Kun haluat järjestää aakkosjärjestyksen Excelissä^(Excel) , olipa kyseessä sarakkeen tai rivin lajittelu, prosessi on yleensä yksinkertainen. Useiden rivien tai sarakkeiden aakkosjärjestyksen tai kirjainten ja numeroiden käsittelyssä prosessi voi kuitenkin vaatia muutaman lisävaiheen.

Tässä artikkelissa opit kaiken, mitä sinun on tiedettävä tietojen järjestämisestä aakkosjärjestykseen Excel - laskentataulukossa.

Järjestä aakkosiksi Excelissä lajittelulla

Excelissä^(Excel) käyttämäsi aakkosjärjestystapa riippuu siitä, kuinka monta saraketta tai riviä sisältää tiedot, jotka haluat järjestää.

Yksittäisen sarakkeen tietojen lajittelu aakkosjärjestykseen on helpointa. Jos sinulla on useita sarakkeita ja haluat varmistaa, että kaikki tiedot vastaavat aakkosjärjestystä, sinun on suoritettava muutama lisävaihe.

Lopuksi on otettava huomioon erityiset seikat, jos haluat lajitella useita sarakkeita ja onko tiedoissa otsikkorivi vai ei.

Kenraali

Yksinkertaisin tapa aakkosjärjestykseen Excelissä^(Excel) on, jos sinulla on yksi sarake tietoja. Jos sinulla on esimerkiksi sarake, jossa on nimiluettelo. 

1. Valitse tietosarake.

2. Valitse Koti^(Home) - valikko ja valitse Lajittele ja suodata^{(Sort & Filter)} -pudotusvalikko nauhan Muokkaus -ryhmästä.^(Editing)

3. Valitse joko Lajittele A–Z^{(Sort A to Z)} tai Lajittele Z–A sen^{(Sort Z to A)} mukaan, miten haluat järjestää tiedot^{(organize the data)} .

Kun nyt katsot taaksepäin korostamaasi sarakkeeseen, näet, että siellä olevat tiedot on lajiteltu aakkosjärjestykseen valitsemallasi menetelmällä.

Entä jos tiedoissasi on numeroita? Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on toinen sarake, jossa on kunkin henkilön iät.

Haluat lajitella sarakkeen, joten noudatat samaa menettelyä kuin yllä ja valitset tietosarakkeen.

Tällä kertaa, kun valitset nauhasta Lajittele^(Sort) ja suodata^(Filter) , näet, että lajittelutavan valinnat ovat muuttuneet.

Nämä vaihtoehdot joko lajittelevat numerot pienimmästä suurimpaan tai päinvastoin.

Monen sarakkeen lajittelu

On yksi ongelma sarakkeiden lajittelussa yksitellen taulukossa , joka sisältää useita^{(that contains multiple columns)} tietosarakkeita. 

Jos valitset vain yhden sarakkeen ja lajittelet sen, muut sarakkeet pysyvät paikoillaan. Tämä tarkoittaa, että laskentataulukkosi sekoittuu ja tiedoissa ei ole enää järkeä. Vastaus tähän on lajitella kaikki sarakkeet kerralla.

Tehdään tämä uudelleen nimi- ja ikäesimerkkilaskentataulukolla.

1. Tällä kertaa yksittäisen sarakkeen valitsemisen sijaan valitse koko taulukko.

2. Valitse aloitusvalikosta ^(Home)Lajittele ja suodata^{(Sort & Filter)} ja valitse kuten ennenkin lajitteluasetus.

Nyt näet, että nimet eivät ole vain lajiteltu aakkosjärjestykseen Excel -laskentataulukossasi, vaan niihin liittyvät iät toisesta sarakkeesta on lajiteltu niiden mukana. Ne iät pysyivät oikealla nimellä.

Tämä ei toimi vain kahden sarakkeen laskentataulukon kanssa Excelissä^(Excel) , vaan se toimii riippumatta siitä, kuinka suuri laskentataulukko on, kunhan valitset kaikki taulukon tiedot ennen lajittelua.

