Etsitkö^(Are) tapaa seurata Excel - laskentataulukkoon tehtyjä muutoksia? On monia tapauksia, joissa sinun on jaettava tiedosto useille ihmisille ja pidettävä kirjaa tehdyistä muutoksista. Haluat ehkä seurata, milloin muutos tehtiin, kuka muutoksen teki, missä solussa muutos tapahtui ja mitä tietoja muutettiin.

Excelissä^(Excel) on sisäänrakennetut seurantaominaisuudet, jotka voivat käsitellä kaikkia yllä olevia tapauksia. Voit helposti tarkastella kaikkia muutoksia suoraan laskentataulukossa ja voit myös hyväksyä tai hylätä jokaisen muutoksen. Excelin^(Excel) seurantaominaisuuksista on hyvä muistaa muutama seikka :

1. Seurannan ottaminen käyttöön ei tarkoita, että voit palauttaa laskentataulukon ajallaan takaisin aikaisempaan tilaan kumoamalla muutokset. Se on pohjimmiltaan lokitiedosto, joka tallentaa kaiken ja se on siinä. Voit käydä manuaalisesti katsomassa, mitä tietoja on poistettu tai lisätty, mutta sinun on tehtävä muutokset laskentataulukkoon itse.

2. Seurannan käyttöönotto ei tarkoita, että jokainen tekemäsi muutos tallennetaan. Kaikkia soluun tallennettuja tietoja seurataan, mutta muita muutoksia, kuten muotoilua, ei seurata. Muita muutoksia, joita ei seurata, ovat rivien ja sarakkeiden, kommenttien ja soluarvojen piilottaminen tai paljastaminen, jotka muuttuvat kaavan uudelleenlaskennan seurauksena.

3. Muutoshistoriaa^(Change) säilytetään oletusarvoisesti vain 30 päivää. Jos teet muutoksia Excel - laskentataulukkoon ja avaat työkirjan uudelleen 45 päivää myöhemmin, näet muutoshistorian kaikilta 45 päivältä, kunnes suljet työkirjan. Kun suljet sen, kaikki yli 30 päivää vanhat muutoshistoriat katoavat. Tämä tarkoittaa, että kun seuraavan kerran avaat sen, et näe muutosta, jonka olet tehnyt 45 päivää aiemmin.

4. Aina kun otat seurannan käyttöön, työkirjasta tulee jaettu työkirja. Tämä tarkoittaa, että useat käyttäjät tekevät muutoksia asiakirjaan.

Nyt kun tiedät joitain perusteita seurannan toiminnasta Excelissä^(Excel) , puhutaanpa sen käyttöönotosta, asetusten muuttamisesta ja muutosten seuraamisesta!

Seurannan ottaminen käyttöön

Mennään eteenpäin ja otetaan seuranta käyttöön ensin. Avaa Excel ja napsauta  nauhan Tarkista -välilehteä. ^(Review)Oikeassa reunassa sinun pitäisi nähdä Muutokset^(Changes) - osiossa vaihtoehto nimeltä Seuraa muutoksia ^{(Track Changes )} .

Napsauta painiketta ja valitse  Korosta muutokset^{(Highlight Changes)} . Näet valintaikkunan, jossa sinun on nyt valittava "Seuraa muutoksia muokkauksen aikana". Tämä jakaa myös työkirjasi^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} . "

Sinulla on useita vaihtoehtoja, mukaan lukien  Milloin^(When) , Kuka^(Who) ja Missä^(Where) . Kun Kun^(When) , Kaikki^(All) tarkoittaa, että jokainen muutos korostetaan. Voit myös korostaa asiakirjan viimeisimmän tallennuskerran, tietyn päivämäärän jälkeen tehdyt muutokset tai muutokset, joita ei ole vielä tarkistettu.

Jos valitset  Kuka -vaihtoehdon^(Who) , voit seurata kenen tahansa tekemiä muutoksia tai kaikkien paitsi sinun tekemiä muutoksia. Missä -^(Where)  vaihtoehdon avulla voit seurata muutoksia vain tietyssä laskentataulukon osassa. Napsauta vain^(Just) oikealla olevaa painiketta ja valitse solualue, jota haluat seurata.

Lopuksi voit poistaa Korosta muutokset näytöllä^{(Highlight changes on screen)} -vaihtoehdon valinnan, jos et halua muiden tietävän, että seuraat muutoksia. Oletusarvoisesti, kun aloitat seurannan ja tämä vaihtoehto on valittuna, jokaisen muuttuneen solun vasemmassa yläkulmassa näkyy pieni nuoli sen merkiksi, että sitä on muutettu.

Lisäksi, jos napsautat muutettua solua (kun Korosta muutokset näytössä^{(Highlight changes on screen)} on käytössä), saat pienen ponnahdusikkunan, joka näyttää, mistä arvoa muutettiin, mihin se muutettiin ja mihin aikaan. Jos poistat Korosta^(Highlight) muutokset näytöllä -vaihtoehdon valinnan, pieni musta kolmio ei tule näkyviin.

