Siirrä sähköpostit automaattisesti Outlookin kansioihin sääntöjen avulla

Tässä viestissä tarkastellaan, kuinka voit hallita Outlook -sähköpostiasi paremmin siirtämällä saapuva sähköposti automaattisesti erillisiin kansioihin. Jos saat päivittäin paljon sähköpostia, tämä voi säästää paljon aikaa.

Sen sijaan, että joutuisit käyttämään tunnin kerran viikossa siirtämään sähköpostit Saapuneet(Inbox) -kansiosta luokiteltuihin kansioihin, sähköpostisäännöt auttavat automatisoimaan postilaatikkosi organisaation. Tämä on hyvin samanlaista kuin Gmailin(Gmail) tunnisteiden ja suodattimien käyttäminen .

Sähköpostisäännöt(Email) voivat tuntua monimutkaisilta, ja ne voivat olla sellaisia, jos haluat todella suorittaa hienostuneen lajittelun, mutta jos haluat vain siirtää työsähköpostit Työ(Work) -  kansioon automaattisesti, se on helppoa.

Jotta säännöistä olisi hyötyä, sinun tulee ensin luoda Saapuneet(Inbox) -kansion alle kansioita sähköpostisi luokittelemiseksi, kuten Projektit, Työ(Work) , Perhe(Family) jne.

Voit luoda kansioita napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Saapuneet(Inbox) -kansiota tai mitä tahansa kansiota ja valitsemalla Uusi kansio(New Folder) . Seuraava toimenpide toimii Outlook 2010 :ssä , 2013:ssa, 2016:ssa, 2019:ssä ja Office 365 :ssä .

Asenna Outlookin säännöt

Aloita nyt avaamalla Outlook , napsauttamalla Tiedosto(File) - välilehteä ja näet alareunassa Hallitse sääntöjä ja varoituksia -painikkeen.(Manage Rules & Alerts)

Säännöt ja varoitukset(Alerts) -pääikkuna tulee näkyviin, ja oletusarvoisesti saatat nähdä yhden säännön, joka on jo luotu Outlook- versiosi (Rules)mukaan(Outlook) .

Napsauta tästä Uusi sääntö(New Rule) -painiketta aloittaaksesi ensimmäisen Outlook - sähköpostisäännön. Ohjattu sääntöjen(Rules) valintaikkuna avautuu, ja se näyttää joitain yleisiä sääntömalleja .(Wizard)

Nämä ovat yleisimpiä ja luultavasti kaikki mitä tarvitset. Yleisin sääntö on listan ensimmäinen sääntö " Siirrä viestit joltakin kansioon(Move messages from someone to a folder) ". Siirry eteenpäin ja valitse se ja napsauta sitten Seuraava(Next) .

Huomaat, että alin luetteloruutu, jonka nimi on "Vaihe 2:", jää alareunaan alleviivatun tekstin kanssa. Todellisuudessa sinun tarvitsee vain napsauttaa ihmisten tai julkisen ryhmän(people or public group) hyperlinkkejä  ja valita(specified ) sähköpostiosoite ja mihin haluat näiden sähköpostien menevän.

Sitten voit napsauttaa Valmis(Finish) ja olet valmis. Jos kuitenkin haluat tehdä säännöstä monimutkaisemman, napsauta Seuraava(Next) -painiketta, niin saat paljon enemmän vaihtoehtoja:

ohjattu säännöt

Kun tarkistat eri ehtoja yläluetteloruudusta, myös alareunassa oleva säännön kuvaus täyttyy lisää hyperlinkkejä. Voit jopa luoda sääntöjä, jotka etsivät tiettyjä sanoja sähköpostin rungosta ja suorittavat sitten toimintoja kyseisille sähköposteille.

Seuraava tehtäväsi on napsauttaa kutakin hyperlinkkiä ja valita niihin liittyvät arvot, kuten sähköpostiosoitteet, kansiot jne. Yllä olevassa esimerkissämme sinun kannattaa napsauttaa ihmisiä tai julkista ryhmää( people or public group) ja valita sähköpostiosoite.

sääntöjen osoite

Napsauta sitten määritettyä sanaa ja(specified) selaa kansioon, johon haluat sähköpostin siirrettävän, tai napsauta Uusi(New) ja uusi kansio luodaan tällä hetkellä korostetun kansion alle.

säännöt ja ilmoitukset -kansio

Nyt alaosaan on päivitetty säännön todelliset arvot.

Outlook-sähköpostin arvot

Kun napsautat Seuraava, voit määrittää säännölle lisää toimintoja. Voit tavallisesti jättää tämän rauhaan, jos se on yksinkertainen sääntö, mutta jos haluat suorittaa myös muita toimintoja, kuten toistaa äänen, lähettää sähköpostin edelleen, tehdä siitä kopion, tulostaa sähköpostin, käynnistää toisen ohjelman, suorittaa skriptin jne. , voit tehdä tämän kaiken tällä näytöllä.

suorittaa toimenpiteitä Outlook

Napsauta Seuraava(Next) , kun olet valmis, ja sinut viedään Poikkeukset(Exceptions) - valintaikkunaan, jossa voit valita olosuhteet, joissa et halua tätä sääntöä käsiteltävän. Ellei sinulla ole yksittäisiä tapauksia, voit jättää sen tyhjäksi, mikä on oletusarvo.

Outlookin sääntöjen poikkeukset

Napsauta Seuraava(Click Next) ja olemme vihdoin saavuttaneet ohjatun sääntötoiminnon loppuun! Anna säännölle nimi, kuten "Siirrä ystäväsähköposti", jotta tiedät, mitä se tekee, kun katsot sitä myöhemmin.

Jos sinulla on jo postilaatikossasi sähköposteja, jotka vastaavat uutta sääntöäsi, valitse " Suorita tämä sääntö jo Saapuneet-kansiossa oleville viesteille(Run this rule on messages already in Inbox) " -ruutu . Voit jättää kaiken muun oletukseksi ja napsauttaa Valmis(Finish) !

viimeistele Outlookin sääntö

Nyt voit luoda sääntöjä ihmisille, uutiskirjeille, pankki-/luottokorttiotteille ja kaikelle muulle, mitä voit ajatella aloittaaksesi Outlook - sähköpostisi hallinnan tehokkaammin! Nauttia!



About the author

Olen ohjelmistoinsinööri, jolla on yli 10 vuoden kokemus Windows-pohjaisten sovellusten suunnittelusta, rakentamisesta ja ylläpidosta. Olen myös perehtynyt tekstinkäsittelyyn, laskentataulukkolaskentaan ja esityksiin. Osaan kirjoittaa selkeitä ja ytimekkäitä kuvauksia koodista, selittää monimutkaisia ​​käsitteitä aloitteleville kehittäjille ja tehdä vianmäärityksiä asiakkaille lennossa.



Related posts