Excelin^(Excel) avattavat luettelot ovat tehokkaita työkaluja. Niiden avulla voit tarjota käyttäjille pudotusvalikon nuolen, joka, kun se valitaan, tarjoaa luettelon valinnoista.

Tämä voi vähentää tietojen syöttövirheitä, koska se estää käyttäjiä kirjoittamasta vastauksia suoraan. Excelin^(Excel) avulla voit jopa noutaa näiden avattavien luetteloiden kohteet useista soluista.

Se ei kuitenkaan lopu tähän. Käyttämällä luovia tapoja määrittää avattavien solujen tietojen vahvistus, voit jopa luoda useita linkitettyjä avattavia luetteloita, joissa toisessa luettelossa olevat^{(available in a second list)} kohteet riippuvat käyttäjän ensimmäisessä luettelossa tekemästä osiosta.

Mihin useat linkitetyt^(Linked) avattavat luettelot ovat hyviä^(Good) ?

Ota huomioon, että useimmat online-lomakkeet täyttävät toissijaisia ​​avattavia luetteloita sen perusteella, mitä vastaat sitä edeltävässä avattavassa luettelossa. Tämä tarkoittaa, että voit tehdä Excel -tietotaulukoistasi yhtä edistyneitä kuin verkkolomakkeista. Se muuttaa itseään käyttäjän vastausten perusteella. 

Oletetaan esimerkiksi, että käytät Excel - laskentataulukkoa tietokonetietojen keräämiseen käyttäjiltäsi, jotka tarvitsevat tietokoneen korjausta^{(computer repairs)} . 

Syöttövaihtoehdot voivat näyttää tältä:

• Tietokoneen osa^{(Computer Part)} : näyttö, hiiri^(Mouse) , näppäimistö^(Keyboard) , perusjärjestelmä^{(Base System)}
• Osan tyyppi:
  • Näyttö^(Monitor) : lasi, kotelo^(Housing) , virtajohto^{(Power Cord)} , sisäinen elektroniikka^{(Internal Electronics)}
  • Hiiri^(Mouse) : Pyörä, LED-valo^{(LED Light)} , johto^(Cord) , painikkeet^(Buttons) , kotelo
  • Näppäimistö^(Keyboard) : Näppäimet, kotelo^(Housing) , kalvo^(Membrane) , johto^(Cord) , sisäinen elektroniikka^{(Internal Electronics)}
  • Perusjärjestelmä^{(Base System)} : kotelo, painikkeet^(Buttons) , portit^(Ports) , virta^(Power) , sisäinen elektroniikka^{(Internal Electronics)} , käyttöjärjestelmä^{(Operating System)}

Kuten tästä puusta näet, tiedot, joiden pitäisi olla valittavissa "Osatyypiksi", riippuvat siitä, minkä tietokoneen osan^{(Computer Part)} käyttäjä valitsee ensimmäisestä avattavasta luettelosta.

Tässä esimerkissä laskentataulukkosi voi alkaa näyttää tältä:

Jos luot useita linkitettyjä avattavia luetteloita, voit käyttää B1:n avattavasta luettelosta valittua kohdetta ohjataksesi B2:n avattavan luettelon sisältöä.

Katsotaanpa, kuinka voit määrittää tämän. Voit myös ladata esimerkki Excel -taulukosta alla olevan esimerkin kanssa.

Luo pudotusluettelosi lähdetaulukko^{(List Source Sheet)}

Selkein tapa määrittää jotain tällaista on luoda Exceliin^(Excel) uusi välilehti, jossa voit määrittää kaikki avattavan luettelon kohteet.

Voit määrittää nämä linkitetyt avattavat luettelot luomalla taulukon, jossa yläreunassa näkyvät kaikki tietokoneen osat, jotka haluat sisällyttää ensimmäiseen avattavaan luetteloon. Listaa sitten kaikki tuotteet (osatyypit), joiden pitäisi mennä kyseisen otsikon alle.

Seuraavaksi sinun kannattaa valita ja nimetä kukin alue, jotta voit valita oikean asetuksen, kun määrität tietojen vahvistusta myöhemmin.^{(Data Validation)}

Voit tehdä tämän valitsemalla kaikki kohteet kunkin sarakkeen alta ja nimeämällä valitun alueen samalla tavalla kuin otsikko. Voit nimetä taulukon kirjoittamalla nimen A-sarakkeen päällä olevaan kenttään.

Valitse esimerkiksi solut A2 - A5 ja anna alueelle nimi "Monitor".

Toista tämä prosessi, kunnes kaikki alueet on nimetty oikein. 

Vaihtoehtoinen tapa tehdä tämä on käyttää Excelin Luo valinnasta ^(Create)-ominaisuutta^(Selection) . Näin voit nimetä kaikki alueet yllä olevan manuaalisen prosessin mukaisesti, mutta yhdellä napsautuksella.

Voit tehdä tämän valitsemalla kaikki alueet toisesta luomastasi taulukosta. Valitse sitten valikosta Kaavat^(Formulas) ja valitse nauhasta Luo valinnasta .^{(Create from Selection)}

Näkyviin tulee ponnahdusikkuna. Varmista, että vain ylärivi^{(Top row)} on valittuna ja valitse sitten OK .

Tämä käyttää ylärivin otsikkoarvoja nimeämään jokaisen alapuolella olevan alueen. 

