Jos olet lähdössä lomalle etkä ole käytettävissä vastaamaan sähköposteihisi, on hyvä idea asettaa "poissa toimisto" -vastaus tietokoneesi Outlookissa . ^(Outlook)Näin jokainen, joka lähettää sinulle sähköpostin, saa automaattisen vastauksen poissaolostasi toimistossa.

Outlookin^(Outlook) avulla voit luoda mukautettuja vastauksia, jotka lähetetään automaattisesti kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia. Voit myös määrittää mukautetun päivämääräjakson, jonka aikana sovelluksen tulee käsitellä sähköpostisi puolestasi.

Aseta Out of Office Outlook-vastaukset Exchange-tileille^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Jos olet yritysympäristössä ja yrityksesi tai organisaatiosi käyttää Microsoft Exchangea^{(Microsoft Exchange)} , sinulla on todella helppo tapa määrittää poissaolot sähköpostitilisi Outlookissa .^(Outlook)

• Käynnistä Outlook - sovellus tietokoneellasi.
• Napsauta välilehteä, jossa lukee Tiedosto^(File) yläreunassa, ja näet erilaisia ​​vaihtoehtoja. Napsauta^(Click) vaihtoehtoa, jossa lukee Automaattiset vastaukset (poissa toimistosta)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Jos et näe tätä vaihtoehtoa, siirry seuraavaan osaan saadaksesi lisätietoja tehtävän suorittamisesta.

• Näyttöön tulee laatikko, johon voit syöttää tietoja eri kenttiin. Jos haluat lähettää automaattisia mukautettuja vastauksia, sinun on täytettävä kentät seuraavasti.
  
  Ota käyttöön ruutu, jossa lukee Lähetä automaattiset vastaukset^{(Send automatic replies)} yläreunassa. Valitse Vain lähetä tällä aikavälillä^{(Only send during this time range)}
  
  -ruutu . Valitse sitten alkamis- ja päättymispäivät, jolloin et voi vastata sähköposteihisi. Jos haluat, että vastauksesi lähetetään vain organisaatiosi jäsenille, napsauta Organisaation sisällä^{(Inside My Organization)} -välilehteä. Muussa tapauksessa napsauta toista välilehteä, jossa lukee Organisaationi ulkopuolella^{(Outside My Organization)} .
  
  
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Useimmat tavalliset käyttäjät käyttävät Outlookissaan ^(Outlook)IMAP- tai POP3-tilejä^{(use IMAP or POP3 accounts)} . Tämä sisältää yleensä Hotmail- , Gmail- ja muiden sähköpostitilien käytön Outlook - sovelluksen kanssa. Jos olet yksi näistä käyttäjistä, sinun on luotava sääntö automaattisten vastausten lähettämiseksi, koska yllä oleva menetelmä ei toimi sinulle.

Onneksi mukautetun viestin ja säännön luominen vastausten lähettämisen automatisoimiseksi^{(a rule to automate sending)} ei kuitenkaan ole liian vaikeaa Outlookissa^(Outlook) .

Luo automaattinen vastausmalli^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Avaa Outlook tietokoneellasi ja napsauta yläreunassa olevaa Uusi sähköposti -vaihtoehtoa.^{(New Email)}

• Tavallinen sähköpostin kirjoitusikkuna avautuu. Täällä sinun on kirjoitettava sähköposti, jonka haluat Outlookin lähettävän automaattisesti. Kirjoita vain^(Just) sähköpostin tekstiosa, joka sisältää yleensä mainitsemisen, kuinka kauan et ole tavoitettavissa ja milloin tulet takaisin.

• Napsauta yläreunassa olevaa Tiedosto -välilehteä ja valitse ^(File)Tallenna nimellä^{(Save As)} .

• Anna nimi poissaolo-vastausmallillesi ja valitse Outlook-malli^{(Outlook Template)} avattavasta Tallennustyyppi^{(Save as type)} - valikosta. Napsauta sitten Tallenna^(Save) .

• Sulje sähköpostin kirjoitusikkuna ja valitse Ei^(No) , kun se kysyy, haluatko tallentaa muutokset.

Määritä automaattinen vastaussääntö^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Napsauta Koti^(Home) - välilehteä, valitse Säännöt^(Rules) ja valitse Hallitse sääntöjä ja varoituksia^{(Manage Rules & Alerts)} .

• Napsauta Sähköpostisäännöt^{(Email Rules)} - välilehdessä Uusi sääntö^{(New Rule)} luodaksesi uuden säännön.

• Valitse Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä^{(Apply rule on messages I receive)} ja paina Seuraava^(Next) .

• Valitse vastaanotettu tietyn ajanjakson^{(received in a specific date span)} ehto ja napsauta sen linkkiä suuressa valkoisessa laatikossa. Valitse^(Before)
  
  sekä Jälkeen- että Ennen -^(After) valintaruudut ja määritä ajanjakso, jolloin et voi vastata sähköposteihisi. Paina sitten OK ja sitten Seuraava^(Next) .

