Henkilökohtaisen kopion säilyttäminen sähköposteistasi voi olla hyödyllistä, kun sinun on viitattava niihin myöhemmin. Voit esimerkiksi haluta dokumentoida näytteitä seuraavaa työhösi varten, tallentaa työstämäsi projektit tai säilyttää saamasi palautteen.

Voit varmuuskopioida työsähköpostisi^{(back up your work emails)} useilla tavoilla . Yksi niistä on tallentaa se PDF -muodossa . Jos kyseessä on työsähköposti, sinun on kysyttävä asiasta esimieheltäsi tai IT-osastolta ennen kuin arkistoit sähköpostisi, jotta vältyt laillisilta seurauksilta. 

Oli syy mikä tahansa, näytämme sinulle, kuinka voit tallentaa sähköpostin PDF -muodossa muutamalla helpolla vaiheella.

Kuinka tallentaa sähköpostin PDF-tiedostona^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

Tämä opas selittää, kuinka sähköpostit tallennetaan PDF^(PDFs) - tiedostoina Gmailissa^(Gmail) , Outlookissa^(Outlook) tai Mail -sovelluksessa Macille^(Mac) .

Outlook (Windows)

Voit tallentaa sähköpostin PDF - tiedostona Outlookista^(Outlook) tietokoneellesi tai puhelimeesi näiden ohjeiden avulla.

1. Avaa sähköpostiviesti, jonka haluat tallentaa PDF - tiedostona ja valitse sitten Tiedosto^(File) > Tulosta^(Print) . 

1. Valitse Tulostin^(Printer) -osan avattavasta valikosta Microsoft Print to PDF . 

1. Valitse seuraavaksi Tulosta^(Print) . 

1. Siirry Save Print Output As^{(Save Print Output As)} -ruudussa kansioon, johon haluat tallentaa PDF - tiedoston .

1. Voit nimetä tiedoston uudelleen Tiedostonimi^{(File Name)} - kentässä ja tehdä muutokset  valitsemalla Tallenna .^(Save)

Outlookin^(Outlook) aiemmissa versioissa (2010 tai aikaisempi) sinun on tallennettava sähköpostiviesti HTML - tiedostona ja muutettava se sitten PDF - tiedostoksi. 

1. Valitse sähköpostiviesti-ikkunassa  Tiedosto^(File) > Tallenna nimellä .^{(Save As)}

1. Siirry Tallenna nimellä^{(Save As)} -ruutuun ja etsi kansio, johon haluat tallentaa PDF - tiedoston. Nimeä PDF - tiedosto uudelleen Tiedostonimi^{(File Name)} - kentässä ja valitse HTML avattavasta  Tallenna nimellä -valikosta.^{(Save as Type)}

1. Valitse Tallenna^(Save) , avaa Word-asiakirja, valitse Tiedosto^(File) > Avaa^(Open) ja valitse sitten aiemmin tallentamasi  HTML - tiedosto .^(file)

1. Valitse Tiedosto^(File) > Tallenna nimellä^{(Save As)} , valitse sijainti^(location) , johon haluat tallentaa tiedoston, ja valitse sitten PDF avattavasta^(PDF) Tallenna  nimellä ^{(Save as)} -valikosta .^(Type)

1. Valitse Tallenna^(Save) ja tarkista PDF -tiedosto valitsemastasi kansiosta.

Huomautus^(Note) : Jos käytät Outlook 2007 :ää , sinulla voi olla vaikeuksia löytää vaihtoehtoa sähköpostin tallentamiseen PDF - tiedostona. Sen sijaan voit kopioida sähköpostiviestin, liittää sen Word -asiakirjaan ja tallentaa sitten asiakirjan PDF - tiedostona. Viestissä ei ole otsikkoa, mutta voit kirjoittaa sen Word - asiakirjaan manuaalisesti.

Outlook (Mac)

Vaiheet ovat hieman erilaiset, jos käytät Outlookia^(Outlook) Macissa ja haluat tallentaa^(Mac) sähköpostin PDF - tiedostona. 

1. Avaa sähköpostiviesti, jonka haluat tallentaa PDF -muodossa Outlookissa^(Outlook) ja valitse Tiedosto^(File) > Tulosta^(Print) . 

