Microsoft Excelin^{(Microsoft Excel)} avulla käyttäjät voivat automatisoida ominaisuuksia ja komentoja käyttämällä makroja ja Visual Basic for Applications ( VBA ) -komentosarjaa. VBA on ohjelmointikieli, jota Excel^{(VBA is the programming language Excel)} käyttää makrojen luomiseen. Se myös suorittaa automaattisia komentoja tiettyjen olosuhteiden perusteella.

Makrot ovat sarja ennalta tallennettuja komentoja. Ne suoritetaan automaattisesti, kun tietty komento annetaan. Jos sinulla on Microsoft Excelissä^{(Microsoft Excel)} tehtäviä, joita teet toistuvasti, kuten kirjanpito, projektinhallinta tai palkanlaskenta, näiden prosessien automatisointi voi säästää paljon aikaa.

Excelin nauhan^(Ribbon) Kehittäjä- välilehdellä^(Developer) käyttäjät voivat tallentaa^(Excel) hiiren napsautuksia ja näppäinpainalluksia (makroja). Jotkut toiminnot vaativat kuitenkin perusteellisempaa komentosarjaa kuin makrot voivat tarjota. Tässä VBA -skriptauksesta tulee valtava hyöty. Sen avulla käyttäjät voivat luoda monimutkaisempia skriptejä.

Tässä artikkelissa selitämme seuraavat asiat:

• Skriptien ja makrojen käyttöönotto
• Kuinka luoda makro Excelissä
• Erityinen esimerkki makrosta
• Lue lisää VBA:sta
• Luo painike^(Button) aloittaaksesi VBA :n käytön^(VBA)
• Lisää koodi^{(Add Code)} antaaksesi painikkeelle toiminnallisuuden^{(Button Functionality)}
• Toimiko se?

Skriptien ja makrojen käyttöönotto^{(Enabling Scripts & Macros)}

Ennen kuin voit luoda makroja tai VBA -komentosarjoja Excelissä^(Excel) , sinun on otettava käyttöön Kehittäjä^{(Developer )} - välilehti Nauha^(Ribbon) - valikosta. Kehittäjä- välilehti^(Developer) ei ole oletusarvoisesti käytössä. Ota se käyttöön seuraavasti:

• Avaa Excel-laskentataulukko.
• Napsauta Tiedosto^{(File )} > Asetukset^{( Options )} > Mukauta nauhaa.^{( Customize Ribbon.)}

• Laita rasti Kehittäjä^(Developer) -kohdan viereiseen ruutuun .

• Napsauta Kehittäjä^(Developer) - välilehteä nauhavalikosta^(Ribbon) .

• Napsauta seuraavaksi Macro Security -kohtaa ja valitse Ota kaikki makrot käyttöön -kohdan vieressä oleva valintaruutu (ei suositella; mahdollisesti vaarallinen koodi voidaan suorittaa). ^{(Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). )}
• Napsauta sitten OK.

Syy, miksi makrot eivät ole oletusarvoisesti käytössä, ja niissä on varoitus, on se, että ne ovat tietokonekoodia, joka saattaa sisältää haittaohjelmia.

Varmista^(Make) , että asiakirja on peräisin luotettavasta lähteestä, jos työskentelet jaetun projektin parissa Excelissä^(Excel) ja muissa Microsoft - ohjelmissa.

Kun olet lopettanut komentosarjojesi ja makrojesi käytön, poista kaikki makrot käytöstä estääksesi mahdollisesti haitallista koodia tartuttamasta muita asiakirjoja.

Luo makro Excelissä^{(Create a Macro in Excel)}

Kaikki Excelissä^(Excel) makron tallennuksen aikana tekemäsi toiminnot lisätään siihen. 

• Napsauta Kehittäjä-välilehdellä Tallenna makro^{(Record Macro)} .

• Anna makron nimi^{(Macro name)} , pikanäppäin^{(Shortcut key)} ja kuvaus. ^{(Description. )}Makron^(Macro) nimien tulee alkaa kirjaimella, eikä niissä saa olla välilyöntejä. Pikanäppäimen on oltava kirjain.

Valitse seuraavista vaihtoehdoista, minne haluat tallentaa makron:

• Henkilökohtainen makrotyökirja^{(Personal Macro Workbook)} : Tämä luo piilotetun Excel -asiakirjan, jossa on tallennettuja makroja käytettäväksi kaikkien Excel - dokumenttien kanssa.
• Uusi työkirja^{(New Workbook)} : Luo uuden Excel -dokumentin luotujen makrojen tallentamiseksi.
• Tämä työkirja^{(This Workbook)} : Tätä käytetään vain asiakirjaan, jota parhaillaan muokkaat.

