Todoist on yksi toimivimmista online-tehtäväpalveluista, jonka avulla voit olla mahdollisimman tuottava rajoitetulla ajallasi. 

Vaikka olemme aiemmin keskustelleet Todoistin käyttämisestä Getting Things Done (GTD) -metodologian rinnalla^{(Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology)} , monet ihmiset eivät ymmärrä, että Todoist antaa sinun asettaa luettelosi Kanban - tauluilla. 

Tässä artikkelissa näytämme sinulle, kuinka voit käyttää Kanban -levyjä Todoistissa^(Todoist) ja miten se voi parantaa ajanhallintaasi^{(time management)} ja tuottavuuttasi entisestään.

Kuinka käyttää Kanban-tauluja Todoistissa

Jos olet käyttänyt Trelloa aiemmin^{(used Trello before)} , tiedät kuinka hyödyllinen Kanbanin "^{(Kanban “)} luettelot" on. Sen avulla voit asettaa projektin tai prosessin jokaisen vaiheen yksittäisiin luetteloihin. Sitten voit liu'uttaa kohteita kyseisestä työnkulusta prosessin yli, kun jokainen kohteen tehtävä valmistuu.

Jokainen Todoistin^(Todoist) projekti käyttää asettelumuotoa, jonka valitset, kun luot projektin ensimmäisen kerran. Oletus on luettelomuoto, johon olet todennäköisesti tottunut, jos olet käyttänyt Todoistia^(Todoist) jonkin aikaa.

Luodaksesi ensimmäisen Kanban -taulusi , sinun on luotava uusi projekti. Valitse vasemman valikon Projektit^(Projects) -kohdan vierestä pluskuvake. 

Kun olet asettanut nimen ja värin Lisää projekti^{(Add project)} -valintaikkunassa, muuta Näytä^(View) vain tauluksi^(Board) . Valitse Lisää^(Add) .

Tämä luo uuden projektin vasemmanpuoleiseen valikkoon. Mutta nyt, sen sijaan, että käyttäisit luettelomuotoa, näet, että projekti on laadittu käyttämällä Kanban -taulumuotoa .

Aluksi se ei näytä taululta, koska sinun on rakennettava se määrittelemällä "osat". 

Ennen kuin aloitat tämän, on tärkeää pohtia projektisi työnkulkua tai "vaiheita".

Projektisi Kanban -taulun asettaminen^{(Kanban Board)}

Mieti hieman projektisuunnitelmaasi. Tai jos olet luonut tämän uuden Kanban -levyn kotiprojektia varten, mieti vaiheita, jotka sinun on suoritettava projektisi alusta loppuun.

Tässä esimerkissä aiomme rakentaa taulun uuden verkkosivustoyrityksen luomista varten. Kun mietimme projektin laajempia vaiheita, luomme osiot kullekin näistä vaiheista.

• Tilien ja resurssien valmistelu verkkosivuston rakentamiseen^{(building the website)}
• Koko sivuston suunnitteluprosessi
• Yrityksen talouden ja verkkokaupan perustaminen
• Markkinoinnin ja mainonnan valmistelu
• Verkkosivuston käynnistäminen

Pidä mielessä nämä projektin tärkeimmät vaiheet ja nimeä jokaiselle osalle jotain kuvaavaa.

Täytä^(Fill) otsikkokenttä kunkin osion alla ja valitse Lisää osio^{(Add section)} . 

Jatka tätä projektisi jokaisen vaiheen tai pääalueen kohdalla. Näiden ei tarvitse olla projektin varsinaisia ​​vaiheita. Mutta niiden tulisi sisältää kaikki tärkeimmät painopistealueet jollain loogisella tavalla, joka on sinulle järkevää.

Kun olet valmis, tyhjän Kanban -taulusi Todoistissa^(Todoist) pitäisi näyttää alla olevalta.

Nyt on aika täyttää taulullesi projektisuunnitelmasi pienemmät kohteet. Ajattele näitä aliprojekteina, jotka yhdistävät suuria virstanpylväitä. 

Voit lisätä tämän johonkin osioon valitsemalla Lisää tehtävä^{(Add task)} lisätäksesi aliprojektikortin.

Sinun ei tarvitse vielä lisätä tietoja. Tällä hetkellä hahmotat vain projektin ja tärkeimmät vaiheet. Voit lisätä muita kohteita myöhemmin, kun niitä tulee. Voit myös lisätä aliluetteloita ja aikatauluja myöhemmin jokaiselle näistä.

Valitse vain Lisää tehtävä^{(Add task)} , kun olet nimennyt jokaisen. Kun olet valmis, sinulla pitäisi olla alustava taulu, joka sisältää koko alkuperäisen projektisuunnitelmasi.

Kun olet määrittänyt kaikki nämä osaprojektit, olet valmis sukeltamaan jokaiseen niistä ja jakamaan ne tarkemmin tarkempiin tehtäviin.

Työskentely Todoist Kanban -korttikorttien kanssa^{(Todoist Kanban Board Cards)}

Jos valitset jokaisen näistä aliprojektikorteista, näet kaiken, mitä voit määrittää näiden suunnittelemiseksi.

Mikä tärkeintä, voit suunnitella nämä osatehtäviksi. Voit tehdä tämän valitsemalla Lisää alitehtävä^{(Add sub-task)} .

