Hiiri on kätevä työkalu, mutta osoita ja napsauta ajanhukkaa. Tiesit sen, joten opit jo Officen ja Windowsin parhaat pikanäppäimet^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)} .

Mutta ehkä joissakin toistuvissa tehtävissä ei ole pikanäppäimiä. Eikö olisi hienoa, jos voisit luoda omia pikanäppäimiä Microsoft Officessa^{(Microsoft Office)} ? No^(Well) , voit.

Pikanäppäimien^{(Keyboard Shortcuts)} luominen Microsoft^{(Microsoft Office)} Officessa

Käydään ensin nämä vaiheet Wordissa^(Word) läpi . Vaiheet ovat samat Excelissä^(Excel) ja työpöydän PowerPointissa . ^(PowerPoint)Vieritä^(Scroll) alas nähdäksesi kuinka tämä tehdään Outlookissa^(Outlook) .

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella^{(Right-click)} mitä tahansa harmaata tilaa nauha-alueella ja valitse Mukauta nauhaa^{(Customize the Ribbon)} .

1. Wordin asetukset^{(Word Options )} -ikkuna avautuu . Valitse Mukauta ^{(Customize )}Pikanäppäimet^{(Keyboard shortcuts)} -kohdan vierestä ikkunan alareunasta.

1. Mukauta näppäimistöä^{(Customize Keyboard)} -ikkuna avautuu . Katso Kategoriat^{(Categories )} - aluetta rajataksesi välilehteen, jossa on komento, jolle haluat luoda pikakuvakkeen. Tämän välilehden komennot näkyvät oikealla olevassa Komennot -alueella. ^{(Commands )}Valitse haluamasi komento.
   
   Tässä esimerkissä olemme valinneet FileSendPdf , koska olisi erittäin hyödyllistä lähettää Word-asiakirja PDF-muodossa^{(send a Word document as a PDF)} yksinkertaisella näppäinyhdistelmällä. Jos komennossa on jo näppäimistöyhdistelmä, se näkyy Nykyiset näppäimet^{(Current keys )} -alueella.

1. Aseta uusi pikanäppäinyhdistelmä asettamalla kohdistin Paina uutta pikanäppäintä^{(Press new shortcut key)} -kenttään ja paina sitten näppäinyhdistelmää, jota haluat käyttää näppäimistölläsi. Merkitse muistiin, mitä näkyy Nykyiset näppäimet^{(Current keys)} -alueen alla kohdassa Tällä hetkellä määritetty^{(Currently assigned to)} . Jos siellä näkyy muuta kuin [unassigned] , kokeile toista näppäinyhdistelmää.

1. Jos haluat käyttää tätä näppäinyhdistelmää kaikissa tulevissa asiakirjoissa, jätä Normal.dotm valituksi Tallenna muutokset^{(Save changes in )} -ruutuun. Jos haluat käyttää avainyhdistelmää vain tähän asiakirjaan, valitse se avattavasta valikosta. 
2. Ota asetukset käyttöön valitsemalla Assign - painike ja sulje sitten Mukauta näppäimistöä^{(Customize Keyboard)} -ikkuna. Paina OK sulkeaksesi Wordin asetukset^{(Word Options)} -ikkunan. Kokeile uutta pikanäppäinyhdistelmääsi. 

FileSendPdf -^{(FileSendPdf )} pikakuvake muuntaa asiakirjan automaattisesti PDF -tiedostoksi , luo uuden sähköpostiviestin Outlookissa^(Outlook) , liittää PDF -tiedoston ja antaa sähköpostille aiheen^(Subject) . Yksi näppäimen painallus tusinan tai useamman hiiren osoittamisen ja napsautuksen sijaan säästää uskomatonta aikaa.

Kuinka tyhjentää mukautetut pikanäppäimet ^{(Custom Keyboard Shortcuts)}Microsoft^{(Microsoft Office)} Officessa

Haluat ehkä päästä eroon kaikista mukautetuista pikanäppäimistä, jotka olet tehnyt Office - sovelluksessa. Se on helppo tehdä.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella^{(Right-click)} mitä tahansa harmaata tilaa nauha-alueella ja valitse Mukauta nauhaa^{(Customize the Ribbon)} .

1. Wordin asetukset^{(Word Options )} -ikkuna avautuu . Valitse Mukauta^{(Customize )} -painike ikkunan vasemmasta alakulmasta. Mukauta näppäimistöä^{(Customize Keyboard )} -ikkuna avautuu  .

1. Jos haluat poistaa avainmääritykset kaikista tulevista asiakirjoista, jätä Normal.dotm valituksi avattavasta Tallenna muutokset kohteeseen -valikosta. ^{(Save changes in )}Voit poistaa ne vain tästä asiakirjasta valitsemalla sen sijaan asiakirjan avattavasta valikosta. Valitse lähellä vasemmasta alakulmasta Palauta kaikki^{(Reset All )} -painike.

1. Se kysyy: Haluatko varmasti nollata avainmääritykset? Tämä toiminto poistaa kaikki makroille ja tyyleille tällä hetkellä määritetyt avaimet tiedostossa Normal.dotm^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)} . Huomaa, että varoituksen lopussa lukee joko Normal.dotm tai valitsemasi asiakirja. Vahvista nollaus valitsemalla Kyllä .^{(Yes )}

Pikanäppäimien^{(Keyboard Shortcuts)} luominen Microsoft^{(Microsoft Outlook)} Outlookissa

Kaikista Microsoft Office -sovelluksista Outlook on luultavasti se, jossa vietät eniten aikaa. On järkevää luoda mukautettuja pikanäppäimiä, jotta asiat hoituvat nopeammin. 

