Kirjoitin äskettäin artikkelin Excelin yhteenvetofunktioiden käyttämisestä^{(how to use summary functions in Excel)} suurten tietomäärien helppoon yhteenvedon tekemiseen, mutta artikkelissa otettiin huomioon kaikki laskentataulukon tiedot. Entä jos haluat tarkastella vain osaa tiedoista ja tehdä yhteenvedon tietojen osajoukosta?

Excelissä voit luoda sarakkeisiin^(Excel) suodattimia, jotka piilottavat rivit, jotka eivät vastaa suodatinta. Lisäksi voit käyttää Excelin^(Excel) erikoistoimintoja tietojen yhteenvetoon käyttämällä vain suodatettuja tietoja.

Tässä artikkelissa opastan sinut suodattimien luomiseen Excelissä^(Excel) ja suodatettujen tietojen yhteenvedon tekemiseen sisäänrakennetuilla funktioilla.

Luo yksinkertaisia ​​suodattimia Excelissä

Excelissä voit^(Excel) luoda yksinkertaisia ​​suodattimia ja monimutkaisia ​​suodattimia. Aloitetaan yksinkertaisilla suodattimilla. Kun työskentelet suodattimien kanssa, yläreunassa tulee aina olla yksi rivi, jota käytetään tarroille. Tätä riviä ei vaadita, mutta se helpottaa hieman suodattimien kanssa työskentelyä.

Yllä minulla on vääriä tietoja ja haluan luoda suodattimen Kaupunki^(City) - sarakkeeseen. Excelissä tämä^(Excel) on todella helppo tehdä. Siirry eteenpäin ja napsauta nauhan Tiedot -välilehteä ja napsauta sitten ^(Data)Suodata^(Filter) - painiketta. Sinun ei tarvitse myöskään valita taulukon tietoja tai klikata ensimmäistä riviä.

Kun napsautat Suodatin^(Filter) , jokaiseen ensimmäisen rivin sarakkeeseen lisätään automaattisesti pieni avattava painike aivan oikealle.

Siirry nyt eteenpäin ja napsauta avattavan valikon nuolta Kaupunki^(City) - sarakkeessa. Näet pari eri vaihtoehtoa, jotka selitän alla.

Yläreunassa voit nopeasti lajitella kaikki rivit Kaupunki^(City) - sarakkeen arvojen mukaan. Huomaa, että kun lajittelet tietoja, se siirtää koko rivin, ei vain Kaupunki^(City) - sarakkeen arvoja. Tämä varmistaa, että tietosi pysyvät ennallaan kuten ennenkin.

On myös hyvä idea lisätä eteen sarake nimeltä ID ja numeroida se yhdestä kuinka monta riviä sinulla on laskentataulukossasi. Näin voit aina lajitella ID-sarakkeen mukaan ja saada tietosi takaisin samassa järjestyksessä kuin alun perin, jos se on sinulle tärkeää.

Kuten näet, kaikki laskentataulukon tiedot on nyt lajiteltu Kaupunki^(City) - sarakkeen arvojen perusteella. Toistaiseksi yhtään riviä ei ole piilotettu. Tarkastellaan nyt suodatinvalintaikkunan alaosassa olevia valintaruutuja. Esimerkissäni Kaupunki^(City) - sarakkeessa on vain kolme yksilöllistä arvoa, ja ne kolme näkyvät luettelossa.

Menin eteenpäin ja poistin valinnan kahdesta kaupungista ja jätin yhden valituksi. Nyt minulla on vain 8 riviä tietoja ja loput ovat piilossa. Voit helposti kertoa, että katsot suodatettua dataa, jos tarkistat rivinumerot äärivasemmasta. Riippuen siitä, kuinka monta riviä on piilotettu, näet muutaman ylimääräisen vaakaviivan ja numeroiden väri on sininen.

Oletetaan nyt, että haluan suodattaa toisen sarakkeen tulosten määrän vähentämiseksi entisestään. Sarakkeessa C minulla on kunkin perheen jäsenten kokonaismäärä ja haluan nähdä tulokset vain perheistä, joissa on enemmän kuin kaksi jäsentä.

Napsauta sarakkeen C^{(Column C)} pudotusvalikon nuolta, niin näet samat valintaruudut jokaiselle sarakkeen ainutlaatuiselle arvolle. Tässä tapauksessa haluamme kuitenkin napsauttaa Numerosuodattimet^{(Number Filters)} ja sitten Suurempi kuin^{( Greater Than)} . Kuten näet, on myös joukko muita vaihtoehtoja.

Uusi valintaikkuna avautuu, ja tähän voit kirjoittaa suodattimen arvon. Voit myös lisätä useamman kuin yhden ehdon AND- tai OR-funktiolla. Voit sanoa, että haluat esimerkiksi rivejä, joiden arvo on suurempi kuin 2 eikä yhtä suuri kuin 5.

