Microsoft 365 julkisti äskettäin uusia ominaisuuksia tuottavuuden seurantaan. Sen tarkoituksena oli seurata työntekijöitä koskevia tietoja, mutta ominaisuus lanseerasi kovasti sen jälkeen, kun ihmiset olivat tietoisia Microsoft Teamsin^{(Microsoft Teams)} keräämien käyttäjätietojen määrästä .

Mitä tietoja Microsoft Teams kerää?

Microsoft Teams kerää kolmen tyyppisiä tietoja eli laskenta- , käyttö-^{(Census, Usage, )} ja virheraportointitietoja^{( Error reporting data)} . Väestönlaskentatiedot ovat vain tavallisia tietoja laitteestasi, käyttöjärjestelmästäsi ja käyttäjän kielestä. Se myös luo tietyn käyttäjätunnuksen, joka on suojattu kahdesti tarpeettoman linkityksen välttämiseksi. Teamsin ^(Census)käyttäjien^{(Teams user)} aktiivisuusraportin laskentatiedot ovat oletusarvoisesti kerättyjä tietoja, joita käyttäjä ei voi poistaa käytöstä .

Microsoft kerää myös käyttötietoja, jotka sisältävät lähetettyjen viestien^{(number of messages sent)} , puheluiden^(calls) ja liittyneiden kokousten^{(meetings joined)} määrän sekä organisaation nimen^{(name of the organization)} . Se auttaa myös seuraamaan virheitä, jotta ne voidaan korjata ajoissa. Sitä kutsutaan virheraportointitiedoksi^(Error) .

Lue: ^(Read:) Yksityisen tiimin luominen ja yksityisyyden muuttaminen Microsoft Teamsissa^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Microsoft Teamsin käyttäjien toimintaraportti^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Sinun on oltava Teams-palvelun järjestelmänvalvoja^{(Teams service admin)} , jotta voit tarkastella ja muokata Teamsin^(Teams) käyttäjätoimintaraporttia . Jos haluat lisätietoja järjestelmänvalvojan rooleista ja käyttöoikeuksista, siirry Teamsin järjestelmänvalvojan rooleihin ja hallitse tiimiä^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. Siirry Microsoft Teamsin^{(Microsoft Teams)} hallintakeskuksen vasemmassa navigointiruudussa kohtaan Analytics & reports > Usage reports .
2. Valitse Raportti^{(Report )} - välilehden Näytä raportit^{(View reports)} -välilehdeltä Teamsin käyttäjien toiminta^{(Teams user activity )} .
3. Valitse väli Tietoalue^{(data range)} - välilehdeltä
4. Napsauta Suorita^(Run) raportti.

Teamsin käyttäjien toimintaraportin tulkitseminen^{(Teams User Activity Report)}

Teamsin käyttäjien^{(Teams user)} aktiivisuusraporttia voi tarkastella viimeisen 7 päivän, 30 päivän tai 90 päivän ajalta^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Raportti antaa käyttäjäkohtaisen erittelyn käytöstä. Se sisältää tiedot kanavan viesteistä, vastaus- ja lähetysviesteistä, järjestäytyneen kokouksen yksityiskohdista ja osallistuneiden kokouksen yksityiskohdista. Voidaan myös antaa tietoja viimeisimmästä toiminnasta, videon ajasta ja näytön jakamisesta.

Tämä raportti on hyödyllinen yritysten järjestelmänvalvojille, kun he voivat tarkastella näkemyksiä työntekijöiden toiminnasta Teamsin avulla^(Teams) . Järjestelmänvalvojat voivat tarkastella jopa 19 erilaista käyttäjien toimintadataa. Tällä hetkellä käyttäjillä ei ole mahdollisuutta kieltäytyä tietojen keräämisestä vastaavilta yrityksen ylläpitäjiltä. Vaikka monet yritykset eivät ehkä ole tietoisia tällaisten tietojen saatavuudesta.

Mihin Teamsin käyttäjätiedot^{(Teams user)} tallennetaan?

Microsoft Teams toimii eri puolilla maailmaa ja useilla lainkäyttöalueilla eri standardeilla tietojen käsittelyssä. Jos haluat nähdä, missä yksittäiset tiedot on fyysisesti tallennettu, voit siirtyä Microsoft 365 -hallintakeskukseen^{(Microsoft 365 admin center)} . Napsauta Settings > Organization profile ja vieritä sitten kohtaan Tietojen sijainti^{(Data Location)} .

Teams-ilmoitusten hallinta

Työskennellessään Teamsissa^(Teams) useiden ilmoitusten vastaanottaminen jatkuvalla pingillä näytön oikeassa alakulmassa voi olla melkoinen häiriötekijä.

Voit ottaa hallinnan takaisin napsauttamalla kolmea pistettä Teamsin oikeassa yläkulmassa ,^(Teams) valitsemalla Kanavan ilmoitukset^{(Channel notifications)} ja sammuttamalla ne kokonaan. Voit myös määrittää uusia sääntöjä valitsemalla "Mukautettu"^{(“Custom”)} .

