Käytämme luultavasti nyt enemmän paperia kuin koskaan, vaikka digitaalisten asiakirjojen käsittely on helpompaa, nopeampaa ja halvempaa. Joten skannaa ne paperijäännökset Windows -tietokoneellesi ja kierrätä paperi.

Mitä tiedostotyyppiä minun pitäisi käyttää?^{(What File Type Should I Use?)}

Useimmat skannaussovellukset voivat tallentaa tiedoston yhteen tai useampaan muotoon: 

• BMP: Tunnetaan myös nimellä bittikartta, tämä on vanhempi kuvatiedostotyyppi, jota käytetään harvoin.
• TIFF: TIFF- ja TIF- tiedostotyypit ovat parhaita, kun tarvitset korkeaa resoluutiota. Käytä tätä, jos haluat tehdä laadukkaita tulosteita skannauksesta. 
• JPEG: Monet ihmiset tuntevat JPEG- tai JPG - tiedostomuodon. Se mahdollistaa skannausten tallentamisen pienemmällä tiedostokoolla. Laadussa on kuitenkin jonkin verran heikkenemistä.
• PNG: Muihin verrattuna suhteellisen uusi PNG -tiedostotyyppi johtaa hieman JPG^(JPGs) -tiedostoja suurempaan tiedostokokoon , mutta laatu on kuitenkin lähes sama kuin alkuperäisellä tiedostolla. Jos olet epävarma, valitse PNG .
• PDF: Adoben kannettavaa asiakirjatiedostotyyppiä käytetään parhaiten skannatulle tekstille, jonka on oltava kaikkien luettavissa näytöltä tai paperilta. Se on huono valinta kuvien skannaamiseen^{(scanning pictures)} , koska tiedostokoko on suuri, eikä se siirry verkkoon hyvin.

Skannaa asiakirjat Windowsiin Windows Scan App -sovelluksella^{(Scan Documents into Windows with Windows Scan App)}

Paras osa useimmista tulostimista on skanneri^(scanner) . Se on myös yleisin tapa skannata asiakirjoja Windowsiin^(Windows) . Se, miten tämä toimii, vaihtelee hieman skannerista toiseen.

Skannereissa, kuten all-in-one-tulostimissa, on taso- tai asiakirjansyöttölaite (joskus molemmat).

1. Aloita uusi skannaus asettamalla asiakirja tekstipuoli alaspäin tasolle tai tekstipuoli alaspäin asiakirjansyöttölaitteeseen. Tarkka suunta riippuu tulostimesi mallista.

1. Avaa Microsoft Scan -sovellus^{(Microsoft Scan App)} . All-in-one-tulostin näkyy kohdassa Skanneri^(Scanner) . Jätä lähde^{(Source )} määritetyksi automaattisesti^{(Auto-configured)} . Valitse haluamasi tiedostotyyppi avattavasta Tiedostotyyppi^{(File type )} - valikosta. 

1. Valitse avattavasta Tiedostotyyppi^{(File type )} - valikosta Näytä lisää^{(Show more)} . 

Voit määrittää, mihin tuloksena oleva tiedosto tallennetaan, valitsemalla Skannaukset^(Scans) . Jos jätät sen kohtaan Skannaukset^(Scans) , se todennäköisesti siirtyy Kuvat^{(Pictures )} > Skannaukset^{(Scans )} -kansioosi. Se luo Skannaukset^(Scans) - kansion, jos sellaista ei ole.

1. Aloita skannaus  valitsemalla Skannaa -painike.^{(Scan )}

1. Siellä on tarkistuksen edistymisikkuna. Skannatun kohteen koosta riippuen tämä voi kestää muutamasta sekunnista muutamaan minuuttiin.

1. Kun skannaus on valmis, se näyttää tiedoston nimen keltaisen suorakulmion mukaisesti. Jos haluat tarkastella skannattua tiedostoa välittömästi, valitse Näytä^{(View )} - painike. Se avautuu tiedostotyypin oletuskuvankatseluohjelmassa. Muussa tapauksessa valitse Sulje^(Close) .

