Mitä mobiilimpi olet, sitä tärkeämpää on päästä käsiksi tiedostoihisi riippumatta siitä, missä olet tai mitä laitetta käytät. Ennen^(Back) vanhaan kaikki sähköiset tiedostosi asuivat tietokoneellasi, joten jos et ollut lähellä tietokonettasi, et voinut käyttää tiedostojasi. Kaikki muuttui Dropboxin^(Dropbox) , Amazonin^(Amazon) ja Googlen^(Google) kaltaisten yritysten tarjoamien nopeiden Internet- ja pilvitallennuspalvelujen^(cloud) myötä . 

Ironista kyllä, viime vuoden kotona oleskelutilaukset ja etätyöskentelyyn siirtyminen ovat myös lisänneet pilvitallennustarvetta ja -halua. Monet koulut ja työnantajat ovat kääntyneet Microsoft 365 :n puoleen pitääkseen opiskelijat ja työntekijät yhteydessä. Tiedostojen tallennuksen osalta tämä on merkinnyt OneDriven^(OneDrive) käyttöönottoa kouluun tai töihin. 

Jos olet uusi OneDrive -käyttäjä joko koulussa tai töissä, jatka lukemista saadaksesi muutamia vinkkejä Microsoftin pilvitallennuspalvelun käyttämiseen.

1. Ymmärrä OneDrive- tilakuvakkeet^{(Status Icons)}

Kun tallennat tiedostoja OneDriveen^(OneDrive) , voit valita, onko tiedosto käytettävissä vain verkossa vai offline-tilassa. OneDrive Files On - Demand^{(Files On-Demand)} -ominaisuuden avulla voit käyttää kaikkea pilvitallennustilaan tallentamaasi lataamatta jokaisesta tiedostosta paikallista kopiota. Sen sijaan näet tiedostosi tiedostonhallinnassasi tilakuvakkeiden kanssa, jotka osoittavat, ovatko tiedostot vain verkossa, paikallisesti saatavilla vai aina saatavilla.

Sininen pilvikuvake osoittaa, että tiedosto on vain online-tilassa. Vihreä valintamerkki ympyrässä näkyy tiedostojen kohdalla, jotka ovat paikallisesti saatavilla käyttämässäsi laitteessa.

Tiedostot, jotka olet päättänyt säilyttää^{(always )} laitteessasi, näkyvät tasaisen vihreän ympyrän ja valkoisen valintamerkin kanssa. 

Jos avaat vain verkossa olevan tiedoston tietokoneellasi tai toisella laitteella, se latautuu ja tulee paikallisesti saataville. Paikallinen^(Being) saatavuus tarkoittaa, että voit avata tiedoston, vaikka sinulla ei olisi Internet-yhteyttä. Vapauta tilaa kiintolevyltä napsauttamalla tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Vapauta tilaa^{(Free up space)} .

2. Files On-Demand -palvelun ottaminen käyttöön 

PC-käyttäjät voivat ottaa Files On-Demand^{(Files On-Demand)} käyttöön näiden ohjeiden mukaisesti .

1. Valitse OneDrive - kuvake ilmaisinalueella.
2. Valitse Ohje ja asetukset^{(Help & Settings)} .
3. Valitse Asetukset^(Settings) .
4. Valitse Asetukset -välilehdellä " ^{(Settings )}Säästä tilaa ja lataa tiedostoja käytön^{(Save space and download files as you use them)} aikana" -valintaruutu .

Mac - käyttäjät voivat ottaa Files On-Demand käyttöön seuraavasti:

1. Valitse valikkopalkista OneDrive -kuvake.^(OneDrive)
2. Valitse …Lisää^(…More) - painike.
3. Valitse Asetukset^{(Preferences)} .
4. Valitse Ota tiedostot käyttöön^{(Turn on Files On-Demand)} tarvittaessa -painike.

3. Ota Storage Sense PC-tietokoneille käyttöön

Windows 10 -käyttäjillä on ylimääräinen mahdollisuus ottaa käyttöön Storage Sense , joka asettaa automaattisesti kaikki OneDrive-tiedostot, joita et ole avannut viimeisen 30 päivän aikana, vain online-tilaan, jos levytila ​​on vähissä. 

