Kaaviot^(Graphs) ja kaaviot ovat upeita visuaaleja, joiden avulla näet tiedot selkeästi. Jos haluat näyttää yrityksesi, tiimisi tai yrityksesi raportointirakenteen, voit luoda organisaatio- tai organisaatiokaavion Microsoft Wordissa, Excelissä^{(chart in Microsoft Word, Excel)} tai PowerPointissa.

Jokaisen sovelluksen mallien lisäksi näytämme sinulle, kuinka voit luoda organisaatiokaavion tyhjästä, jotta voit muokata sitä mieleiseksesi.

Käytä^(Use) Wordille organisaatiokaaviomallia _ ^{(Organizational Chart Template)}_^(Word)

Tämä ensimmäinen Wordin^(Word) organisaatiokaaviomalli tarjoaa värikkäitä tekstilaatikoita houkuttelevalla taustalla. TemplateLabista voit ladata kaavion ilmaiseksi ja korvata näytenimet ja otsikot^{(TemplateLab)} omillasi.

Vaikka tämän seuraavan Word- mallin asettelu on samanlainen, se tarjoaa hieman ylimääräistä. Tämä Template.net^{(Template.net)} -sivuston ilmainen organisaatiokaaviomalli on suunniteltu rakenteen suunnitteluun, jossa jokaisen nimen vieressä on valmiuspisteet^(Readiness) .

Tässä on se etu, että voit käyttää saraketta kaikkeen mitä tarvitset, kuten palveluvuosia, testituloksia tai maksuja. Tämä tekee siitä hyvän vaihtoehdon eri toimialoille ja tilanteisiin.

Käytä^(Use) Excelin organisaatiokaaviomallia _ ^{(Organizational Chart Template)}_^(Excel)

Jos haluat käyttää kaaviossasi mieluummin Exceliä , tämä ilmainen ^{(use Excel for your chart)}Smartsheet- malli on ihanteellinen. Voit kirjoittaa yläreunaan yrityksen nimen sekä nimesi ja päivämäärän. Valitse sitten nimi ja otsikko^(Title) kussakin ruudussa korvataksesi ne omilla tiedoillasi.

Jos haluat lisätä lisää laatikoita ja liittimiä, kopioi yksi oikealta puolelta ja liitä se sitten haluamaasi kohtaan.

Jos haluat nähdä toisen Excel- vaihtoehdon, katso tämä toinen malli Smartsheetistä^(Smartsheet) . Se toimii ja näyttää aivan samalta kuin ensimmäinen, mutta tarjoaa paikkoja headshotsille. Näin voit lisätä valokuvan jokaisesta henkilöstä hänen nimensä ja tittelinsä viereen.

Lisää valokuva napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella yhtä kuvakuvaketta, siirtymällä kohtaan Vaihda kuva^{(Change Picture)} ja valitsemalla sisällytettävän valokuvan sijainti.

Käytä^(Use) PowerPointin organisaatiokaaviomallia _ ^{(Organizational Chart Template)}_^(PowerPoint)

Ehkä aiot sisällyttää organisaatiokaaviosi diaesitykseen. Voit valita Slidesgon 30 ilmaisesta, värikkäästä PowerPoint - ^(Slidesgo)mallista^{(PowerPoint templates)} . Kun valitset Lataa^(Download) tämä malli ja valitset PowerPoint , saat kaikki mallit yhdessä esityksessä, jotta voit valita haluamasi.

Tämä ensimmäinen malli antaa sinulle hieman erilaisen asettelun, jossa päähenkilö on ylhäällä keskellä, jota seuraa seuraava taso alapuolella ja heidän suorat raportit molemmille puolille. Valitse vain^(Just) teksti kunkin laatikon sisällä korvataksesi sen omallasi.

Haluatko horisontaalisen organisaatiokaavion? Jos näin on, tämä seuraava malli on täydellinen. Aloita päähenkilöstä vasemmalla ja raportointisuhteiden leviämisestä oikealle.

Muista tarkastella jokaista tämän mallipaketin vaihtoehtoa löytääksesi yrityksellesi parhaiten sopivan vaihtoehdon.

Tee^(Make) organisaatiokaavio tyhjästä^{(Organizational Chart From Scratch)}

Ehkä sinulla on ainutlaatuinen komentoketju tai organisaatiorakenne eri osastoja varten. Voit luoda organisaatiokaavion alusta alkaen Wordin^(Word) , Excelin^(Excel) ja PowerPointin ^(PowerPoint)SmartArt- ominaisuuden avulla .

