Kun käsittelet suuria tietojoukkoja, on hyödyllistä tietää, miten suodatetaan Google Sheetsissä^{(Google Sheets)} .

On kaksi tapaa tehdä tämä. Voit käyttää suodatinnäkymiä Google Sheets -valikossa^{(Google Sheets menu)} , jonka avulla voit mukauttaa tiettyjä tapoja suodattaa taulukon tiedot, joita voit käyttää uudelleen. Dynaamisempi tapa suodattaa tietoja Google Sheetsissä^{(Google Sheets)} on FILTER - toiminnon käyttö.

Tässä artikkelissa opit käyttämään molempia menetelmiä.

Luo suodatinnäkymä ^{(Filter View)}Google Sheetsissä _

Tässä menetelmässä opit käyttämään suodatinta, joka näyttää vain tiedot suuresta tietojoukosta, jotka haluat nähdä. Tämä suodatinnäkymä piilottaa kaikki muut tiedot. Voit myös yhdistää suodatinparametreja kehittyneempiä suodatinnäkymiä varten.

Suodatinnäkymän luominen^{(How to Create a Filter View)}

Kuvittele esimerkiksi, että sinulla on joukko tietoja, jotka sisältävät asiakkaiden tekemät tuoteostot. Tiedot sisältävät nimet, osoitteet, sähköpostit, puhelinnumerot ja paljon muuta.

Oletetaan tässä esimerkissä, että haluat nähdä vain asiakkaat Playa Vistasta^{(Playa Vista)} , Kaliforniasta, ja vain asiakkaat, joilla on .gov-sähköpostiosoite. 

1. Luo tämä suodatin valitsemalla valikosta Luo suodatin^{(Create a Filter)} -kuvake. Tämä kuvake näyttää suppilolta. 

2. Näet pieniä suodatinkuvakkeita jokaisen sarakeotsikon oikealla puolella. Valitse tämä suppilokuvake Asiakasosoite^{(Customer Address)} -kentän yläosasta, jos haluat mukauttaa tämän kentän suodatinta. 

3. Tämä avaa ikkunan, jossa voit mukauttaa suodatinasetuksia. Valitse Suodata arvojen^{(Filter by values)} mukaan -kohdan vasemmalla puolella oleva nuoli . Valitse Tyhjennä^(Clear) poistaaksesi kaikkien kentän merkintöjen valinnat. 

Huomautus^(Note) : Tämä on tärkeä vaihe, koska se palauttaa näkymän näyttävästä kaikki tietueet tilaan, jossa ei näytetä yhtään. Tämä valmistaa Excelin^(Excel) käyttämään suodatinta, jonka aiot luoda seuraavissa vaiheissa.

4. Kirjoita alla olevaan kenttään teksti, jonka mukaan haluat suodattaa kentän. Tässä esimerkissä käytämme sanaa "Playa Vista" ja valitsemme hakukuvakkeen nähdäksesi vain ne tietueet, jotka sisältävät kyseisen tekstin. Valitse^(Select) kaikki tulosluettelossa näkyvät tietueet. Tämä mukauttaa suodatinta niin, että vain valitsemasi kohteet näkyvät laskentataulukossa.

4. Kun valitset OK - painikkeen, näet taulukon tiedot suodatettuna niin, että vain Playa Vistan^{(Playa Vista)} asiakkaat näkyvät.

5. Jos haluat suodattaa toisen kentän, valitse suodatinkuvake kentän yläreunasta. Toista yllä oleva prosessi suodattimen luomiseksi. Tyhjennä kaikki merkinnät, suodata pois kaikki sähköpostiosoitteet, jotka eivät sisällä sanaa "gov", kirjoittamalla "gov"-teksti, valitse kyseiset merkinnät ja valitse OK .

Nyt olet mukauttanut suodatinta niin, että vain sinulle tärkeän tietojoukon tietueet näytetään. Jotta sinun ei tarvitse toistaa tätä prosessia joka kerta, kun avaat laskentataulukon, on aika tallentaa suodatin.