Voit myös asettaa Storage Sensen^{(Storage Sense)} toimimaan joka päivä, viikko tai kuukausi sen sijaan, että se toimisi vain silloin, kun levytila ​​on vähissä.

4. Mitä sinun tulee tietää OneDrive Personal Vaultista^{(OneDrive Personal Vault)}

Vaikka kaikki OneDrive^(OneDrive) -pilveen tallentamasi tiedostot on suojattu Microsoftin turvatoimilla, OneDrive Personal Vault tarjoaa ylimääräisen suojakerroksen arkaluonteisille tiedostoille. 

Kun tallennat tiedostoja henkilökohtaiseen varastoosi, sinun on käytettävä vahvaa todennusta tai toista henkilöllisyyden vahvistusvaihetta päästäksesi niihin käsiksi. Laitteestasi riippuen se voi olla kasvosi, sormenjälkesi, PIN -koodi tai sinulle tekstiviestillä tai sähköpostilla lähetetty koodi. 

Henkilökohtaisessa varastossasi olevat tiedostot salataan aina, myös silloin, kun ne ovat holvissasi ja kun ne liikkuvat pilven ja laitteesi välillä. Lisäksi varastosi tiedostot tarkistetaan virusten varalta ja niitä valvotaan epäilyttävän toiminnan, mukaan lukien kiristysohjelmien, varalta. 

Personal Vault näkyy kansiona OneDrivessasi^(OneDrive) . Tallenna yksinkertaisesti^(Simply) holviin saadaksesi kaiken lisäturvan edut.

Huomautus^(Note) : Käyttäjien, joilla ei ole Microsoft 365 -tilausta, Personal Vaultissa on vain kolme tiedostoa.

5. Tiedostojen lataaminen OneDriveen

Jos käytät OneDrivea^(OneDrive) koulussa tai töissä, on olemassa useita tapoja ladata tiedostoja OneDrive - pilveen.

Lataa tiedostoja selaimesi avulla

Voit aina käyttää OneDrivea^(OneDrive) selaimessa. Alla olevat vaiheet toimivat Chromessa^(Chrome) ja Edgessä^(Edge) , ja ne voivat poiketa hieman, jos käytät eri selainta.

1. Kirjaudu^(Sign) osoitteeseen office.com ja valitse sovellusten käynnistysohjelma sivun vasemmasta yläkulmasta ja valitse OneDrive .

1. Valitse Lähetä^{(Upload )} > Tiedostot^(Files) tai kansio^(Folder) .

1. Valitse^(Choose) , mitkä tiedostot tai kansiot haluat ladata ja valitse ne.
2. Valitse Avaa^(Open) tai Valitse kansio^{(Select Folder)} .

Lataa tiedostoja työpöydälläsi

Jos käytät tietokonetta, jossa on Windows 10 , OneDrive on jo asennettu. Tallenna^(Simply) tai siirrä tiedostot ja kansiot OneDrive - kansioon, jotta ne ovat käytettävissä kaikilla laitteillasi OneDriven^(OneDrive) kautta .

Jos et ole kirjautunut OneDriveen^(OneDrive) , valitse Käynnistä^(Start) - painike, etsi OneDrive ja käynnistä sovellus. Seuraa ohjeita kirjautuaksesi sisään.

Samoin Mac -käyttäjät voivat ladata tiedostoja automaattisesti OneDriveen^(OneDrive) kopioimalla tai siirtämällä ne OneDrive - kansioon Finderin^(Finder) avulla tai tallentamalla ne OneDrive - kansioon sovelluksesta.

6. Tiedostojen jakaminen OneDrivessa

Tiedostojen jakaminen ei voisi olla helpompaa OneDriven^(OneDrive) avulla . Napsauta tietokoneessa tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jaa^(Share) . 

Valitse, kenen kanssa haluat jakaa tiedostosi, lisää valinnainen viesti ja valitse sitten joko Lähetä^(Send) - painike tai kopioi linkki tai lähetä se laitteesi toisen sovelluksen kautta.

