Huolimatta useista taulukkolaskentatyökaluista ja muista vastaavista sovelluksista, työskentelemme mieluummin itse Microsoft Excelin^{(Microsoft Excel)} kanssa. Tämä johtuu siitä, että tämä taulukkolaskentaohjelma tekee työstäsi melko kätevää, jos osaat käyttää sitä. Olitpa pienyrittäjä tai työskentelet yrityksen toimistossa, Excel -laskentataulukosta on nyt tullut varsin hyödyllinen ja välttämätön resurssi päivittäisille käyttäjille.

Tätä sovellusta käytetään pääasiassa numeeristen tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn eri tarkoituksiin. Selkeiden toimintojensa ja helppokäyttöisten ominaisuuksiensa ansiosta se on aina ollut jokaisen yrityskäyttäjän ensisijainen väline. Tässä oppaassa on 10 tärkeintä hyödyllistä Excel-vinkkiä ja temppua, jotka sinun on tiedettävä.

Microsoft Excel -vinkkejä ja temppuja

Tässä viestissä käsittelemme seuraavia Excel-vinkkejä^{(Excel Tips)} ja -vinkkejä^(Tricks) , jotka ovat mielestämme hyödyllisimpiä:

1. Valitse kaikki solut kerralla
2. Automaattinen sovitus Sarakkeen leveys
3. Transponoi sarakkeet ja rivit
4. Käytä suodatinkomentoa^{(Use Filter Command)} piilottaaksesi ei- toivotut tiedot^{(Hide Unwanted Data)}
5. Poista päällekkäinen merkintä
6. Poista tyhjät tietueet
7. Lisää tyhjät rivit tietueeseen
8. Kopioi tiedot^{(Copy Data)} toiselle arkille automaattisesti^{(Sheet Automatically)}
9. Ota kuvakaappaus Excel-kameralla
10. Linkitä solut sähköpostiosoitteeseesi

Aloitetaan ja tunnetaan jokainen yksityiskohtaisesti.

1] Valitse kaikki solut kerralla

Joskus saatat joutua tekemään suuria muutoksia Excel - laskentataulukkoon. Siinä tapauksessa voit valita kaikki laskentataulukon solut käyttämällä neliöruutua, joka on käytettävissä laskentataulukon vasemmassa yläkulmassa.

Kun valitset neliöruudun, se korostaa kaikki laskentataulukon solut, myös tyhjät solut. Vaihtoehtoisesti voit myös käyttää Ctrl+A -pikanäppäintä valitaksesi kaikki laskentataulukon solut.

2] Automaattinen sovitus Pylvään leveys

Kun työskennellään MS Excelillä^{(MS Excel)} , jossa on suuri määrä tietueita, tulee usein monimutkaiseksi muuttaa jokaisen sarakkeen solun kokoa sen tekstin mukaan. Voit muuttaa sarakkeiden kokoa helposti käyttämällä AutoFit sarakkeen leveyttä -ominaisuutta, joka on Excelin^(Excel) sisäänrakennettu ominaisuus .

Sinun tarvitsee vain siirtää hiiren osoitin sen sarakkeen rajalle, jonka haluat sovittaa automaattisesti, ja kaksoisnapsauttaa sitä. Ja jos sinun on säädettävä kokonaisia ​​sarakkeita, valitse ne kaikki ja kaksoisnapsauta minkä tahansa sarakkeen rajaa.

Vaihtoehtoisesti voit myös muuttaa sarakkeen leveyttä käyttämällä Sovita sarakkeen leveys^{(Autofit Column width)} -vaihtoehtoa. Voit tehdä tämän valitsemalla säädettävän sarakkeen ja siirtymällä sitten valikkopalkkiin^(Menu) > Koti^(Home) - välilehti. Napsauta Solut^(Cells) - osiossa Muotoile^(Format) - vaihtoehtoa ja valitse sitten avattavasta valikosta Sovita sarakkeiden leveys automaattisesti.^{(Autofit Columns Width)}

3] Transponoi sarakkeet ja rivit

Jotkut ihmiset luovat Excel -laskentataulukoita, joissa pääkentät kulkevat vaakasuunnassa peräkkäin. Toiset asettavat tiedot pystysuoraan. Joskus nämä asetukset johtavat tilanteeseen, jossa haluat siirtää Excel - tiedot. Transponoi^(Transpose) on Excel - toiminto, jonka avulla voit vaihtaa Excel -sarakkeet riveiksi kirjoittamatta tietoja uudelleen.