Joten voit esimerkiksi piilottaa muutokset näytöllä jättämällä valintaruutua valitsematta, lähettää tiedostosi kaikille, jotka joutuvat tekemään siihen muutoksia, ja kun saat sen takaisin, siirry kohtaan Muutoksia^{(Track Changes)} ja tarkista uudelleen . laatikko.

Määritä seuranta

Seuraava askel on tarkastella seurannan asetuksia ja säätää niitä tarpeidesi mukaan. Voit tehdä tämän napsauttamalla Jaa työkirja^{(Share Workbook)} -painiketta, joka on suoraan Seuraa muutoksia^{(Track Changes)} -painikkeen vasemmalla puolella. Napsauta Lisäasetukset^(Advanced) - välilehteä, kun Jaa työkirja^{(Share Workbook)} -valintaikkuna avautuu.

Täällä voit muuttaa muutoshistorian säilytyspäivien määrän muuksi kuin 30 päiväksi. Oletusarvoisesti muutokset päivitetään, kun tiedosto tallennetaan, mutta voit tehdä sen niin, että se tehdään automaattisesti muutaman minuutin välein. Lopuksi voit valita, kuinka haluat käsitellä konflikteja: joko kysymällä tai antamalla yksinkertaisesti viimeisen muutoksen voittaa tiedostoa tallennettaessa.

Muutosten katselu

Kun olet ottanut seurannan käyttöön ja tehnyt joitain muutoksia, voit napsauttaa uudelleen Jäljitä muutokset^{(Track Changes)} -painiketta, napsauttaa Korosta muutokset^{(Highlight Changes)} ja huomaat, että Luettelo muutokset uudessa taulukossa^{( List changes on a new sheet)} -ruutu ei ole enää harmaana.

Tarkista se ja napsauta OK. Uusi^{(OK. A)} laskentataulukko nimeltä Historia^(History) lisätään, josta näet kaikki kyseiseen työkirjaan tehdyt muutokset.

Jossain vaiheessa sinun on joko hyväksyttävä tai hylättävä muutokset. Voit tarkastella kaikkia muutoksia ja valita sitten ne, jotka haluat säilyttää tai hylätä.

Napsauta vain Jäljitä muutokset^{(Track Changes)} uudelleen ja valitse Accept/Reject Changes . Valitse vaihtoehdot valitaksesi, mitkä muutokset haluat hyväksyä tai hylätä. Jos haluat tarkistaa kaikki muutokset, jätä Kun^(When) valittuna ja varmista, että sen arvo on Ei tarkistettu^{(Not Reviewed)} .

Napsauta OK^{(Click OK)} , niin Excel alkaa näyttää jokaista tehtyä muutosta ja antaa sinulle vaihtoehdon Hyväksy^(Accept) tai Hylkää^(Reject) . Voit myös Hyväksy kaikki^{(Accept All)} tai Hylkää kaikki^{(Reject All)} muutokset, jos haluat.

Jos hylkäät muutoksen, se palaa välittömästi takaisin siihen, mikä oli alun perin kyseisessä solussa. On syytä huomata, että jos toinen solu viittaa hylätyn solun sisältöön, myös tämä arvo muuttuu, kun viitattu solun arvo palautuu takaisin. Tämä voi aiheuttaa kaavojen rikkoutumisen jne., joten ole varovainen.

Se siitä! Nyt voit seurata Excel -laskentataulukkoon tehtyjä muutoksia helposti käyttämällä tätä sisäänrakennettua ominaisuutta. Jos sinulla on kysyttävää, lähetä kommentti. Nauttia!

How to Track Changes in Excel

Are yоu looking for a waу to track changes made to an Excel spreadsheet? Therе are many cases where you have to distribute a file to multiple people and keep track of what changes were made. You mіght want tо track when the change waѕ made, who made the change, what cell the change ocсυrred in and what data was changed.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

Related posts

• Lisää lineaarisen regression trendiviiva Excelin sirontakaavioon

• Kuinka tehdä histogrammi Excelissä

• Kuinka suojata Excel-tiedosto turvallisesti salasanalla

• Vuokaavion luominen Wordissa ja Excelissä

• Tarrojen luominen Wordissa Excel-laskentataulukosta

• Kuinka piilottaa taulukoita, soluja, sarakkeita ja kaavoja Excelissä

• Microsoft Excelin perusteiden opetusohjelma – Excelin käytön oppiminen

• Kuinka tallentaa makro Exceliin

• Kuinka muuttaa taustaa Microsoft Teamsissa

• Käytä Exceliä laskeaksesi tehokkaan koron nimelliskorosta

• Kuinka löytää ja laskea alue Excelissä

• Käytä Exceliä työkaluna tietojen kopioimiseen verkosta

• Muotoile solut ehdollisen muotoilun avulla Excelissä

• Kuinka avata useita Excelin esiintymiä

• Kuinka luoda pudotusvalikko Excelissä

• Kuinka tehdä tarkistuslista Excelissä

• Word-asiakirjan automaattinen varmuuskopiointi OneDriveen

• Kuinka löytää vastaavat arvot Excelissä

• Linkitä solut taulukoiden ja työkirjojen välillä Excelissä

• Excelin automaattisen palautuksen ja automaattisen varmuuskopioinnin ominaisuuksien käyttäminen