Jos olet tottunut käyttämään Excelin vanhempia versioita, Excel 2007^{(Excel 2007)} :n, 2010:n ja 2013: n ehdollisen muotoilun vaihtoehdot hämmästyttävät sinut. Joten miksi haluat vaivautua käyttämään ehdollista muotoilua? No, tässä on pari syytä, miksi rakastan tämän Excelin^(Excel) ominaisuuden käyttämistä :

1. Voit tehdä tiedoistasi visuaalisesti houkuttelevampia.

2. Tehdäksesi laskentataulukoistasi helpompia ymmärtää yhdellä silmäyksellä.

3. Tunnistaa tietyntyyppiset numerot ongelmanratkaisua varten.

4. Auttaa sinua tekemään johtopäätöksiä tiedoistasi.

5. Näytä käyttäjälle visuaalisesti, mikä on "hyvää" tai "huonoa" käyttämällä vihreää ja punaista.

Nyt voit käyttää ehdollista muotoilua muotoillaksesi alueen jokaisen solun omien kriteeriesi perusteella (ja voit valita useista muotoiluvaihtoehdoista). Jos sinulla on esimerkiksi voittotaulukko ja haluat värikoodata kaikki yli 200 dollarin voitot vihreäksi ja kaikki alle 200 dollaria voitot keltaiseksi ja kaikki tappiot punaiseksi, voit käyttää ehdollista muotoilua tehdäksesi kaiken työn nopeasti puolestasi. .

Ehdollinen muotoilu Excelissä

Ehdollisen muotoilun avulla voit muotoilla merkittäviä tietomääriä nopeasti ja helposti – samalla kun pystyt erottamaan erityyppiset tiedot. Voit luoda muotoiluvaihtoehdoille sääntöjä, jotka sallivat Microsoft Excelin^{(Microsoft Excel)} automaattisen muotoilun puolestasi. Sinun tarvitsee vain noudattaa kolmea yksinkertaista vaihetta.

Vaihe 1:^{(Step 1:)} Valitse solut, jotka haluat muotoilla.

Vaihe 2:^{(Step 2:)} Napsauta Koti^(Home) - valikon Tyylit -osion ^(Styles)Ehdollinen muotoilu^{(Conditional Formatting)} -painiketta .

Vaihe 3:^{(Step 3:)} Valitse säännöt. Yläosassa on Highlight Cells Rules ja Top/Bottom Rules  , joiden avulla voit vertailla arvoja. Tässä esimerkissä asetimme kolme sääntöä. Ensimmäinen oli, että kaikki yli 200 dollarin arvot olivat vihreitä.

On syytä huomata, että vain Highlight Cells Rules -osiota voidaan käyttää myös tietojoukon vertaamiseen toiseen tietojoukkoon. Kaikki muu käyttää vain yhtä korostamaasi tietojoukkoa ja vertaa arvoja toisiinsa. Esimerkiksi, kun käytän Suurempi kuin^{(Greater Than)} -sääntöä, voin verrata arvoja A1:stä A20 :een tiettyyn numeroon tai A1:tä A20 :een B1: een B20^(B20) :een .

Samaa logiikkaa sovellettiin toiseen ja kolmanteen sääntöön. Toinen sääntö oli, että kaikki välillä $0 ja $200 muotoiltiin keltaiseksi. Kolmas sääntö oli, että kaikki alle 0 dollaria alustettiin punaiseksi. Tältä näyttää osa valmiista laskentataulukosta.

Jos et pidä näistä muotoiluvaihtoehdoista, Excelissä^(Excel) on monia erilaisia ​​uusia ehdollisen muotoilun^{(Conditional Formatting)} asetuksia, joita voit käyttää. Voit esimerkiksi lisätä kuvakkeita, kuten värillisiä nuolia ( kuvakesarjat^{(Icon Sets)} ), pylväskaavioita kuten toisessa esimerkissä ( tietopalkit^{(Data Bars)} ), tai jopa useita automaattisesti valittuja värejä, kuten edellisessä esimerkissä ( Väriasteikot^{(Color Scales)} ). Nämä kolme vaihtoehtoa vertaavat vain saman tietojoukon arvoja. Jos valitset A1 - A20 , se vain vertaa näitä arvoja toisiinsa.

Jos päätät myöhemmin, että et halua, että solujasi muotoillaan ehdollisesti, sinun tarvitsee vain tyhjentää muotoilu. Tee tämä valitsemalla Ehdollinen muotoilu^{(Conditional Formatting)} -painike ja valitsemalla Tyhjennä säännöt^{(Clear Rules)} . Valitse sitten, haluatko tyhjentää säännöt vain valituista soluista vai koko laskentataulukosta.

Lisäksi, jos olet luonut useita sääntöjä, saatat unohtaa, mitä sääntöjä olet soveltanut mihinkin soluihin. Koska voit soveltaa monia sääntöjä samaan solujoukkoon, siitä voi tulla melko hämmentävää, varsinkin jos joku muu loi laskentataulukon. Nähdäksesi kaikki säännöt, napsauta Ehdollinen muotoilu^{(Conditional Formatting)} -painiketta ja napsauta sitten Hallitse sääntöjä.^{(Manage Rules.)}

Kun samaan solualueeseen on sovellettu useampaa kuin yhtä sääntöä, säännöt arvioidaan järjestyksessä suuremmasta tärkeydestä pienempään. Oletuksena uusimmalla lisätyllä säännöllä on korkeampi prioriteetti. Voit muuttaa sitä napsauttamalla sääntöä ja muuttamalla järjestystä ylä- ja alanuolipainikkeilla. Voit myös napsauttaa ylhäällä olevaa pudotusvalikkoa ja nähdä säännöt vain nykyiselle valinnalle tai jokaiselle työkirjan arkille.