1. Valitse seuraavaksi avattavasta PDF-valikosta Tallenna ^(PDF)PDF -muodossa.^{(Save as PDF)}

1. Kirjoita tallennettavan PDF  - tiedoston tiedostonimi .^{(file name)}

1. Valitse Minne^(Where) - kohdan vieressä oleva nuoli ja siirry kansioon, johon haluat tallentaa PDF - tiedoston.

1. Valitse seuraavaksi Tallenna^(Save) .

Mail App 

Mail -sovellus on saatavilla macOS- ja iOS-laitteiden käyttäjille. Voit myös tallentaa sähköpostiviestin Mail - sovelluksesta PDF -tiedostona Macille^(Mac) tai iPhonelle/iPadille.

Mac

Jos haluat tallentaa sähköpostin PDF -tiedostona käytettäväksi muualla tai tallentaa sen myöhempää tarvetta varten, noudata näitä ohjeita.

1. Avaa Mail - sovellus ja valitse sähköpostikeskustelu^{(email conversation)} (t), jotka haluat tallentaa PDF-tiedostona.

1. Tallenna sähköposti PDF-tiedostona valitsemalla Tiedosto^(File) > Vie PDF -muodossa.^{(Export as PDF)}

iOS (iPhone/iPad)

Jos käytät Mail - sovellusta iOS-laitteellasi, voit silti tallentaa sähköpostin PDF - tiedostona.

1. Avaa Mail - sovellus iPhonessa/iPadissa ja valitse sähköpostiviesti, jonka haluat tallentaa.
2. Napauta alanuolta^(arrow) .

1. Napauta seuraavaksi valikosta Tulosta .^(Print)

1. Asiakirjan tulostusnäyttö tulee näkyviin. Nyt sinun on lähennettävä sähköpostiviestiä nipistämällä sitä ulospäin keskeltä.

1. Kun teet tämän, näkyviin tulee uusi näyttö, jossa sähköposti muunnetaan PDF -tiedostoksi . Sinun^(All) tarvitsee vain jakaa PDF . Napauta Jaa^(Share) näytön oikeasta yläkulmasta. 

1. Napauta sitten Jaa-valikosta ^{(Share Menu)}Tallenna tiedostoihin^{(Save to Files)} .

1. Valitse kansio ja napauta Tallenna^(Save) . 

Vaihtoehtoisesti voit käyttää Pikakuvakkeet^(Shortcuts) - sovellusta sähköpostiviestien tallentamiseen PDF - tiedostoina. 

1. Avaa Pikakuvakkeet^(Shortcuts) iPhonessa/iPadissa ja napauta kolmea pistettä Luo PDF^{(Make PDF)} -pikakuvakkeen vieressä.

1. Napauta kolmea pistettä^{(three dots)} näytön oikeassa yläkulmassa ja vaihda sitten Näytä jaetussa taulukossa^{(Show in Share Sheet)} -vaihtoehto Päälle^(On) . 

Gmail

Jos käytät Gmailia^(Gmail) oletussähköpostisovelluksena, voit tallentaa sähköpostiviestisi PDF -tiedostona tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi.

Windows

Jos käytät Gmailia ^(Gmail)Windows 10 -tietokoneessa , voit tallentaa sähköpostiviestin PDF -tiedostona muutamalla nopealla vaiheella. 

1. Avaa sähköpostiviesti ja valitse Lisää (kolme pistettä) ^(More)Vastaa^(Reply) - kuvakkeen  vierestä .

1. Valitse seuraavaksi Tulosta^(Print) . 

Huomautus^(Note) : Jos haluat tulostaa koko sähköpostiketjun, valitse Tulosta^(Print) kaikki. 

1. Valitse näkyviin tulevasta tulostusvalintaikkunasta tulostuskohteeksi Microsoft Print to PDF . 

Huomautus^(Note) : Valitse Ctrl + P , jos et näe tulostusvalintaikkunaa 

1. Valitse Tulosta^(Print) . 

Mac

Sähköpostin PDF^(PDF) - tiedoston tallentaminen Gmailissa^(Gmail) poikkeaa hieman Macin ^(Mac)Windowsista^(Windows) .

