Smartsheet.com tarjoaa laajoja ja joustavia ominaisuuksia pilvi- ja verkkopohjaiselle työkalulle projektien, tehtävien, luetteloiden, tiimin jäsenten ja muiden seuraamiseen.

Jos harkitset sen kokeilemista tai olet jo rekisteröitynyt ilmaiseen kokeilujaksoon, työkalun hyödyntäminen tarkoittaa, että tiedät, mitä se voi auttaa sinua ja tiimiäsi. Perehdytään Smartsheetin^(Smartsheet) käyttöön vasta aloittaville aloittelijoille.

Mikä on Smartsheet?

Jos olet joskus käyttänyt sovelluksia , kuten Asana^{(like Asana)} , Monday.com tai vastaavia projektinhallintaohjelmistoja, Smartsheet on vertailukelpoinen tarkoitukseltaan, rakenteeltaan ja ominaisuuksiltaan. Voit käyttää sitä yksin tai tehdä yhteistyötä muiden kanssa, luoda hallintapaneeleja, joilla pääset nopeasti käsiksi kohteisiin, ja nauttia useista näkymistä, kuten Kanban , kalenteri ja ruudukko.

Smartsheet tarjoaa myös automatisoituja työnkulkuja, malleja nopeita aloituksia varten, hyödyllisiä raportteja, mukautettuja lomakkeita ja integraatioita muihin sovelluksiin prosessien virtaviivaistamiseksi.

Paras tapa aloittaa Smartsheetin^(Smartsheet) käyttö on luoda tai tuoda projekti, taulukko tai luettelo tehtävistä, joita haluat seurata. Sitten opastamme sinua kunkin työkalun ominaisuuksien läpi.

Luo, tuo tai käytä mallia

Valitse Ratkaisukeskuksen^{(Solution Center)} kuvake (plus-merkki) vasemmasta navigointipalkista. Näet sitten näytön vasemmassa yläkulmassa Luo^(Create) ja tuonti^(Import) -vaihtoehdot .

Valitse Luo,^(Create,) ja sinulla on kahdeksan vaihtoehtoa: Ruudukko^(Grid) , Projekti^(Project) , Kortit^(Cards) , Tehtävälista^{(Task List)} , Lomake^(Form) , Raportti^(Report) ja Dashboard/Portal . Valitse luotavan kohteen tyyppi, anna sille nimi ja valitse Luo^(Create) .

Valitse Tuo^(Import) , jos sinulla on muualla projektisuunnitelma tai tehtävätaulukko, josta haluat aloittaa. Valitse Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google Sheets tai Atlassian Trello . Tuo sitten tuote noudattamalla ohjeita.

Jos haluat aloittaa mallista tai mallisarjasta, valitse Selaa kaikkia ratkaisuja^{(Browse All Solutions)} , valitse toimiala tai käytä hakukenttää^(Search) löytääksesi jotain tiettyä. 

Valitse malli tai sarja nähdäksesi lisätietoja. Käytä sitten mallia^{(use a template)} valitsemalla Käytä^(Use) - painike.

Mallisarjaa varten valitse Lisätietoja^{(Learn More)} saadaksesi täydelliset tiedot sen sisällöstä ja ladataksesi sarjan.

Käytä Project Assistantia

Jos haluat aloittaa uuden projektin, voit käyttää myös projektiavustajaa^(Assistant) . Tämä antaa sinulle etumatkan projektin perustamiseen.

Valitse Ratkaisukeskuksessa Project ^{(Solution Center)}Assistant^{(Project Assistant)} . Nimeä projekti, aloita antamalla kaksi tehtävää ja lisää kaksi alitehtävää tehtävälle^(Task) #1.

Näet sitten uuden projektisi ruudukkonäkymän^{(Grid View)} , jossa on syöttämäsi tehtävät ja alitehtävät. 

Projektin ominaisuudet

Projektin seuranta Smartsheetissä^(Smartsheet) on helppoa sisäänrakennetuilla projektinhallintatyökaluilla, kuten Gantt View -näkymällä .

Sinulla on vasemmalla puolella paikat tehtävälle, kestolle, aloitukselle, maalille, edeltäjille, määrätyille, valmistumisprosentti, tila ja kommentit. Oikealla puolella on Gantt - kaaviosi.

Voit lisätä perusviivoja ja näyttää tai piilottaa kriittisen polun käyttämällä oikeassa yläkulmassa olevia kuvakkeita.

Avaa projektiasetukset^{(Project Settings)} valitsemalla rataskuvake^(gear) . Säädä sitten riippuvuusasetuksia^{(Dependency Settings)} , aikajananäyttöä^{(Timeline Display)} ja resurssienhallintaa^{(Resource Management)} .

Tehtäväluettelon ominaisuudet

Tehtäväluettelossa on tarkalleen mitä tarvitset, jotta voit seurata^{(track your to-dos)} tehtäviäsi alusta loppuun. 