Transponoi^(Transpose) -toiminto on loistava ominaisuus, jonka saat MS Excel -laskentataulukoista. Siitä tulee erittäin hyödyllistä, kun sinun on vaihdettava tietosarakkeet vaaka-asennosta pystysuoraan kirjoittamatta tietoja uudelleen.

Yllä olevassa kuvassa tiedot on järjestetty taulukkomuotoon, jossa koehenkilöiden luvut ovat pystysuorassa. Jos meidän on järjestettävä tiedot uudelleen vaakasuunnassa manuaalisesti, se olisi melko vaikeaa. Mutta transponointitoiminnon avulla voit tehdä sen muutamassa sekunnissa.

Joten sinun on ensin valittava tiedot taulukosta ja kopioitava ne. Aseta nyt hiiren osoitin kohtaan, jossa sinun on siirrettävä tiedot, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Liitä määräten^{(Paste Special)} -vaihtoehto. Kun Paste Special -ikkuna avautuu, tarkista Transpone^(Transpose) - toiminto ja napsauta OK-painiketta.

4] Käytä suodatinkomentoa^{(Use Filter Command)} piilottaaksesi ei- toivotut tiedot^{(Hide Unwanted Data)}

Excel -suodatustoiminnon avulla voit piilottaa ei-toivotut tiedot ja näyttää vain tietyt tärkeät tiedot laskentataulukossa. Tämän ominaisuuden avulla voit helposti suodattaa nimet, päivämäärät ja numerot valtavasta tietojoukosta tai taulukosta. Se ei kuitenkaan poista tai muokkaa alkuperäisiä tietoja. Siitä tulee erittäin hyödyllistä, kun sinun on keskityttävä vain johonkin erityiseen tietoon.

Yllä olevassa tietojoukossa näet luettelon opiskelijoista, joiden arvosanat ovat erilaiset, heidän osoitteensa on erilainen. Se voi olla isompikin. Joten jos sinun on suodatettava tiettyjä tietoja, se voi olla melko vaikeaa.

Voit tehdä sen helposti käyttämällä suodatinkomentoa. Joten sinun tarvitsee vain valita taulukon otsikko ja siirtyä sitten Muokkaus^(Editing) -osioon. Valitse vastaavasta osiosta Lajittele ja suodata^{(Sort & Filter)} ja valitse sitten Suodatin^(Filter) - työkalu.

Napsauta^(Click) alas osoittavaa nuolivaihtoehtoa, joka tulee näkyviin kunkin sarakkeen otsikon lähelle. Sen avulla voit lajitella tiedot aakkosjärjestykseen tai järjestää numerot pienimmästä suurimpaan. Lisäksi voit käyttää tekstisuodatinta tietojen suodattamiseen tarpeidesi mukaan.

5] Poista päällekkäinen merkintä

On melko helppoa paikantaa ja poistaa päällekkäisiä merkintöjä laskentataulukosta, jossa on pieni joukko tietoja. Mutta jos se on tehtävä suurella tietojoukolla, jossa sarakkeita ja rivejä on satoja, se olisi todellakin haastava tehtävä.

Yllä olevassa taulukossa on kymmenen tietuetta, joissa kaksi merkintää ovat täysin samanlaisia ​​ja yhteistä nimeä on käytetty kolmella rivillä. Joten, jotta voit selvittää päällekkäiset merkinnät, sinun on valittava taulukko. Siirry sen jälkeen Tiedot^(Data) - valikkoon, valitse Datatyökalut^{(Data Tools)} - luokka ja napsauta sitten Poista kaksoiskappaleet^{(Remove Duplicates)} .