Skannaa Windowsiin Windowsin faksilla ja skannauksella^{(Scan to Windows with Windows Fax and Scan)}

Kyllä, Windowsin faksi^{(Windows Fax)} ja skannaus^(Scan) on edelleen saatavilla. Vaikka se on vanhempi ohjelmisto, se mahdollistaa tarkemman tarkistuksen hallinnan. 

1. Aloita uusi skannaus asettamalla asiakirja tekstipuoli alaspäin tasolle tai tekstipuoli alaspäin asiakirjansyöttölaitteeseen. Aloita prosessi valitsemalla Uusi skannaus .^{(New Scan )}

1. Uusi^{(New Scan )} tarkistus -ikkunassa on useita tarkistusvaihtoehtoja. Voit vaihtaa toiseen skanneriin, luoda skannausprofiileja ja valita lähteeksi tasoskannerin^(Flatbed) tai asiakirjansyöttölaitteen . ^{(Document Feeder)}Voit myös määrittää värimuodon värilliseksi, mustavalkoiseksi tai harmaasävyksi. Valitse sitten tiedostotyyppi DPI ja säädä kirkkautta ja kontrastia. Valitse Esikatselu^{(Preview )} - painike nähdäksesi, miltä skannaus näyttää, ja muuta sitten asetuksia tarpeen mukaan. 

1. Kun olet valmis, napsauta Skannaa^(Scan) . Asetuksista riippuen skannaus voi kestää jonkin aikaa.

1. Skannattu asiakirja näkyy suurella esikatselualueella. Korosta^(Highlight) tallennettava skannaus napsauttamalla sitä ja valitse sitten Tallenna nimellä^{(Save as)} .

1. Siirry Windowsissa^(Windows) kohtaan, johon haluat tallentaa skannauksen . Tässä vaiheessa voit valita toisen tiedostomuodon. Valitse TIFF , BMP , GIF tai PNG ja valitse sitten Tallenna^(Save) .

Skannaa asiakirjat Windowsiin iPhonella^{(Scan Documents into Windows with an iPhone)}

Et tarvitse erityistä sovellusta Apple iPhoneen asiakirjojen skannaamiseen. Se on sisäänrakennettu iOS:ään osana Notes - sovellusta. Jos haluat jakaa Windowsissa^(Windows) , tarvitset joko Teams- tai OneDrive -tilin ja rekisteröi sen iPhonessa. Jos et, voit lähettää sen myös itsellesi sähköpostitse.

1. Avaa Notes - sovellus.

1. Valitse uusi muistiinpanokuvake.

1. Valitse kamerakuvake ja sitten Skannaa asiakirjat^{(Scan Documents)} .

1. Suuntaa kamera asiakirjaan skannataksesi ja saadaksesi kuvan mahdollisimman selkeänä. Kun olet valmis, napauta ympyrää tehdäksesi skannauksen.

1. Skannatun kuvan ympärille tulee suorakulmio. Napauta^(Tap) ja pidä ympyröitä kussakin kulmassa sovittaaksesi suorakulmion skannattavaan asiakirjaan. Ympyrää pitäessäsi se suurentaa ja antaa suurennetun näkymän kulmasta tarkkoja skannauksia varten. Kun olet valmis, jatka valitsemalla Säilytä skannaus .^{(Keep Scan )}

1. Toinen asiakirja voidaan skannata ja lisätä samaan muistiinpanoon noudattamalla vaiheita 4 ja 5. Kun skannaus on valmis, napauta Tallenna^(Save) .