Anna^(Enter) tehtävän nimi, eräpäivä, toimeksiantaja ja tila. Käytä Valmis^(Done) - saraketta merkitäksesi tehtävät suoritetuksi ja Kommentit^(Comments) -osiosta muistiinpanoja.

Korttien ominaisuudet

Jos pidät Kanban - menetelmästä projektinhallinnassa, voit käyttää Cards-asettelua, joko itsellesi tai tiimillesi.

Aloitat kaistalla Luokittelematon-^{(Uncategorized)} , Ruuhka-^(Backlog) , Suunnittelu-^(Planning) , Käynnissä-^(Progress) ja Valmis^(Complete) -kohdissa . Voit kuitenkin muuttaa näitä tarroja projektisi mukaan.

Käytä plusmerkkejä lisätäksesi kortteja kaistojen päälle. Korttisi voivat sisältää tarkistuslistan osatehtävistä, tiedostoliitteistä, kommenteista, vedoksia ja muistutuksia. Voit myös muokata kortin alatehtäviä suuremmassa näkymässä valitsemalla Muokkaa^(Edit) - kuvakkeen (kynä).

Valitse^(Choose) korttisi kompakti tai täydellinen näkymä ja säädä korttinäkymän^{(Card View)} asetuksia oikeassa yläkulmassa olevalla rataskuvakkeella .^(gear)

Verkon ominaisuudet

Käytätkö sovelluksia, kuten Microsoft Excel tai Google Sheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} , kohteiden seurantaan? Jos näin on, ruudukkoasettelu^(Grid) on sinua varten. Se näyttää aivan kuin laskentataulukko, jossa on sarakkeita, rivejä ja soluja.

Lomakkeen ominaisuudet

Mukautetun lomakkeen rakentaminen^{(Building a custom form)} on hyödyllinen ominaisuus kaikenlaisissa projekteissa. Smartsheetin avulla^(Smartsheet) voit suunnitella lomakkeesi ja säätää sen asetuksia helposti.

Lisää^(Add) ja poista lomakeelementtejä ^(Form) vasemmalla^(Elements) olevan osion avulla. Valitse sitten lomakekenttä säätääksesi sen asetuksia oikealla. Voit esimerkiksi tehdä kentän pakolliseksi, sisällyttää tunnisteen tai ohjetekstin, käyttää vahvistusta ja lisätä logiikkaa.

Säädä lomakkeen asetuksia Teema^(Theme) ja tuotemerkki^(Brand) , Turvallisuus^(Security) , Lomakkeen lähetys^{(Form Submission)} ja lähetysten sähköpostit.

Raportin ominaisuudet

Luo riviraportti^{(Row Report)} , yhteenvetoraportti^{(Summary Report)} tai molemmat. Valitse taulukko tai projekti ja lisää sarakkeet. Voit lisätä suodattimia, lajitella ja ryhmitellä sarakkeita ja sisällyttää yhteenvedon yläreunaan.

Kojelaudan ominaisuudet

Luomalla Smartsheet- hallintapaneelin voit nähdä tilannekuvan projektistasi, tarkistaa aktiiviset kohteet, nähdä kätevän kaavion tai tarkastella mittareita.

Anna kojelaudalle nimi ja valitse sitten widgetit, joita haluat käyttää. Näet mukavan valikoiman widgetejä oikealla ja valitset vain yhden lisätäksesi sen. 

Kun widgetit ovat kojelautassasi, voit säätää niiden asetuksia. Widgetin tyypistä riippuen voit lisätä otsikon ja tyylin sekä valita toiminnon, kun joku napsauttaa widgetiä.

Smartsheet-navigointi^{(Smartsheet Navigation)} , asettelu^(Layout) ja työkalut^(Tools)

Smartsheet tarjoaa helpon tavan navigoida sovelluksessa ja käyttää työkaluja. 

Vasenkätinen navigointi

Vasemmalla on etusivun^(Home) , ilmoitusten^{(Notifications)} , selauksen^(Browse) , viimeaikaisten , suosikkien^(Favorites) , työsovellusten^(Recents) ja ratkaisukeskuksen ^{(Solution Center)}päänavigointi^(WorkApps) . Kun kirjaudut sisään Smartsheetiin^(Smartsheet) , valitse mistä haluat aloittaa.

Valitse alareunasta Ohje^(Help) - kuvake (kysymysmerkki) saadaksesi apua tai Tili^(Account) - kuvake muokataksesi profiiliasi ja asetuksiasi.

Oikean puolen työkalut

Oikealla puolella työkalut. Näet nämä näytöllä jokaisen käyttämäsi kohteen, kuten projektin, tehtäväluettelon^{(Task List)} tai korttien, kohdalla. Poikkeuksia ovat kojelauta^(Dashboard) ja raportti^(Report) . 

Kun valitset työkalun, näkyviin tulee sivupalkki, joka sisältää vastaavat kohteet. Sinulla on keskustelut, liitteet, todisteet^(Proofs) , päivityspyynnöt^{(Update Requests)} , julkaisu^(Publish) , toimintaloki^{(Activity Log)} ja yhteenveto^(Summary) . 

