Useat ihmiset voivat lukea ja muokata ryhmäkalenteria, mikä tekee siitä hyvän tavan edistää pienyritysten työtovereiden tai organisaatioryhmän jäsenten tuottavuutta ja yhteistyötä.^{(promote productivity)}

Tässä opetusohjelmassa käsitellään ryhmäkalenterin luomista Microsoft Office 365 -sovelluksissa, mukaan lukien Microsoft Outlook , Outlook Web Access ( OWA ) ja Microsoft Teams . Tarkastelemme kalenterin jakamista, jotta valitsemasi ihmiset voivat tarkastella ja muokata tapahtumia kalenterisovelluksessa. Keskustelemme myös kalenteriryhmien luomisesta.

Yleensä ryhmäkalenterin luomisessa on kaksi päävaihetta:

1. Luo uusi tyhjä kalenteri.
2. Jaa se muiden kanssa, jotta he voivat tarkastella ja muokata kalenteria.

Käymme läpi, kuinka kukin vaihe suoritetaan Outlookin^(Outlook) verkkoversiossa ja Outlookin^(Outlook) työpöytäversiossa .

Huomautus: Microsoft on ilmoittanut parannuksista kalenterin jakamiseen. Microsoft kuitenkin sanoo: "Parannuksia suunnitellaan vain Exchange Onlinea käyttävien ihmisten kesken jaetuille kalentereille." Joissakin tapauksissa tämä tarkoittaa, että resurssipostilaatikkokalenterin tai jaetun postilaatikkokalenterin jakaminen toimii vain, jos vastaanottaja hyväksyy jakamiskutsun Outlookin^(Outlook) verkkoversiolla, Outlook for iOS:llä tai Outlook for Androidilla^(Android) eli ei sisäisesti isännöidyllä Exchange - palvelimella. Microsoft sanoo, että lisää parannuksia on valmisteilla.

Luo^(Create) ja jaa^(Share) uusi tyhjä ^(Web)kalenteri ^{(New Blank Calendar)}Outlookin^(Outlook) Webissä _

Näin voit luoda ja jakaa uuden tyhjän kalenterin Outlookin^(Outlook) verkkoversion avulla.

1. Kirjaudu ^(Log)Outlookiin^(Outlook) verkkoselaimella ja valitse kalenteri .

1. Valitse Lisää kalenteri -linkki.

1. Valitse ponnahdusikkunan vasemmalla puolella olevasta valikosta Luo^(Create) tyhjä kalenteri.

1. Anna kalenterille nimi ja valitse halutessasi kalenterin väri tai charmi.
2. Valitse avattavasta Lisää^(Add) - valikosta, minkä kalenteriryhmän alla uusi kalenteri näkyy.
3. Napsauta Tallenna.
4. Etsi uusi kalenteri kalenteriluettelosta, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella (tai valitse Lisää…-kuvake) ja valitse Jakaminen^(Sharing) ja käyttöoikeudet.

1. Anna^(Enter) sen henkilön sähköpostiosoite tai yhteyshenkilön nimi, jonka kanssa haluat jakaa kalenterin.
2. Valitse^(Select) kalenterin asetukset. Valitse Muokkausoikeustaso, jos haluat, että vastaanottaja voi lisätä, poistaa ja muuttaa tapahtumia kalenteriin .^(Can)

1. Valitse Jaa.
2. Toista vaiheet 7-9 lisätäksesi jäseniä.

Ihmiset, joiden kanssa jaat kalenterin, saavat sähköpostin, jossa heitä kehotetaan hyväksymään Outlook - kalenteri ja katsomaan sitä. Huomaa, että ulkoiset käyttäjät eivät voi muokata kalenteria.

Uuden tyhjän kalenterin^{(New Blank Calendar)} luominen ja jakaminen Outlookin työpöytäsovelluksessa^{(Desktop App)}

Luo ja jaa uusi tyhjä kalenteri noudattamalla näitä ohjeita Outlook -työpöytäsovelluksessa.^(Outlook)

1. Valitse kalenterikuvake Outlookin^(Outlook) vasemmasta alakulmasta .

1. Valitse Kalenterien hallinta^{(Manage Calendars)} -ryhmän Aloitus^(Home) - välilehdellä Avaa^(Open) kalenteri.

1. Valitse Luo uusi tyhjä kalenteri.

1. Anna Luo uusi kansio^{(Create New Folder)} -ponnahdusikkunassa kalenterille nimi ja valitse, mihin kalenteri sijoitetaan (esim. pääkalenterikansion alikansioksi).

