Microsoft Wordin^{(Microsoft Word)} yhdistämisen avulla voit lähettää henkilökohtaisia ​​kirjeitä ja sähköposteja ilman, että sinun tarvitsee mukauttaa jokaista kirjainta. Voit valmistella asiakirjasi haluamallasi tavalla ja lisätä paikkamerkkejä eri tietokentille, jotka haluat täyttää dynaamisesti tietolähteestä.

Voit esimerkiksi valmistella kaikille ystävillesi yhden kirjeen, jossa kysytään, kuinka he voivat, mutta voit muuttaa kirjeen nimiä ja kaupunkeja dynaamisesti. Tällä tavalla yleisessä kirjeessäsi Johnille^(John) mainitaan hänen nimensä ja hänen kaupunkinsa, ja samassa Mikelle osoitetussa kirjeessä on Miken^(Mike) nimi ja^(Mike) kaupunki.

Luo vastaanottajaluettelosi Excel-laskentataulukossa^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Sinun on koottava luettelo vastaanottajista ja heidän tiedoistaan ​​yhteen tietolähteeseen. Helppo tapa tehdä tämä on luoda Microsoft Excel -laskentataulukko ja lisätä siihen kaikki vastaanottajien tiedot. Voit sitten hakea nämä Excel-tiedot Microsoft Wordin yhdistämiskirjeeseen .^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)}

1. Käytä Käynnistä-valikon^{(Start Menu)} hakua Microsoft Excelin^{(Microsoft Excel)} etsimiseen ja avaamiseen .

1. Napsauta vasemman sivupalkin Koti^(Home) -välilehteä ja valitse oikeanpuoleisesta ruudusta Tyhjä työkirja . ^{(Blank workbook)}Tämä luo sinulle tyhjän laskentataulukon.

1. Aloita^(Start) tietojen syöttäminen yhdistämisen vastaanottajille. Varmista^(Make) , että käytät ensimmäistä riviä tietojesi otsikoissa. Jos aiot kirjoittaa jonkun nimen, käytä Nimi^(Name) ensimmäisen rivin otsikkona ja niin edelleen.

1. Seuraavassa esimerkissä olemme luoneet taulukon, jossa on tietoja neljälle henkilölle. Luomme jokaiselle henkilölle henkilökohtaisen yhdistämiskirjeen Microsoft Wordissa^{(Microsoft Word)} .

1. Napsauta yläreunan Tiedosto^(File) -valikkoa, valitse vasemmasta sivupalkista Tallenna ja napsauta ^(Save)Selaa^(Browse) - painiketta.

1. Siirry^(Navigate) työpöydällesi, anna Excel - laskentataulukollesi nimi ja napsauta Tallenna^(Save) - painiketta tallentaaksesi laskentataulukon työpöydällesi. Tämä helpottaa laskentataulukon löytämistä, kun käytät sitä Microsoft Wordissa^{(Microsoft Word)} .

1. Voit sulkea Microsoft Excelin^{(Microsoft Excel)} tietokoneellasi.

Valmistele asiakirjasi Microsoft Wordissa^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Sinun on kirjoitettava yleinen kirje, jonka haluat lähettää jokaiselle vastaanottajallesi^{(send to each of your recipients)} . Tämän kirjeen tulee sisältää tiedot, jotka ovat yhteisiä kaikille vastaanottajille. Joitakin esimerkkejä ovat tervehdysrivin kirjoittaminen, heidän vointinsa kysyminen, ajatusten jakaminen ja niin edelleen.

Pidä kentät tyhjinä paikoissa, joissa haluat vastaanottajatietojesi näkyvän. Lisäät sen myöhemmin, kun aloitat yhdistämisen Microsoft Wordissa^{(Microsoft Word)} .

1. Käynnistä Microsoft Word tietokoneesi Käynnistä-valikosta^{(Start Menu)} .

1. Napsauta vasemmassa sivupalkissa Etusivu ja valitse ^(Home)Tyhjä asiakirja^{(Blank document )} oikeanpuoleisesta ruudusta. Voit käyttää myös mallia, jos haluat.

1. Tyhjä asiakirja avautuu. Kirjoita kirje, jonka haluat lähettää vastaanottajille.

1. Voit vapaasti käyttää mitä tahansa värejä, muotoiluja, kirjasintyylejä ja muita haluamiasi kohteita. Olemme luoneet seuraavan yksinkertaisen kirjeen lähetettäväksi vastaanottajillemme. Kirjeen yläosassa on henkilön nimi ja alareunassa kaupunki.

1. Pidä asiakirja auki, kun yhdistät alla olevassa osiossa.

Luo yhdistäminen Microsoft Wordissa^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Wordin^{(Microsoft Word)} avulla voit luoda yhdistämisen vaiheittaisen ohjatun toiminnon avulla. Tämän ansiosta sinun on erittäin helppo valita käytettävä kirje, lisätä tarvitsemasi vastaanottajat ja muuttaa kirjeen sisältöä dynaamisesti.

1. Kun kirje on vielä auki Wordissa^(Word) , napsauta yläreunassa olevaa Postitukset -välilehteä, valitse ^(Mailings)Aloita yhdistäminen^{(Start Mail Merge)} -vaihtoehto ja valitse Vaiheittainen yhdistämistoiminto^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. Uusi ruutu tulee näkyviin näytön oikeaan reunaan. Valitse ensimmäisessä osiossa, jossa lukee Valitse asiakirjatyyppi^{(Select document type)} , Kirjeet^(Letters) . Voit valita Sähköpostiviestit,^{(E-mail messages)} jos haluat lähettää kirjeen sähköpostitse.
   