1. On toinen mahdollisuus varmistaa, että skannaus on hyvä. Jos se on hyvä, napauta Valmis^(Done) .

1. Valitse kolmen pisteen valikko.

1. Valitse avattavasta valikosta Jaa muistiinpano^{(Share Note)} .

1. Valitse joko OneDrive tai Teams , jos haluat jakaa skannauksen PDF - tiedostona. Avaa nyt OneDrive tai Teams Windows - laitteellasi ja nouda skannattu tiedosto.

Skannaa asiakirjat Windowsiin Google Driven avulla^{(Scan Documents into Windows with Google Drive)}

Vanhemmat Android -versiot pystyivät skannata asiakirjoja suoraan kamerasovelluksesta. Uusimmissa versioissa skannaus on siirretty Google Drive -sovellukseen. 

1. Avaa Google Drive -sovellus ja valitse pluspainike ( + ) lähellä oikeaa alakulmaa.

1. Valitse avattavasta valikosta Skannaa^(Scan) .

1. Aseta puhelimen kamera kaapataksesi asiakirjan haluamallasi tavalla ja napauta sitten skannauspainiketta, jossa on valintamerkki.

1. Se valitsee automaattisesti PDF - dokumentin tyypin. Jos haluat skannata lisää sivuja, valitse vasemmasta alakulmasta pluskuvake, joka näkyy tässä ja sen ympärillä keltainen suorakulmio. Kun olet valmis, valitse Tallenna^(Save) .

1. Tallenna asemaan^{(Save to Drive )} -näytössä voit muuttaa asiakirjan otsikkoa, käytettävää tiliä ja kansiota, johon skannaus tallennetaan. Se on oletuksena Oma asema^{(My Drive)} . 

Tallentaaksesi toiseen kansioon Drivessa^(Drive) napauta Oma Drive^{(My Drive )} ja navigoi haluamaasi paikkaan ja napauta Valitse^(Select) . Sovellus palaa Tallenna Driveen^{(Save to Drive )} -näyttöön. Napauta Tallenna^(Save) .

1. Jos sinulla on Google Drive -sovellus Windows - tietokoneellasi, se synkronoituu lähes välittömästi ja saat tiedoston Windowsin Resurssienhallinnassa ^{(Windows File Explorer)}Google Drive -kansion alle . Lähetä skannaus Windows -tietokoneellesi valitsemalla asiakirjan kolmen pisteen valikko.

1. Valitse Jaa^(Share) .

1. Lähetä se sähköpostitse Outlookin^(Outlook) kautta tai jaa se OneDriveen^{(OneDrive )} tai OneNoteen^(OneNote) . Sitten se on käytettävissä Windows - laitteellasi jonkin näistä sovelluksista.

Skannaa asiakirjat Windowsiin Office-sovelluksella^{(Scan Documents into Windows with the Office App)}

Voit käyttää Microsoft Office -sovellusta skannaussovelluksena Android- ja iOS-laitteissa. Microsoftilla^(Microsoft) on myös Lens - sovellus, joka toimii samalla tavalla. Jos sinulla on Microsoft 365 -lisenssi, käytä Office - sovellusta, sillä se voi tehdä paljon muutakin kuin vain skannauksen.

1. Avaa Office -sovellus ja avaa ^(Office)Quick Capture -valikko valitsemalla plusmerkkipainike .

1. Valitse uudessa valikossa Skannaa^(Scan) .

1. Aseta kamera asiakirjan päälle. Office tunnistaa sen reunat automaattisesti. Napauta valkoista ympyrää tallentaaksesi sen.

1. Säädä tarvittaessa reunuksia pitämällä sormea ​​missä tahansa kahvassa ja liikuttamalla sitä. Valitse Vahvista^(Confirm) .

