Jos olet Microsoft 365 -käyttäjä, olet saattanut nähdä Power Automate -sovelluksen kuvakkeen tutumpien Microsoft -sovellusten joukossa , kuten Excel , Powerpoint ja Outlook . Keskustelemme siitä, mitä Power Automate on ja mitä se voi tehdä. Sitten tarkastellaan muutamia hyödyllisiä Power Automate -malleja, jotka voit ottaa käyttöön heti. 

Monet toimistotyöt sisältävät toistuvia tehtäviä, joiden suorittaminen ei vaadi rakettitieteilijää – esimerkiksi sähköpostin liitteen^{(email attachment)} tallentaminen tiettyyn kansioon OneDrivessa^(OneDrive) tai Dropboxissa^(Dropbox) tai tehtävän luominen Microsoft Plannerissa Microsoft ^{(Microsoft Planner)}Teamsin^{(Microsoft Teams)} viestistä . Tällaisia ​​tehtäviä Power Automate luotiin. 

Mikä on Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automatea^{(Microsoft Power Automate)} kutsuttiin aiemmin nimellä Microsoft Flow . Se on työkalupakki, joka muistuttaa IFTTT:tä (If This Then That)^{(IFTTT (If This Then That))} , jolla voit tehdä esimerkiksi seuraavia asioita:

• Automatisoi^(Automate) prosessit yritysasetuksissa. 
• Lähetä^(Send) automaattisia muistutuksia, kun tehtävä on myöhässä.
• Automatisoi^(Automate) toistuvat manuaaliset tehtävät tallentamalla hiiren toiminnot, näppäinpainallukset ja muut vaiheet.

Toisin sanoen Microsoft Power Automaten^{(Microsoft Power Automate)} avulla voit korvata manuaaliset ja joskus monimutkaiset prosessit automatisoiduilla työnkuluilla. 

Ei vain Microsoft Appsille

Kuten voit odottaa, Microsoft Power Automate muodostaa yhteyden muihin Microsoft - sovelluksiin. Voit esimerkiksi määrittää Power Automatessa prosessin, joka ottaa vastaan ^{(Power Automate)}​​Microsoft^{(Microsoft Teams)} Teamsissa saamasi viestin ja tallentaa sen Microsoft OneNoteen^{(Microsoft OneNote)} . 

Mutta mikä tekee Power Automatesta^{(Power Automate)} todella hyödyllisen, on se, että se voi muodostaa yhteyden myös lukuisiin^{(ton )} kolmannen osapuolen sovelluksiin. Kun viimeksi tarkistimme, Power Automate muodostaa yhteyden yli 500 muuhun palveluun. Hei^(Whoa) . 

Kolmenlaista virtausta

Microsoft luokittelee Power Automatessa^{(Power Automate)} tehtävät asiat kolmeen tyyppiin:

1. Pilvi virtaa
2. Työpöytävirtaukset
3. Liiketoimintaprosessit virtaavat

Tarkastellaan jokaista virtaustyyppiä ja käydään läpi, miksi saatat käyttää sitä.

Power Automaten pilvivirtaukset

Microsoft Power Automaten pilvivirrat^{(Microsoft Power Automate)} voidaan jakaa kolmeen luokkaan: 

• Automatisoidut virtaukset
• Välittömät virtaukset
• Suunnitellut virtaukset

Automaattiset virtaukset käynnistyvät tapahtumasta, kuten kun uusi twiitti julkaistaan ​​tietyllä hashtagilla tai kun saat sähköpostin tietystä henkilöstä. Voit yhdistää tilit automaattisen kulun avulla ja sallia niiden kommunikoida keskenään. Voit esimerkiksi luoda automaation, joka lähettää sinulle tekstiviestin aina, kun saat sähköpostin pomosi.

Napin painallus käynnistää välittömät virtaukset. Oletetaan, että lähetät tiimillesi toistuvasti sähköpostitse muistutuksen liittyä päivittäiseen tiimikokoukseen. Voit luoda painikkeen sen automatisoimiseksi. Luo painike ja aina kun napsautat painiketta, tiimillesi lähetetään automaattisesti sähköposti, jossa muistutetaan heitä liittymään kokoukseen. Se ei ainoastaan ​​säästä aikaasi, vaan se myös vähentää virheitä, kuten sähköpostin jättämistä vahingossa.

Ajastettu kulku automatisoi tehtävät aikataulun mukaan. Voit esimerkiksi luoda ajoitetun kulun, joka lähettää tiedot automaattisesti SharePoint - sivustoon tai tiettyyn tietokantaan.

Nämä ovat kolmenlaisia ​​Power Automate -kulkuja, jotka käsittelevät pilvessä olevia tietoja. Seuraavaksi tarkastelemme työpöydällä suoritettavien tehtävien kuluja. 

Power Automaten työpöytävirtaukset

Microsoftilla on ^(Microsoft)Power Automate Desktop -niminen työkalu , joka laajentaa Power Automaten^{(Power Automate)} ominaisuuksia ja mahdollistaa toistuvien työpöytäprosessien automatisoinnin ja joka sisältää verkossa suorittamasi toiminnot. Se on samanlainen kuin makron tallentaminen Exceliin^(Excel) . Voit tallentaa joukon toimintoja ja määrittää ehdot, joiden on oltava tosia, jotta toimintosarja käynnistyy.

Voit esimerkiksi luoda työpöytävirran, joka poimii tiedot verkkosivustolta ja lisää ne Excel - tiedostoon. Tai voit määrittää työnkulun, joka yhdistää Microsoft Word -asiakirjoja PDF^(PDFs) -tiedostoiksi . 