Kirjoita tehtävä kuvauskenttään. Valitse Aikatauluta^(Schedule) , jos olet valmis tallentamaan tehtävän kalenteriisi tai voit jättää sen suunniteltavaksi myöhemmin.

Valitse tehtävän oikealla puolella oleva kommenttikuvake lisätäksesi kommentteja tai huomautuksia, joista on apua, kun aloitat tehtävän työskentelyn.

Kun olet määrittänyt tehtävän, valitse Lisää tehtävä^{(Add task)} .

Kun olet määrittänyt kaikki tehtävät, alaprojektisi pitäisi olla melko hyvin suunniteltu.

Valitse Kommentit^(Comments) -välilehti lisätäksesi tehtävään liittyviä huomautuksia tai kommentteja, jotka haluat sisällyttää. Nämä koskevat koko osaprojektia kokonaisuutena, eivät mitään osatehtäviä.

Jos työskentelet tiimin kanssa, Aktiviteetit^(Activity) - välilehti on kätevä, koska näet, kuka työskentelee mitäkin ja milloin.

Kuten näet, Todoist Kanban -lähestymistavan avulla voit suunnitella ja järjestää koko projektin käyttämällä vähemmän tilaa ja loogisemmassa muodossa.

Kanbanin käyttö GTD:lle

Viimeinen asia, johon on puututtava, on Kanban - asettelun käyttö ajanhallinnan GTD -lähestymistapassa.^(GTD)

Todoist Kanban -levyjen^{(Todoist Kanban)} käyttö tähän on räätälöity GTD - työnkulkuihin. Tämä johtuu siitä, että ihannetapauksessa GTD :ssä sinulla on projekti asetettuna seuraaville aikaväleille:

• Tavoitteet
• Rutiinit
• Pitkäaikainen / pidossa
• Ensikuussa
• Tässä kuussa
• Ensi viikko
• Tämä viikko

Voit asettaa Kanban -taulun Todoistissa^(Todoist) siten, että tämä viikko^{(This Week)} on kauimpana vasemmalla ja sitten kaikki muut aikakehykset siihen. Tämä näyttäisi jotenkin tältä.

Lisää nyt tehtävät oikean aikaväliluettelon alle siirtämällä niitä oikealta vasemmalle sitä mukaa, kun aiot määrittää ne itsellesi.

Voit sitten vain määrittää eräpäivän, kun lisäät ne tähän viikkoon^{(This Week)} , ja lisätä kyseisen kohteen aikatauluusi viikoittaisen suunnittelun aikana. 

Kuten näet, Todoist Kanban -taulut ovat hyödyllisiä moniin asioihin, ja ne antavat sinulle kokonaisvaltaisemman näkymän koko suunnitelmastasi tai aikataulustasi. Riippumatta siitä, miten haluat käyttää sitä, GTD -aikasuunnittelua tai projektisuunnittelua, Kanban - levyt ovat kokeilemisen arvoisia.

How Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

Todoiѕt iѕ one of the most fυnctiоnal online to-do servicеs that allows you to be as prodυctive as possible with your limited time. 

While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards. 

In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.

How to Use Kanban Boards in Todoist

If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.

Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.

To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon. 

In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.

This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.

At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”. 

Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.

How to Lay Out Your Project’s Kanban Board

Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.

In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.

• Preparing accounts and resources for building the website
• The entire website design process
• Getting the business finances and online shop set up
• Preparing marketing and advertising
• Launching the website

With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.

Fill in the title field under each section and select Add section. 

Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.

Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.

Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones. 

To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.

You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.

Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.

Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.

Working With Todoist Kanban Board Cards

If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.

Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.

Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.

Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.

Once you’re done setting up the task, just select Add task.

Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.

Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.

If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.

As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.

Using Kanban for GTD

One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.

Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:

• Goals
• Routines
• Long Term / On Hold
• Next Month
• This Month
• Next Week
• This Week

You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.

Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.

You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning. 

As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.

Related posts

• Todoist GTD -vinkkejä tuottavuuden parantamiseen

• 4 ilmaista apuohjelmaa hiiren säätämiseen ja tuottavuuden lisäämiseen

• Parhaat tavat tehostaa WiFi-signaaleja ja parantaa suorituskykyä

• Kuinka rakentaa ja parantaa online-läsnäoloa

• Mikä on Harman Curve (ja kuinka se parantaa kuulokkeiden äänenlaatua)?

• Kuinka löytää parhaat Discord-palvelimet

• Parhaat kamera-asetukset muotokuvia varten

• Discordin spoileritunnisteiden käyttäminen

• Kuinka löytää syntymäpäivät Facebookista

• Kuinka etsiä Facebook-kavereita sijainnin, työn tai koulun perusteella

• Suoratoistaminen Roku TV:hen PC:ltä tai mobiililaitteelta

• VLOOKUPin käyttäminen Google Sheetsissa

• Kuinka tarkistaa kiintolevysi virheiden varalta

• Litteän näytön tekniikka, joka on poistettu mysteeristä: TN, IPS, VA, OLED ja paljon muuta

• Kuinka ladata Twitch-videoita

• Mikä on Discord Streamer -tila ja kuinka se asetetaan

• Leikkeen jakaminen Adobe Premiere Prossa

• Etkö voi varata Uber-aikaa etukäteen? Tässä on mitä tehdä

• 8 tapaa kasvattaa Facebook-sivusi yleisöä

• Chromebookin näytön jakaminen