Sähköpostiosoitteen omistaminen on kuin puhelinnumeroa: kun se on julkaistu, et halua muuttaa sitä.

Lukuun ottamatta arviolta 30 % vuosittain vaihtuvista sähköpostiosoitteista – joista suurin osa on yrityssähköposteja – useimmat ihmiset eivät luultavasti halua käsitellä vaivaa, joka liittyy yhteystietojen siirtämiseen, ihmisten uudelleenohjaamiseen uuteen sähköpostiosoitteeseen tai jokaisen sivuston etsimiseen. , tilauksen ja laskun saajan päivittääkseen tiedoissa olevan sähköpostiosoitteensa.

Joskus ihmisillä on kuitenkin hyvä syy siirtyä massiivisesti digitaalisesta alueesta toiseen. Voi olla, että sähköpostipalveluntarjoajasi on vanhentunut eikä pysty pysymään nykyaikaisten esikuvien tahdissa. tai ehkä palveluntarjoajasi sulkeutuu ja sinun on löydettävä uusi koti.

Useimmilla ihmisillä ei todellakaan ole hyvää käsitystä siitä, mitä siellä on ja mikä erottaa yhden sähköpostipalvelun toisesta. Mutta tosiasia on, että Microsoft Outlookista^{(Microsoft Outlook)} ja Google Gmailista^{(Google Gmail)} on tullut kaksi esimerkillisintä alustaa sellaisten asioiden hallintaan, joista on melkein tullut olennainen elämän osa.

Mikä tekee näistä kahdesta sähköpostipalveluntarjoajasta parempia, huonompia, erilaisia ​​tai samanlaisia ​​toisiinsa verrattuna? Mitä tulee ilmaisiin henkilökohtaisiin suunnitelmiin, Outlookin^(Outlook) ja Gmailin^(Gmail) väliset vivahteet ovat todennäköisesti merkityksettömiä useimmille käyttäjille. Siksi keskitymme tässä vertailemaan kunkin palvelun tilauspohjaista liiketoimintasuunnitelmaa, jotta voit päättää, kumpi on järkevämpi sinulle tai yrityksellesi ja työntekijöille.

Katso, tunne ja hinta

Otetaan tämä pois tieltä. Outlook ja Gmail tarjoavat hyvin erilaisia ​​käyttöliittymiä. Yksinkertaisesti sanottuna Outlook säilyttää yritystunnelman, kun taas Gmail tarjoaa jotain hieman luovampaa ja käynnistysmaista. Jos Outlook on yritysviestinnän nykyaikainen tapa, Gmail on postmoderni.

Outlookin käyttöliittymä on täynnä vaihtoehtoja ja muokattavia ominaisuuksia, joista monet sinä tai työntekijäsi eivät tule koskaan käyttämään. Vaikka Gmail tarjoaa omat toiminnallisuutensa, se on kaiken kaikkiaan paljon yksinkertaisempi käyttökokemus, joka keskittyy tarjoamaan olennaiset ominaisuudet, joita tarvitset tehokkaaseen toimintaan.

Kun kyse on näiden sähköpostipalvelujen ostamisesta, ostat itse asiassa niiden mukana tulevat ohjelmistopaketit, Microsoft Office 365 ja Google G Suite . Yksi asia, joka on pidettävä mielessä, on se, että Office 365 vaatii vuosittaisen sitoumuksen, vaikka sinua veloitetaan kuukausittain. G Suite on puhtaasti henkilömäärään perustuva kuukausittainen tilaus. Näin nämä hinnat muodostuvat käyttäjää kohti kuukaudessa.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Jälleen kerran, kun ostat Outlookin^(Outlook) tai Gmailin^(Gmail) yrityksille, ostat todella enemmän kuin vain sähköpostipalvelun. Olet ostamassa joukon työkaluja, joista sähköposti on vain yksi.

Mitä tulee siihen, mikä tekee Office 365 :stä ja G Suitesta^{(G Suite)} erilaisen, se on todella vertailu vakiintuneen operaattorin ja sen häiritsevän tekijän välillä. Kerromme lisää siitä, mikä tekee näistä kahdesta sviitistä samanlaisia ​​ja erilaisia ​​tulevassa artikkelissa, mutta tässä on joitain vastakkaisia ​​​​näkökohtia, jotka erottuvat.