Luo ensimmäinen pudotusluettelosi

Nyt on aika luoda useita linkitettyjä avattavia luetteloita. Tehdä tämä:

1. Palaa ensimmäiselle arkille ja valitse tyhjä solu ensimmäisen tarran oikealta puolelta. Valitse sitten valikosta Data ja valitse nauhasta Data Validation .

2. Valitse avautuvassa Data Validation -ikkunassa Luettelo kohdasta ^(List)Allow ja valitse Lähde^(Source) - kohdassa ylänuolikuvake. Tämän avulla voit valita solualueen, jota haluat käyttää tämän avattavan luettelon lähteenä.

3. Valitse toinen taulukko, johon määrität avattavan luettelon lähdetiedot, ja valitse sitten vain otsikkokentät. Näitä käytetään täyttämään ensimmäinen avattava luettelo valitsemassasi solussa.

4. Laajenna Data Validation^{(Data Validation)} -ikkuna valitsemalla valintaikkunan alanuoli . Valitsemasi alue näkyy nyt Lähde^(Source) - kentässä. Lopeta valitsemalla OK .

5. Nyt takaisin pääarkille, huomaat, että ensimmäinen avattava luettelo sisältää jokaisen toisen taulukon otsikkokentät.

Nyt kun ensimmäinen avattava luettelo on valmis, on aika luoda seuraava linkitetty avattava luettelo.

Luo ensimmäinen pudotusluettelosi

Valitse toinen solu, jolle haluat ladata luettelokohteita sen mukaan, mitä ensimmäisessä solussa on valittu.

Toista yllä oleva prosessi avataksesi Data Validation -ikkunan. Valitse Luettelo^(List) avattavasta Salli^(Allow) - valikosta. Lähde- kenttä hakee^(Source) luettelokohteita sen mukaan, mitä ensimmäisessä avattavassa luettelossa on valittu.

Voit tehdä tämän kirjoittamalla seuraavan kaavan:

=INDIRECT($B$1)

Kuinka EPÄSUORA^(INDIRECT) - toiminto toimii?

Tämä funktio palauttaa kelvollisen Excel -viittauksen (tässä tapauksessa alueeseen) tekstimerkkijonosta. Tässä tapauksessa tekstimerkkijono on ensimmäisen solun ohittaman alueen nimi ($B$1). Joten INDIRECT ottaa alueen nimen ja tarjoaa sitten pudotusvalikon tietojen vahvistuksen oikealla kyseiseen nimeen liittyvällä alueella.

Huomautus^(Note) : Jos määrität tietojen tarkistuksen tälle toiselle avattavalle valikolle valitsematta arvoa ensimmäisestä avattavasta valikosta, näet virheilmoituksen. Voit ohittaa virheen ja jatkaa valitsemalla Kyllä .^(Yes)

Testaa nyt uusia useita linkitettyjä avattavia luetteloitasi. Käytä ensimmäistä avattavaa valikkoa valitaksesi yksi tietokoneen osista. Kun valitset toisen avattavan valikon, sinun pitäisi nähdä kyseiselle tietokoneosalle sopivat luettelokohteet. Nämä olivat osatyypit toisen arkin^{(on the second sheet)} sarakkeessa , jonka täytit kyseiselle osalle.

Useiden linkitettyjen^{(Multiple Linked)} pudotusluetteloiden käyttäminen Excelissä^(Excel)

Kuten näet, tämä on erittäin hieno tapa tehdä laskentataulukoistasi paljon dynaamisempia. Täyttämällä myöhempiä avattavia luetteloita sen mukaan, mitä käyttäjät valitsevat muissa soluissa^{(select in other cells)} , voit tehdä laskentataulukoistasi paljon reagoivampia käyttäjille ja tiedoista paljon hyödyllisempiä.

Kokeile yllä olevia vinkkejä ja katso, millaisia ​​mielenkiintoisia linkitettyjä avattavia luetteloita voit luoda laskentataulukoihisi. Jaa^(Share) joitain omia mielenkiintoisia vinkkejäsi alla olevassa kommenttiosassa.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists in Excel аre pоwerfυl tools. They let you provide users with a drop-down arrow that, when selected, provides them with a list of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Kuinka lisätä nopeasti useita rivejä Exceliin

• Kuinka yhdistää tietoja useisiin Excel-tiedostoihin

• Kuinka poistaa tyhjiä rivejä Excelissä

• Excelin Speak Cells -ominaisuuden käyttäminen

• Kuinka lisätä Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin

• 3 tapaa jakaa solu Excelissä

• Kuinka käyttää PMT-funktiota Excelissä

• Kuinka käyttää Flash-täyttöä Excelissä

• Kuinka siirtää sarakkeita Excelissä

• Milloin käyttää Index-Matchia VLOOKUPin sijaan Excelissä

• Ryhmittele rivit ja sarakkeet Excel-laskentataulukossa

• Kuinka etsiä Excelistä

• Yksinkertaisen pivot-taulukon luominen Excelissä

• Miksi sinun pitäisi käyttää nimettyjä alueita Excelissä?

• 2 tapaa käyttää Excelin transponointifunktiota

• Excelin mitä jos -analyysitavoitteenhakutyökalun käyttäminen

• Google Sheets vs Microsoft Excel – mitkä ovat erot?

• Kirjoita numerot nopeasti Wordissa ja Excelissä

• Solujen, sarakkeiden ja rivien yhdistäminen Excelissä

• Käytä Spikeä useiden tekstikohteiden leikkaamiseen ja liittämiseen Wordissa