1. Seuraavaksi voit jakaa kalenterin napsauttamalla kalenteria kalenteriluettelossa hiiren kakkospainikkeella.

1. Valitse Jaa > Jaa kalenteri.

1. Lisää^(Enter) ihmisiä jakamiskutsuun kirjoittamalla yhteyshenkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, lisää halutessasi viesti ja napsauta Lähetä^(Send) . Vastaanottajat saavat sähköpostin, jossa heitä kutsutaan " Hyväksy^(Accept) ja tarkastele kalenteria".

Jaetun kalenterin^{(Shared Calendar)} lisääminen Microsoft Teamsiin^{(Microsoft Teams)}

Outlook ei ole ainoa paikka, jossa voit luoda jaetun kalenterin. Microsoft Teamsilla^{(Microsoft Teams)} on myös jaettu kalenteritoiminto. Näin lisäät jaetun kalenterin Teamsiin^(Teams) .

1. Valitse kanava Teamsissa.
2. Lisää välilehti valitsemalla kanavan nimen oikealla puolella oleva +-kuvake.

1. Etsi ja valitse Kanavakalenteri^{(Channel Calendar)} .

1. Valitse Lisää.

Kalenteri-välilehti tulee näkyviin Teams^(Teams) - kanavan yläosaan . Kaikki kanavan jäsenet voivat tarkastella tapahtuman tietoja ja lisätä tapahtumia kalenteriin. Tämä on loistava paikka ajoittaa Teams - kokous.

Ryhmäkalenteri vs. kalenteriryhmä

Ryhmäkalentereiden^{(group calendars)} luomisen lisäksi Outlookissa^(Outlook) on useita muita tapoja järjestää kalentereita ja tarkastella useita kalentereita samanaikaisesti. Kalenteriryhmät^(Calendar) ovat tapa nähdä yhdistetyt aikataulut – ei vain ihmisille vaan myös SharePoint - kalentereille, Internet-kalentereille ja resursseille, kuten huonevarauksille.

Kalenteriryhmien^{(Calendar Groups)} luominen Outlookissa^(Outlook) Webissä _ _^(Web)

Riippuen siitä, miten organisaatiosi on määrittänyt asiat, näet oletuskalenteriryhmiä, jotka voivat sisältää:

• Omat kalenterini
• Ihmisten kalenterit
• Muut kalenterit

Jos nämä luokat eivät toimi, voit luoda mukautettuja henkilökohtaisia ​​kalenteriryhmiä Outlookin^(Outlook) verkkoversiossa.

1. Vasemmalla oleva ruutu on kalenteriruutu. Siellä näkyvät kaikki kalenterit, joita voit tarkastella. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Omat kalenterit^{(My Calendars)} tai Muut kalenterit ja valitse Uusi^(New) kalenteriryhmä. Vaihtoehtoisesti valitse Lisää^(More) (kolme pistettä) -kuvake olemassa olevan kalenteriryhmän vierestä ja valitse Uusi^(New) kalenteriryhmä.

1. Anna^(Enter) nimi uudelle kalenteriryhmälle ja paina Enter .
2. Kun lisäät uuden kalenterin valitsemalla kalenteriruudusta Lisää^(Add) kalenteri -linkin, voit valita, mihin kalenteriryhmään uusi kalenteri lisätään.

Voit nimetä kalenteriryhmän uudelleen tai poistaa sen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ryhmän nimeä.

Kalenteriryhmien^{(Calendar Groups)} luominen Outlookin ^(Outlook)työpöytäversioissa^{(Desktop Versions)} _ _

Voit luoda kalenteriryhmiä Outlookin työpöytäversioissa ,^(Outlook) mukaan lukien Outlook for Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 , Outlook 2013 ja Outlook 2010 .

Seuraa näitä ohjeita luodaksesi kalenteriryhmän osoitekirjasta tai yhteystietoluettelosta^(Contact) .

1. Avaa Outlook.
2. Valitse Kalenteri.
3. Valitse Koti-välilehti.
4. Valitse Hallinnoi kalentereita^{(Manage Calendars)} -ryhmässä Calendar Groups > Create New Calendar Group .