Suodatinnäkymien tallentaminen ja katselu^{(Saving and Viewing Filter Views)}

Kun olet määrittänyt suodattimen, voit tallentaa sen suodatinnäkymäksi, jonka voit ottaa käyttöön milloin tahansa.

Tallenna suodatinnäkymä valitsemalla suodatinkuvakkeen vieressä oleva pudotusvalikon nuoli ja valitsemalla Tallenna suodatinnäkymänä^{(Save as filter view)} . 

Näet tummanharmaan kentän auki laskentataulukon yläreunassa. Tämä näyttää valitun alueen, jota suodatin koskee, ja kentän nimen. Valitse vain ^(Just)Nimi^(Name) -kohdan vieressä oleva kenttä ja kirjoita nimi, jota haluat käyttää kyseiseen suodattimeen. 

Kirjoita vain nimi ja paina Enter .

Huomaat harmaan palkin oikealla puolella, että siellä on rataskuvake. Valitse tämä kuvake nähdäksesi suodatinvaihtoehdot. 

Saatavilla olevat vaihtoehdot ovat:

• Nimeä suodatin uudelleen
• Päivitä alue, jota suodatin koskee
• Kopioi suodatin päivittääksesi sen vaikuttamatta alkuperäiseen suodattimeen
• Poista suodatin 

Voit poistaa käyttöön ottamasi suodattimen käytöstä milloin tahansa yksinkertaisesti valitsemalla suodatinkuvakkeen uudelleen.

Huomaa, että kun jokin suodatin on käytössä, suodatinkuvake muuttuu vihreäksi. Kun poistat suodattimet käytöstä, tämä kuvake muuttuu takaisin mustaksi. Tämä on nopea tapa nähdä koko tietojoukko tai jos jokin suodatin on poistanut tietoja nykyisestä näkymästä.

Jos haluat myöhemmin ottaa uudelleen käyttöön jonkin luomistasi suodattimista, valitse suodatinkuvakkeen vieressä oleva pudotusvalikon nuoli. Tallentamasi suodattimet näkyvät valikossa. Valitse vain^(Just) kyseinen suodatin ottaaksesi sen käyttöön milloin tahansa.

Tämä suodattaa näkymän uudelleen määrittämiesi suodatinasetusten avulla.

FILTER-toiminnon käyttäminen

Toinen suodatusvaihtoehto Google Sheetsissä^{(Google Sheets)} on FILTER - toiminnon käyttö.

FILTER - toiminnon avulla voit suodattaa tietojoukon useiden valitsemiesi ehtojen perusteella. 

Katsotaanpa FILTER - toiminnon käyttöä käyttämällä samaa Asiakkaan osto^{(Customer Purchases)} -esimerkkiä kuin viimeisessä osiossa.

FILTER -funktion syntaksi on seuraava:

SUODATIN(alue, ehto1, [ehto2, …])^{(FILTER(range, condition1, [condition2, …]))}

Vain suodatusalue ja yksi ehto vaaditaan. Voit lisätä niin monta lisäehtoa kuin haluat, mutta niitä ei vaadita.

FILTER -toiminnon parametrit ovat seuraavat:

• alue^(range) : Solualue,^{(range of cells)} jonka haluat suodattaa
• ehto1^(condition1) : sarake tai rivit, joita haluat käyttää tulosten suodattamiseen 
• ehtoX^(conditionX) : Muut sarakkeet tai rivit, joita haluat myös käyttää tulosten suodattamiseen

Muista, että ehtoihisi käyttämäsi alueella on oltava sama määrä rivejä kuin koko alueella.

Jos esimerkiksi haluat luoda saman suodattimen kuin tämän artikkelin ensimmäinen osa, käytä seuraavaa FILTER-toimintoa^{(FILTER function)} .

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

Tämä poimii rivit ja sarakkeet alkuperäisestä tietotaulukosta (F1: J20 ) ja käyttää sitten upotettua SEARCH -toimintoa etsimään osoite- ja sähköpostisarakkeista meitä kiinnostavia tekstisegmenttejä.

