Oletko koskaan missannut tärkeän sähköpostin, koska postilaatikkosi oli täynnä aiempia, vastaamattomia viestejä? Useimmat ihmiset ovat kokeneet tämän, ja melkein kaikki tietävät viidenkymmenen lukemattoman sähköpostin häiriötekijän, jotka vaativat huomiosi heti, kun avaat postilaatikkosi aamulla.

Tutkimusten mukaan työntekijät käyttävät jopa 28 prosenttia viikosta^{(28 percent of their week)} lukemiseen ja sähköposteihin vastaamiseen. Se on yli neljännes koko työajasta. Kuinka paljon enemmän voisit saavuttaa, jos sinun ei tarvitsisi käsitellä jatkuvaa sähköpostitulvaa?

Mikä on Inbox Zero?

Inbox Zero on tuottavuuden asiantuntija Merlin Mannin^{(Merlin Mann)} kehittämä konsepti . Vaikka useimmat ihmiset tulkitsevat nimen "nollan" viittaavan henkilöllä olevien sähköpostien määrään, se viittasi alun perin siihen, kuinka paljon aikaa ihmiset käyttävät sähköpostin miettimiseen. Jos sinulla ei ole nolla sähköpostia, käytät lähes nolla aikaa niiden ajattelemiseen.

Tämä artikkeli opastaa sinua pitämään lukemattomien sähköpostien määrän postilaatikossasi minimissä Gmailissa^(Gmail) käytettävissä olevien työkalujen avulla sekä käytännöt, joita voit soveltaa työpäivääsi ja jotka auttavat sinua kesyttämään saamasi sähköpostit. koko päivän ajan.

Sähköpostinhallinnan perusteet

Ensimmäinen askel sähköpostisi tuottavuuden parantamiseksi on postilaatikon sulkeminen. Se saattaa kuulostaa ristiriitaiselta, mutta on parempi antaa itsellesi määräaika sähköpostien lukemiseen ja niihin vastaamiseen kuin käsitellä niitä niiden saapuessa. Tutkimus^(Research) on osoittanut, että määräajat, itse asettamat tai eivät, parantavat tehokkuutta^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} ja vähentävät projektiin käytettyä aikaa.

Varaa ^(Set)sähköposteihin vastaamiseen^{(to answer emails)} viisi minuuttia jokaisen tunnin alussa tai ehkä kaksikymmentä minuuttia päivän alussa ja lopussa . Poista selkeästi roskapostia^{(clearly spam)} sisältävät sähköpostit . Jos sähköpostiin vastaaminen kestää kaksi minuuttia tai vähemmän, vastaa siihen ensin.

Jos sähköpostiin vastaaminen vaatii enemmän aikaa, siirrä se erityiseen kansioon.

Gmailin käyttäminen Saapuneet-kansion nollan saavuttamiseen

Gmail on maailman eniten käytetty sähköpostiohjelma, mutta useimmat ihmiset eivät ymmärrä alustan todellista monipuolisuutta. Gmail on täynnä työkaluja^{(chock-full of tools)} ja muokattavia vaihtoehtoja, joiden avulla voit hallita sen ulkoasua valtavasti. Inbox Zero on paljon helpommin saavutettavissa, kun hyödynnät näitä työkaluja.

Käytä erikoistähtiä

Kaikki tietävät, että sähköposti voidaan merkitä tähdellä napsauttamalla tähtikuvaketta –^(Star) mutta tiesitkö, että käytettävissä on 12 erilaista tähteä? Napsauta ^(Click) Settings > See All Settings > General ja vieritä sitten, kunnes näet Stars - alaosion.

Tähtiä on erivärisiä, mutta on myös kuvakkeita, kuten huutomerkki, pikakelausnuoli, valintamerkki, kysymysmerkki ja pieni kirjain i. Oletuksena vain päätähti on aktiivinen, mutta voit aktivoida ne napsauttamalla ja vetämällä mitä tahansa kuvakkeista Käytössä^{(In use)} -osioon.

Gmailissa^(Gmail) näkyy vain yksi symboli . Napsauta^(Click) sitä useita kertoja selataksesi kaikkia valitsemiasi eri tähtiä. Valitse vähintään neljä symbolia: tavallinen tähti, punainen tähti, pieni kirjain i ja vihreä valintamerkki.

Määritä useita postilaatikoita ja suodattimia^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Saatat olla jo tuttu useista Gmailissa^(Gmail) käytettävissä olevista välilehdistä : Tarjoukset, Henkilökohtainen^(Personal) , Sosiaalinen^(Social) jne. Siirry kohtaan Settings > InboxSaapuneet-kansion tyyppi^{(Inbox type,)} -kohdan vieressä olevaa avattavaa ruutua ja valitse Useita postilaatikoita.^{(Multiple inboxes.)}

Näkyviin tulee uusi osio nimeltä Useita postilaatikon osioita. ^{(Multiple inbox sections.)}Voit nimetä enintään viisi mukautettua osiota näytettäväksi pääpostilaatikkosi vieressä, vaikka kaksi niistä on täytetty oletuksena. Yksi osio on tähdellä merkityille^(Starred) sähköposteille, kun taas toinen on luonnoksille. Nämä osiot on nimetty niiden hakukyselyillä, joten sinun on opittava, mitä kutakin erityistä tähteä kutsutaan, jotta voit varata niille osiot.

