Microsoft kutsuu Planner -sovellustaan ​​"yksinkertaiseksi, visuaaliseksi tavaksi järjestää ryhmätyötä". Muiden ominaisuuksien ohella tämä projektinhallintasovellus auttaa sinua tekemään projektisuunnitelman, luomaan ja osoittamaan tehtäviä eri luokkiin sekä tarkastelemaan suunnitelmatietoja ja tilastoja.

Jokaisella, jolla on Office 365 -tilaus , olipa kyseessä henkilökohtainen tai työnantajasi kautta tehty yritystilaus, on pääsy Microsoft Planneriin^{(Microsoft Planner)} . 

Microsoft Planner opetusohjelma

Microsoft Plannerilla^{(Microsoft Planner)} on useita etuovia. Aloita kirjautumalla sisään Office 365 -tiliisi^{(Office 365 account)} . Voit tehdä sen missä tahansa Office 365 :n monista sisääntulopisteistä, mukaan lukien:

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

Jos olet jo kirjautunut toiseen Microsoft Office -alueeseen , löydät linkin Microsoft Planner -sovellukseen valitsemalla sovellusten käynnistysohjelman kuvakkeen vasemmasta yläkulmasta ja valitsemalla Planner . Jos Planner ei ole luettelossa, valitse Kaikki sovellukset^{(All apps )} ja etsi luettelosta Planner .

Vaihtoehtoisesti voit kirjautua sisään Microsoft Planneriin^{(Microsoft Planner)} suoraan osoitteessa task.office.com^{(tasks.office.com)} .

Kun olet kirjautunut sisään, ensimmäinen pysäkkisi on Planner - keskus. Sieltä voit aloittaa uuden suunnitelman, tarkastella viimeaikaisia ​​suunnitelmia, tarkastella kaikkia suunnitelmiasi tai tarkastella sinulle määritettyjä tehtäviä. 

Huomaa vasemman valikon alareunassa oleva linkki Planner -mobiilisovellukseen. ^(Planner)Valitse linkki ja napsauta modaalivalintaikkunassa Lähetä .^(Send)

Microsoft Planner -mobiilisovellus on saatavilla sekä Androidille^(Android) että iPhonelle.

Suunnitelman laatiminen Microsoft Planner -sovelluksessa^{(Microsoft Planner App)}

Ennen kuin voit määrittää tehtäviä itsellesi tai muille ihmisille, sinun on luotava suunnitelma.

Suunnitelman luominen

Valitse vasemmasta ruudusta Uusi suunnitelma^{(New plan)} . Täytä kaikki Uusi suunnitelma^{(New plan)} -ikkunassa pyydetyt tiedot .

1. Anna suunnitelmallesi nimi.
2. ( Valinnainen^(Optional) ) Jos aiot kutsua olemassa olevan Microsoft-ryhmän^{(Microsoft Group)} suunnitelmaasi (esimerkiksi Microsoft Teamsin^{(Microsoft Teams)} kautta ), voit lisätä suunnitelmasi ryhmään^(Group) nyt valitsemalla Lisää olemassa olevaan Microsoft 365 -ryhmään^{(Add to an existing Microsoft 365 group)} ja valitsemalla sitten ryhmän. suunnitelmaasi varten. Tämä on kätevää, jos luulet, että sinulla on useita suunnitelmia samalle ryhmälle.

1. Päätä, onko suunnitelmasi julkinen vai yksityinen. Jos valitset julkisen^(public) , kaikki organisaatiosi jäsenet näkevät suunnitelmasi. Jos valitset yksityisen^(private) , vain suunnitelmaasi lisäämäsi ihmiset näkevät sen.
2. (Valinnainen) Kirjoita ryhmän kuvaus^{(group description)} . Kun lisäät uusia jäseniä suunnitelmaasi, he näkevät ryhmän kuvauksen, joka antaa heille käsityksen suunnitelman tarkoituksesta.
3. Valitse Luo suunnitelma^{(Create plan)} .

Seuraavaksi näet juuri luomasi suunnitelman  päähallintapaneelin tai hallituksen .^(Board)

Kojelautanäkymä on korttipohjainen, aivan kuten Trello^{(much like Trello)} . Ennen kuin lisäät tehtäviä, lisää tiimisi jäseniä suunnitelmaan. 