SEARCH - toimintoa tarvitaan vain, jos haluat etsiä tekstiosaa. Jos olet enemmän kiinnostunut tarkasta vastaavuudesta, voit käyttää tätä sen sijaan ehtolausekkeena:

I1:I20=”[email protected] ”

Voit myös käyttää muita ehdollisia operaattoreita, kuten > tai <, jos haluat suodattaa arvoja, jotka ovat suurempia tai pienempiä kuin kiinteä raja.

Kun painat Enter , näet FILTER - toiminnon tulokset tulostaulukona.

Kuten näet, vain funktion ensimmäisessä parametrissa valitsemasi alueen sarakkeet palautetaan. Siksi on tärkeää sijoittaa FILTER - toiminto soluun, jossa on tilaa (tarpeeksi sarakkeita) kaikkien tulosten näyttämiseen.

Suodattimien käyttäminen Google Sheetsissa

Google Sheetsin^{(Google Sheets)} suodattimet ovat erittäin tehokas tapa kaivaa hyvin suuria tietojoukkoja ^{(very large sets of data)}Google Sheetsissä^{(Google Sheets)} . FILTER - toiminto antaa sinulle mahdollisuuden pitää alkuperäinen tietojoukko paikallaan, mutta tulostaa tulokset muualle.

Google Sheetsin^{(Google Sheets)} sisäänrakennetun suodatinominaisuuden avulla voit muokata aktiivista tietojoukkonäkymää haluamallasi tavalla milloin tahansa. Voit tallentaa, aktivoida, poistaa käytöstä tai poistaa suodattimia haluamallasi tavalla.

Onko sinulla tarjota mielenkiintoisia vinkkejä suodattimien käyttämiseen Google Sheetsissä^{(Google Sheets)} ? Jaa^(Share) ne alla olevassa kommenttiosiossa.

How to Filter in Google Sheets

When you’re working with large datasets, it’s useful to know how to filter in Google Sheets.

There are two ways to do this. You can use filter views in the Google Sheets menu, which lets you customize specific ways to filter the data in the sheet that you can reuse. A more dynamic method to filter data in Google Sheets is using the FILTER function.

In this article, you’ll learn how to use both methods.

Create a Filter View in Google Sheets

In this method, you’ll learn how to apply a filter that will show you only data from a large dataset that you want to see. This filter view will hide all other data. You can also combine filter parameters for more advanced filter views as well.

How to Create a Filter View

As an example, imagine you have a set of data that includes product purchases made by customers. The data includes names, addresses, emails, phone numbers, and more.

For this example, let’s say you want to see only customers from Playa Vista, CA, and only customers who have a “.gov” email address. 

1. To create this filter, select the Create a Filter icon in the menu. This icon looks like a funnel. 

2. You’ll see small filter icons appear on the right side of each column header. Select this funnel icon at the top of the Customer Address field to customize the filter for this field. 

3. This will open a window where you can customize the filter options. Select the arrow to the left of Filter by values. Select Clear to deselect all entries in that field. 

Note: This is an important step because it resets the view from showing all records to showing none. This prepares Excel to apply the filter you’re going to create in the next steps.

4. Type the text in the field below that you want to filter the field by. In this example, we’ll use “Playa Vista” and select the search icon to see only those records that contain that text. Select all of the records that show up in the results list. This customizes your filter so that only the items you select will be displayed in the spreadsheet.

4. Once you select the OK button, you’ll see the data in your sheet filtered so that only customers from Playa Vista are displayed.

5. To filter on a second field, select the filter icon at the top of that field. Repeat the process above to create the filter. Clear all entries, type the “gov” text to filter out any email addresses that don’t contain “gov,” select those entries, and select OK.

Now you’ve customized your filter so that only the records in the dataset you care about are displayed. So that you don’t have to repeat this process every time you open the spreadsheet, it’s time to save the filter.

Saving and Viewing Filter Views

When you’re done setting up your filter, you can save it as a filter view that you can enable at any time.

To save a filter view, just select the dropdown arrow next to the filter icon and select Save as filter view. 

You’ll see a dark gray field open at the top of the spreadsheet. This will show you the selected range that the filter applies to and the name of the field. Just select the field next to Name and type the name you’d like to apply to that filter. 