   Napsauta sitten alareunassa Seuraava: Aloitusasiakirja jatkaaksesi.^{(Next: Starting document)}

1. Seuraavassa näytössä Word kysyy, mitä asiakirjaa haluat käyttää yhdistämiseen. Napsauta Käytä nykyistä asiakirjaa^{(Use the current document)} -vaihtoehtoa, jos haluat käyttää nykyistä kirjettäsi tehtävässä.
   
   Jos kirjeesi on toisessa Word -tiedostossa, avaa tiedosto napsauttamalla Aloita olemassa olevasta asiakirjasta . ^{(Start from existing document)}
   
   Napsauta sitten Seuraava: Valitse vastaanottajat^{(Next: Select recipients)} alareunasta.

1. Valitse Valitse vastaanottajat^{(Select recipients)} -osiosta Käytä olemassa olevaa luetteloa^{(Use an existing list)} . Tämä johtuu siitä, että olet jo luonut Excel - laskentataulukon, joka sisältää vastaanottajien tiedot.
   
   Voit valita Kirjoita uusi luettelo^{(Type a new list)} -vaihtoehdon, jos et ole vielä kerännyt vastaanottajien tietoja.
   
   Napsauta sitten Selaa^(Browse) tuodaksesi Excel-laskentataulukkosi.

1. Siirry^(Navigate) työpöydällesi ja kaksoisnapsauta aiemmin luomaasi Excel -laskentataulukkoa. ^(Excel)Tämä avaa laskentataulukon Microsoft Wordissa^{(Microsoft Word)} .
2. Word kysyy, mitä taulukkoa haluat käyttää laskentataulukostasi. Valitse tietosi sisältävä taulukko, valitse Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot^{(First row of data contains column headers)} -vaihtoehto ja napsauta OK .

1. Wordin^(Word) avulla voit valita vastaanottajat, joita haluat käyttää yhdistämiseen, jos et halua käyttää kaikkia luettelossa olevia. Valitse niiden henkilöiden valintaruudut, jotka haluat sisällyttää kirjeihisi . ^(Checkmark)
   
   Voit lajitella ja suodattaa vastaanottajia luettelon alla olevien tarkennusvaihtoehtojen avulla. Lajittelun^(Sorting) avulla voit lajitella tietueesi nousevaan ja laskevaan järjestykseen. Suodattamalla^(Filtering) voit vertailla kenttiä ja suodattaa pois tarpeettomat.
   
   Napsauta lopuksi alareunasta OK .

1. Napsauta Seuraava: Kirjoita kirje^{(Next: Write your letter)} alareunaan.
2. Seuraavassa näytössä voit käyttää tietokenttiäsi kirjeessäsi. Käytä tätä asettamalla kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä tietokentän kirjeessä, ja napsauttamalla Lisää kohteita^{(More items )} oikeanpuoleisesta ruudusta.

1. Valitse lisättävä tietokenttä ja napsauta alareunassa Lisää .^(Insert)

1. Haluat lisätä kaikki tietokentät kirjeeseen, jotta kirjeissäsi on kaikki vaaditut tiedot. Napsauta sitten Seuraava: Esikatsele kirjaimia^{(Next: Preview your letters)} .

1. Voit esikatsella kirjeitä, jotka syntyvät yhdistämisen tuloksena. Napsauta vasenta ja oikeaa nuolikuvaketta nähdäksesi kunkin vastaanottajan kirjeet.
   
   Napsauta sitten Seuraava: Suorita yhdistäminen loppuun^{(Next: Complete the merge)} .

1. Voit nyt tulostaa nämä mukautetut kirjaimet napsauttamalla Tulosta^(Print) tai muokata näitä kirjaimia valitsemalla Muokkaa yksittäisiä kirjaimia.^{(Edit individual letters)}

Yhdistäminen^(Mail) on todellakin loistava aikaa säästävä ominaisuus Microsoft Wordissa^{(feature in Microsoft Word)} .

Tiesitkö, että voit yhdistää useita asiakirjoja Wordissa^{(merge multiple documents together in Word)} ? Siitä on apua, jos olet jo kirjoittanut henkilökohtaiset kirjeesi ja haluat yhdistää ne yhdeksi tiedostoksi.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• Kuinka näyttää sanamäärä Microsoft Wordissa

• Tee OpenOffice Writer näyttämään ja toimimaan enemmän kuin Microsoft Word

• Sivun poistaminen Microsoft Wordissa

• Kuinka piirtää Microsoft Wordissa

• Muuta mittayksiköitä Microsoft Wordissa

• Vaakaviivan lisääminen Microsoft Wordiin

• Kuinka tulostaa kirjekuorelle Microsoft Wordissa

• Lisää luettelomerkki Wordin lauseen keskelle

• Käytä Spikeä useiden tekstikohteiden leikkaamiseen ja liittämiseen Wordissa

• Microsoft Word ei vastaa? 8 tapaa korjata se

• Kuinka luoda lentolehtinen Microsoft Wordissa

• Tarkista kaikki hyperlinkit MS Word -asiakirjassa sekunneissa

• Osakatkon lisääminen Microsoft Wordiin

• Kuinka tulostaa kirjekuorelle Microsoft Wordissa

• Yhdistämisen käyttäminen Wordissa kirjeiden, tarrojen ja kirjekuorien luomiseen

• Kuinka yhdistää useita Word-asiakirjoja yhteen

• Automaattisen tekstin luominen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

• Näytä/piilota kenttäkoodit Wordissa ja muunna kentät tekstiksi

• Mitkä ovat parhaita kursiivifontteja Microsoft Wordissa?

• Kuinka korjata kirjanmerkkien määrittelemätön virhe Wordissa