Muiden ihmisten lisääminen suunnitelmaasi

Valitse suunnitelman hallintapaneelista Jäsenet^(Members) - pudotusvalikko. Anna henkilön nimi lisätäksesi hänet jäseneksi. 

Tehtävien lisääminen ja määrittäminen

Suunnitelmasi mukana tulee yksi oletusarvoinen tehtäväryhmä nimeltä^(bucket) To do^{(To do)} . 

1. Voit lisätä tehtävän kyseiseen ryhmään valitsemalla Lisää tehtävä.^{(Add task.)}

1. Voit luoda lisätietoryhmiä tehtävillesi valitsemalla Lisää uusi ryhmä^{(Add new bucket)} -linkin. Kirjoita uuden ryhmän nimi ja paina Enter .

1. Valitse seuraavaksi Lisää tehtävä^{(Add task)} -linkki haluamasi ryhmän alla. Anna tehtävän nimi^{(task name)} . 

1. Aseta eräpäivä^{(due date)} .

1. Valitse seuraavaksi, kenelle tämä tehtävä annetaan. Tehtäväkortissa näkyy Unassigned , kunnes määrität tehtävän.

1. Muista tallentaa tehtävä valitsemalla Lisää tehtävä -painike.^{(Add task)}

1. Tehtäväsi näkyy korttina valitsemasi kauhan alla. 

Voit lisätä tehtävään lisätietoja valitsemalla kortin kojelaudalta. Sieltä voit lisätä tunnisteen, muuttaa, missä ryhmässä tehtävä on, ja ilmoittaa tehtävän edistymisen, prioriteetin, aloituspäivän ja eräpäivän. 

Voit myös lisätä muistiinpanoja, tarkistuslistoja ja liitteitä. Kuka tahansa tiimin jäsen voi lisätä kommentteja tehtävään.

Radalla pysyminen 

Microsoft Planner tarjoaa useita tapoja saada suunnitelmasi lintuperspektiivistä. 

Kaaviot

Kaaviot^(Charts) - välilehti näyttää yhteenvedot kaikkien suunnitelman tehtävien tilasta, kuinka monta tehtävää kussakin ryhmässä on, kaavion, joka näyttää kuinka monta tehtävää kullakin prioriteettitasolla (kiireellinen, tärkeä, keskitaso ja matala), luettelon suunnitelman jäsenet ja kuinka monta tehtävää kullekin henkilölle on annettu.

Ajoittaa

Aikataulu - välilehti^(Schedule) näyttää kaikki kalenterin tehtävät, jotta saat käsityksen siitä, mitkä tehtävien määräajat lähestyvät. 

Muita vaihtoehtoja

Valitse Aikataulu^(Schedule) -välilehden oikealla puolella olevat kolme pistettä , niin löydät monia muita Microsoft Plannerin^{(Microsoft Planner)} ominaisuuksia . 

• Keskustelu^{(Conversation)} vie sinut suoraan Outlookiin^(Outlook) , jotta voit lähettää sähköpostia tiimin jäsenille.
• Jäsenet^(Members) vievät sinut suunnitelmasi Ryhmäjäsenyys^{(Group Membership)} -sivulle, jossa voit lisätä ja poistaa jäseniä.
• Tiedostot^(Files) vie sinut ryhmän Sharepoint - kirjastoon, jossa voit luoda, lähettää, poistaa ja muokata suunnitelmaasi liittyviä asiakirjoja.
• Muistikirja^(Notebook) käynnistää suunnitelmallesi omistetun Microsoft OneNote -muistikirjan.^{(Microsoft OneNote)}
• Sites vie sinut sivulle, jolla voit luoda ja muokata ryhmä Sharepoint -sivustoa suunnitelmaasi varten. 

Voit myös lisätä suunnitelman suosikkeihisi, tehdä siitä kopion Microsoft Plannerissa^{(Microsoft Planner)} , viedä suunnitelmasi Exceliin^(Excel) , kopioida linkin suunnitelmaasi ja lisätä suunnitelmasi Outlook - kalenteriin. 