Nämä ovat kunkin tähden nimet:

Keltainen tähti
Punainen Tähti
Oranssi tähti
Vihreä tähti
Sininen tähti
Purppura-tähti
Keltainen räjähdys (huutomerkki)
Punainen otsa
Violetti-kysymys
Oranssi-guillemet^{(Orange-guillemet)} (kelaus eteenpäin -symboli)
Vihreä ruutu
Sininen info (pienet kirjaimet i)

Hakukyselykenttä tunnistaa eri operaattoreita, joten voit käyttää OR/AND -komentoja sisällyttääksesi useita tähtiä samaan osioon. Hakukyselykentän^{(Search query)} vieressä on Osion nimi^{(Section name)} -kenttä. Kirjoita tähän tietty nimi, jonka haluat kentän kutsuvan.

Saavuttaaksesi Inbox Zero , on parasta määrittää muutama tietty osio:

Tarvitsee toimia/vastausta
Tarvitsee pikaisen vastauksen
Odottaa vastausta
Delegoitu

Voit määrittää viidennen osan tarpeidesi mukaan, mutta nämä neljä hoitavat perustehtävät.

Saavutetaan postilaatikon nolla^{(Reaching Inbox Zero)}

Nyt kun olet muuttanut Gmail -asetuksiasi, on aika ryhtyä toimiin. Aseta ensin suodattimet. ^(First)Kirjoita seuraava:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Kun saat sähköpostin, sinun tulee ensin päättää, vaatiiko se vastausta vai haluatko poistaa sen. Jos sähköposti on roskapostia tai ei vain ansaitse vastausta, poista se välittömästi tai arkistoi se.

Jos sähköposti vaatii vastausta ja kestää alle kaksi minuuttia, vastaa siihen. Jos tarvitset yli kaksi minuuttia, napsauta Tähti^(Star) - kuvaketta kerran. Jos sähköposti on kiireellinen ja sen pitäisi olla seuraava asia, johon vastaat, napsauta kuvaketta kahdesti merkitäksesi sen punaisella tähdellä^{(Red Star)} .

Kun olet vastannut sähköpostiin ja odotat vastausta, napsauta tähtikuvaketta^(Star) kolme kertaa määrittääksesi sen arvoksi "Odottaa vastausta". Jos saat sähköpostin, jonka joku muu käsittelee paremmin, välitä se oikealle henkilölle ja napsauta tähtikuvaketta^(Star) neljä kertaa merkitäksesi sen "Delegoiduksi".

Valitse, milloin haluat vastata sähköpostiisi, ja keskity työskentelemään vain näinä aikoina. Asettamalla itsellesi määräajat ja määräajat sähköpostin käsittelylle, vähennät postilaatikossasi viettämääsi aikaa, jotta voit keskittyä tärkeämpiin tehtäviin. Jos päätät käsitellä sen tunnin alussa, keskity ensin vastaamaan kaikkiin kiireellisiin sähköposteihin ja käsittele sitten loput sieltä.

Kun käytät näitä menetelmiä, voit pian hallita postilaatikkoasi täydellisesti. Jos se on jo sotku, varaa puoli tuntia päivässä lajitellaksesi jo olemassa olevia sähköposteja ja selvittää, ovatko ne tärkeitä vai eivät. Vastaa niille, jotka sitä tarvitsevat, poista ne, jotka eivät sitä tarvitse.

Se saattaa viedä jonkin verran aikaa, mutta suodattimet^{(but filters)} , määritetyt postilaatikot ja muut työkalut auttavat sinua saavuttamaan Inbox Zero -kansion – ja^{(Inbox Zero–and)} löydät tekniikat, jotka auttavat sinua parhaiten pysymään siellä.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an іmportant email because your inbox was full of previous, unanswered messages? Most people have experienced this and almost everyоne knows the distraction of fifty unread emails that demand yоur attention аs soon as you open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Olivia Mella

About the author

Olen laitteisto- ja ohjelmistokehityksen asiantuntija. Minulla on kokemusta työskentelystä sekä Applen tuotteiden (ios) että Googlen Android-alustojen kanssa. Olen myös vahva Edge computing -tekniikan puolestapuhuja, joka on verkko- ja mobiiliteknologian uusin trendi. Taitoni näillä alueilla tekevät minusta ihanteellisen nopeiden, turvallisten ja tehokkaiden sovellusten kehittämiseen.

Kuinka päästä Inbox Zeroan Gmailissa

Mikä on Inbox Zero?

Sähköpostinhallinnan perusteet