Voit halutessasi poistaa käytöstä " Kaikki uudet viestit^{(All new posts)} " ja ehkä haluta myös vähentää kanavan^(Channel) mainitsemista eli kun joku merkitsee sinut kanavalle @ -kanavan^(Channel) nimellä " Banneri ja syöte^{(Banner and feed)} " -kohdasta " Näytä vain syötteessä^{(Only show in feed)} ".

Toinen häiriötekijä on, kun sinut on kutsuttu ajoitettuun kokoukseen tai olet poistunut kokouksesta kesken, mutta saat silti ilmoitukset aina, kun meneillään olevan kokouksen chat-ruutuun kirjoitetaan viesti.

Tilapäinen ratkaisu tähän ongelmaan on muuttaa tilaksi " Älä häiritse^{(Do not disturb)} ". Voit tehdä tämän napsauttamalla profiilikuvaasi Teams -pääsivulla , napsauttamalla " Saatavilla^(Available) " ja muuttamalla sen arvoksi " Älä häiritse^{(Do not disturb)} " .

Voit myös hallita prioriteettia siirtymällä kohtaan Settings > Privacy , napsauttamalla " Hallitse prioriteettikäyttöä^{(Manage priority access)} " ja lisäämällä niiden ihmisten nimet, joilta haluat saada ilmoituksia.

Lue^(Read) : Microsoft Teams kaatuu tai jumiutuu kokousten aikana^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Kulunhallinta Microsoft Teamsissa

Teams tarjoaa myös tavan rajoittaa Microsoft Teamsin^{(Microsoft Teams)} käyttöä, jotta sinulla on aikaa ja tilaa ajatella ja työskennellä.

Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan Settings > Privacy ja vaihtamalla Lue kuitit^{(Read receipts)} -valintanappi.

Voit pyytää organisaatiotasi ottamaan monivaiheisen todennuksen^{(multi-factor authentication)} päälle tililläsi ja lisäämään ylimääräisen suojakerroksen. Vahva, ainutlaatuinen salasana ja salasananhallinta ovat välttämättömiä tilin suojaamiseksi.

Voit myös määrittää yksityisiä kanavia,^{(private channels)} jos olet tietyn tiimin jäsen, jolloin vain tietyt tiimin jäsenet voivat käyttää niitä rajoitetusti. Siirry valitussa tiimissä kanavat-osioon ja napsauta kolmea pistettä. Siirry Tietosuoja^(Privacy) - kohdan Lisää kanava^{(Add channel)} -kohtaan ja valitse Tietosuoja^(Privacy) .

Tämän jälkeen voit valita henkilöt, jotka lisätään tiimiin – jopa 250 henkilöä. Vain kanavan luoja voi lisätä tai poistaa ihmisiä yksityiseltä kanavalta. Yksityisellä kanavalla jaetut tiedostot tai viestit eivät ole kenenkään sen ulkopuolisten käytettävissä.

Microsoft^{(Microsoft Teams)} Teamsin suosio on kasvanut etätyöskentelyyn siirtymisen myötä. Työntekijöiden on nyt tehtävä yhteistyötä ja varmistettava, että arkaluontoiset tiedot pysyvät täysin turvassa ja Teamsin käyttäjien^{(Teams user)} toimintaraporttia ei käytetä väärin. Yllä mainitut ehdotukset auttavat pitämään tietosi turvassa ja ylläpitämään sujuvaa viestintää. Toivottavasti ne toimivat sinulle.

Lue seuraava^{(Read next)} : Microsoft Teamsin suuri muisti- ja prosessorin käyttöongelma.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to track productivity. It was aimed at monіtoring data about workers but the feature launch backfired after people were made aware of the amount of user data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Yksityisen tiimin luominen ja yksityisyyden muuttaminen Microsoft Teamsissa

• Zoomin lisääminen Microsoft Teamsiin

• Microsoft Teamsin asentaminen Linuxiin ja macOS:ään

• Kuinka kehua jotakuta Microsoft Teamsissa hänen hyvin tehdystä työstään

• Pyydä järjestelmänvalvojaa ottamaan Microsoft Teams käyttöön

• Parhaat tuottavuussovellukset Microsoft Teamsille

• Microsoft Teams ei päivity automaattisesti

• Järjestelmänvalvoja on poistanut videon jakamisen käytöstä Microsoft Teamsissa

• Kuinka mykistää kaikkien osallistujien mikrofoni Microsoft Teamsissa

• Kuinka vähentää taustamelua Microsoft Teamsissa

• Pikaviestit ja puhelut menevät Microsoft Teamsille - sanoo Skype for Business

• Zoom vs Microsoft Teams vs Google Meet vs Skype

• Microsoft Teams -kokouksen määrittäminen, ajoittaminen ja siihen liittyminen

• IP-kamerasovellusten käyttäminen Microsoft Teamsin ja Skypen kanssa

• Snapchat Camera -suodattimen käyttäminen Microsoft Teamsissa ja Skypessä

• Poista käytöstä Microsoft Teamsin lukukuitit tiimin jäseniltä

• Microsoft Teams -tilan vaihtaminen Poissa-tilasta Saatavilla-tilaan

• Kuinka yhdistää Google-kalenteri Slackiin, Zoomiin ja Microsoft Teamsiin

• Kanban-levyn luominen Microsoft Teamsissa

• Ryhmäkuvan vaihtaminen Microsoft Teamsissa