Microsoft Office 365

Olemme kaikki käyttäneet Microsoft Wordia^{(Microsoft Word)} , Exceliä^(Excel) ja PowerPointia^(PowerPoint) . Nämä ovat Officen^(Office) perusperiaatteet , mutta Office 365 tarjoaa vielä enemmän. Nykyään nämä kolme ohjelmaa ovat saatavilla verkossa, ei vain työpöytäohjelmina, joten niissä tekemäsi työ on helpompi tallentaa ja jakaa. Lisäksi 365 tarjoaa sinulle:

• Outlook sähköpostille
• OneDrive pilvitallennusta varten
• OneNote , digitaalinen muistikirja
• SharePoint , yrityksen intranet
• Microsoft Teams pikaviestintään ja videoneuvotteluihin

Nämä muutamat sovellukset tarjoavat laajoja ominaisuuksia, jotka ovat tulleet määrittelemään yritysten sisäistä toimintaa digitaalisessa mittakaavassa. On valtava veto, että Microsoft on onnistuneesti yhdistänyt niin paljon näihin työkaluihin yksinkertaistaakseen tarjoamaansa kokemusta yrityksille.

Google G Suite

G Suite^{(G Suite)} tarjoaa oman valikoimansa sovelluksia, jotka vastaavat Microsoftin perustuotteita – ja enemmän. G Suiten vaihtoehtoja Wordille^(Word) , Excelille^(Excel) ja PowerPointille^(PowerPoint) ovat Docs , Sheets ja Slides . Mutta G Suite tarjoaa vielä enemmän, mikä olisi hyödyllistä mille tahansa yritykselle:

• Kalenteri^(Calendar) helpottaa joukkueen aikataulutusta
• Virtauksia^(Currents) yrityksen laajuisiin keskusteluihin
• Hangouts Chat pikaviestintää varten
• Hangouts Meet videoneuvotteluja varten
• Lomakkeet^{(Forms )} kyselyjen ja lomakkeiden luomiseen
• Sivustot^{(Sites )} verkkosivustojen luomiseen
• App Builder yrityssovellusten luomiseen
• Jatka^{(Keep )} ideoiden järjestämistä varten
• Jamboard , digitaalinen taulu
• Drive tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen
• Google Cloud Search tehdä hakuja G Suitessa
• Admin, Holvi ja Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} käyttäjien, laitteiden ja tietojen turvalliseen hallintaan

On selvää, että tässä on paljon mietittävää. Outlook yhdistää paljon tarjoamiinsa muutamiin mutta tehokkaisiin sovelluksiin. Google tarjoaa näennäisesti paljon laajemman valikoiman ominaisuuksia useisiin sovelluksiin, joista osa Office 365 ei tarjoa ollenkaan.

Organisaatio

Kun olet liiketoiminnassa, sähköpostit ovat jatkuvaa; ja ne ovat enemmän kuin pelkkä keskusteluväline. Sähköpostit ovat tietoastioita, joita ammattilaiset käyttävät tehdäkseen liiketoimintapäätöksiä, joista osa on kriittisiä. Jos et pysty pitämään keskusteluja ja tietoja priorisoituna ja järjestyksessä, on vaikeaa työskennellä tehokkaasti ja tehokkaasti liiketoiminnan nopeudella ja välttää tinkimättä laadukkaista tuloksista.

Näkymät

Jos ajattelet perinteisiä, esidigitaalisia organisointimenetelmiä, kansiot ja tiedostot tulevat luultavasti mieleen. Koska digitalisaatio on pohjimmiltaan konkreettisten toimintojen ottamista ja abstraktiota digitaalisiksi prosesseiksi, voisi luonnollisesti olettaa, että sähköpostikansioiden ja tiedostojen luominen on luonnollinen toimintatapa.