Hienoa SmartArtissa on , että monet mukautukset voidaan tehdä käyttämällä yksinkertaista painiketta tai valikkoa käsin. Tämä voi säästää paljon aikaa ja auttaa sinua luomaan ammattimaisen näköisen kaavion.

Esimerkissämme käytämme Microsoft PowerPointia^{(Microsoft PowerPoint)} kaavion luomiseen, mutta prosessi on sama kaikissa kolmessa sovelluksessa.

Lisää organisaatiokaavio

Voit valita perusorganisaatiokaaviosta, otsikoita tai kuvia sisältävästä tai vaakakaaviosta SmartArt- sovelluksella .

Siirry Lisää- välilehteen^(Insert) ja valitse SmartArt nauhan Kuvat^{(Illustrations)} -osiossa.

Kun Valitse ^(Choose)SmartArt-grafiikka^{(SmartArt Graphic)} -ruutu avautuu, valitse vasemmalta Hierarkia . ^(Hierarchy)Voit sitten valita kunkin organisaatiokaaviovaihtoehdon nähdäksesi esikatselun ja lyhyen kuvauksen oikealla.

Valitse haluamasi ja lisää se asiakirjaan valitsemalla OK.

Jos käytät Macia^(Mac) , voit käyttää avattavaa SmartArt- valikkoa ja siirtyä kohtaan ^(SmartArt)Hierarkia^(Hierarchy) valitaksesi haluamasi asettelun ponnahdusvalikosta.

Lisää teksti

Lisää seuraavaksi kunkin organisaation henkilön tiedot. Valitsemasi hierarkiakaavion tyypistä riippuen voit sisällyttää vain nimiä tai nimiä työnimikkeineen.

Valitse muoto (tekstilaatikko) ja kirjoita vain oma tekstisi. Jokaisen muodon kokoa tulee muuttaa automaattisesti sisällä olevan tekstin pituuden mukaan.

Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa tiedot tekstiruutuun^{(Text Pane)} . Avaa paneeli valitsemalla kaavion vasemmalla puolella oleva nuoli. Valitse sitten taso ja kirjoita teksti.

Jos haluat käyttää toista kirjasintyyliä tai -väriä, valitse teksti muodossa ja käytä kelluvaa työkalupalkkia tai vaihtoehtoja Aloitus -välilehden ^(Home)Fontti^(Font) -ryhmässä .

Käytä lisämuotoja

Jos haluat lisätä muotoja useammalle tiimin jäsenelle, voit tehdä sen helposti. Koska SmartArt hoitaa osan työstä puolestasi, sinun ei tarvitse huolehtia liittimien manuaalisesta lisäämisestä tai oikeista muototyypeistä.

Valitse kaavio ja siirry näkyviin tulevalle SmartArt Design -välilehdelle. Valitse kaaviosta muoto, joka liittyy siihen, jonka haluat lisätä.

Käytä nauhan vasemmalla puolella olevaa avattavaa Lisää muoto^{(Add Shape)} -valikkoa lisätäksesi toisen. Voit lisätä sen jälkeen, ennen, yläpuolelle, alle tai avustajaksi henkilön tasosta riippuen.

Täällä lisäsimme muodon oikeassa alakulmassa olevan muodon alle.

Jos lisäät muodon paikkaan, jota sinun on siirrettävä, sinun ei myöskään tarvitse tehdä sitä manuaalisesti. Valitse muoto, avaa SmartArt Design -välilehti ja käytä ylennystä^(Promote) tai alennusta^(Demote) -painiketta.

Näet sitten äskettäin lisätyn muodon siirrettynä haluamaasi paikkaan organisaatiossa.

Jatka tätä prosessia lisätäksesi muotoja kaikille ja lisää sitten teksti kullekin yllä kuvatulla tavalla.

Tyyli kaavio

Kun olet määrittänyt kaavion, lisännyt tekstin ja lisännyt tarvitsemasi määrän muotoja, voit viimeistellä organisaatiokaaviosi.

Valitse kaavio ja siirry SmartArt Design -välilehteen. Käytä Muuta ^(Change) värejä^(Colors) ja tyylejä^(Styles) -toimintoja nauhan SmartArt-tyylit^{(SmartArt Styles)} -osassa.

