Avattavan luettelon käyttäminen Excelissä^(Excel) voi lyhentää huomattavasti aikaa, joka voi kestää tietojen syöttämiseen laskentataulukkoon^{(enter data into a spreadsheet)} . Onneksi avattavan luettelon luominen Excelissä^(Excel) on erittäin helppoa . 

On olemassa muutamia tapoja tehdä tämä, yksinkertaisista edistyneisiin. Opit kaikki tavat tehdä se tässä artikkelissa.

Luo pudotusvalikko ^{(Drop Down List)}Excelissä^(Excel) : yksinkertainen menetelmä^(Method)

Helpoin tapa luoda pudotusvalikko Excelissä^(Excel) on syöttää luettelo manuaalisesti. Tämä on ihanteellinen tilanteisiin, joissa tarvitset vain avattavan luettelon yhdessä solussa, eikä sinun tarvitse päivittää sitä usein.

Jos esimerkiksi lähetät ihmisille tiedoston, johon haluat heidän täyttävän joitain kenttiä, ja yhdessä kentässä on yksinkertainen luettelo valinnoista, tämä menetelmä on ihanteellinen.

Voit luoda pudotusvalikon yksinkertaisella menetelmällä:

1. Valitse solu tai solut, joihin haluat luoda luettelon.

2. Valitse valikosta Data ja valitse nauhasta Data Validation .

3. Tämä avaa Data Validation -ikkunan. Valitse avattava luettelo Salli^(Allow) -kohdasta ja valitse Luettelo^(List) .

4. Tämän avulla voit kirjoittaa luetteloon haluamasi kohteet manuaalisesti. Kirjoita vain^(Just) jokainen kohde Lähde^(Source) - kenttään ja erottele jokainen kohde pilkuilla.

5. Valitse OK . Nyt näet, että valitsemasi solun vieressä on pudotusvalikon nuoli. Kun valitset tämän nuolen, näet kaikki tähän luetteloon kirjoittamasi kohteet.

Vaikka tämä on nopein tapa luoda avattava luettelo Excelissä^(Excel) , se on myös vaikein ylläpitää. Listan muokkaaminen edellyttää palaamista vahvistusasetuksiin ja Lähde^(Source) - kentän päivittämistä. 

Jos luot paljon tällaisia ​​avattavia luetteloita Excelissä^(Excel) , niiden muokkaaminen voi viedä paljon työtä. Tästä syystä on tärkeää käyttää tätä menetelmää vain yksittäisille soluille ja luetteloille, joita et odota muuttuvan. 

Luo pudotusvalikko ^{(Drop Down List)}Excelissä^(Excel) : alueen käyttäminen

Jos haluat joustavamman ratkaisun, voit vetää luettelosi kohteita useista muista Excelin  soluista .^{(a range of other cells)}

Tehdä tämä:

1. Listaa ensin^(First) kaikki kohteet, jotka haluat listata mihin tahansa solusarakkeeseen. Voit kirjoittaa ne nykyiseen laskentataulukkoon tai mihin tahansa muuhun taulukkoon.

2. Valitse solu ja käynnistä Data Validation^{(Data Validation)} -ikkuna toistamalla yllä oleva prosessi . Aseta Salli^(Allow) - kentän arvoksi Luettelo^(List) . Tällä kertaa sen sijaan, että kirjoittaisit mitään Lähde^(Source) - kenttään, valitse ylänuolikuvake tämän kentän oikealta puolelta. Tämä on alueen valintavaihtoehto, jonka avulla voit valita kentän, josta haluat hakea luettelokohteet.

3. Tietojen vahvistusikkuna^{(Data Validation)} kutistuu, jotta näet koko arkin. Vedä hiiren osoitin alas koko solualueella, joka sisältää kaikki luettelokohteet, jotka haluat sisällyttää. Kun olet tehnyt tämän, valitse alanuolikuvake valintakentän oikealta puolelta. Tämä laajentaa Data Validation -ikkunan uudelleen.

4. Valitsemasi alue näkyy nyt Lähde^(Source) - kentässä. Hyväksy^(Just) nämä asetukset  valitsemalla OK .

5. Kun nyt valitset avattavan valikon nuolen solun oikealla puolella, jonka olet määrittänyt avattavaksi luetteloksi, näet kaikki kohteet, jotka sisältyvät juuri valitsemastasi alueesta.

Mukava asia tässä lähestymistavassa on, että voit muuttaa mitä tahansa luettelon kohteita vain muokkaamalla mitä tahansa alueen solua. Kaikki tekemäsi muutokset päivittävät jokaisen luomasi avattavan luettelon, jossa valitsit tämän alueen lähteeksi.

Tämä menetelmä on paras, kun haluat muotoilla useita soluja^{(format a lot of cells)} avattavaan luetteloon käyttämällä samoja luettelokohteita. Voit määrittää yhden alueen sisällön hallitsemaan kaikkien näiden luetteloiden kohteita, eikä sillä ole väliä, kuinka monta luetteloa on.

Kohteiden lisääminen luetteloosi

Sen lisäksi, että muutat valikoimasi kohteita luetteloiden päivittämiseksi, voit myös lisätä uusia kohteita. Et voi lisätä kohdetta alueen loppuun, koska alueen valintaasi rajoittavat ensimmäiset ja viimeiset valitsemasi solut.

Sen sijaan sinun on lisättävä uusi merkintä jonnekin alueen keskelle. Excel päivittää dynaamisesti alueen valintasi tietojen vahvistusasetuksissa sisällyttääkseen uuden alueen, jota olet kasvattanut yhdellä solulla.