1. Aloita skannauksen tallentaminen valitsemalla Valmis .^{(Done )}

1. Vaihtoehdot^(Options) mahdollistavat tiedostomuodon valinnan. Se voi olla kuva, PDF tai Word - asiakirja. Voit muuttaa tiedoston kokoa^{(File Size)} , mutta huomaa, että myös laatu muuttuu. Tallenna Windowsiin^(Windows) valitsemalla OneDrive . Se synkronoidaan Windows-tietokoneesi OneDrive > Asiakirjat -kansion kanssa.^(Documents)

Siirrä skannatut asiakirjat Windowsiin Office-sovelluksella^{(Transfer Scanned Documents into Windows with the Office App)}

Office - skannausohjelmassa on toinen kätevä ominaisuus, kun haluat skannata asiakirjan ja käyttää sitä tietokoneella, joka ei ole sinun. Siirrä tiedostot^{(Transfer Files )} -toiminto voi tehdä sen, etkä edes tarvitse USB - porttia tai kaapelia.

1. Napauta Office-sovelluksessa Toiminnot^{(Actions )} - painiketta.

1. Vieritä alas Jaa tiedostoja^{(Share files )} -osioon ja valitse Siirrä tiedostoja^{(Transfer Files)} .

1. Siirry tietokoneen selaimessa osoitteeseen transfer.office.com , kirjaudu sisään ja valitse sitten Lähetä^(Send) .

1. Napauta puhelimessa Ready to Scan .

1. Kun siirtosivusto avautuu, se näyttää QR-koodin. 

1. Skannaa QR-koodi puhelimella.

1. Puhelin (vasemmalla) ja verkkosivusto (oikealla) näyttävät koodin. Jos koodi täsmää, valitse Yhdistä^{(Pair )} puhelimessa ja verkkoselaimessa.

1. Valitse puhelimessa tiedosto tai tiedostot, jotka haluat siirtää, ja valitse sitten valintamerkki näytön oikeasta yläkulmasta. Näet, että verkkoselain vain odottaa.

1. Kun siirto tapahtuu, tiedosto ladataan selaimen oletuslatauskansioon. Näet sen myös verkkoselaimessa. Jos haluat ladata sen uudelleen, siirrä hiiren osoitin Vastaanotettu^{(Received )} päälle ja siitä tulee latauspainike. Jos unohdit jotain, palaa puhelimeen ja valitse Lähetä lisää tiedostoja^{(Send More Files)} .

1. Muista^(Remember) mennä tietokoneen selaimeen ja valita Yhdistetty ja^{(Connected, )} sitten Irrota puhelin^{(Disconnect Phone )} pitääksesi puhelimesi suojattuna.

Windowsille^(Windows) , iOS:lle ja Androidille^(Android) on olemassa useita tarkistusohjelmia , mutta miksi et käyttäisi käsiteltyjä sisäisiä tarkistussovelluksia? Ne ovat jo olemassa, ja olemme varmoja, että nautit näiden menetelmien käyttämisestä tiedostojen ja ajan säästämiseen.

How Do You Scan a Document to Your Windows Computer

We probably use more paper now than ever, eνen thоugh it’s easier, faster, and cheaper to deal with digital documents. So scan those paper relics into your Windows computer and recycle the paper.

What File Type Should I Use?

Most scan apps can save the file in one or more formats: 

• BMP: Also known as bitmap, this is an older image file type that’s seldom used.
• TIFF: TIFF and TIF file types are best when you need high resolution. Use this one if you want to make high-quality prints of the scan. 
• JPEG: Many people are familiar with the JPEG or JPG file format. It allows for saving scans with a smaller file size. However, there is some loss of quality.
• PNG: Relatively new compared to the others, PNG filetype results in file size a bit larger than JPGs, yet the quality is almost the same as the original file. If in doubt, choose PNG.
• PDF: Adobe’s portable document file type is best used for scanned text that needs to be readable by anyone on a screen or paper. It’s a bad choice for scanning pictures as the file size will be large, and it doesn’t translate to the web well.

Scan Documents into Windows with Windows Scan App

The best part of most printers is the scanner. It’s also the most common way to scan documents into Windows. How this works will differ a little from scanner to scanner.