Kun olet valmis, napsauta OK . 

• Suorita^(Run) toiminnot, jotka haluat automatisoida. Kun olet valmis, napsauta Lopeta tallennus^{(Stop Recording)} . 
• Kun haluat käyttää makroasi, käytä sille antamaasi pikanäppäintä.

Erityinen esimerkki makrosta^{(Specific Example Of a Macro)}

Aloitetaan yksinkertaisella laskentataulukolla asiakkaille ja kuinka paljon he ovat velkaa. Aloitamme luomalla makron laskentataulukon muotoilemiseksi.

Oletetaan, että päätät, että kaikissa laskentataulukoissa on käytettävä eri muotoa, kuten etu- ja sukunimi eri sarakkeisiin. 

Voit muuttaa tämän manuaalisesti. Tai voit luoda ohjelman makron avulla muotoillaksesi sen automaattisesti oikein.

Nauhoita makro^{(Record The Macro)}

• Napsauta Tallenna makro^{(Record Macro)} . Kutsutaan sitä Format_Customer_Data ja napsauta OK . 
• Halutun muotoilun saamiseksi muutamme ensimmäisen sarakkeen nimeksi Etunimi^{(First Name)} . 
• Lisää sitten sarake A:n viereen ja kutsu sitä sukunimeksi^{(Last Name)} . 
• Korosta^(Highlight) kaikki ensimmäisessä sarakkeessa olevat nimet (joissa edelleen on etu- ja sukunimi) ja napsauta nauhanavigointivalikosta Tiedot^(Data) .
• Napsauta Teksti sarakkeiksi^{(Text to Columns)} .

• Valitse Erotettu > Seuraava^{(Next )} > Erottele ^(Delimited)välilyönnillä^{(Separate by Space)} > Seuraava^{(Next )} > Valmis^(Finish) . Katso alla oleva kuvakaappaus ja kuinka etu- ja sukunimet erotettiin yllä olevalla prosessilla.

• Muotoile Erääntyvä^{(Balance Due)} - kenttä korostamalla summat. Napsauta ^(Click)Koti^{(Home )} > Ehdollinen muotoilu^{(Conditional Formatting)} > Korosta solusäännöt^{(Highlight Cell Rules)} > Suurempi kuin^{(Greater Than )} > 0 .

Tämä korostaa solut, joilla on erääntynyt saldo. Lisäsimme muutamia asiakkaita, joilla ei ollut saldoa muotoilun havainnollistamiseksi.  

• Palaa Kehittäjään^{(Developer )} ja napsauta Lopeta tallennus^{(Stop Recording)} .

Käytä makroa^{(Apply The Macro)}

Aloitetaan alkuperäisestä laskentataulukosta ennen kuin nauhoitimme makron muotoillaksemme sen oikein. Napsauta ^(Click)Makrot^(Macros) , valitse ja suorita^(Run) juuri luomasi makro.

Kun suoritat makron, kaikki muotoilut tehdään puolestasi. Tämä juuri luomamme makro on tallennettu Visual Basic Editoriin^{(Visual Basic Editor)} .

Käyttäjät voivat suorittaa makroja useilla eri tavoilla. Lisätietoja on kohdassa Suorita makro^{(Run a macro)} .  

Lue lisää VBA:sta^{(Learn More About VBA)}

Saat lisätietoja VBA: sta napsauttamalla Makro ^(Macro)Kehittäjä^(Developer) - välilehdeltä. Etsi luomasi ja napsauta Muokkaa.^(Edit.)

Yllä olevassa ruudussa näkyvä koodi on luotu makron tallentamisen yhteydessä. 

Se on myös se, mitä käytät, kun haluat muotoilla muita asiakkaiden maksutaulukoita samalla tavalla.

Luo painike aloittaaksesi VBA:n käytön^{(Create a Button To Get Started With VBA)}

Luodaan valuuttamuunnin käyttämällä samaa yllä olevaa laskentataulukkoa asiakkaiden ja heidän velkojensa kanssa.

• Lisää painikeelementti siirtymällä Kehittäjä^{(Developer )} - välilehdelle. 
• Valitse ActiveX-komentopainike ^{(ActiveX Command Button )}Ohjaimet^(Controls) -osion Lisää^(Insert) - kohdan vieressä olevasta pudotusvalikosta .

• Vedä^(Drag) painike mihin tahansa laskentataulukon kohtaan, jotta voit helposti käyttää sitä ja muuttaa sitä myöhemmin, jos haluat.

• Liitä koodi napsauttamalla painiketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Ominaisuudet^(Properties) . Säilytämme nimen ^(Name)CommandButtonina^{(CommandButton)} ja muunnettavan^{(Caption )} otsikon ( tämä on painikkeen^{( Convert )} teksti).

