Seuraava .^(Next)

1. Anna kyselyllesi nimi ja paina alareunassa Valmis .^(Finish)

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella juuri luomaasi kyselyä ja valitse Suunnittelunäkymä^{(Design View)} . Käytä tätä näkymää kyselysi kriteerien syöttämiseen.

1. Seuraavassa näytössä voit määrittää suodattimet kyselyllesi. Luodaan sääntö, joka näyttää vain 20-vuotiaat tai sitä vanhemmat opiskelijat, jotka ovat kotoisin Yhdysvalloista.
   
   Kirjoita >=20Ikä^(Age) - kentän Kriteerit^(Criteria) -ruutuun . Kirjoita Yhdysvallat ^(US)Maa-^(Country) kentän Kriteerit^(Criteria) - riville .
   
   

1. Tallenna muutokset painamalla Ctrl + S
2. Kaksoisnapsauta^{(Double-click)} kyselyäsi vasemmassa sivupalkissa, niin näet tiedoistasi suodatetun version.

Tietokannan raportin luominen Accessissa^{(How To Build a Database Report In Access)}

Raportteja käytetään yleensä tietojen tuomiseen pois Accessista^(Access) ja niiden näyttämiseen erillisinä tiedostoina. Accessin^(Access) avulla voit luoda raportteja valitsemistasi taulukoista ja kentistä, ja se käyttää raporttien tekemiseen samaa ohjattua tyyliä kuin lomakkeissa ja kyselyissä.

1. Napsauta Luo^(Create) - välilehteä yläreunassa ja valitse Ohjattu raportointitoiminto^{(Report Wizard)} .

1. Lisää kentät, jotka haluat sisällyttää raporttiin, ja napsauta Seuraava^(Next) .

1. Jos haluat määrittää ryhmittelyjärjestyksen, voit tehdä sen tässä näytössä. Paina sitten Seuraava^(Next) .

1. Jos haluat lajitella tietueesi kentän mukaan, voit tehdä sen tässä näytössä. Napsauta sitten Seuraava^(Next) .

1. Valitse raportin asettelu ja paina Seuraava^(Next) .

1. Anna raportille nimi ja napsauta Valmis^(Finish) .

1. Napsauta^{(Right-click)} raporttia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tulostuksen esikatselu^{(Print Preview)} .

1. Napsauta PDF tai XPS^{(PDF or XPS )} yläreunassa tallentaaksesi sen jommassakummassa näistä muodoista.

Täysi tietokantasi taulukoineen, lomakkeineen, kyselyineen ja raporteineen on valmis.

Kuinka rakennat tietokantasi^{(build your databases)} ? Jos käytät Accessia^(Access) , käytätkö yllä mainittuja ominaisuuksia? Kerro meille alla olevissa kommenteissa.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you haνe an Office 365 subscription, one of the appѕ you can access is Access. It’s a tool to create various types of databases and reports on yоur computer. If you’re looking for a method on how to build a database, MS Access is the best way to do it whethеr you want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Microsoft Outlook ei avaudu? 10 tapaa korjata

• Kuinka luoda PDF-dokumentteja Microsoft Officessa

• Kuinka näyttää sanamäärä Microsoft Wordissa

• Kuinka viedä sähköpostisi Microsoft Outlookista CSV- tai PST-muotoon

• Tee OpenOffice Writer näyttämään ja toimimaan enemmän kuin Microsoft Word

• Siirrä tiedot MS Accessista SQL Server -tietokantaan

• 5 Google Sheets -skriptitoimintoa, jotka sinun on tiedettävä

• Korjaa "Microsoft Office Outlookia ei voi käynnistää" -virhe

• Kuinka näyttää, hyväksyä tai piilottaa muokkaukset Microsoft Wordissa

• Kuinka asentaa Microsoft Office Picture Manager uudelleen

• Luo tai luo pikanäppäimiä Microsoft Officelle

• Kuinka peruuttaa Microsoft 365 -tilauksesi

• neiti Hotmail? Microsoft Outlookin sähköpostipalvelut selitetty

• Mikä on Microsoft Publisher? Aloittelijan opas

• Osakatkon lisääminen Microsoft Wordiin

• Microsoft Teams -kokouksen tallentaminen

• Kirjekuoren tulostaminen Microsoft Excelissä

• Mikä on Microsoft Teams ja miten se toimii?

• Kuinka luoda yhdistäminen Microsoft Wordissa

• Kuinka piirtää Microsoft Wordissa