Siellä on myös valintaruutu nimeltä Stop If True , jota en mene tässä yksityiskohtaisesti, koska se on melko monimutkainen. Voit kuitenkin lukea tämän Microsoftin^(Microsoft) viestin, joka selittää sen hyvin yksityiskohtaisesti.

Uudet ehdolliset muotoiluasetukset Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Melkein kaikki on sama Excel 2010 :ssä, kun on kyse ehdollisesta muotoilusta^{(Conditional Formatting)} , joka sisältyi Excel 2007 :ään . On kuitenkin yksi uusi ominaisuus, joka todella tekee siitä paljon tehokkaamman.

Olin aiemmin maininnut, että Highlight Cells Rules -osiossa voit verrata yhtä tietojoukkoa toiseen tietojoukkoon samassa laskentataulukossa. Vuonna 2010 voit nyt viitata toiseen laskentataulukkoon samassa työkirjassa. Jos yrität tehdä tämän Excel 2007 :ssä , se antaa sinun valita tiedot toisesta laskentataulukosta, mutta antaa virheilmoituksen, kun yrität napsauttaa lopusta OK.

Excel 2010 : ssä voit nyt tehdä tämän, mutta se on hieman hankalaa, joten aion selittää sen vaihe vaiheelta. Oletetaan, että minulla on kaksi laskentataulukkoa ja jokaisella arkilla minulla on tiedot B2:sta B12 :een esimerkiksi voittoa varten. Jos haluan nähdä, mitkä taulukon 1 arvot B2- B12 ovat suurempia kuin taulukon 2 B2- B12 -arvot, valitsen ensin B2- B12 - arvot taulukosta 1 ja napsautan sitten Highlight Than^{(Great Than)} -kohtaa Highlight Cells Rules -kohdassa.

Napsauta nyt soluviittauspainiketta, jonka olen näyttänyt yllä. Laatikko muuttuu ja kohdistinkuvakkeesta tulee valkoinen risti. Siirry nyt eteenpäin ja napsauta arkkia 2 ja valitse  VAIN^(ONLY)  solu B2. ÄLÄ valitse^(NOT)  koko aluetta B2- B12 .

Näet, että laatikon arvo on nyt =Sheet2!$B$2 . Meidän on muutettava tämä arvoon =Sheet2!$B2 . Pohjimmiltaan vain eroon $  , joka tulee ennen 2. Tämä pitää sarakkeen kiinteänä, mutta sallii rivin numeron muuttua automaattisesti. Jostain syystä se ei vain anna sinun valita koko valikoimaa.

Napsauta^(Click) soluviittauspainiketta uudelleen ja napsauta sitten OK. Nyt taulukon 1 arvot, jotka ovat suurempia kuin taulukko 2, muotoillaan valitsemiesi muotoiluvaihtoehtojen mukaan.

Toivottavasti^(Hopefully) kaikki on järkevää! Excel 2013 :a tarkasteltaessa ehdollisen muotoilun suhteen ei näytä olevan uusia ominaisuuksia. Viimeisenä vinkkinä, jos sinusta tuntuu, että oletussäännöt eivät vastaa sitä, mitä yrität saavuttaa, voit napsauttaa  Uusi sääntö^{(New Rule)} -vaihtoehtoa ja aloittaa alusta. Uuden säännön luomisessa on hienoa, että voit määrittää muotoiltavat solut kaavan avulla, mikä on erittäin tehokasta.

Vaikka ehdollinen muotoilu näyttää pinnalta suhteellisen helpolta ja yksinkertaiselta, siitä voi tulla melko monimutkaista riippuen tiedoistasi ja tarpeistasi. Jos sinulla on kysyttävää, voit lähettää kommentin. Nauttia!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If yоu аre used to using older versions of Excеl, the conditіonal formаtting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will аmaze you. So why would you want to bother using conditional formatting? Well, here are a couple of reasons why I love using thiѕ feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Linkitä solut taulukoiden ja työkirjojen välillä Excelissä

• Käytä Excel-katseluikkunaa työkirjan tärkeiden solujen seuraamiseen

• Kuinka piilottaa taulukoita, soluja, sarakkeita ja kaavoja Excelissä

• Käytä Format Painteriä Wordissa muotoilun kopioimiseen ja liittämiseen

• Lisää lineaarisen regression trendiviiva Excelin sirontakaavioon

• YEARFRAC-funktion käyttäminen Excelissä

• Kuinka näyttää muotoilumerkit Wordissa

• Kuinka vähentää päivämääriä Excelissä

• Kuinka lisätä ja tulostaa Excel-taustakuvia

• Tarrojen luominen Wordissa Excel-laskentataulukosta

• Kuinka suojata Excel-tiedosto turvallisesti salasanalla

• Kuinka käyttää COUNTIFS-, SUMIFS- ja AVERAGEIFS-arvoja Excelissä

• Kuinka tehdä tarkistuslista Excelissä

• Kuinka lisätä kommentteja Excel-laskentataulukon soluun

• 13 OneNote-vinkkiä ja temppuja muistiinpanojen järjestämiseen paremmin

• Vuokaavion luominen Wordissa ja Excelissä

• Kuinka käyttää VLOOKUPia Excelissä

• Microsoft Excelin perusteiden opetusohjelma – Excelin käytön oppiminen

• Kuinka löytää ja laskea alue Excelissä

• Opas kaikkiin Excel-tiedostolaajennuksiin ja mitä ne tarkoittavat