Näin Outlook toimii. Se käyttää perinteistä kansiojärjestelmää ja antaa sinun luokitella sähköpostit näissä kansioissa värillisten välilehtien avulla, aivan kuten laajennettavissa tiedostoissa. Voit luoda niin monta kansiota ja alikansiota kuin haluat. Outlook tekee myös parhaansa priorisoidakseen sähköpostit suodattamalla pois ne, joita pidät sotkuisena. Nämä menevät Clutter - kansioon pysyäksesi poissa tieltäsi, kunnes olet valmis katsomaan niitä.

Gmail

Kuvauksessa se voi ilmetä, koska Gmailin^(Gmail) ja Outlookin^(Outlook) sähköpostin järjestämisen välillä on vain pieni vivahde . Gmailin^(Gmail) järjestelmää aktiivisesti käytettäessä organisaatio ja priorisointitapa eroavat kuitenkin huomattavasti.

Perinteisen "kansio, tiedosto" -menetelmän abstraktioinnin sijaan Gmail käyttää tunnisteita. Voit merkitä viestit useilla tunnisteilla sen sijaan, että laittaisit ne kansioon.

Voit muokata Gmailia^(Gmail) näyttämään ensin tärkeät^(Important) , lukemattomat^(Unread) ja tähdellä merkityt^(Starred) sähköpostit. Se voi myös suodattaa sähköpostit automaattisesti ensisijaisen^(Primary) , sosiaalisen^(Social) , tarjousten^(Promotions) , päivitysten^(Updates) ja keskustelupalstojen^(Forums) mukaan . Tämän priorisointi- ja organisointijärjestelmän avulla on todella helppoa tunnistaa sinulle tärkeimmät sähköpostit ja saada ne nopeasti.

Näistä Gmailin^(Gmail) eroista huolimatta mielenkiintoista on, että jos käytät Gmailia^(Gmail) toisen sähköpostiohjelman (kuten Outlookin^(Outlook) ) kautta, sen tunnisteet näkyvät kansioissa. Eräässä mielessä tämä tekee Gmailista^(Gmail) monipuolisemman ja pystyy tarjoamaan joustavamman käyttökokemuksen.

Hae

Haku kulkee käsi kädessä organisaation kanssa sähköpostin suhteen. Jos et löydä nopeasti ja tehokkaasti tarvitsemaasi tietoa, joka on mahdollisesti haudattu kuukausien takaiseen sähköpostiin, päädyt tuhlaamaan arvokasta aikaa asioiden etsimiseen sen sijaan, että ryhtyisit toimiin.

Näkymät

Outlookin hakutoiminto on riittävän hyvä siinä mielessä, että voit etsiä sähköposteja kaikista kansioistasi, mukaan lukien tuhansia sähköposteja Poistetut^(Deleted) - kansiossasi avainsanan ja sähköpostiosoitteen perusteella. Tilanne, jossa Outlook voi joskus epäonnistua, on tarkkuus.

Haku avainsanalla ei aina löydä oikeaa sähköpostia tai sähköposteja, ja on aina mahdollista, että Outlook hakee vain muutaman valitun sähköpostin ketjusta, mutta jättää pois tarvitsemasi sähköpostin. Vaikka se toimii hyvin suurimman osan ajasta, se ei todellakaan käytä samaa hakutoimintojen tasoa kuin Googlen^(Google) sähköpostipalvelu .

Gmail

Gmailin^(Gmail) hakutoiminto on täynnä Googlen hakutehoa, minkä vuoksi Gmail luotiinkin^(Gmail) alun perin: tarjoamaan sähköpostipalvelua, joka toimii kuten Googlen hakukone. Sen lisäksi, että voit etsiä yksinkertaisilla termeillä ja luottaa siihen, että Gmail näyttää oikeat tulokset, voit myös käyttää tarkennettuja hakuoperaattoreita, kuten "from:", "to:", "pikakuvake:" ja monia muita, jotka voivat auttaa sinua löytämään nimenomaan mitä tarvitset.