Ryhmän omistajat voivat valita Suunnitteluasetukset^{(Plan settings )} määrittääkseen ryhmän sähköpostiasetukset ja ilmoittaakseen, tuleeko ryhmän saada sähköposti, kun tehtävä on määrätty tai suoritettu. Täällä omistaja voi myös poistaa^(delete) suunnitelman.

Tehtävien suorittaminen^(Tasks) Microsoft Plannerissa^{(Microsoft Planner)}

Kun tehtävä on suoritettu, tehtävään määrätty henkilö voi merkitä sen suoritetuksi taululla olevaan korttiinsa^(Board) .

Kun tehtävä on merkitty valmiiksi, löydät sen uudelleen laajentamalla Näytä valmiit^{(Show completed)} -pudotusvalikkoa.

Hanki päivityksiä suunnitelmaasi

Suunnitelman jäsenet voivat valita, milloin he saavat ilmoituksia Plannerista^(Planner) , valitsemalla ratas-/asetuskuvakkeen, valitsemalla Ilmoitukset^{(Notifications)} ja määrittämällä ilmoitusasetukset.

Muut tehtävienhallinta-^{(Task Management)} ja yhteistyötyökalut^{(Collaboration Tools)}

Joskus Microsoftin^(Microsoft) monimutkaisuus ei houkuttele käyttäjiä. Jos olet päättänyt, että Microsoft Office 365 -ohjelmistopaketti ei ole sinua varten, saatavilla on monia muita erinomaisia ​​tehtävienhallinta-^{(task management)} ja yhteistyötyökaluja^{(collaboration tools)} . 

Minkä tahansa^(Whichever) työkalun valitsetkin, organisoitu projektisuunnitelma auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi.

A Microsoft Planner Tutorial: Everything You Need to Know

Microsoft calls its Planner application “a simple, visual way to organize teamwork.” Αmong other featurеs, this project management aрp helps you makе a project plan, create and assign tasks in different categories, and view рlan data and statistics.

Anyone who has a subscription to Office 365, whether it’s a personal subscription or an enterprise subscription via your employer, has access to the Microsoft Planner. 

Microsoft Planner Tutorial

Microsoft Planner has multiple front doors. Begin by signing into your Office 365 account. You can do that at any of Office 365’s many points of entry including:

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

If you’re already signed into another area of Microsoft Office, you can find the link to the Microsoft Planner app by selecting the app launcher icon in the upper-left corner and choosing Planner. If Planner is not in the list, select All apps and find Planner in the list.

Alternatively, you can sign into Microsoft Planner directly at tasks.office.com.

Once you’ve signed in, your first stop will be the Planner hub. From there you can start a new plan, view recent plans, view all your plans, or view tasks assigned to you. 

Note the link to get the Planner mobile app at the bottom of the left menu. Select the link and click Send in the modal dialogue box.

The Microsoft Planner mobile app is available for both Android and iPhone.

How to Build a Plan in the Microsoft Planner App

Before you can assign tasks to yourself or other people, you must create a plan.

Creating a Plan

In the left pane, select New plan. Fill out all the information requested in the New plan window.

1. Give your plan a name.
2. (Optional) If you’ll be inviting an existing Microsoft Group to your plan (say, for example, via Microsoft Teams), you can add your plan to the Group now by selecting Add to an existing Microsoft 365 group and then choosing a group for your plan. This is handy if you think you’ll have multiple plans for the same group.

1. Decide whether your plan is public or private. If you choose public, then anyone in your organization will be able to see your plan. If you choose private, then only the people you add to your plan will be able to see it.
2. (Optional) Write a group description. When you add new members to your plan, they will see the group description, giving them an idea of the purpose of the plan.
3. Select Create plan.

Next you will see the main dashboard or Board for the plan you just created. 

The dashboard view is card-based, much like Trello. Before adding tasks, add members of your team to the plan. 

Adding Other People to Your Plan

From the plan dashboard, select the Members dropdown. Enter a person’s name to add them as a member. 

Adding and Assigning Tasks

Your plan comes with one default task bucket called To do. 