7. Palauta ^(OneDrive)tiedosto^(File) tai kansio^(Folder) OneDrivessa

OneDrivessa^(OneDrive) on roskakori, jossa voit ehkä palauttaa vahingossa poistamasi tiedoston tai kansion. 

1. Valitse selaimesi OneDrivesta ^(OneDrive)Roskakori^{(Recycle Bin)} .
2. Valitse tiedosto, jonka haluat palauttaa.

1. Valitse Palauta^(Restore) - painike.

8. Vanhentumispäivämäärän^{(Expiration Dates)} ja salasanan^(Passwords) lisääminen OneDrive^{(Your OneDrive)} - tiedostoihisi

Vaikka tämä ominaisuus ei ole vielä saatavilla ilmaisille tileille, joillakin Microsoft 365 -käyttäjillä on mahdollisuus lisätä vanhenemispäivämäärät ja salasanat tiedostoihinsa OneDrivessa^(OneDrive) . Jos tämä ominaisuus on otettu käyttöön OneDrive-hallintakeskuksessa^{(OneDrive Admin Center)} , toimi seuraavasti. 

Huomautus^(Note) : Tämä toimii vain, kun jaat linkin nimettömänä , ei^(not) silloin, kun päätät jakaa sen tiettyjen ihmisten kanssa. 

1. Valitse verkkoselaimessa tiedosto tai kansio, jonka haluat jakaa. 
2. Valitse jakaminen^(share) .
3. Valitse linkkiasetuksista ,^{(link settings)} milloin haluat tiedoston käyttöoikeuden vanhentuvan.

1. Lisää salasana^(password) , jos haluat.
2. Valitse Käytä^(Apply) - painike.

Ota enemmän irti ^(Out)OneDrivesta^(OneDrive) kouluun tai töihin^(School)

Yllä olevat vinkit vain raaputtavat pintaa siitä, mitä voit tehdä OneDrivella^(OneDrive) koulussa tai töissä. Opi ratkaisemaan synkronointiongelmia^{(sync issues)} , synkronoimaan mikä tahansa tietokoneesi kansio OneDriven kanssa ^(OneDrive)symbolisten linkkien^{(symbolic links)} avulla tai, jos tunnet olosi suolaiseksi, poista OneDrive^{(disable OneDrive)} kokonaan käytöstä.

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mobile you are, the more important it is to have access to уour files no matter where you are or which device yоu’re usіng. Back in the old days, your electronic files all lived on your compυter, sо if you weren’t near yоur computer, you couldn’t access your files. That all changed with the advent of high-ѕрeed internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

Related posts

• 13 OneNote-vinkkiä ja temppuja muistiinpanojen järjestämiseen paremmin

• Kuinka muuttaa taustaa Microsoft Teamsissa

• Word-asiakirjan automaattinen varmuuskopiointi OneDriveen

• Jakeluluettelon luominen Outlookissa

• Kuinka luoda onnittelukortti MS Wordilla

• Siirrä sähköpostit automaattisesti Outlookin kansioihin sääntöjen avulla

• Kuinka luoda täytettäviä lomakkeita Wordissa

• Kuinka tallentaa makro Exceliin

• Hae Outlook-sähköpostia lähettäjän, päivämäärän, avainsanan, koon ja muiden mukaan

• Kuinka ryhmitellä työarkkeja Excelissä

• Tarrojen luominen Wordissa Excel-laskentataulukosta

• Toimintopainikkeiden lisääminen PowerPoint-esitykseen

• Kuinka lisätä musiikkia PowerPoint-esityksiin

• Ylä- ja alatunnisteiden lisääminen PowerPointiin

• 4 tapaa suorittaa Microsoft Teams -kysely kokousten aikana

• Automaattisen tekstin luominen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

• Gantt-kaavioiden luominen Microsoft Excelissä

• 12 hyödyllistä Microsoft Word -vinkkiä ja -nimiä

• Wordin muutosten seuraaminen (online, mobiili ja työpöytä)

• Allekirjoituksen lisääminen Microsoft Word -asiakirjaan