Just type the name and press Enter.

You’ll notice on the right side of the gray bar that there’s a gear icon. Select this icon to see filter options. 

Available options include:

• Rename the filter
• Update the range that the filter applies to
• Duplicate the filter to update it without affecting the original filter
• Delete the filter 

You can turn off the filter you’ve enabled at any point simply by selecting the filter icon again.

Note that when any filter is enabled, the filter icon will turn green. When you disable the filters, this icon will turn back to black. This is a quick way to see the entire dataset or if any filter has removed data from the current view.

Later, if you want to re-enable any of the filters you’ve created, just select the dropdown arrow next to the filter icon. You’ll see the filters you’ve saved appear in the menu. Just select that filter to enable it whenever you like.

This will filter the view again using the filter settings you’ve configured.

Using the FILTER Function

Another option to filter in Google Sheets is using the FILTER function.

The FILTER function lets you filter a dataset based on any number of conditions you choose. 

Let’s take a look at using the FILTER function using the same Customer Purchases example as the last section.

The syntax of the FILTER function is as follows:

FILTER(range, condition1, [condition2, …])

Only the range and one condition for filtering are required. You can add as many additional conditions as you like, but they aren’t required.

The parameters of the FILTER function are as follows:

• range: The range of cells you want to filter
• condition1: The column or rows that you want to use to filter results 
• conditionX: Other columns or rows you’d also like to use to filter results

Keep in mind that the range you use for your conditions needs to have the same number of rows as the entire range.

For example, if you want to create the same filter as the first part of this article, you’d use the following FILTER function.

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

This grabs the rows and columns from the original table of data (F1:J20) and then uses an embedded SEARCH function to search the address and email columns for the text segments that we’re interested in.

The SEARCH function is only needed if you want to look for a text segment. If you’re more interested in an exact match, you can just use this as the condition statement instead:

I1:I20=”[email protected]”

You can also use other conditional operators, like > or < if you want to filter values greater than or less than a fixed limit.

Once you press Enter, you’ll see the results of the FILTER function as a results table.

As you can see, only the columns in the range you selected in the first parameter of the function are returned. So it’s important to place the FILTER function in a cell where there’s room (enough columns) for all of the results to appear.

Using Filters in Google Sheets

Filters in Google Sheets are a very powerful way to dig through very large sets of data in Google Sheets. The FILTER function gives you the flexibility of keeping the original dataset in place but outputting the results elsewhere.

The built-in filter feature in Google Sheets lets you modify the active dataset view in whatever way you’re interested at any given moment. You can save, activate, deactivate, or delete filters however you like.

Do you have any interesting tips to offer for using filters in Google Sheets? Share those in the comments section below.

Related posts

• Lajittele tai suodata värin mukaan Google Sheetsissa

• Google Sheets -pudotusluetteloiden käyttäminen

• 9 Google Mapsin piilotettua ominaisuutta, jotka kannattaa tarkistaa

• Mikä Google-sovellus on ja kuinka sitä käytetään

• Allekirjoituksen lisääminen Google-dokumentteihin

• Kuinka lisätä muotoja Google-dokumentteihin

• Kuinka peruuttaa sähköpostin lähetys Gmailissa

• Kuinka upottaa Google Forms sivustollesi

• Miksi Chromessa on niin monia prosesseja käynnissä?

• Kuinka seurata muutoksia Google-dokumenteissa

• 3 tapaa luoda reunuksia Google Docsissa

• Vastaajan määrittäminen Google Voicessa

• 20 parasta Gmailin lisäosaa ja laajennusta sähköpostin tehokäyttäjille

• Mikä on Googlen "epätavallinen liikenne" -virhe ja kuinka korjata se

• YouTube-historian ja hakutoiminnan poistaminen

• Kuinka käyttää useita pysähdyksiä Google Mapsissa

• SUMIFin käyttäminen Google Sheetsissa

• Gmailin korjaaminen, kun se ei vastaanota sähköposteja

• Etkö saa Gmail-ilmoituksia? 10 tapaa korjata

• Kuinka käyttää Googlen perhekalenteria perheesi pitämiseen ajoissa