1. Anna uudelle kalenteriryhmälle nimi ja napsauta OK.

1. Valitse Osoitekirja^{(Address Book)} -kohdan avattavasta luettelosta yhteystietoluettelo, josta haluat valita kalenteriryhmän jäseniä.
2. Selaa^(Browse) tai etsi nimiä, valitse haluamasi nimi ja valitse Ryhmän^(Group) jäsenet. Toista tämä vaihe, kunnes olet lisännyt kaikki haluamasi.
3. Valitse OK.

Voit luoda kalenteriryhmän parhaillaan katselemiesi kalentereiden perusteella seuraavasti:

1. Valitse Kalenterissa Koti-välilehti.
2. Valitse Hallinnoi kalentereita^{(Manage Calendars)} -ryhmässä Calendar Groups > Save uutena kalenteriryhmänä.

1. Anna kalenteriryhmän nimi ja valitse OK.

Jos haluat lisätä kalentereita olemassa olevaan kalenteriryhmään, toimi seuraavasti:

1. Valitse Kalenterien hallinta^{(Manage Calendars)} -ryhmän Aloitus^(Home) - välilehdellä Avaa^(Open) kalenteri.

1. Valitse kalenterin tyyppi.
2. Selaa^(Browse) nimiä, valitse haluamasi nimi ja valitse Kalenteri^(Calendar) . Toista^(Repeat) , kunnes olet lisännyt kaikki haluamasi nimet.
3. Valitse OK.
4. Valitsemasi kalenterit näkyvät Jaetut kalenterit^{(Shared Calendars)} -ryhmässä. Vedä^(Drag) ja pudota ne valitsemaasi kalenteriryhmään^{(Calendar Group)} .

Huomaat, että luomalla kalenteriryhmiä olet paremmin organisoitu ja löydät etsimäsi kalenterin nopeasti.

How to Create a Group Calendar in Microsoft 365

Multiple people can read and edit a group calendar, making it a good waу to promote productivity and collaboration among small business co-workers or organizational team members.

This tutorial will discuss how to create a group calendar in Microsoft Office 365 apps, including Microsoft Outlook, Outlook web access (OWA), and Microsoft Teams. We’ll review how to share a calendar so the people you choose can view and edit events in the calendar app. We’ll also discuss how to create calendar groups.

In general, there are two main steps to creating a group calendar:

1. Create a new blank calendar.
2. Share it with others so that they can view and edit the calendar.

We’ll go over how to do each step in Outlook on the web and desktop versions of Outlook.

Note: Microsoft has announced improvements in the way calendar sharing works. However, Microsoft says, “The improvements are planned only for calendars shared between people using Exchange Online.” In some cases, that means sharing a resource mailbox calendar or shared mailbox calendar will only work if the recipient accepts the sharing invitation using Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, i.e., not an internally-hosted Exchange server. Microsoft says more improvements are in the pipeline.

Create and Share a New Blank Calendar with Outlook on the Web

Here’s how to create and share a new blank calendar using Outlook on the web.

1. Log into Outlook in a web browser and select the calendar.

1. Select the Add calendar link.

1. In the menu on the left of the popup, select Create blank calendar.

1. Enter a name for the calendar and, if you wish, select a color or charm for the calendar.
2. In the Add to drop-down menu, select under which calendar group the new calendar should appear.
3. Click Save.
4. Locate the new calendar in the calendar list, right-click on it (or select the More … icon) and select Sharing and permissions.

1. Enter the email address or contact name of the person with whom you want to share the calendar.
2. Select calendar options. Choose the Can edit permission level if you want the recipient to be able to add, remove, and change events on the calendar.

1. Select Share.
2. Repeat steps 7-9 to add members.

People with whom you share the calendar will receive an email prompting them to accept and view the Outlook calendar. Note that external users will not be able to edit the calendar.

Creating and Sharing a New Blank Calendar in Outlook’s Desktop App

Follow these steps in the Outlook desktop app to create and share a new blank calendar.

1. Select the calendar icon in the bottom-left corner of Outlook.

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select Create New Blank Calendar.

1. In the Create New Folder popup, give the calendar a name and select where to put the calendar (e.g., as a subfolder of the main calendar folder).