Nyt minulla on vain 5 riviä tietoja: perheet vain New Orleansista^{(New Orleans)} ja joissa on vähintään 3 jäsentä. Tarpeeksi helppoa^(Easy) ? Huomaa, että voit helposti tyhjentää sarakkeen suodattimen napsauttamalla avattavaa valikkoa ja napsauttamalla sitten Tyhjennä suodatin sarakkeen nimestä^{(Clear Filter From “Column Name”)} -linkkiä.

Siinäpä se yksinkertaisille suodattimille Excelissä^(Excel) . Niitä on erittäin helppo käyttää ja tulokset ovat melko suoraviivaisia. Tarkastellaan nyt monimutkaisia ​​suodattimia Lisäsuodattimet- valintaikkunan^(Advanced) avulla.

Luo edistyneitä suodattimia Excelissä

Jos haluat luoda kehittyneempiä suodattimia, sinun on käytettävä Advanced filter -valintaikkunaa. Oletetaan esimerkiksi, että halusin nähdä kaikki perheet, jotka asuvat New Orleansissa^{(New Orleans)} ja joiden perheessä on enemmän kuin 2 jäsentä, TAI^(OR) kaikki Clarksvillessä^{(Clarksville)} asuvat perheet, joiden perheessä on yli 3 jäsentä, JA^(AND) vain ne, joiden sähköpostiosoite on .EDU -päätteinen. ^(.EDU)Nyt et voi tehdä sitä yksinkertaisella suodattimella.

Tätä varten meidän on määritettävä Excel - taulukko hieman eri tavalla. Siirry eteenpäin ja lisää pari riviä tietojoukkosi yläpuolelle ja kopioi otsikkotunnisteet tarkasti ensimmäiselle riville alla olevan kuvan mukaisesti.

Tässä on nyt kuinka edistyneet suodattimet toimivat. Sinun on ensin kirjoitettava kriteerisi yläosassa oleviin sarakkeisiin ja napsauta sitten Lisäasetukset^(Advanced) - painiketta Tiedot- välilehden Lajittele ja suodata ^{( Sort & Filter)}-kohdasta .^(Data)

Mitä voimme siis kirjoittaa näihin soluihin? Okei, joten aloitetaan esimerkistämme. Haluamme nähdä vain New Orleansin^{(New Orleans)} tai Clarksvillen^{(Clarksville)} tiedot , joten kirjoitetaan ne soluihin E2 ja E3.

Kun kirjoitat arvoja eri riveille, se tarkoittaa TAI. Nyt haluamme New Orleansin^{(New Orleans)} perheet, joissa on enemmän kuin kaksi jäsentä, ja Clarksville- perheet, joissa on yli 3 jäsentä. Kirjoita C2 :een >2 >3 .

Koska >2 ja New Orleans ovat samalla rivillä, se on AND - operaattori. Sama pätee yllä olevaan riviin 3. Lopuksi haluamme vain perheet, joiden sähköpostiosoite on .EDU-päätteinen. Voit tehdä tämän kirjoittamalla *.edu sekä D2- että D3-kenttään. *-symboli tarkoittaa mitä tahansa määrää merkkejä.

Kun olet tehnyt sen, napsauta mitä tahansa tietojoukon kohtaa ja napsauta sitten Lisäasetukset^(Advanced) - painiketta. List Rang e -kenttä selvittää tietojoukosi automaattisesti, koska napsautit sitä ennen kuin klikkasit Lisäasetukset -^(Advanced) painiketta. Napsauta nyt pientä pientä painiketta Criteria range^{(Criteria range)} -painikkeen oikealla puolella .

Valitse^(Select) kaikki A1:stä E3:een ja napsauta sitten samaa painiketta uudelleen päästäksesi takaisin Advanced Filter -valintaikkunaan. Napsauta OK^{(Click OK)} ja tietosi pitäisi nyt suodattaa!

Kuten näet, minulla on nyt vain 3 tulosta, jotka vastaavat kaikkia näitä kriteerejä. Huomaa, että kriteerialueen nimikkeiden on vastattava tarkasti tietojoukon tunnisteita, jotta tämä toimisi.

Voit luonnollisesti luoda paljon monimutkaisempia kyselyitä tällä menetelmällä, joten kokeile sitä saadaksesi haluamasi tulokset. Lopuksi puhutaan summausfunktioiden soveltamisesta suodatettuun dataan.

Suodatettujen tietojen yhteenveto

Oletetaan nyt, että haluan laskea yhteen suodatetun datani perheenjäsenten lukumäärän. Miten sen tekisin? No, tyhjennetään suodatin napsauttamalla nauhan Tyhjennä -painiketta. ^(Clear)Älä huoli, on erittäin helppoa käyttää lisäsuodatinta uudelleen napsauttamalla Lisäasetukset^(Advanced) - painiketta ja napsauttamalla uudelleen OK.