Scanners, like those on all-in-one printers, have a flatbed or document feeder (sometimes both).

1. To start a new scan, place the document face down on the flatbed or facedown in the document feeder. The exact orientation depends on your model of printer.

1. Open the Microsoft Scan App. The all-in-one printer will be shown under Scanner. Leave the Source as Auto-configured. Choose the desired file type in the File type dropdown. 

1. Select Show more under the File type dropdown. 

You can set where the resulting file will be saved by selecting Scans. If you leave it at Scans, it’s likely going to your Pictures > Scans folder. It will create the Scans folder if one doesn’t exist.

1. Select the Scan button to start the scanning. 

1. There’s a scanning progress window. Depending on the size of the scanned item, this may take a few seconds to a few minutes.

1. When the scan is finished, it will show you the file name, as shown in the yellow rectangle. To view the scanned file immediately, select the View button. It will open in the default image viewer for the file type. Otherwise, choose Close.

Scan to Windows with Windows Fax and Scan

Yes, Windows Fax and Scan is still available. Although it’s older software, it does allow for more control over the scan. 

1. To start a new scan, place the document face down on the flatbed or facedown in the document feeder. Select New Scan to begin the process.

1. In the New Scan window, there are several scanning options. You can change to a different scanner, create scanning profiles, and choose between Flatbed and Document Feeder as the source. You also can set the color format as color, black and white, or grayscale. Then select the file type, DPI, and adjust the brightness and contrast. Select the Preview button to see what the scan will look like, then change the settings as needed. 

1. When ready, click Scan. Depending on the settings, the scan may take a little time.

1. The scanned document is shown in the large preview area. Highlight the scan to be saved by single-clicking on it, then select Save as.

1. Navigate to where you’d like to save the scan in Windows. This step allows you to select a different file format. Choose from TIFF, BMP, GIF, or PNG, then choose Save.

Scan Documents into Windows with an iPhone

You don’t need a special app for the Apple iPhone to scan documents. It’s built into iOS as part of the Notes app. To share to Windows, you’ll need either a Teams or OneDrive account and have that registered on the iPhone. If you don’t, you can email it to yourself as well.

1. Open the Notes app.

1. Select the new note icon.

1. Select the camera icon and then Scan Documents.

1. Point the camera at the document to scan and get the image as clear as possible. When ready, tap the circle to take the scan.

1. There will be a rectangle around the scanned image. Tap and hold the circles at each corner to fit the rectangle to the document to be scanned. When holding a circle, it enlarges and gives a magnified view of that corner for precision scanning. When ready, select Keep Scan to proceed.

1. Another document can be scanned and added to the same note by following steps 4 and 5. When done scanning, tap Save.

1. There’s another chance to confirm the scan is good. If it’s good, tap Done.

1. Select the three-dots menu.

1. In the slide-in menu, select Share Note.

1. Select either OneDrive or Teams to share the scan as a PDF file. Now open OneDrive or Teams on your Windows device and retrieve the scanned file.

Scan Documents into Windows with Google Drive

Older Android versions could scan documents directly from the camera app. In recent versions, scanning has been moved into the Google Drive app. 

1. Open the Google Drive app and select the plus button (+) near the bottom-right corner.

1. In the slide-in menu, select Scan.

1. Position the phone camera to capture the document as you’d like, then tap the scan button with the checkmark to make the capture.

1. It automatically chooses the PDF document type. To scan more pages, select the plus icon in the bottom left, shown here with a yellow rectangle around it. When ready, select Save.

1. In the Save to Drive screen, you can change the document title, which account to use, and what folder to save the scan. It defaults to My Drive. 

To save to another folder within Drive, tap My Drive and navigate to the desired spot and tap Select. The app returns to the Save to Drive screen. Tap Save.

1. If you have the Google Drive app on your Windows computer, it will sync almost immediately, and you can get the file in Windows File Explorer under the Google Drive folder. To send the scan to your Windows computer, select the three-dots menu for the document.

