Kaikki sähköpostipalvelimet käyttävät nyt suojattua yhteyttä, mutta jos haluat salata sähköpostit Microsoft Outlook -työpöytäohjelmassa ja Outlook on Webissä^(Web) , voit tehdä niin. Prosessi on kuitenkin erilainen. Tässä puhutaan sähköpostin salaamisesta,^{(encrypting the email)} ei yhteyden salaamisesta. Voit ajatella sitä ylimääräisenä suojakerroksena.

Vaikka se on helppokäyttöinen, pidä loppukäyttäjä mielessä ja asiakas, jota hän käyttää. Elleivät sekä lähettäjä että vastaanottaja tue salausmuotoa, tällaisten sähköpostien lähettäminen on haastavaa.

Outlook tukee kahta salaustyyppiä .^(Encryption)

1. S/MIME-salaus ja
2. Office 365 -viestien salaus.

Myöhempi toimii vain, kun yritys käyttää Office 365 Enterprise E3 -lisenssiä. Edellinen on kuitenkin laajalti käytetty ja toimii useimpien muiden sähköpostisovellusten kuin Outlookin^(Outlook) kanssa .

Outlook Web tarjoaa sisäisen salauksen^(Encryption) , jonka voit ottaa käyttöön yksittäisille sähköpostiviesteille. Tässä on luettelo asioista, joista keskustelemme tässä aiheessa

1. Kuinka salata Office Outlook -sähköpostit^{(Office Outlook Emails)}
2. Kuinka salata Outlook Web -sähköpostit
3. Kuinka lukea salattua sähköpostia ^{(Encrypted email)}Office - asiakkaiden ulkopuolella

Huomautus: ^(Note:)Outlookissa^(Outlook) ei voi suojata henkilöitä tai sähköposteja salasanalla . Voit suojata PST-tiedostot salasanalla^{( password protect the PST)} , joten kaikki sähköpostisi eivät ole kenenkään käytettävissä, mutta se eroaa salauksesta.

Sähköpostien salaaminen Outlookissa ^(Outlook)Windows 10 :ssä

Ennen kuin aloitamme, jos käytät S/MIME -salausta, lähettäjällä ja vastaanottajalla on oltava sähköpostisovellus, joka tukee S/MIME - standardia. Outlook tukee S/MIME - standardia. Voit joko salata kaikki sähköpostit tai voit salata yksittäiset sähköpostit. Valinta riippuu IT-osaston politiikan täytäntöönpanosta. Lisäksi sinulla pitäisi olla S/MIME - sertifikaatti asennettuna. Varmista^(Make) , että otat yhteyttä oikeaan henkilöön tehdäksesi sen. Asennuksen jälkeen vaihtoehto on käytettävissä Outlookin^(Outlook) digitaalisen varmenteen avattavassa valikossa .

Salaa henkilökohtainen sähköposti

• Kun olet Uusi sähköpostin^{(New Email)} kirjoittaja, vaihda Asetukset^(Options) - välilehteen
• Laajenna sitten Lisää vaihtoehtoja -osio napsauttamalla oikeassa alakulmassa olevaa nuolta.
• Se avaa Ominaisuudet-osion. Napsauta ^(Click)Suojausasetukset^{(Security Settings)} - painiketta.
  • Valitse ensin valintaruutu " Salaa^(Encrypt) viestin sisältö ja liitteet".
  • Napsauta seuraavaksi Suojaus^(Security) - kohdassa olevaa pudotusvalikkoa suojausasetusten alla ja valitse S/MIME - sertifikaatti.
  • Valitse lopuksi turvatarra, jos sellainen on.
• Kun lähetät sähköpostin, se salataan tällä standardilla.

Huomautus:^(Note:) Jos sinulla ei ole S/MIME - varmennetta, Outlook -asiakasohjelma kehottaa sinua lisäämään sellaisen. Jos et voi, se ei salli sinun lähettää salattua sähköpostia.

Salaa kaikki sähköpostit

• Avaa Outlook ja napsauta Tiedosto^(File) - valikkoa
• Napsauta sitten uudelleen Asetukset ja siirry kohtaan Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Valitse valintaruutu " Salaa^(Encrypt) viestin sisältö ja liitteet".
• Napsauta Salattu^(Encrypted) sähköposti -kohdassa Settings >Sertifikaatit^{(Certificates)} ja Algorithms >valitse ^(Click)S/MIME - varmenne.
• Valitse OK

Kun otat tämän käyttöön, kaikki sähköpostisi salataan. Sinun on varmistettava, että vastaanottajalla on myös asiakas, joka tukee S/MIME -varmennetta sähköpostin lukemista varten.

Lue^(Read) : Ilmaiset sähköpostin salausapuohjelmat Outlookille^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

Sähköpostien salaaminen Outlook on Webissä^(Web)

Tämä ominaisuus on käytettävissä vain Office 365 Home - tai Office 365 Personal -tilauksissa^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} . Se on hyödyllinen, kun et luota vastaanottajan sähköpostipalvelun turvallisuuteen. Sinun tulee kuitenkin ymmärtää selvästi, kuinka nämä ominaisuudet toimivat; muuten vastaanottaja ei voi lukea sähköpostia tai käyttää mitään sisältöä.