• Valitse vastaus tietyn mallin avulla^{(reply using a specific template)} ja napsauta sen linkkiä.

• Valitse aiemmin luomasi sähköpostimalli, napsauta Avaa^(Open) ja napsauta sitten Seuraava^(Next) .

• Voit halutessasi käyttää poikkeuksia ja napsauta Seuraava^(Next) .

• Anna säännölle nimi ja napsauta Valmis^(Finish) .

Poissaolo-vastauksen asettaminen Outlook-verkkoversiossa^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Monet käyttäjät luopuvat työpöytäsovelluksistaan ​​ja korvaavat ne verkkoversioillaan. Jos olet jo tehnyt niin ja käytät Outlookin verkkoversiota^{(use the Outlook web version)} sähköpostiisi, voit määrittää myös Outlook for webissä poissaolovastauksen.

Tämä on helpompi tehdä kuin mikään muu edellä käsitelty menetelmä.

• Siirry Outlook -sivustolle ja kirjaudu sisään tilillesi, jos et vielä ole kirjautunut sisään.
• Kun näet postilaatikkosi, napsauta asetuskuvaketta oikeassa yläkulmassa ja valitse sitten Näytä kaikki Outlook-asetukset^{(View all Outlook settings)} alareunasta. Se avaa asetusvalikon.

• Näet useita asetuksia, jotka voit määrittää Outlook - tilillesi. Haluat löytää vaihtoehdon, jossa lukee Automaattiset vastaukset^{(Automatic replies)} , ja napsauta sitä.

• Useita uusia vaihtoehtoja tulee näkyviin oikeanpuoleiseen ruutuun.
  
  Ota ensin^(First) käyttöön vaihtoehto, jossa lukee Ota automaattiset vastaukset käyttöön^{(Turn on automatic replies)} .
  
  Valitse Lähetä vastaukset vain tietyn ajanjakson aikana^{(Send replies only during a time period)} -ruutu. Määritä ajanjakso sekä Aloitusaika-^{(Start time)} että Päättymisaika^{(End time)} -ruutuihin. Tällöin sovellus lähettää automaattiset vastauksesi.
  
  Voit sitten kirjoittaa mukautetun vastauksen, joka lähetetään automaattisesti sinulle sähköpostia lähettäville henkilöille. Voit vapaasti käyttää käytettävissä olevia muotoiluvaihtoehtoja.
  
  Vaihtoehtoisesti ota käyttöön Lähetä vastaukset vain yhteyshenkilöille,^{(Send replies only to contacts)} jos haluat vain vastata automaattisesti yhteystiedoillesi.
  
  Napsauta lopuksi Tallenna^(Save) alareunassa tallentaaksesi muutokset.

• Jos haluat joskus poistaa automaattiset vastaukset käytöstä, poista valinta Automaattiset vastaukset päällä^{(Automatic replies on )} -vaihtoehdosta.

On todella hienoa, että voit määrittää poissaolovastauksen Outlookissa^(Outlook) . Kerro meille, käytätkö sitä ja miltä automaattinen vastausviestisi näyttää alla olevissa kommenteissa.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off to a vacation and yоu’re not going to be available to reply to your emailѕ, it’s a goоd idea to set an ‘out of offiсe’ reply in Outlook on yоur computеr. This way, anyоne who sends уou an email will receive an automatic response letting them know of your absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

Related posts

• Jakeluluettelon luominen Outlookissa

• Outlook-sähköpostien edelleenlähetys Gmailiin

• Kuinka luoda Microsoft Outlook -pikakuvakkeita sähköpostille ja tehtäville

• Hae Outlook-sähköpostia lähettäjän, päivämäärän, avainsanan, koon ja muiden mukaan

• Siirrä sähköpostit automaattisesti Outlookin kansioihin sääntöjen avulla

• Microsoft Outlook ei vastaa? 8 korjausta kokeiltavaksi

• Wordin muutosten seuraaminen (online, mobiili ja työpöytä)

• Kuinka luoda onnittelukortti MS Wordilla

• Kuinka korjata Outlookin hidas latausongelma

• Lopullinen opas vaurioituneen tai korruptoituneen Word-tiedoston korjaamiseen

• Kuinka luoda Breakout-huoneita Microsoft Teamsissa

• OneDrive kouluun tai töihin: 8 vinkkiä aloittelijoille

• Word-asiakirjan automaattinen varmuuskopiointi OneDriveen

• Linkitä solut taulukoiden ja työkirjojen välillä Excelissä

• Outlook-yhteystietojen synkronoiminen Androidin, iPhonen, Gmailin ja muiden kanssa

• Kuinka tehdä histogrammi Excelissä

• Korjaa Microsoft Outlook on havainnut ongelmavirheen

• Audioselostuksen lisääminen Powerpoint-esitykseen

• Mikä on Microsoft MyAnalytics ja kuinka sitä käytetään?

• Vuokaavion luominen Wordissa ja Excelissä