Lisätään tietojoukkomme alaosaan solu nimeltä Yhteensä^(Total) ja sitten summafunktio, joka laskee yhteen perheenjäsenten kokonaismäärän. Esimerkissäni kirjoitin juuri =SUM(C7:C31) .

Joten jos katson kaikkia perheitä, minulla on yhteensä 78 jäsentä. Jatketaan nyt ja otetaan käyttöön edistynyt^(Advanced) suodatin uudelleen ja katsotaan mitä tapahtuu.

Oho! Sen sijaan, että näyttäisin oikean luvun, 11, näen silti, että kokonaisluku on 78! Miksi niin? No, SUM - funktio ei jätä huomioimatta piilotettuja rivejä, joten se suorittaa edelleen laskennan käyttämällä kaikkia rivejä. Onneksi on olemassa pari toimintoa, joiden avulla voit ohittaa piilotetut rivit.

Ensimmäinen on VÄLISUMMA^(SUBTOTAL) . Ennen kuin käytämme mitään näistä erikoistoiminnoista, sinun kannattaa tyhjentää suodatin ja kirjoittaa toiminto.

Kun suodatin on tyhjennetty, siirry eteenpäin ja kirjoita =SUBTOTAL( ja sinun pitäisi nähdä avattava valikko, jossa on joukko vaihtoehtoja. Tätä toimintoa käyttämällä valitset ensin summausfunktion tyypin, jota haluat käyttää numeron avulla.

Esimerkissämme haluan käyttää SUMMA^(SUM) -arvoa , joten kirjoittaisin numeron 9 tai napsautan sitä avattavasta valikosta. Kirjoita sitten pilkku ja valitse solualue.

Kun painat enteriä, sinun pitäisi nähdä, että arvo 78 on sama kuin aiemmin. Kuitenkin, jos käytät suodatinta nyt uudelleen, näemme 11!

Erinomainen! Juuri sitä me haluamme. Nyt voit säätää suodattimiasi, ja arvo heijastaa aina vain tällä hetkellä näkyviä rivejä.

Toinen funktio, joka toimii melko täsmälleen samalla tavalla kuin VÄLISUMMA^(SUBTOTAL) - funktio, on AGGREGATE . Ainoa ero on, että AGGREGATE - funktiossa on toinen parametri, jossa sinun on määritettävä, että haluat ohittaa piilotetut rivit.

Ensimmäinen parametri on summausfunktio, jota haluat käyttää, ja kuten VÄLISUMMA^(SUBTOTAL) , 9 edustaa SUMMA^(SUM) - funktiota. Toinen vaihtoehto on, jos sinun on kirjoitettava 5 ohittaaksesi piilotetut rivit. Viimeinen parametri on sama ja se on solualue.

Voit myös lukea artikkelini yhteenvetofunktioista oppiaksesi käyttämään AGGREGATE-funktiota^{(use the AGGREGATE function)}  ja muita toimintoja, kuten MODE , MEDIAN , AVERAGE jne. tarkemmin.

Toivottavasti tämä artikkeli antaa sinulle hyvän lähtökohdan suodattimien luomiseen ja käyttämiseen Excelissä^(Excel) . Jos sinulla on kysyttävää, voit lähettää kommentin. Nauttia!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Excel-tietojen kaavio

• Käytä Excel Mobilen uutta "Lisää tiedot kuvasta" -toimintoa

• Käytä yhteenvetofunktioita tietojen yhteenvetoon Excelissä

• Käytä Exceliä työkaluna tietojen kopioimiseen verkosta

• Lisää lineaarisen regression trendiviiva Excelin sirontakaavioon

• Unohdetun Excel XLS -salasanan poistaminen, murtaminen tai rikkominen

• Jakeluluettelon luominen Outlookissa

• Kuinka suojata Excel-tiedosto turvallisesti salasanalla

• Käytä Excel-katseluikkunaa työkirjan tärkeiden solujen seuraamiseen

• Käytä Exceliä laskeaksesi tehokkaan koron nimelliskorosta

• Kuinka ymmärtää mitä jos -analyysi Microsoft Excelissä

• Kuinka tehdä tarkistuslista Excelissä

• Kuinka muuttaa taustaa Microsoft Teamsissa

• Muotoile solut ehdollisen muotoilun avulla Excelissä

• Linkitä solut taulukoiden ja työkirjojen välillä Excelissä

• Kuinka löytää ja laskea alue Excelissä

• Kuinka vähentää päivämääriä Excelissä

• Word-asiakirjan automaattinen varmuuskopiointi OneDriveen

• Siirrä tiedot MS Accessista SQL Server -tietokantaan

• Excelin automaattisen palautuksen ja automaattisen varmuuskopioinnin ominaisuuksien käyttäminen