1. Next, to share the calendar, right-click on the calendar in the calendar list.

1. Select Share > Share Calendar.

1. Enter contact names or email addresses to add people to the sharing invitation, add a message if you want, and click Send. Recipients will receive an email inviting them to “Accept and view calendar.”

How to Add a Shared Calendar to Microsoft Teams

Outlook isn’t the only place you can create a shared calendar. Microsoft Teams has shared calendar functionality, too. Here’s how to add a shared calendar in Teams.

1. Select a channel in Teams.
2. Select the + icon to the right of the channel name to add a tab.

1. Search for and select Channel Calendar.

1. Select Add.

A calendar tab will appear at the top of the Teams channel. All channel members can view event details and add events to the calendar. This is a great place to schedule a Teams meeting.

Group Calendar vs. Calendar Group

In addition to creating group calendars, Outlook has several other ways of organizing calendars and viewing multiple calendars simultaneously. Calendar groups are a way to see combined schedules—not only for people but also for SharePoint calendars, internet calendars, and resources like room reservations.

How to Create Calendar Groups in Outlook on the Web

Depending on how your organization has things set up, you’ll see default calendar groups that may include:

• My Calendars
• People’s Calendars
• Other Calendars

If those categories don’t work, you can create customized personal calendar groups in Outlook on the web.

1. The pane on the left is the calendar pane. That’s where all the calendars you can view are listed. Right-click on My Calendars or Other Calendars and select New calendar group. Alternatively, select the More (three dots) icon next to an existing calendar group and choose New calendar group.

1. Enter a name for the new calendar group and press Enter.
2. When you add a new calendar by selecting the Add calendar link in the calendar pane, you can choose to which calendar group the new calendar is added.

To rename or delete a calendar group, right-click on the group name.

How to Create Calendar Groups in Desktop Versions of Outlook

You can create calendar groups in desktop versions of Outlook, including Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, and Outlook 2010.

Follow these steps to create a calendar group from an address book or Contact list.

1. Open Outlook.
2. Select Calendar.
3. Select the Home tab.
4. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Create New Calendar Group.

1. Give the new calendar group a name and click OK.

1. In the drop-down list under Address Book, choose the contact list from which you want to select members of the calendar group.
2. Browse or search for names, select the name you want, and select Group members. Repeat this step until you’ve added everyone you want.
3. Select OK.

To create a calendar group based on the calendars you’re currently viewing, follow these steps:

1. In Calendar, select the Home tab.
2. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Save as new calendar group.

1. Enter a name for the calendar group and select OK.

If you’d like to add calendars to an existing calendar group, follow these steps:

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select the type of calendar.
2. Browse for names, select the name you want, and select Calendar. Repeat until you’ve added all the names you want.
3. Select OK.
4. The calendars you selected will appear in the Shared Calendars group. Drag and drop them to the Calendar Group of your choice.

You’ll find that by creating calendar groups, you’ll be better organized and able to find the calendar you’re looking for quickly.

Related posts

• Kuinka tehdä yksinkertainen kalenteri Microsoft Wordissa

• Kuinka peruuttaa Microsoft 365 -tilauksesi

• Hakupalkin poistaminen Office 365 -otsikkopalkista

• Kuinka palauttaa poistetut sähköpostit Office 365:ssä

• Microsoft Outlook ei avaudu? 10 tapaa korjata

• Google Sheets vs Microsoft Excel – mitkä ovat erot?

• Kuinka luoda PDF-dokumentteja Microsoft Officessa

• Tumman tilan käyttöönotto Microsoft Outlookissa (Windows, Mac ja Mobile)

• Sivun poistaminen Microsoft Wordissa

• Kuinka asentaa Microsoft Office Picture Manager uudelleen

• Kuinka lukita solut Microsoft Excelissä

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 asiaa, jotka sinun on tiedettävä

• Kuinka luoda yhdistäminen Microsoft Wordissa

• Ryhmittele rivit ja sarakkeet Excel-laskentataulukossa

• Kuinka korjata mikä tahansa Microsoft Office -versio

• Erot Microsoft Excel Onlinen ja Excel For Desktopin välillä

• Vaakaviivan lisääminen Microsoft Wordiin

• Tee OpenOffice Writer näyttämään ja toimimaan enemmän kuin Microsoft Word

• Microsoft Office 2019:n parhaat uudet ominaisuudet

• Osakatkon lisääminen Microsoft Wordiin