Power Automaten liiketoimintaprosessien kulku^{(Business Process Flows)}

Oletetaan, että sinulla on työntekijöitä, jotka vastaavat asiakaspalvelupyyntöihin. Riippumatta siitä, mikä työntekijä on vuorovaikutuksessa asiakkaan kanssa, haluat hänen noudattavan täsmälleen samoja vaiheita, jotta asiakaskokemus on johdonmukainen. 

Toisin sanoen voit käyttää liiketoimintaprosessin kulua määrittääksesi sarjan vaiheita, joita ihmiset noudattavat tietyn tuloksen saavuttamiseksi. Sen sijaan, että luottaisivat pelkästään työntekijöiden koulutukseen, liiketoimintaprosessien kulku ohjaa työntekijää ja auttaa välttämään virheitä.

Hyödyllisiä Power Automate -malleja

Ehkä helpoin tapa miettiä, mitä Microsoft Power Automate voi tehdä, on tutustua joihinkin malleihin. Jos olet käyttänyt IFTTT :tä , tämä käsite on sinulle tuttu. Power Automate -mallit ovat aivan kuin sovelmia tai reseptejä IFTTT:ssä^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Voit käyttää Power Automate -malleja sellaisenaan tai muokata niitä erityisolosuhteisi ja tavoitteidesi mukaan. Tässä on muutamia, joiden avulla pääset alkuun.

Hyödyllisiä automatisoituja kulkumalleja

1. Tallenna Outlook.com-sähköpostin liitteet OneDriveen^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Aina kun saat liitteen sisältävän sähköpostin, liite tallennetaan OneDriveen Power ^(OneDrive)Automaten ^{(Power Automate)}sähköpostiliitteet^(Email) -nimiseen kansioon .

1. Lähetä sähköpostia tiettyä avainsanaa koskeville uusille twiiteille^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Aina kun määrittämääsi avainsanaa koskeva twiitti tulee, Power Automate lähettää sähköpostin, jossa on joitain peruskäyttäjätietoja twiitin lähettäneestä tilistä. 

Hyödyllisiä Instant Flow -malleja

1. Lähetä itselleni muistutus 10 minuutin kuluttua^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Tämä kulkumalli luo painikkeen, joka lähettää sinulle mukautetun viivästetyn muistutuksen.

1. Sovi tapaaminen viestin lähettäjän kanssa^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Tämän työnkulun avulla voit ajoittaa tapaamisen minkä tahansa Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} -kanavan tai chatin viestin lähettäjän kanssa .

Hyödyllisiä ajoitettuja kulkumalleja

1. Lähetä minulle sähköpostilla luettelo tulevista kalenterin tapahtumista^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Tämä malli tarkastelee kalenteriasi ja lähettää sinulle sähköpostiyhteenvedon tulevasta viikostasi, mukaan lukien tiedot lennoista, hotelleista ja säästä.

1. Lähetä Office 365 Outlook -muistutussähköposti seuraavan päivän aikaisista kokouksista^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Tämä on loistava valinta ihmisille, jotka unohtavat katsoa huomisen aikataulun, mutta tarkistavat sähköpostit usein. Jos seuraavana päivänä ennen määrittämääsi aikaa on kokouksia, se lähettää muistutuksen Outlook - sähköpostiisi.

Vietä enemmän aikaa tekemään asioita, joita kukaan muu ei^{(Things No One Else)} voi tehdä

Microsoftin tunnuslause Power Automatelle^{(Power Automate)} on " Pidä^(Take) huolta siitä, mikä on tärkeää. Automatisoi loput." Sinun on myönnettävä, että heillä on järkeä. Jos automatisoit sen, mikä voidaan automatisoida, jää enemmän aikaa tärkeämpiin asioihin, kuten strategioihin, syvälliseen ajatteluun ja rentoutumiseen. Tulevaisuus on nyt, ja on aika laittaa robotit töihin puolestasi!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsoft 365 user, you may have seen the icon for the Power Automate app listed among Micrоsoft apps you’re more familiar with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

Related posts

• Toimiiko Microsoftin Windowsin tiedostojen palautus? Testasimme sen.

• Microsoft Planner -opastus: kaikki mitä sinun tarvitsee tietää

• 11 parasta ilmaista kuvakaappausohjelmistoa Windowsille

• Käytä vanhaa verkkokameraa kiinteistösi seuraamiseen ilmaiseksi

• Kuinka estää sivustoja ilmaisella lapsilukkoohjelmistolla

• 5 komentokehotteen temppua tehdäksesi CMD:stä mielenkiintoisemman

• Kuinka kopioida DVD- ja Blu-Rays-levyt vaivattomasti MakeMKV:lla

• 9 tapaa tallentaa pelin kulkua tietokoneellesi

• 4 parasta porttien edelleenlähetysohjelmistosovellusta ja niiden käyttö

• Mikä on chatbot ja kuinka sitä käytetään sivustollasi

• 3 Työkalut näytön ongelmien diagnosointiin ja vianmääritykseen

• 6 parasta ilmaista kiintolevyn testaus- ja diagnostiikkaohjelmistoa

• 10 parasta tietosuojalaajennusta Chromelle (2022)

• Avast Online Security -laajennus: kannattaako sitä käyttää?

• Mikä on Microsoft Phone Link -sovellus Windowsille?

• Kuinka käyttää Windows Package Manageria Windows-ohjelmien asentamiseen

• Paras ilmainen kiintolevyn kloonausohjelmisto Windows 10:lle

• Todoist vs. Microsoft To Do: kumpi sopii sinulle

• 5 parasta ilmaista kertakäyttöistä sähköpostitiliä

• Kuinka Signal Desktop -sovellus voi auttaa suojaamaan yksityisyyttäsi