Valitse valintaikkunassa Oma tiedoissani -otsikot -kohdan vieressä oleva valintaruutu. Ja poista sarakkeiden alta sarjanumeron merkki, koska se on erilainen jokaiselle merkinnälle. Napsauta lopuksi OK - painiketta ja näet kaksoismerkinnän poistuvan taulukosta.

6] Poista tyhjät tietueet

Joskus olet ehkä huomannut laskentataulukossasi tyhjät solut tai rivit, jotka ovat enimmäkseen ei-toivottuja. Käyttäjät napsauttavat yleensä määritettyä riviä hiiren kakkospainikkeella ja poistavat ne yksitellen. Mutta mitä teet, jos heidän lukumääränsä on satoja? Siinä tilanteessa niiden poistaminen yksitellen olisi todella ikävää työtä.

Siksi, jos haluat poistaa ne yhdellä kertaa, paina Ctrl+G -pikanäppäintä ja kun Siirry^{(Go To)} - valintaikkuna tulee näkyviin, valitse Special - painike. Merkitse seuraavalla sivulla Tyhjät^(Blanks) -valintanappi ja napsauta OK-painiketta. Huomaat, että kaikki tyhjät solut valitaan.

Paina nyt Ctrl+minus . Kun ponnahdusvalikko tulee näkyviin, valitse Siirrä solut ylös^{(Shift cells up)} ja napsauta OK-painiketta. Näet, kaikki tyhjät solut poistetaan ja myös tietojoukko järjestetään sopivasti.

7] Lisää tyhjät rivit tietueeseen

Kuten edellä mainitsin, tyhjät rivit ovat enimmäkseen ei-toivottuja, mutta joskus se myös toimii. Joten jos sinun on lisättävä ne, voit napsauttaa määritettyä riviä hiiren kakkospainikkeella ja lisätä ne yksitellen, kuten totesin poistaessasi tyhjiä rivejä.

Joten lisätäksesi tyhjät rivit kuhunkin erilliseen tietueeseen, tee sarja mainitusta sarjanumerosta. Valitse sen jälkeen kaikki tietojoukko ja napsauta sitten Tiedot- välilehden^(Data) Lajittelutyökalua .^(Sort)

Napsauta seuraavassa valintaikkunassa Lajitteluperuste-pudotusvalikkoa ja järjestä ne sarjanumeron mukaan.

Napsauttamalla OK-painiketta se lisää tyhjän rivin jokaisen erillisen rivin väliin.

8] Kopioi tiedot^{(Copy Data)} toiselle arkille automaattisesti^{(Sheet Automatically)}

Joskus käy niin, että joudut käyttämään toisen taulukon tietoja, jotka syötät ensimmäiseen taulukkoon. Käytät tähän yleensä perinteistä kopioi ja liitä -menetelmää. Mutta kun joudut muuttamaan joitakin tietoja yhdellä taulukolla, sen on muutettava ne myös toisella taulukolla. Siitä tulee hieman monimutkaista, kun joudut muuttamaan samat tiedot molemmilla arkeilla yksitellen.

Excelissä on vaihtoehto, joka kopioi ensimmäisen arkin tiedot automaattisesti toisille taulukoille reaaliajassa. Jos haluat kuitenkin kopioida tiedot automaattisesti muille arkeille, sinun on ensin muodostettava yhteys niiden välille.
Voit tehdä tämän siirtymällä ensimmäisen arkin tilapalkkiin. Sen jälkeen pidä Ctrl - näppäintä painettuna ja napsauta niitä arkkeja, joille sinun on kopioitava tiedot automaattisesti. Se siitä.
Mitä tahansa dataa syötät ensimmäiselle arkille, ne kopioidaan automaattisesti muille arkeille.