1. Avaa sähköpostiviesti ja valitse Lisää^(More) (kolme pistettä) 

1. Valitse Tulosta^(Print) . 

1. Valitse avattava PDF -valikko ja valitse sitten Tallenna PDF^{(Save as PDF)} -muodossa . 

1. Valitse seuraavaksi kansio^(folder) , johon haluat tallentaa PDF - tiedoston, ja valitse sitten Tallenna^(Save) .

Android

Jos sinulla on Android - laite ja käytät Gmail - sovellusta, voit tallentaa sähköpostiviestin PDF -tiedostona puhelimeesi tai tablet-laitteeseen. 

1. Avaa sähköpostikeskustelu Gmailissa^(Gmail) ja valitse Lisää^(More) (kolme pistettä) > Tulosta^(Print) .

1. Napauta seuraavaksi pudotusvalikon nuolta^{(drop-down arrow)} oikeassa yläkulmassa.

1. Napauta Tallenna PDF^{(Save as PDF)} -muodossa .

1. Napauta seuraavaksi PDF- tai Tulosta-kuvaketta.

1. Valitse PDF - tiedoston tallennuspaikka. 

iOS

Gmail for iOS: ssä voit tallentaa tai tulostaa sähköpostin PDF - tiedostona. 

1. Avaa sähköpostiviesti Gmailissa^(Gmail) ja napauta Lisää^(More) (kolme pistettä).

1. Napauta Tulosta^(Print) .

1. Napauta seuraavaksi AirPrint .

1. Nipistä ja lähennä ^(Options)Tulostinasetukset^(Printer) -näytössä näkyvien sivujen pikkukuvia muuntaaksesi sähköpostiviestisi PDF -muotoon .

1. Napauta PDF-esikatselunäytössä Jaa .^(Share)

1. Napauta seuraavaksi Tallenna tiedostoihin^{(Save to Files)} tallentaaksesi PDF-tiedoston paikallisesti.

Säilytä sähköpostit asiakirjoina tulevaa käyttöä varten^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

Sähköpostiviestien tallentaminen PDF -tiedostoina on kätevä tapa varmuuskopioida, jakaa tiettyjä viestejä tai vain tehdä niistä helposti saatavilla. 

Katso lisää oppaita PDF- tiedoston muokkaamiseen, PDF^{(edit a PDF)} - tiedoston muuntamiseen Word-tiedostoksi^{(convert a PDF to a Word file)} tai PDF-tiedoston lisäämiseen Word-asiakirjaan.^{(insert your PDF into a Word document.)}

Oliko^(Was) tästä oppaasta apua? Jaa kanssamme kommentissa.

How to Save an Email as a PDF File

Keeping a personal copy of your emails can come in hаndy when you need to refer to them later. For example, you may wish to document samples for your next job, save projects yоu worked on, or retain feedback you receіved.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

Was this guide helpful? Share with us in a comment.

Related posts

• Kuinka kirjoittaa tai piirtää PDF-tiedostoon Macissa ja Windowsissa

• Kuinka luoda täytettävä PDF-tiedosto ilmaiseksi

• 4 tapaa muokata PDF-tiedostoa

• Kuinka skannata useita sivuja yhdeksi PDF-tiedostoksi

• Optimoi, pakkaa ja pienennä PDF-tiedoston kokoa Windows 11/10:ssä

• PDF-tiedoston pakkaaminen Windowsissa ja Macissa

• Kuinka käyttää OpenPGP:tä sähköpostin suojaamiseen

• Kuinka avata HTML-tiedosto Google Chromessa

• Kuinka suojata PDF-tiedosto salasanalla, jotta se pysyy turvassa

• Ota uudelleen käyttöön Kysy aina ennen tämän tyyppisen tiedoston avaamista -valintaruutu Windowsissa

• Luo ISO-tiedosto Windowsin kansiosta

• Mikä on yksinkertainen tiedostojen jakaminen ja kuinka se sammutetaan

• Kuinka avata XML-tiedosto ja mihin niitä käytetään

• PDF-tiedostojen yhdistäminen Windows 11/10:ssä

• Kuinka muuntaa ODT-tiedosto Wordiksi helposti

• Vahingoittuneen tai korruptoituneen Outlookin PST-tiedoston korjaaminen

• Kuinka lisätä PDF-tiedosto Word-asiakirjaan

• Lukitun tiedoston avaaminen, kun toinen ohjelma käyttää sitä

• Kuvan muuntaminen tai tallentaminen PDF-tiedostoksi

• Kuinka tehdä ja suorittaa ISO-tiedosto Windowsissa