Tehdä tämä:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa lähdealueen solua ja valitse avattavasta^(Insert) valikosta Lisää.

2. Valitse pienessä valintaikkunassa Siirrä solut alas^{(Shift cells down)} ja valitse OK . Tämä siirtää kaikkia alueen soluja yhdellä alaspäin ja lisää tyhjän solun valitsemaasi kohtaan.

3. Kirjoita uusi kohde, jonka haluat lisätä juuri luomaasi tyhjään soluun.

Kun nyt valitset alanuolikuvakkeen^{(down arrow icon)} luomasi avattavan luettelon solun oikealla puolella, näet juuri lisäämäsi uuden kohteen.

Tämä on helppo tapa lisätä uusia kohteita avattavaan luetteloosi, mutta se vaatii muutaman lisävaiheen. Se ei todellakaan ole niin yksinkertaista kuin vain uuden tuotteen lisääminen valikoimasi loppuun. 

Jos haluat tehdä niin, sinun on vain muutettava tapaa, jolla olet määrittänyt tietojen vahvistuksen^{(data validation)} alueellesi. Voit oppia tämän tekemisestä seuraavassa osiossa.

Kohteiden^(Items) dynaaminen lisääminen luetteloosi

Sinun on käytettävä OFFSET - toimintoa^(function) , jotta voit kätevämmin lisätä kohteita avattavaan luetteloosi kirjoittamalla uuden kohteen määritetyn alueen loppuun .

Kun pudotusvalikon solu on valittuna, valitse valikosta Data ja valintanauhasta ^(Data)Data Validation .

Muuta Data Validation -ikkunassa Lähde seuraavaksi:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Muuta $E$1 ja $E:$Ekaavassa^{(the formula)} käyttääksesi sen sarakkeen kirjainta, johon olet syöttänyt kohdeluettelosi. Vahvista tämä uusi tietojen vahvistusmääritys ^{(Data Validation)}valitsemalla OK^{(Select OK)} .

Näin kaava toimii:

• OFFSET -funktion 0-argumentit kertovat, ettei se käytä siirtymää sarakkeisiin tai riveihin.
• COUNTA -funktion lähtö kertoo OFFSET -funktiolle alueen korkeuden.
• COUNTA - funktio laskee niiden solujen määrän, jotka eivät ole tyhjiä alueesi sisältävässä sarakkeessa.

Aina kun lisäät uuden arvon kyseiseen sarakkeeseen, OFFSET - funktion korkeusparametri kasvaa yhdellä ja OFFSET - funktio palauttaa koko alueen päivitettynä sisältämään uuden merkintäsi.

Jos haluat nähdä tämän toiminnassa, lisää vain uusi merkintä tuotevalikoimaasi. Valitse avattavan valikon nuoli avattavan valikon solun oikealla puolella, niin näet uuden merkintäsi avattavassa luettelossa.

Muista, että saatat joutua käyttämään oikealla olevaa vierityspalkkia, jos luettelosi on pitkä.

Avattavan luettelon poistaminen Excelistä

Lopuksi, jos haluat poistaa pudotusvalikon jostakin solusta, jossa olet määrittänyt tämän, valitse kyseinen solu ja avaa Tietojen vahvistus^{(Data Validation)} -ikkuna uudelleen.

Muuta avattavasta Salli -valikosta ^(Allow)Mikä tahansa arvo^{(Any value)} ja valitse OK . 

Kun muutat tätä asetusta, näet, että solu muuttuu takaisin normaaliksi.

Avattavien luetteloiden luominen Excelissä

Avattavan luettelon luominen Excelissä^(Excel) on helppoa, ja sinulla on monia vaihtoehtoja, joista valita. Valitsemasi menetelmä riippuu vain siitä, kuinka monta solua aiot ottaa käyttöön yhdellä kohdeluettelolla ja kuinka joustavan haluat kohdeluettelon olevan. Jos aiot muuttaa luettelon kohteita usein, käytä ehdottomasti dynaamista lähestymistapaa.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a dropdown list in Excel can greatly reduce thе time it may tаke to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel. 

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field. 

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change. 

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel. 

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings. 

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range. 

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

• The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
• The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
• The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK. 

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Related posts

• Jakeluluettelon luominen Outlookissa

• Lisää lineaarisen regression trendiviiva Excelin sirontakaavioon

• Kuinka tehdä histogrammi Excelissä

• Kuinka suojata Excel-tiedosto turvallisesti salasanalla

• Vuokaavion luominen Wordissa ja Excelissä

• Unohdetun Excel XLS -salasanan poistaminen, murtaminen tai rikkominen

• Kuinka luoda onnittelukortti MS Wordilla

• Kuinka seurata muutoksia Excelissä

• Muotoile solut ehdollisen muotoilun avulla Excelissä

• Kuinka vertailla kahta Excel-tiedostoa ja korostaa eroja

• Kuinka laskea varianssi Excelissä

• Kuinka tehdä tarkistuslista Excelissä

• Kuinka käyttää VLOOKUPia Excelissä

• Excel-tietojen kaavio

• Kuinka tallentaa makro Exceliin

• Opas kaikkiin Excel-tiedostolaajennuksiin ja mitä ne tarkoittavat

• Kuinka avata useita Excelin esiintymiä

• Kuinka lisätä kommentteja Excel-laskentataulukon soluun

• Kuinka löytää ja laskea alue Excelissä

• Kuinka vähentää päivämääriä Excelissä