Voit valita toisen väriteeman^{(Change Colors)} avattavasta Muuta värejä -valikosta.

Käytä sitten Tyylit^(Styles) -ruutua lisätäksesi pizzeria, kuten 3D-ulkonäköä, joka on kiillotettu tai jossa on eri kuvakulma.

Jos haluat muuttaa tietyn muodon väriä väriteeman pitämisen sijaan, voit myös tehdä tämän. Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella ja käytä kelluvan työkalupalkin Täyttö^(Fill) -pudotusvalikkoa tai valitse muoto ja käytä Muoto-välilehden Muodon ^(Format)täyttö^{(Shape Fill)} -vaihtoehtoa .

Lisää vaihtoehtoja

Sinulla on muutamia lisävaihtoehtoja, joita voit käyttää organisaatiokaaviossasi SmartArt- ominaisuuden avulla.

SmartArt Design -välilehdellä näet toimintoja, joilla voit vaihtaa vasemmalta oikealle oikealle vasemmalle, muuttaa kaavion asettelua, palauttaa sen oletusgrafiikaksi tai muuntaa kaavion tekstiksi tai yksinkertaisiksi muodoiksi.

Organisaatiokaavion luomisen ei tarvitse viedä paljon työtä tai paljon aikaa. Joko mallin tai SmartArt- työkalujen avulla voit dokumentoida ryhmäsi rakenteen tekemällä organisaatiokaavion Wordissa ,^(Word) Excelissä tai^(Excel) PowerPointissa muutamassa^(PowerPoint) minuutissa.

Katso lisätietoja näistä Excelin projektinhallintamalleista .

How to Make an Organizational Chart in Word, Excel, and PowerPoint

Graphs and сharts are wonderful visuals that let you see information clearly. If yоu need to show the reporting structure of your company, team, or corporatіon, you can create аn organizationаl or org chart in Microsoft Word, Excel, or PowerPoint.

Along with templates for each application, we’ll show you how to make an organizational chart from scratch so you can customize it to your liking.

Use an Organizational Chart Template for Word

This first organizational chart template for Word gives you colorful text boxes on an attractive background. From TemplateLab, you can download the chart for free and just replace the sample names and titles with your own.

While this next Word template’s layout is similar, it offers a bit extra. From Template.net, this free organizational chart template is for planning a structure where next to each name is a Readiness score.

The benefit here is that you can use that column for anything you need such as years of service, test scores, or contributions. This makes it a good option for various industries and situations.

Use an Organizational Chart Template for Excel

If you prefer to use Excel for your chart, this free template from Smartsheet is ideal. You can enter the company name at the top along with your name and the date. Then, select the Name and Title text in each box to replace them with your own details.

To add more boxes and connectors, copy one from the right side and then paste it in the spot you need.

For another Excel option, look at this other template from Smartsheet. It works and looks just like the first one but offers spots for headshots. This lets you include a photo of each person next to their name and title.

To add a photo, right-click one of the image icons, move to Change Picture, and choose the location for the photo you want to include.

Use an Organizational Chart Template for PowerPoint

Maybe you plan to include your organizational chart in a slideshow. You can choose from 30 free, colorful PowerPoint templates from Slidesgo. When you select Download this template and pick PowerPoint, you’ll receive all templates in one presentation so you can pick the one that you like.

This first template gives you a slightly different layout with the main person in the top center, followed by the next level beneath and their direct reports out to each side. Just select the text inside each box to replace it with your own.

Do you want a horizontal organizational chart? If so, this next template is perfect. Start with the main person on the left and the reporting relationships spreading to the right.

Be sure to look at each of the options in this template pack for the one that fits your company best.

Make an Organizational Chart From Scratch

Perhaps you have a unique chain of command or organizational structure for different departments. You can create an org chart from scratch using the SmartArt feature in Word, Excel, and PowerPoint.

The nice thing about SmartArt is that you’ll find many customizations can be done using a simple button or menu rather than by hand. This can save you a ton of time and help you produce a professional-looking chart.

For our example, we’ll use Microsoft PowerPoint to create the chart, but the process is the same in all three applications.

Insert the Organizational Chart

You can pick from a basic organizational chart, one that includes titles or pictures, or a horizontal chart using SmartArt.

Head to the Insert tab and select SmartArt in the Illustrations section of the ribbon.

When the Choose a SmartArt Graphic box opens, choose Hierarchy on the left. You can then select each organizational chart option to see a preview and brief description on the right.