Halutessasi voit myös lajitella useita sarakkeita yhdeksi^{(sort multiple columns into one)} ja sen sijaan lajitella sen yksittäisen sarakkeen.

Mukautettu lajittelu

Huomaat, että toinen vaihtoehto Lajittele^(Sort) ja suodata^(Filter) -valikosta on Mukautettu lajittelu^{(Custom Sort)} .

Jos haluat nähdä, miten tämä toimii, otetaan esimerkkinä paljon suurempi laskentataulukko. Tämän esimerkin laskentataulukko on luettelo New Yorkin^{(New York)} osavaltion lukioiden SAT -tuloksista . 

1. Valitse koko tietotaulukko laskentataulukosta, valitse aloitusvalikko^(Home) , valitse Lajittele ja suodata^{(Sort & Filter)} ja valitse Mukautettu lajittelu^{(Custom Sort)} .

2. Näet uuden ponnahdusikkunan, jossa voit valita kunkin sarakkeen lajittelutavan. Valitse sarake, jonka mukaan haluat lajitella, valitse lajittelutapa ja sitten lajittelutapa (A–Z, Z–A tai Mukautettu^(Custom) ).

Huomaat, että on olemassa mielenkiintoisia lajitteluvaihtoehtoja^{(Sort On)} . Nämä ovat:

• Solujen arvot^{(Cell Values)} : Lajittele aakkosjärjestyksessä tai numeroiden tapauksessa pienestä suureen tai korkeasta pieneen
• Solun väri^{(Cell Color)} : Järjestä tiedot solun värin mukaan ryhmiteltyinä
• Fontin väri^{(Font Color)} : Järjestä tiedot fontin värin mukaan ryhmiteltynä
• Ehdollisen muotoilun kuvake^{(Conditional Formatting Icon)} : Järjestä tiedot solussa olevan kuvakkeen avulla ehdollisen muotoilun logiikasta

Tämä lajittelee koko tietotaulukon ensimmäisen valitsemasi sarakkeen mukaan. Mutta voit myös tehdä toissijaisen lajittelun (kun ensimmäinen valittu sarake on lajiteltu).

Valitse vain Lisää taso^{(Add Level)} . Valitse näkyviin tulevista uusista kentistä haluamasi sarake-^(Column) , lajittelu-^(Sort) ja järjestysvalikot^(Order) uudelleen.

Valitse OK , niin koko taulukkosi on nyt lajiteltu useiden sarakkeiden mukaan. 

Se lajitellaan ensin valitsemasi ensimmäisen sarakkeen mukaan, sitten toisen, kolmannen ja niin edelleen.

Huomautus^(Note) : Olet ehkä huomannut, että yllä olevan avattavan valikon sarakkeiden lajitteluvaihtoehdot sisälsivät otsikon nimiä kirjainten sijaan. Tämä johtuu siitä , että lajitteluikkunassa Omat tiedot sisältävät otsikot -kohdan vieressä oleva valintaruutu on valittuna. ^{(My data has headers)}Jos laskentataulukossasi on otsikoita, muista valita tämä.

Järjestä aakkosiksi Excelissä suodattimella

Kun käytät Koti^(Home) -valikon avattavaa Lajittele^(Sort) ja suodata^(Filter) -valikkoa, olet ehkä huomannut, että siellä on myös Suodata^(Filter) - vaihtoehto.

Jos valitset tämän, jokaisen sarakkeen yläreunaan ilmestyy avattavan valikon nuolia. Kun valitset jonkin sarakkeen yläosassa olevista nuolesta, näet pitkän luettelon vaihtoehdoista.

Näin kukin näistä vaihtoehdoista toimii:

• Lajittele A–Z^{(Sort A to Z)} tai Lajittele Z–A^{(Sort Z to A)} : Lajittele taulukko käyttämällä tätä saraketta aakkosjärjestyksessä kumpaankin suuntaan.
• Lajittele värin mukaan^{(Sort by Color)} : Tämä tuo esiin saman monisarakkeen lajitteluikkunan kuin edellisessä osiossa.