Sähköpostin palautus

Vaikka Gmailissa^(Gmail) ja Outlookissa^(Outlook) on useita avainominaisuuksia, jotka tarjoavat vaihtelevassa määrin yksityiskohtaisia ​​toimintoja, yksi tärkeimmistä toiminnoista, joista kumpikin toimii aivan eri tavalla, on sähköpostin palauttaminen. Toiminnan eroa kannattaa korostaa, koska useimmat ihmiset kokevat jossain vaiheessa hermoja raastavan tilanteen, jossa lähetetään väärä sähköposti väärälle henkilölle tai lähetetään jotain, mitä heidän ei pitäisi olla ollenkaan.

Näkymät

Outlook on erinomainen sähköpostin palauttamiseen ja^{(and )} korvaamiseen. Niin kauan kuin sähköpostiosoitetta, johon lähetit sähköpostin, isännöi Microsoft Exchange –^{(Microsoft Exchange–the)} todellinen sähköpostipalvelu Outlook toimii – sinulla on mahdollisuus poistaa ja korvata kaikki lukemattomat viestit.

Tietenkin, jos sähköposti on jo avattu, et voi muistaa tai korvata sitä, mutta tämän ominaisuuden käyttäminen lukemattomien viestien kanssa voi säästää sinut hämmentyneeltä, jos lähetät jotain, jota sinun ei olisi pitänyt lähettää, tai auttaa sinua lähettämään paremman viestin uudelleen. sähköpostilla enemmän selvennyksiä sen sijaan, että lähettäisit seurantasähköpostit, joissa käsitellään edellistä lähetystä.

Gmail

Gmail jää hieman alle verrattuna Outlookiin^(Outlook) . Itse asiassa Gmail ei edes tarjoa laillista sähköpostin palauttamista. Sen sijaan sinulla on muutama sekunti aikaa sähköpostin lähettämisen jälkeen peruuttaa lähetys. Voit kytkeä sen päälle tai pois päältä ja säätää peruutusajan kestämään jopa 30 sekuntia. Jos et ole tarpeeksi nopea, vauva on poissa lopullisesti.

Kuka on sähköpostin kuningas?

Kun on valittava yrityksellesi paras sähköpostipalvelu, Outlook ja Gmail tarjoavat molemmat tarvitsemasi, toisinaan paremmin kuin toiset. Sähköposti^(Email) on vasta alkua.

Suuremmat järjestelmät, joihin kukin kuuluu – Office 365 ja G Suite –^{(G Suite–that)} vaikuttavat todella yrityksesi toimintaan. Käsittelemme näiden kahden työkalupakin välisiä eroja tulevassa artikkelissa, jotta voit todella päättää, mikä on parasta yrityksellesi.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having an email address is like having a рhone number: Once it’s out in the world, you dоn’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

Related posts

• 4 parasta kevyttä selainta Windowsille ja Macille

• Mikä on Discord Nitro ja onko se sen arvoista?

• 6 parasta Reddit-vaihtoehtoa, joita voit käyttää ilmaiseksi

• 6 parasta online-parafrasointityökalua tekstin kirjoittamiseen

• 21 parasta ajanhallintatyökalua ja sovellusta, joita sinun tulee kokeilla

• Mikä on Twitch Turbo ja onko se sen arvoista?

• Google Tasks vs. Google Keep: kumpi on parempi?

• Google Meet vs Zoom: kumpi on parempi sinulle?

• Autohotkey-opetusohjelma Windows-tehtävien automatisoimiseksi

• 11 parasta IRC-asiakasta Windowsille, Macille ja Linuxille vuonna 2022

• Intego Antivirus Review: Tehokas, mutta ominaisuuksiltaan rajoitettu

• 10 parasta sovellusta tuottavuuden mittaamiseen

• 12 parasta ilmaista Android-laskinsovellusta ja -widgetiä

• IFTTT-hinnoittelu: Onko Pro hintansa arvoinen?

• 6 tapaa animoida still-kuvia verkossa tai sovelluksilla

• 3 parasta vaellussovellusta polkujen löytämiseen, vaellusten kirjaamiseen ja eksyksiin

• Kuinka käyttää MyFitnessPalia painonpudotukseen

• 6 parasta PDF-editoria Windows 10:lle vuonna 2021

• Emby vs Plex: kumpi on parempi mediapalvelin sinulle?

• Zapier vs IFTTT: Kumpi on parempi pilviautomaatiolle?