9] Ota kuvakaappaus^(Screenshot) Excel - kameralla^(Excel)

Aina on sanottu, että "kuva on enemmän kuin tuhat sanaa". Siksi joskus saatat joutua lisäämään kuvakaappauksen Excel -laskentataulukkoon, jotta voit selittää asiat paremmin.

Sinun ei kuitenkaan tarvitse käyttää mitään kolmannen osapuolen sovellusta kuvakaappauksen ottamiseksi. Excelissä^(Excel) on sisäänrakennettu kamerakomento, jonka avulla voit ottaa kuvakaappauksen yhdellä napsautuksella.

Jotta voit käyttää tätä ominaisuutta, sinun on ensin otettava kamerakomento käyttöön. Joten sinun tarvitsee vain siirtyä pikakäyttötyökalupalkkiin ja napsauttaa Mukauta pikakäyttötyökalupalkkia^{(Customize Quick Access Toolbar)} . Napsauta sen jälkeen avattavaa valikkoa Valitse komennot^{(Choose commands from)} > All commands > Camera. Valitse nyt Lisää^(Add) - painike ja paina OK.

Kun olet suorittanut yllä olevan toimenpiteen, huomaat, että kamerakuvake^(Camera) on nyt lisätty pikakäyttötyökalupalkkiin. Valitse nyt solut tai tiedot, joille tarvitset kuvan. Napsauta sen jälkeen kamerakuvaketta^(Camera) ja napsauta sitten mitä tahansa laskentataulukon kohtaa. Voit myös vetää ja muuttaa kuvan kokoa tarpeidesi mukaan.

10] Yhdistä^(Link) solut sähköpostiosoitteeseesi

Excel-laskentataulukossa voit helposti luoda hyperlinkin Gmail - osoitteeseesi.

Tätä varten sinun on ensin valittava solu, johon haluat lisätä linkin. Paina sen jälkeen Ctrl+K -pikanäppäintä. Kun valintaikkuna kehottaa näytölle, valitse Sähköpostiosoite^{(E-mail Address)} vasemmasta ruudusta. Lisää sähköpostiosoitteesi ja paina sitten OK-painiketta.

Se siitä. Toivon, että näistä vihjeistä ja temppuista voi olla apua, kun käytät Excel -laskentataulukoita tietokoneellasi.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In sрite of having several spreadsheet tools and other similar applications, we still prefer to work along with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

Related posts

• 3 tapaa suojata Excel-tiedosto salasanalla

• Gantt-kaavioiden luominen Microsoft Excelissä

• Kuinka ymmärtää mitä jos -analyysi Microsoft Excelissä

• Microsoft Excelin perusteiden opetusohjelma – Excelin käytön oppiminen

• Google Sheets vs Microsoft Excel – mitkä ovat erot?

• Kuinka aktivoida ja ladata Solver-apuohjelma Microsoft Excelissä, jos se ei toimi

• Trendiviivan lisääminen Microsoft Excel -laskentataulukkoon

• Parhaat Microsoft OneDrive-vinkit ja temput sen käyttämiseen kuin ammattilainen

• Lisäosien asentaminen ja käyttäminen Microsoft Wordissa ja Excelissä iPadille

• Microsoftin tehtävävinkkejä ja temppuja

• Microsoft Excel aiheuttaa korkean suorittimen käytön Windows 10:ssä

• Microsoft To-Do iPhonessa Vinkkejä ja temppuja: Paranna tuottavuuttasi!

• Lisää lineaarisen regression trendiviiva Excelin sirontakaavioon

• 12 hyödyllistä Microsoft Word -vinkkiä ja -nimiä

• 10 Excel-vinkkiä ja temppuja vuodelle 2019

• Microsoft OneNote -vinkkejä ja -vinkkejä aloittelijoille

• Kuinka lukita solut Microsoft Excelissä

• 10 parasta Microsoft Teams -vinkkiä ja -vinkkiä, joiden avulla saat parhaan hyödyn irti

• Tumman tilan käyttöönotto Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa

• Vuokaavion luominen Wordissa ja Excelissä