Muut alareunassa olevat suodatusvaihtoehdot eivät auta sinua järjestämään aakkosjärjestystä Excelissä^(Excel) , mutta voit suodattaa tietoja, joista et välitä, monia vaihtoehtoja. Kun valitset Tekstisuodattimet^{(Text Filters)} , voit valita, että taulukossa näytetään vain tiedot, jotka:

• Vastaa^(Equals) tiettyä arvoa
• Ei^{(Does Not Equal)} vastaa tiettyä arvoa
• Alkaa^{(Begins With)} sanalla tai numerolla
• Päättyy^{(Ends With)} sanaan tai numeroon
• Sisältää^(Contains) sanan tai numeron
• Ei sisällä^{(Does Not Contain)} sanaa tai numeroa
• Mukautetun suodattimen^{(Custom Filter)} avulla voit yhdistää mitä tahansa yllä olevista suodattimista useiden suodattimien käyttämiseksi

Kuten näet, Excelissä^(Excel) on monia tapoja aakkosjärjestykseen (tai numeroiden järjestykseen) . Valitsemasi vaihtoehto riippuu todellakin siitä, kuinka paljon tietoja haluat lajitella, kuinka suuri lajiteltava taulukko on ja haluatko lajitella vain yhden sarakkeen tai rivin vai useiden sarakkeiden tai rivien mukaan.

Opi lisää erilaisista Excelin vinkeistä ja niksistä^{(tips and tricks for Excel)} ja jaa muita tuntemiasi tekniikoita rivien ja sarakkeiden lajitteluun Excelissä^(Excel) .

How to Alphabetize In Excel

When you want to alphabetize in Excel, whether it’s to sort a column or a row, the process is uѕually straightforward. However, when it comeѕ to alphabetizing multiple rоws or columns, or dealing with letters and numbers, the process may require a few extra steps.

In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.

Alphabetize In Excel With Sort

The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.

Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.

Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.

General

The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names. 

1. Select the column of data.

2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.

3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.

Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.

What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.

You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.

This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.

These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.

Multi-Column Sorting

There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data. 

If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.

Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.

1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.

2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.

Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.

This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.

If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.

Custom Sort

You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.

To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York. 

1. Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.

2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).

You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:

• Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
• Cell Color: Organize data grouped by cell color
• Font Color: Organize data grouped by font color
• Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic

This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).

Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.

Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns. 

It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.

Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.

Alphabetize In Excel With Filter

While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.

If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.

Here is how each of these options works:

• Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
• Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.

The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:

• Equals a specific value
• Does Not Equal a specific value
• Begins With a word or number
• Ends With a word or number
• Contains a word or number
• Does Not Contain a word or number
• Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters

As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.

Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.

Related posts

• Kuinka poistaa tyhjiä rivejä Excelissä

• Excelin Speak Cells -ominaisuuden käyttäminen

• Kuinka lisätä Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin

• Excelin mitä jos -analyysin käyttäminen

• Kuinka korjata rivi Excelissä

• Käytä dynaamisten alueiden nimiä Excelissä joustaviin pudotusvalikkoihin

• Kuinka lisätä nopeasti useita rivejä Exceliin

• Kirjoita numerot nopeasti Wordissa ja Excelissä

• Google Sheets vs Microsoft Excel – mitkä ovat erot?

• Kuinka kirjoittaa IF-kaava/-lauseke Excelissä

• Miksi sinun pitäisi käyttää nimettyjä alueita Excelissä?

• Yksinkertaisen pivot-taulukon luominen Excelissä

• Kuinka poistaa ruudukkoviivat Excelissä

• Kuinka siirtää sarakkeita Excelissä

• Excelin mitä jos -analyysitavoitteenhakutyökalun käyttäminen

• Kuinka jäljittää riippuvia Excelissä

• Kuinka luoda VBA-makro tai komentosarja Excelissä

• Solujen, sarakkeiden ja rivien yhdistäminen Excelissä

• Erot Microsoft Excel Onlinen ja Excel For Desktopin välillä

• Kuinka lisätä CSV tai TSV Excel-laskentataulukkoon