1. You can add a task to that bucket by selecting Add task.

1. You can create additional buckets for your tasks by selecting the Add new bucket link. Type the name of the new bucket and press Enter.

1. Next, choose the Add task link under whichever bucket you want. Enter a task name. 

1. Set the due date.

1. Next, choose who this task should be assigned to. The task card will indicate Unassigned until you assign the task.

1. Be sure to select the Add task button to save the task.

1. Your task will appear as a card under the bucket you chose. 

To add more details to the task, select the card on the dashboard. From there, you can add a label, change which bucket the task is in, and indicate the task’s progress, priority, start date, and due date. 

You can also add notes, checklists, and attachments. Any team member can add comments to the task.

Staying on Track 

Microsoft Planner offers a variety of ways to get a bird’s-eye view of your plan. 

Charts

The Charts tab displays summaries of the status of all tasks in the plan, how many tasks are in each bucket, a chart showing how many tasks there are in each priority level (urgent, important, medium, and low), a list of the plan’s members, and how many tasks each person has been assigned.

Schedule

The Schedule tab displays all the tasks on a calendar so you can get an idea of which task deadlines are approaching. 

Other Options

Select the three dots to the right of the Schedule tab, and you will find many other features of Microsoft Planner. 

• Conversation will take you directly to Outlook so you can email team members.
• Members will take you to the Group Membership page for your plan where you can add and delete members.
• Files takes you to the group’s Sharepoint library where you can create, upload, delete, and edit documents related to your plan.
• Notebook launches a Microsoft OneNote notebook dedicated to your plan.
• Sites takes you to a page where you can create and edit a team Sharepoint site for your plan. 

You can also add the plan to your favorites, make a copy of your plan within Microsoft Planner, export your plan to Excel, copy the link to your plan, and add your plan to your Outlook calendar. 

Group owners can select Plan settings to configure the group’s email settings and indicate whether the group should receive an email when a task is assigned or completed. This is also where the owner can delete the plan.

Completing Tasks in the Microsoft Planner

When a task has been completed, the person assigned to the task can mark it as complete on its card on the Board.

After the task has been marked as complete, you can find it again by expanding the Show completed dropdown.

Get Updates on Your Plan

Plan members can choose when to receive notifications from Planner by selecting the gear/settings icon, selecting Notifications, and specifying their notification preferences.

Other Task Management and Collaboration Tools

Sometimes the sheer complexity of Microsoft is unattractive to users. If you’ve decided that the Microsoft Office 365 software suite is not for you, there are many other excellent task management and collaboration tools available. 

Whichever tools you choose, having an organized project plan will help you achieve your goals.

Related posts

• Toimiiko Microsoftin Windowsin tiedostojen palautus? Testasimme sen.

• Mikä on Microsoft Power Automate ja ilmaiset ladattavat mallit

• 7 tapaa avata MDB-tiedosto ilman Microsoft Accessia

• Microsoft Teamsin videokonferenssiopas

• Adobe Premiere -opastus aloittelijoille

• Google Chromen automaattinen täyttö: täydellinen opas

• 5 Windows-vaihtoehtoja Linux-sudo-komennolle

• Mikä on paras konferenssipuhelupalvelu – Parhaisiin sovelluksiin verrattuna

• Siirrä, poista tai kopioi tiedostoja automaattisesti Windowsissa

• 5 parasta turvallista APK-lataussivustoa Android-sovelluksille

• 5 kannettavaa sovellusta, jotka haluat ehdottomasti USB-muistitikullasi

• Kuinka karsia pois päällekkäiset digitaaliset valokuvat Windows-tietokoneellasi

• 4 parasta vaihtoehtoa Google Chromecastille

• 7 parasta bloatware-poistotyökalua Windowsille

• Kuinka Signal Desktop -sovellus voi auttaa suojaamaan yksityisyyttäsi

• Kuinka verkkosivustot toimivat: Opi mitä konepellin alla on

• 5 parasta IP-skannerityökalua Windowsille, Macille, iOS:lle ja Androidille

• 5 parasta Firefoxin tietosuojalisäosaa verkkoturvallisuuteen

• Huomioitavaa ennen oman Wikin luomista

• Todoist vs. Microsoft To Do: kumpi sopii sinulle