Nykyään henkilöiden, yritysten jne. välillä käydään jatkuvaa sähköpostien vaihtoa, mikä on johtanut siihen, että postilaatikoissamme on yhä enemmän sähköpostiviestejä. Suuren määrän sähköposteja on vaikea hallita ja hakea joka kerta. Tämän ongelman ratkaisemiseksi syntyi sähköpostin arkistoinnin käsite. ^{(Email Archiving)}Katsotaanpa, mikä se tarkalleen on ja kuinka sähköposti voidaan arkistoida Microsoft Outlook 2019/2016 :ssa .

Mikä on sähköpostin arkistointi

Sähköpostin arkistointi^{(Email Archiving)} on sähköpostien hallintaprosessi, joka hallitsee ja tallentaa sähköpostejasi järjestelmällisesti. Se tallentaa ja suojaa tietosi pysyvästi ilman tietojen menetystä. Periaatteessa^(Basically) kun arkistoit sähköpostin, se katoaa postilaatikostasi ilman että sitä poistetaan ja tallennetaan Arkisto-kansioon^{(Archive folder)} . Sähköpostit, joita et halua poistaa, koska saatat tarvita niitä tulevaisuudessa, voidaan arkistoida. Kaikki arkistokansiossa olevat sähköpostit voidaan tarvittaessa palauttaa, jotta tärkeä sisältö ei katoa. Arkistointi^(Archiving) siirtää sähköpostit pois verkon sähköpostipalvelimelta paikalliselle tietokoneelle.

Kuinka arkistoida sähköpostit Outlookissa

Avaa Microsoft Outlook napsauttamalla Käynnistä^(Start) - painiketta ja vieritä alas kohtaan Outlook avataksesi sen.

Siirry Saapuneet^(Inbox) -kansioon ja avaa sähköposti, jonka haluat arkistoida. Kun sähköpostisi on auki, näet Arkisto^(Archive) - vaihtoehdon postilaatikon yläreunan valikkopalkissa.

Napsauta Arkistoi^(Archive) ja huomaat, että sähköpostisi on kadonnut postilaatikosta. Löydät kaikki tällaiset sähköpostit Arkisto^(Archive) - kansiosta, jonka näet vasemmassa ruudussa. Napsauta^(Click) arkistokansiota nähdäksesi ne.

Voit etsiä tiettyä etsimääsi postia yllä olevasta hakukentästä. Voit suodattaa sähköpostit ja lajitella ne uusimmasta tai vanhimmasta päälle tarpeidesi mukaan. Voit myös järjestää sähköpostit päivämäärän, koon, aiheen, tärkeyden, luokkien ja niin edelleen mukaan.

Sähköpostien arkistointi Outlookissa^(Outlook) on niin helppoa, joten se voidaan tehdä tehokkaasti.

Joukkoarkistoi sähköpostit Outlookissa

Jos haluat joukkoarkistoida sähköpostit Outlookissa^(Outlook) , avaa File > Info > Tools ja valitse Tyhjennä vanhat kohteet^{(Clean up old items)} .

Valitse Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot^{(Archive this folder and all subfolders)} ja valitse kansio, jonka haluat arkistoida.

Kirjoita seuraavaksi päivämäärä Arkistoi kohteita vanhemmat kuin -kohtaan.

Valitse Sisällytä kohteet, joissa Älä arkistoita automaattisesti -valinta on valittuna^{(Do not AutoArchive to archive checked option)} .

Napsauta OK ja poistu.

Lue^(Read) : Vanhojen kohteiden automaattinen arkistointi Microsoft Outlookissa .

Arkistoitujen sähköpostien palauttaminen Outlookissa^(Outlook)

Voit käyttää arkistoituja sähköposteja Microsoft Outlookissa^{(Microsoft Outlook)} seuraavasti:

1. Avaa Outlook
2. Valitse sähköpostitunnus
3. Napsauta Arkisto-kansiota
4. Näet kaikki arkistoidut sähköpostisi täällä.

Toivottavasti tämä viesti on sinulle hyödyllinen.