Lisää koodi antaaksesi painikkeelle toiminnallisuuden^{(Add Code To Give The Button Functionality)}

VBA -koodaus ei tapahdu Excel - käyttöliittymässä. Se tehdään erillisessä ympäristössä.  

• Siirry Kehittäjä^(Developer) - välilehdelle ja varmista, että suunnittelutila^{(Design Mode)} on aktiivinen.

• Pääset juuri luomamme painikkeen koodiin napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Näytä koodi^{(View Code)} .

• Kun katsot alla olevan kuvakaappauksen koodia, huomaat, että koodin alku ( Private Sub ) ja loppu ( End Sub ) ovat jo siellä.

• Alla oleva koodi ohjaa valuuttamuunnosprosessia.

ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)

Tarkoituksenamme tässä osiossa on muuntaa laskentataulukossamme oleva valuutta. Yllä oleva komentosarja heijastaa vaihtokurssia GBP :stä USD :hin . Solun uusi arvo on sen hetkinen arvo kerrottuna 1,28:lla.

Alla oleva kuvakaappaus näyttää, miltä koodi näyttää VBA - ikkunassa sen lisäämisen jälkeen.

• Siirry ylänavigointipaneelin kohtaan Tiedosto^{(File )} ja napsauta Sulje ja palaa Microsoft Exceliin^{(click on Close and Return to Microsoft Excel)} palataksesi Excelin^(Excel) pääkäyttöliittymään .

Toimiko se?^{(Did It Work?)}

Ennen kuin voit testata koodiasi, sinun on ensin poistettava Suunnittelutila^{(Design Mode)} käytöstä (napsauttamalla sitä), jotta vältytään lisämuokkauksista ja annetaan painikkeelle toiminnallisuus.

• Kirjoita^(Type) mikä tahansa numero laskentataulukkoon ja napsauta sitten Muunna^(Convert) - painiketta. Jos numerosi arvo kasvaa noin neljänneksellä, se toimi.

Tässä esimerkissä laitoin numeron 4 soluun. Kun napsautat Muunna^(Convert) , numero muuttui 5.12:ksi. Koska 4 kertaa 1,28 on 5,12, koodi suoritettiin oikein.

Nyt kun ymmärrät makron tai komentosarjan luomisen Excelissä^(Excel) , voit käyttää niitä useiden toimintojen automatisointiin Excelissä^(Excel) .

How To Create a VBA Macro Or Script In Excel

Microsoft Excel enables users to automate features and commands using macros and Visual Basic for Applications (VBA) scripting. VBA is the programming language Excel uses to create macros. It will also execute automated commands based on specific conditions.

Macros are a series of pre-recorded commands. They run automatically when a specific command is given. If you have tasks in Microsoft Excel that you repeatedly do, such as accounting, project management, or payroll, automating these processes can save a lot of time.

Under the Developer tab on the Ribbon in Excel, users can record mouse clicks and keystrokes (macros).  However, some functions require more in-depth scripting than macros can provide. This is where VBA scripting becomes a huge benefit. It allows users to create more complex scripts.

In this article, we will explain the following:

• Enabling Scripts & Macros
• How to Create a Macro in Excel
• Specific Example of a Macro
• Learn More About VBA
• Create a Button to Get Started with VBA
• Add Code to Give the Button Functionality
• Did it Work?

Enabling Scripts & Macros

Before you can create macros or VBA scripts in Excel, you must enable the Developer tab on the Ribbon menu. The Developer tab is not enabled by default. To enable it:

• Open an Excel worksheet.
• Click on File > Options > Customize Ribbon.

• Put a tick in the box next to Developer.

• Click on the Developer tab from the Ribbon menu.

• Next, click on Macro Security and tick the box next to Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). 
• Then click OK.

The reason macros are not turned on by default and come with a warning is that they are computer code that could contain malware.

Make sure the document is from a trusted source if you are working on a shared project in Excel and other Microsoft programs.

When you are done using your scripts and macros, disable all macros to prevent potentially malicious code from infecting other documents.

Create a Macro in Excel

All the actions you take in Excel while recording a macro are added to it. 

• From the Developer tab, click on Record Macro.

• Enter a Macro name, a Shortcut key, and a Description. Macro names must begin with a letter and can’t have any spaces. The shortcut key must be a letter.

Decide where you want to store the macro from the following options:

• Personal Macro Workbook: This will create a hidden Excel document with stored macros to be used with any Excel documents.
• New Workbook: Will create a new Excel document to store the created macros.
• This Workbook: This will only be applied to the document you are currently editing.

When done, click OK. 