Pick the one you want and select OK to place it in your document.

If you’re using a Mac, you can use the SmartArt drop-down menu and move to Hierarchy to pick the layout you want in the pop-out menu.

Add the Text

Next, add the details for each person in the organization. Depending on the type of hierarchy chart you pick, you might include just names or names with job titles.

Select a shape (text box) and simply type your own text. Each shape should automatically resize to accommodate the length of the text inside.

Alternatively, you can enter the details into the Text Pane. Select the arrow on the left side of the chart to open the panel. Then, choose a level and enter your text.

If you prefer to use a different font style or color, select the text in a shape and use the floating toolbar or options in the Font group on the Home tab.

Use Additional Shapes

If you need to add shapes for more team members, you can do so easily. Because SmartArt takes care of some of the work for you, you don’t have to worry about manually inserting connectors or the correct shape types.

Select the chart and go to the SmartArt Design tab that appears. Choose a shape within the chart that relates to the one you want to add.

On the left side of the ribbon, use the Add Shape drop-down box to insert another. You can add it after, before, above, below, or as an assistant depending on the person’s level.

Here, we added a shape below the one on the bottom right.

If you add a shape in a spot that you need to move, you don’t have to do this manually either. Select the shape, open the SmartArt Design tab and use the Promote or Demote button.

You’ll then see your newly added shape moved where you need it in the organization.

Continue this process to add shapes for everyone and then insert the text for each as described above.

Style the Chart

After you set up the chart, insert the text, and add the number of shapes you need, you can spruce up your organizational chart.

Select the chart and head to the SmartArt Design tab. Use the Change Colors and Styles features in the SmartArt Styles section of the ribbon.

You can use the Change Colors drop-down menu to pick a different color scheme.

Then, use the Styles box to add some pizzazz such as a 3D appearance that’s polished or uses a different angle.

If you want to change a particular shape’s color rather than stick with a color scheme, you can do this as well. Either right-click the shape and use the Fill drop-down box in the floating toolbar or select the shape and use the Shape Fill option on the Format tab.

More Options

You have a few additional options you can use for your organizational chart with the SmartArt feature.

On the SmartArt Design tab, you’ll see actions to switch from left to right to right to left, change the chart layout, reset it to the default graphic, or convert the chart to text or simple shapes.

Creating an organizational chart doesn’t have to take a lot of work or a ton of time. With either a template or the SmartArt tools, you can document your team structure by making an org chart in Word, Excel, or PowerPoint in minutes.

For more, look at these project management templates for Excel.

Related posts

• Macrium Reflect Free Review: Paras levykuvausohjelmisto PC:lle

• Paras ilmainen kuvantamis-, palautus- ja varmuuskopiointiohjelmisto Windows 11/10:lle

• Clonezilla Live on ilmainen kuvantamisohjelmisto Windowsille levyjen kloonaamiseen

• Toista ilmainen varmuuskopiointi- ja palautusohjelmisto Windows PC:lle

• CD- tai DVD-levyn polttaminen, kopioiminen ja varmuuskopiointi

• ShadowExplorerin käyttäminen varjokopioiden käyttämiseen ja palauttamiseen

• Renee Becca Data Backup Software Windows PC:lle

• EaseUS Partition Master Free Review: Partition Manager Windows PC:lle

• Game Backup Monitorin avulla voit varmuuskopioida pelejä automaattisesti

• Paras ilmainen tilastoanalyysiohjelmisto Windows 11/10:lle

• Wireshark Network Analyzer: arvostelu, opetusohjelma, ilmainen lataus

• Paras ilmainen varmuuskopiointiohjelmisto Windows 11:lle

• GIMP Review: Ilmainen, avoimen lähdekoodin tehokas kuvankäsittelyohjelmisto

• Paras ilmainen kiintolevyn kloonausohjelmisto Windows 10:lle

• Ero: Freeware, Free Software, Open Source, Shareware, Trialware jne

• Paras ilmainen näytönkaappausohjelmisto Windows 11/10:lle

• Paras ilmainen Team Chat -ohjelmisto Windows 10:lle

• WinPatrolin käyttö: Tarkista ja ilmainen lataus

• Paras ilmainen PCB-suunnitteluohjelmisto Windows 10:lle

• Split & Join Files Split Byte, ilmainen File Splitter & Joiner -ohjelmisto