Kirjaudu^(Log) sisään Outlook - tilille ja napsauta sitten Uusi viesti -painiketta. Aivan ^(Right)Liitä -kohdan^(Attach) vieressä on Salaa^(Encrypt) - linkki, napsauta sitä. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

• Salaa:^(Encrypt:)

  • Viesti pysyy salattuna eikä poistu Office 365:stä.

  • Vastaanottajat, joilla on Outlook.com- ja Office 365 -tilit, voivat ladata liitteitä ilman salausta

  • He voivat tehdä niin, kun he käyttävät Outlook.com-sivustoa, Outlook-mobiilisovellusta tai sähköpostisovellusta Windows 10:ssä.

Jos he kuitenkin käyttävät jotakin muuta sähköpostiohjelmaa, heidän on käytettävä väliaikaista pääsykoodia liitteiden lataamiseen Office 365 Message Encryption -portaalista.

• Salaa ja estä edelleenlähetys^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • Viestisi pysyy salattuna Office 365 :ssä^{(Office 365)}
  • Sitä ei voi kopioida tai lähettää edelleen.
  • Office-asiakirjat, kuten Word tai Excel , pysyvät salattuina jopa lataamisen jälkeen.
  • Muita liitteitä, kuten PDF- tiedostoja tai kuvatiedostoja, voidaan ladata ilman salausta^(Encryption) .

Kuinka lukea salattua sähköpostia Office - asiakkaiden ulkopuolella

Jos sinun on lähetettävä salattu sähköposti ja haluat muiden Gmailin^(Gmail) kaltaisia ​​sovelluksia käyttävien lukevan sen, sinun on jaettava alla kuvattu menetelmä. Tämä menetelmä pyytää salasanaa sähköpostin käyttämiseen. Se on kuitenkin Microsoftin^(Microsoft) tarjoama pääsykoodi vastaanottimen aitouden tarkistamiseksi.

• Kirjoita^(Compose) ja lähetä sähköpostia käyttämällä salausta^(Encryption)
• Vastaanottaja saa sähköpostin, joka paljastaa tiedot henkilöstä ja hänen sähköpostiosoitteensa.
• Tämän jälkeen voit lukea viestin^(Message) napsauttamalla Lue^(Read) viesti -painiketta
• Se vie sinut Office 365 -keskukseen, jossa voit vahvistaa joko kertakäyttöisen^(Time) salasanan tai kirjautumalla Googleen^(Google) .
• Kun vahvistus on valmis, sähköposti paljastetaan.

Huomautus:^(Note:) OTP lähetetään^(OTP) vastaanottajan sähköpostiin.

Kuten huomaat, sähköposti ei koskaan poistu Office 365 -palvelimista. Sähköpostia isännöidään siellä ja se voidaan lukea varmennuksen jälkeen. Jos käytät Outlook - asiakasta, sinun ei tarvitse käydä läpi prosessia.

Toivottavasti viestiä oli helppo seurata ja ymmärsit sähköpostin salauksen^{(Email Encryption)} yksityiskohdat .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email servers now use a secure connection, if you want to encrypt еmails in the Miсrosoft Outlook desktop client and Outlook on the Web, then you can do sо. The prоcesѕ is differеnt, however. Here we are talking about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

Related posts

• Sähköpostin automaattinen edelleenlähetys Microsoft Outlookissa

• Kuinka palauttaa sähköposti Outlookissa? Peruuta sähköpostien lähetys

• Sähköpostien automaattinen kääntäminen Outlook.comissa

• Outlook.com-sähköpostitilin poistaminen tai sulkeminen pysyvästi

• Kuinka luoda, lisätä, poistaa ja käyttää Outlook-sähköpostialiasta tai Microsoft-tilejä

• Tumman tilan käyttöönotto Microsoft Outlookissa (Windows, Mac ja Mobile)

• Kuinka ottaa Outlook-sähköpostin lukukuittaus käyttöön

• Ilmaiset roskapostisuodattimet ja roskapostin estäjät Microsoft Outlookille

• Kuinka luoda Microsoft Outlook -pikakuvakkeita sähköpostille ja tehtäville

• Kuinka lähettää sähköpostit, jotka ovat juuttuneet Microsoft Outlook -asiakkaan Lähtevät-kansioon

• Sähköpostin allekirjoituksen luominen ja lisääminen Outlookissa

• Roskapostikansion tyhjentäminen Outlookissa

• Microsoft Outlookin poistaminen käytöstä tai poistaminen Windows 11/10:stä

• Google Workspace (G Suite) -sähköpostitilin lisääminen Outlookiin

• Sähköpostin tallentaminen PDF-muodossa Gmailissa ja Outlookissa

• Kuinka luoda ja määrittää mukautettu verkkotunnuksen sähköpostitunnus Outlookissa

• Email Insights for Windows mahdollistaa nopean haun Outlookin sähköpostista ja Gmailista

• Microsoft Outlookia ei voi käynnistää, Outlook-ikkunaa ei voi avata

• Mikä on sähköpostin salaus ja miten sähköpostiviestit salataan

• Palauta poistetut sähköpostit Outlook.comin Poistetut-kansiosta