Suunnitteletko jättäväsi^(Are) työpaikkasi ja haluat varmistaa, että saat kopion kaikista sähköposteistasi siltä varalta, että sinun on viitattava niihin myöhemmin? Tai ehkä haluat vain viedä ne varmuuskopiointia varten siltä varalta, että Outlook PST -tiedostosi vioittuu , mitä tapahtuu melko usein.

Joka tapauksessa sähköpostien varmuuskopiointi on aina hyvä idea. Vaikka käyttäisit verkkopalvelua, kuten Outlook.com tai Gmail , ei silti ole huono idea käyttää ^(Gmail)Outlookin^(Outlook) kaltaista työpöytäohjelmaa ladataksesi kaikki sähköpostisi, jotta voit tallentaa ne paikallisesti. Verkkopalvelut^(Web) ja jättiläiset, kuten Microsoft ja Google , saattavat vaikuttaa immuunilta epäonnistumiselle, mutta koskaan ei tiedä, milloin jotain katastrofaalista voi tapahtua.

Tässä artikkelissa näytän sinulle, kuinka voit viedä Outlook - sähköpostisi Outlook 2003 :ssa , 2007:ssä, 2010:ssä, 2013:ssa ja 2016:ssa. Mainitsen myös menettelyn, jos käytät Outlook for Macia^(Mac) . On syytä huomata, että varsinainen ohjattu tuonti-^(Import) ja vientitoiminto^{(Export Wizard)} on lähes täsmälleen sama kaikissa versioissa, mutta ohjatun toiminnon käyttäminen on muuttunut.

Sähköpostien vieminen Outlookista

Jos käytät Outlook 2003 :a, 2007:tä, 2010:tä tai 2013:a, katso viestiäni Outlook-yhteystietojen viemisestä^{(how to export Outlook contacts)} nähdäksesi prosessin ohjattuun tuonti-/vientitoimintoon pääsemiseksi. Jos käytät Outlook 2016 :ta , napsauta Tiedosto^(File) ja Avaa ja vie^{( Open & Export)} .

Napsauta oikeanpuoleisessa valikossa Import/Export - painiketta.

Tämä tuo nyt esiin Import/Export Wizard , joka näyttää samalta kaikissa Officen^(Office) versioissa . Aloita valitsemalla Vie tiedostoon^{(Export to a file)} .

Seuraavassa näytössä sinun on valittava tiedostotyyppi: joko CSV -tiedosto ( Comma Separated Values ) tai Outlook-datatiedosto^{(Outlook Data File)} ( PST ). Käytän yleensä aina PST :tä, jotta se on helpompi tuoda takaisin Outlookiin^(Outlook) , mutta voit valita CSV :n, jos haluat tuoda sähköpostit toiseen sähköpostiohjelmaan tai jopa ohjelmaan, kuten Excel tai Word .

Seuraavassa näytössä sinun on valittava, mitä haluat viedä. Jos haluat saada kaikki sähköpostisi, valitse tavallisesti Saapuneet^(Inbox) ja varmista, että Sisällytä alikansiot^{(Include subfolders)} on valittuna. Jos haluat vain pienen osajoukon sähköposteja, voit napsauttaa Suodata^(Filter) - painiketta ja asettaa sitten erilaisia ​​ehtoja vähentääksesi vievien sähköpostien määrää.

Napsauta Seuraava^(Next) ja sinun on nyt valittava CSV- tai PST - tiedoston tallennuspaikka. Voit valita useista vaihtoehdoista, jotka koskevat kaksoiskappaleiden käsittelyä.

Napsauta lopuksi Valmis^(Finish) ja saat ikkunan, jossa kysytään, haluatko suojata PST -tiedostosi valinnaisella salasanalla. Jos aiot käyttää salasanaa tässä, huomaa, että sen tulee olla yli 16 merkkiä pitkä. Huomaa myös, että se ei ole kovin turvallinen ja että se voidaan helposti murtautua oikealla ohjelmistolla.

Siinäpä suurinpiirtein se. Sinulla pitäisi nyt olla CSV- tai PST - tiedosto, johon kaikki sähköpostisi on tallennettu. Voit nyt kopioida tämän tiedoston turvalliseen paikkaan varmuuskopiointia varten.

Vie sähköpostit Outlook for Macista

Jos käytät Officen ^(Office)Mac - versiota, sähköpostien vientimenettely on erilainen. Itse asiassa tiedostotyyppi on myös erilainen. Mac^(Macs) -tietokoneissa sinulla on vain yksi vaihtoehto: Outlook for Mac -arkistotiedosto^{(Mac Archive File)} ( .OLM ).

Napsauta Tiedosto^(File) ja sitten Vie^(Export) .

Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit valita, mitkä kohteet haluat viedä arkistotiedostoon. Voit valita vaihtoehdoista Mail , Kalenteri^(Calendar) , Yhteystiedot^(Contacts) , Tehtävät^(Tasks) ja Muistiinpanot^(Notes) tai voit valita tietyn luokan kohteista.