How to archive Emails & retrieve archived emails in Outlook

Tоdау, there is a constant exchange of emails betwеen individuals, companies, etc. whiсh has reѕultеd in a growing volume of mails in our mailboxes. It has become difficult to manage and retrieve a large number of emails every time. Thus, to reѕolve this problеm, the concept of Email Archiving came into existence. Let us see what it is exactly and how can an email be archived in Microsoft Outlook 2019/2016.

What is Email Archiving

Email Archiving is an email management process that manages and files your emails systematically. It permanently stores and secures your data without any data loss. Basically, when you archive an email, it disappears from your inbox without being deleted and is stored in the Archive folder. The emails which you do not want to delete because you may need them in the future can be archived. All the emails in the archive folder can be restored if required so that the important content is not lost. Archiving will move emails off of the network mail server to your local computer.

How to archive Emails in Outlook

To open Microsoft Outlook, click on the Start button and scroll down to Outlook to open it.

Go to your Inbox and open the email you wish to archive. Once your mail is open, you will see the Archive option in the menu bar at the top of your mailbox.

Click on Archive and you will notice that your email has disappeared from the inbox. You will find all such emails in the Archive folder that you can see in the left pane. Click on the archive folder to view them.

You can search for a particular mail that you are looking for in the search box above. You can filter the emails and sort them from the newest or oldest on top as per your requirements. You can also arrange the emails according to date, size, subject, importance, categories, and so on.

It is that simple to archive emails in Outlook and hence can be done in an efficient manner.

Bulk archive email in Outlook

To bulk archive email in Outlook, open File > Info > Tools, and select Clean up old items.

Select Archive this folder and all subfolders, and choose the folder you want to archive.

Next, under Archive items older than, enter a date.

Select Include items with Do not AutoArchive to archive checked option.

Click OK and exit.

Read: How to Auto archive your old items in Microsoft Outlook.

How to retrieve archived emails in Outlook

To access your archived emails in Microsoft Outlook:

1. Open Outlook
2. Select the email ID
3. Click on Archive folder
4. You will see all your archived emails here.

I hope you find this post useful.

Related posts

• Outlookista puuttuu sähköpostien runko tai teksti

• Sähköpostiviestejä tai kansioita ei voi poistaa Outlookissa

• Sähköpostien salaaminen Microsoft Outlook -sovelluksessa ja Outlook.comissa

• Kuinka avata MIME-sähköpostit ja liitteet Outlookissa

• Kuinka palauttaa sähköposti Outlookissa? Peruuta sähköpostien lähetys

• Outlook-virheen 0X800408FC korjaaminen Windows 11/10:ssä

• Tumman tilan käyttöönotto OneNotessa tai Outlookissa

• Ei voi liittää tiedostoja sähköpostiin Outlook.comissa tai työpöytäsovelluksessa [Korjattu]

• Siirrä sähköpostit automaattisesti Outlookin kansioihin sääntöjen avulla

• Kuinka luoda ja määrittää mukautettu verkkotunnuksen sähköpostitunnus Outlookissa

• Lähetetään tai vastaanotetaan raportoitu virhe (0x80042109) Outlookissa

• Automaattinen täydennys ei toimi oikein Outlookissa

• Yhteystietoryhmän luominen Outlookissa sähköpostien lähettämistä kerralla

• Sähköpostien vanhenemispäivän ja -ajan asettaminen Outlookissa

• Kuinka saada Outlook lataamaan kaikki sähköpostit palvelimelta

• Lomapäivien luominen ja lisääminen Outlook-kalenteriin

• Sähköpostin välittäminen edelleen tai luvattoman edelleenlähetyksen poistaminen käytöstä Outlook.comissa

• Sähköpostin tallentaminen PDF-muodossa Gmailissa ja Outlookissa

• Kalenterin jakaminen Outlookissa

• Lähetetään tai vastaanotetaan raportoitu virhe 0x800CCC0F Outlookissa