• Run through the actions you want to automate. When you are finished, click Stop Recording. 
• When you want to access your macro, use the keyboard shortcut you gave it.

Specific Example Of a Macro

Let’s start with a simple spreadsheet for customers and how much they owe. We will begin by creating a macro to format the worksheet.

Let’s assume that you decide that all spreadsheets should use a different format such as putting first and last name in separate columns. 

You can manually change this. Or you can create a program using a macro to automatically format it correctly for you.

Record The Macro

• Click on Record Macro. Let’s call it Format_Customer_Data and click OK. 
• To get the formatting we want, we will change the first column name to First Name. 
• Then insert a column next to A and call it Last Name. 
• Highlight all the names in the first column (which still include first and last name), and click on Data from the ribbon navigation.
• Click on Text to Columns.

• Tick Delimited > Next > Separate by Space > Next > Finish. See screenshot below and how the first and last names were separated by the process above.

• To format the Balance Due field, highlight the amounts. Click on Home > Conditional Formatting > Highlight Cell Rules > Greater Than > 0.

This will highlight the cells that have a balance due. We added a few customers with no balance due to further illustrate the formatting.  

• Go back to Developer and click Stop Recording.

Apply The Macro

Let’s start with the original spreadsheet before we recorded the macro to format it correctly. Click on Macros, select and Run the macro you just created.

When you run a macro, all the formatting is done for you. This macro we just created is stored in the Visual Basic Editor.

Users can run macros in several different ways. Read Run a macro to learn more.  

Learn More About VBA

To learn about VBA, click on Macro from the Developer tab. Find one you have created and click Edit.

The code you see in the box above is what was created when you recorded your macro. 

It is also what you will run when you want to format other customer payment spreadsheets in the same way.

Create a Button To Get Started With VBA

Using the same spreadsheet above with customers and how much they owe, let’s create a currency converter.

• To insert a button element, navigate to the Developer tab. 
• Select ActiveX Command Button from the dropdown next to Insert in the Controls section.

• Drag the button anywhere on the spreadsheet so you can easily access it and change it later if you want.

• To attach the code, right-click on the button and select Properties. We will keep the Name as CommandButton and the Caption to Convert (this is the button text).

Add Code To Give The Button Functionality

VBA coding doesn’t take place in the Excel interface. It is done in a separate environment.  

• Go to the Developer tab and make sure Design Mode is active.

• To access the code of the button we just created, right-click on it and select View Code.

• Looking at the code in the screenshot below, notice the beginning (Private Sub) and end (End Sub) of the code is already there.

• The code below will drive the currency conversion procedure.

ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)

Our purpose in this section is to convert the currency in our spreadsheet. The script above reflects the exchange rate from GBP to USD. The new value of a cell will be what is currently there multiplied by 1.28.

The screenshot below shows you how the code looks in the VBA window after you insert it .

• Go to File in the top navigation and click on Close and Return to Microsoft Excel to return to the main Excel interface.

Did It Work?

Before you can test your code, you must first disable Design Mode (click on it) to avoid further modifications and give the button functionality.

• Type any number into your spreadsheet and then click the Convert button. If the value of your number increases by approximately one-quarter, it worked.

For this example, I put the number 4 into a cell. After clicking Convert, the number changed to 5.12. Since 4 times 1.28 is 5.12, the code was carried out correctly.

Now that you understand how to create a macro or script in Excel, you can use them to automate a multitude of actions in Excel.

Related posts

• Kehittynyt VBA-opas MS Excelille

• 5 Google Sheets -skriptitoimintoa, jotka sinun on tiedettävä

• Kuinka poistaa tyhjiä rivejä Excelissä

• Excelin Speak Cells -ominaisuuden käyttäminen

• Kuinka lisätä Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin

• Absoluuttisten viittausten käyttäminen Excelissä

• Kuinka lajitella päivämäärän mukaan Excelissä

• Säilytä soluviittaukset, kun kopioit kaavan Excelissä

• Kuinka poistaa päällekkäiset rivit Excelissä

• Kirjoita numerot nopeasti Wordissa ja Excelissä

• Käytä dynaamisten alueiden nimiä Excelissä joustaviin pudotusvalikkoihin

• Yksinkertaisen pivot-taulukon luominen Excelissä

• Kuinka luoda ja suorittaa makro Wordissa

• Kuinka etsiä Excelistä

• Miksi sinun pitäisi käyttää nimettyjä alueita Excelissä?

• Kuinka laskea Z-pisteet Excelissä

• Wordin ja Excelin avaaminen vikasietotilassa

• Kuinka luoda useita linkitettyjä avattavia luetteloita Excelissä

• Solujen, sarakkeiden ja rivien yhdistäminen Excelissä

• Kuinka siirtää sarakkeita Excelissä