Sivupalkissa käytettävissä olevat toiminnot riippuvat työkalusta. Esimerkkeinä voit tarkastella kaikkia keskusteluja, lukemattomia tai kommentteja arkkia tai riviä kohti. Liitteitä varten voit esikatsella tiedostoa, ladata sen, nimetä sen uudelleen tai lisätä kuvauksen.

Ylätyökalupalkki

Jokaisen kohteen yläosassa on lisätyökaluja. Vasemmalla puolella voit tallentaa, tulostaa, kumota tai tehdä uudelleen toiminnon. Suoraan sen vieressä voit muuttaa näkymääsi, mikä on varsin kätevää. Vaihda ruudukko-^(Grid) , Gantt- , kortti-^(Card) tai kalenterinäkymien^(Calendar) välillä . 

Näet myös kirjasin- ja muotoilupainikkeet, jotka ovat samanlaisia ​​kuin Microsoft Wordissa^{(in Microsoft Word)} . Tämän avulla voit muuttaa fontin tyyliä, kokoa tai väriä, muuttaa kohdistusta, muotoa valuutaksi ja paljon muuta.

Smartsheet-lisäominaisuudet^{(Additional Smartsheet Features)} ja -vaihtoehdot

Kun olet oppinut Smartsheetin^(Smartsheet) käytön perusteet , tutustu näihin lisäominaisuuksiin ja -vaihtoehtoihin.

Jakaminen^(Sharing) : Reaaliaikaisten keskustelujen ja yhteistyötyökalujen^{(collaboration tools)} lisäksi voit säätää tiimisi jakamis- ja käyttöoikeusasetuksia. Käytä oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa^(Share) - painiketta nähdäksesi vaihtoehdot.

Integraatiot^{(Integrations)} : Yhdistä Smartsheet sovelluksiin, kuten Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira ja muihin. Voit tarkastella vaihtoehtojasi siirtymällä Ratkaisukeskukseen^{(Solution Center)} , valitsemalla Selaa kaikkia ratkaisuja^{(Browse All Solutions)} ja valitsemalla Lisäosat-osiossa Näytä lisää^{(See More Add-Ons)} lisäosia.

Automatisoidut työnkulut^{(Automated Workflows)} : Automatisoi^{(Automate tasks)} projektisi tai taulukkosi tehtävät valitsemalla laukaisin ja toiminto. Voit automatisoida asioita, kuten ilmoitukset, hyväksymispyynnöt, päivämäärän tallentamisen tai rivien lukitsemisen. Valitse ylätyökalupalkin yläpuolelta Automaatio -välilehti.^(Automation)

Voit myös luoda työtilan, käyttää ehdollista muotoilua ja tutustua verkko- tai mobiilisovelluksen luomiseen yrityksellesi.

Smartsheet on monipuolinen ja vankka työkalu kaikenkokoisten projektien hallintaan. Muista tarkistaa heidän tilaussuunnitelmansa hinnoittelu^{(subscription plan pricing)} löytääksesi sinulle parhaiten sopivan.

Katso samanlaisia ​​työkaluja varten Todoist Kanban -työkalun käyttäminen^{(use the Todoist Kanban tool)} tai kuinka olla tuottava Trellon kanssa^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a clоυd- and web-based tool for tracking projects, tasks, lists, team members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• Adobe Premiere -opastus aloittelijoille

• Microsoft Planner -opastus: kaikki mitä sinun tarvitsee tietää

• Google Draw: täydellinen opas aloittelijoille

• Mikä on paras konferenssipuhelupalvelu – Parhaisiin sovelluksiin verrattuna

• Siirrä, poista tai kopioi tiedostoja automaattisesti Windowsissa

• Kuinka estää sivustoja ilmaisella lapsilukkoohjelmistolla

• 5 parasta ohjelmistoa kahden näytön hallintaan

• 4 parasta porttien edelleenlähetysohjelmistosovellusta ja niiden käyttö

• 5 komentokehotteen temppua tehdäksesi CMD:stä mielenkiintoisemman

• Kuinka kopioida DVD- ja Blu-Rays-levyt vaivattomasti MakeMKV:lla

• Zapierin sähköpostin jäsentäjä: 3 luovaa tapaa käyttää sitä

• Kuinka Signal Desktop -sovellus voi auttaa suojaamaan yksityisyyttäsi

• 5 parasta IP-skannerityökalua Windowsille, Macille, iOS:lle ja Androidille

• 7 parasta leikkaustyökalua Chromebookille

• 10 parasta tietosuojalaajennusta Chromelle (2022)

• Google Chromen automaattinen täyttö: täydellinen opas

• 3 Työkalut näytön ongelmien diagnosointiin ja vianmääritykseen

• 7 tapaa avata MDB-tiedosto ilman Microsoft Accessia

• Kuolleet pikselitestit jumiutuneen pikselin korjaamiseksi näytössäsi

• Mikä on chatbot ja kuinka sitä käytetään sivustollasi