1. Select Share.

1. Email it through Outlook, or share it to OneDrive or OneNote. Then it’s accessible on your Windows device through one of those apps.

Scan Documents into Windows with the Office App

You can use the Microsoft Office app as a scanning app on Android and iOS devices. Microsoft also has the Lens app that works in the same manner. If you have a Microsoft 365 license, go with the Office app because it can do much more than just scanning.

1. Open the Office app and select the plus-sign button to get the Quick Capture menu.

1. In the new menu, select Scan.

1. Position the camera over the document. Office will automatically detect the edges of it. Tap the white circle to capture it.

1. If needed, adjust the borders by holding your finger on any of the handles and moving it around. Select Confirm.

1. Select Done to begin saving the scan.

1. Options allow for selecting the file format. It can be an image, PDF, or Word document. You can change the File Size, but note that quality will also change. To save to Windows, select your OneDrive. It will sync with OneDrive > Documents folder on your Windows computer.

Transfer Scanned Documents into Windows with the Office App

The Office scan program has another handy feature when you want to scan a document and access it on a computer that isn’t yours. The Transfer Files action can do that, and you don’t even need a USB port or cable.

1. In the Office app, tap the Actions button.

1. Scroll down to the Share files section and select Transfer Files.

1. In a browser on the computer, go to transfer.office.com, sign in, and then select Send.

1. On the phone, tap Ready to Scan.

1. When the transfer website opens it will show a QR code. 

1. Scan the QR code with the phone.

1. The phone (on the left) and the website (on the right) will show a code. If the code matches, select Pair on the phone and web browser.

1. On the phone, select the file or files you want to transfer and then select the checkmark near the top-right of the screen. You’ll see that the web browser is just waiting.

1. When the transfer happens, the file will get downloaded to the browser’s default download folder. You’ll also see it in the web browser. Should you want to download it again, mouse over Received and it becomes a download button. If you forgot something, go back to the phone and select Send More Files.

1. Remember to go to the computer’s browser and select Connected, then Disconnect Phone to keep your phone secure.

There are several scan programs for Windows, iOS, and Android, but why not use the built-in scan apps we’ve covered? They’re already there, and we’re sure you’ll enjoy using these methods to save files and time.

Related posts

• Kuinka seurata Windows-tietokonetta ja -käyttäjien toimintaa

• Kuinka siirtää Thunderbird-profiilisi ja sähköpostisi uuteen Windows-tietokoneeseen

• Kuinka estää etäyhteydet Windows- tai Mac-tietokoneeseen

• Kuinka löytää tietokoneesi malli Windowsissa

• AirPod-laitteiden liittäminen Windows 11 -tietokoneeseen

• Kuinka pitää Windows-tietokoneesi hereillä koskematta hiireen

• Suoratoista videota ja musiikkia Xbox-konsoliisi Windows 10:stä

• Kuinka avata JAR-tiedosto Windowsissa

• Äänen poistaminen videosta Windowsissa ja Macissa

• Etsi WiFi-salasana Windows 10:ssä CMD:n avulla

• Kuinka korjata "Tiedostonimi on liian pitkä" -ongelma Windowsissa

• Automaattisen varmuuskopiointijärjestelmän määrittäminen Windowsille

• Ota mikrofoni, linjatuloääni ja stereosekoitus käyttöön Windowsissa

• Kuinka selvittää, minkä Windows-version olet asentanut

• Kuinka sammuttaa tai käynnistää uudelleen Windows-tietokone etänä

• Kuinka puhdistaa tietokoneesi oikein, sisältä ja ulkoa

• Kuinka estää Windows-tietokoneen sammuminen

• Kuinka sammuttaa Windows-tietokone automaattisesti

• Selaimen hiekkalaatikon määrittäminen ja käyttäminen Windowsissa

• Kuinka poistaa Windows-avain käytöstä