Napsauta Jatka^(Continue) , niin sinulta kysytään, minne haluat tallentaa tiedoston. Siinäpä suurinpiirtein se. Macin Outlookista^(Outlook) vietäessä ei ole muita vaihtoehtoja^(Mac) .

Kun olet vienyt sähköpostisi, voit lukea viestini niiden tuomisesta toiseen sähköpostipalveluun,^{(import them to another email service)} kuten Gmailiin^(Gmail) , jos aiot vaihtaa.

How to Export Your Emails from Microsoft Outlook to CSV or PST

Are you planning on leaving a job and want to make sure you get a copу of all your emails in casе you need to refer to them at a later point? Or maybe you just want to export them for backup purрoses in case your Outlook PST file becomes corrupt, which happens quite often.

In any case, backing up your emails is always a good idea. Even if you are using a web service like Outlook.com or Gmail, it’s still not a bad idea to use a desktop client like Outlook to download all your mail so that you have it stored locally. Web services and giants like Microsoft and Google may seem immune to failure, but you never know when something catastrophic can happen.

In this article, I’ll show you how to export your Outlook emails in Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 and 2016. I’ll also mention the procedure if you are using Outlook for Mac. It’s worth noting that the actual Import and Export Wizard is pretty much exactly the same across all versions, but the process of getting to the wizard has changed.

Exporting Emails from Outlook

If you are running Outlook 2003, 2007, 2010 or 2013, then check out my post on how to export Outlook contacts to see the procedure for getting to the import/export wizard. If you are running Outlook 2016, then click on File and Open & Export.

In the right-hand menu, click on the Import/Export button.

This will now bring up the Import/Export Wizard, which looks the same in all versions of Office. To get started, you want to select Export to a file.

On the next screen, you have to choose the type of file: either a CSV (Comma Separated Values) file or an Outlook Data File (PST). I normally always use PST, so that it’s easier to import back into Outlook, but you can choose CSV if you want to import the emails into another email client or even into a program like Excel or Word.

On the next screen, you have to choose what you want to export. If you want to get all your emails, you normally select Inbox and make sure that Include subfolders is checked. If you only want a small subset of emails, you can click on the Filter button and then put in various criteria to reduce the number of emails to export.

Click Next and you’ll now need to choose a location to save your CSV or PST file. There are several options that you can choose from that deal with how duplicates will be handled.

Finally, click Finish and you’ll get a window asking if you want to protect your PST file with an optional password. If you are going to use a password here, note that it should be more than 16 characters. Also, note that it’s not very secure and can easily be hacked using the right software.

That’s about it. You should now have a CSV or PST file with all your emails stored inside. You can now copy this file to a safe location for backup.

Export Emails from Outlook for Mac

If you are running the Mac version of Office, then the procedure for exporting emails is different. Actually, the file type is also different. On Macs, you only have one option: Outlook for Mac Archive File (.OLM).

Click on File and then Export.

A dialog will popup where you can choose which items you want to export to the archive file. You can choose from Mail, Calendar, Contacts, Tasks and Notes or you can choose from items in a specific category.

Click Continue and you’ll be asked where you want to save the file. That’s about it. There aren’t any other options when exporting from Outlook on a Mac.

Once you have your emails exported, you can read my post on how to import them to another email service like Gmail, if you are planning to switch.

Related posts

• Tumman tilan käyttöönotto Microsoft Outlookissa (Windows, Mac ja Mobile)

• Microsoft Outlook ei avaudu? 10 tapaa korjata

• 10 työkalua kadonneen tai unohdetun Outlookin PST-salasanan palauttamiseen

• Kuinka palauttaa poistetut tiedostot PST-tiedostosta Outlookissa

• Korjaa "Microsoft Office Outlookia ei voi käynnistää" -virhe

• Mikä on Microsoft Publisher? Aloittelijan opas

• Outlook 2007–2016 -muistutusta ei voi poistaa

• Asiakirjojen sanelu Microsoft Wordissa

• 13 parasta pikanäppäintä Microsoft Teamsille

• Kuinka lisätä CSV tai TSV Excel-laskentataulukkoon

• Tietokannan rakentaminen Microsoft Accessilla

• Outlookin korjaaminen kysyy jatkuvasti salasanaongelmaa

• Korjaa Outlookin oikeinkirjoituksen tarkistus, joka ei toimi

• Muuta mittayksiköitä Microsoft Wordissa

• Ladattaessa profiilin juuttunut Outlookin korjaaminen

• Outlookin automaattinen täydennys ei toimi tai nollautuu?

• Kuinka vaihtaa Outlook-salasanasi

• Hyperlinkkejä ei voi avata Outlookissa?

• Sähköpostin automaattinen edelleenlähetys Outlook 2019:ssä

• Sähköpostin palauttaminen Outlookissa