Valitettavasti Outlook 2016:n jälkeen se ei salli sinun tehdä pikanäppäimiä kuten Wordissa^(Word) , Excelissä^(Excel) ja PowerPointissa^(PowerPoint) . Mitä vaihtoehtoja sinulla on?

Se on kiertotapa, mutta voit luoda pikavaiheita^{(Quick Steps )} ja määrittää niille näppäinyhdistelmiä. Tämä ei anna mahdollisuutta luoda pikanäppäinyhdistelmää kaikelle Outlookissa^(Outlook) , mutta se voi vastata useimpiin tarpeisiisi. Voit määrittää mukautetuille pikavaiheille enintään yhdeksän näppäinyhdistelmää^{(Quick Steps)} .

1. Valitse Outlookin Koti^{(Home )} - välilehden  Pikaohjeet^{(Quick Steps )} - osiosta Luo uusi .^{(Create New )}

1. Muokkaa pikavaihetta^{(Edit Quick Step )} -ikkuna avautuu. Kirjoita kuvaava nimi Nimi^(Name) - kenttään.
2. Valitse jokin ennalta määritetyistä toiminnoista Valitse toiminto^{(Choose an Action )} -pudotusvalikosta. Tässä esimerkissä valitaan Merkitse luetuksi^{(Mark as read)} .

1. Merkitse toiminnot yhteen valitsemalla Lisää toiminto^{(Add Action )} -painike edellisen toiminnon alla.

1. Valitse Siirrä kansioon^{(Move to folder)} .

1. Valitse kansio^{(Select Folder )} -ikkuna avautuu . Etsi^(Find) ja valitse kansio, johon haluat tämän pikatoiminnon^{(Quick Action)} siirtävän sähköpostin. Valitsemme tälle esimerkille kansion Laskut . ^{(Bills )}Sulje ikkuna valitsemalla OK .

1. Valitse näppäinyhdistelmä avattavasta Pikanäppäin -valikosta. ^{(Shortcut key)}Huomaa, että se on rajoitettu yhdeksään valintaan.

1. Lisää kuvaus siitä, mitä Quick Step tekee Työkaluvihje^(Tooltip) - tekstikenttään. Kun viet hiiren osoittimen Quick Step -toiminnon päälle myöhemmin, tämä näyttää muistuttavan sinua siitä, mitä se tekee.
2. Suorita pikavaiheen^{(Quick Step)} luominen loppuun valitsemalla Valmis^{(Finish )} . Näet nyt Merkitse luetuksi Siirrä laskut^{(Mark Read Move to Bills)} -pikavaiheeseen Outlook - nauhassa. Testaa sitä käyttämällä vaiheessa 7 valitsemaasi pikanäppäinyhdistelmää.

Jos haluat mennä askeleen pidemmälle, voit luoda Outlook Desktopin pikakuvakkeita^{(create Outlook Desktop shortcuts)} komentorivin valitsimilla helpottaaksesi yleisten tehtävien suorittamista.

Harjoittele pikanäppäimiäsi

Nyt voit luoda omia Microsoft Office -pikanäppäimiä. Tulosta luettelo eniten käytetyistä pikanäppäimistä ja säilytä ne näytön vieressä. Muutaman päivän kuluttua et enää tarvitse huijauslehteä. Lisää^(Add) komentorivin pikakuvakkeet, niin se parantaa Microsoft Office -tuottavuuttasi^{(boost your Microsoft Office productivity)} hetkessä. 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouse is a handy toоl, but poіnt-аnd-click is a waste of time. You knew that, so you went and learned the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

Related posts

• 13 parasta pikanäppäintä Microsoft Teamsille

• Kuinka luoda PDF-dokumentteja Microsoft Officessa

• Kuinka korjata mikä tahansa Microsoft Office -versio

• 40 parasta Microsoft Excel -pikanäppäintä

• Yli 30 parasta Microsoft Word -pikanäppäintä

• Kuinka näyttää sanamäärä Microsoft Wordissa

• Microsoft Office -nauhan mukauttaminen

• Microsoft Teamsin asennuksen poistaminen, kun se jatkaa asennusta

• Kuinka luoda lentolehtinen Microsoft Wordissa

• Kuinka luoda yhdistäminen Microsoft Wordissa

• Erot Microsoft Excel Onlinen ja Excel For Desktopin välillä

• Tekstin etsiminen ja korvaaminen Microsoft Wordissa

• Kuinka näyttää, hyväksyä tai piilottaa muokkaukset Microsoft Wordissa

• Kuinka lisätä Dropbox pilvipalveluksi Microsoft Officeen

• Mikä on Microsoft Publisher? Aloittelijan opas

• Kuinka piirtää Microsoft Wordissa

• Kuinka tehdä yksinkertainen kalenteri Microsoft Wordissa

• Google Slides vs Microsoft PowerPoint – mitkä ovat erot?

• Osakatkon lisääminen Microsoft Wordiin

• Kirjekuoren tulostaminen Microsoft Excelissä