Kun käyttäjä luot pitkän asiakirjan Microsoft Wordissa^{(Microsoft Word)} , hakemisto on kätevä työkalu mahdollisille lukijoillesi. Normaalisti saamme nähdä hakemistoja kirjojen takakannessa. Niiden avulla lukijat voivat etsiä sanan tai lauseen löytääkseen aiheeseen viittaavan sivun.

Samalla tavalla käyttäjät voivat lisätä indeksin Microsoft Wordin sisällysluetteloon ja päivittää sen sitten automaattisesti. ^{(Microsoft Word)}Tämä vie suuren osan manuaalisesta työstä näiden mahtavien viitelähteiden luomiseen. Täällä käyttäjille näytetään, kuinka hakemisto luodaan ja myös päivitetään Wordissa^(Word) .

Kuinka luoda hakemisto Wordissa

Alla on lueteltu vaiheet hakemiston luomiseksi Wordissa.

1. Merkitse kirjoituksesi.
2. Muokkaa tai poista hakemistomerkintöjä.
3. Päivitä hakemisto.
4. Luo ^(Create)hakemisto^{(Index Automatically)} automaattisesti Microsoft^{(Microsoft Word)} Wordissa

Nyt tarkastelemme jokaista vaihetta jatkaessamme alla -

1] Merkitse hakemistotietosi

Word voi luoda hakemistosi automaattisesti, mutta se on tarpeeksi älykäs tietääkseen, mitkä kohteet haluat siihen. Jotta käyttäjät voivat luoda indeksin, heidän on merkittävä merkinnät. Tämä on suurin osa työstä, jonka teet indeksin eteen. Mutta kun aloitat merkintöjen merkitsemisen, voit selata niitä nopeasti.

Avaa Microsoft Word -asiakirja ja siirry Viitteet^(References) - välilehteen. Valitse ensimmäinen hakemistomerkintä vetämällä osoitinta sen läpi.

Nauhan oikealla puolella näkyy Hakemisto -osio. ^(Index)Valitse Merkitse syöttö^{(Mark Entry)}  -painike.

Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa voit kuvata syöttämääsi. Tämä ikkuna voi pysyä auki, kun valitset jäljellä olevat merkinnät. Kirjoita   yläreunaan  Main-merkintä ja valinnaisesti ^{(Main entry)}alimerkintä^(Subentry) .

Valitse sitten Asetukset^(Options)  ristiviittaukselle, nykyiselle sivulle tai sivualueelle.

Tai voit muotoilla sivunumeron, joka näkyy lihavoituna ja/tai kursiivilla.

Napsauta Merkitse^(Mark)  yksittäinen merkintä tai  Merkitse kaikki^{(Mark All)}  merkitäksesi saman tekstin kaikkialle asiakirjaan.

Kun olet valmis Mark Index Entry -ikkunan, napsauta Sulje^(Close) .

Asiakirjassa hakemistomerkinnät on merkitty XE :llä . Jos lisäät alamerkinnän tai ristiviittauksen, huomaat sen myös XE - tunnisteessa.

Jos et näe XE -tagejasi, mutta haluat nähdä, siirry Koti^(Home) -  välilehteen ja napsauta  Show/Hide Paragraph  -painiketta.

2] Muokkaa tai poista hakemistomerkintöjä

Jos käyttäjien on tehtävä muutos merkintään, esimerkiksi poistettava ristiviittaus, he tekevät sen kyseisessä XE-kentässä. Tee muutokset lainausmerkkien sisään. Toinen vaihtoehto on poistaa merkitty merkintä ja merkitä se sitten uudelleen.

Jos haluat myös poistaa hakemistomerkinnän, valitse kaikki teksti aaltosulkeet {  } mukaan lukien ja paina Poista^(Delete) . Voit sitten noudattaa yllä olevia ohjeita merkitäksesi merkinnän uudelleen haluamillasi muutoksilla.

3] Luo hakemisto Wordissa

Kun olet lisäämässä hakemistoa, siirrä kohdistin kohtaan, johon haluat sen asiakirjassa. Valitse sitten Viitteet^(References) -  välilehti ja napsauta  Lisää hakemisto^{(Insert Index)} .

Ennen hakemiston luomista sinulla on joitain asetuksia, joita voit muokata halutessasi. Nämä ovat esikatselu, ^{(Print Preview,)} välilehti, ^{(Tab Leader,)} muototyyppi^(Formats)   ja sarakkeet ^(Type).^(Columns.)

Kun olet tehnyt indeksimuutokset, napsauta  OK . Hakemistosi ponnahtaa asiakirjaasi merkintöjesi kanssa. Näet kaiken kauniina ja siistinä ja aakkosjärjestyksessä.

4] Päivitä hakemisto

Käyttäjät voivat jatkaa lisämerkintöjen merkitsemistä hakemiston luomisen ja sen yksinkertaisesti päivittämisen jälkeen. Ja jos muokkaat tai poistat merkintöjä, sinun on päivitettävä myös hakemisto.

Napsauta^(Click) asiakirjan hakemistoalueen sisällä, niin Päivitä hakemisto -painike ^{(Update Index)}Viittaukset^(References)  -välilehden nauhassa  herää eloon. Jos painike on edelleen harmaana yllä olevan kuvan mukaisesti, varmista, että osoitin on hakemiston sisällä.

Jos haluat poistaa indeksin kokonaan, valitse kaikki sen teksti ja napauta poistonäppäintä^(Delete) . Haluat sitten todennäköisesti poistaa hakemistomerkinnät (kuten yllä näkyy), jos et aio käyttää hakemistoa ollenkaan.

5 ] Luo ^(Create)hakemisto^{(Index Automatically)} automaattisesti Wordissa^(Word)

Voi kestää jonkin aikaa, ennen kuin kaikki haluamasi merkinnät merkitään Word - hakemistoon. Mutta hakemisto voi olla arvokas työkalu lukijoillesi. Joten harkitse sellaisen lisäämistä, jos yleisösi voi hyötyä siitä seuraavaa Word - asiakirjaasi, kirjaasi tai muuta pitkää materiaalia varten.

Jos tästä oli apua, saatat pitää myös – Kuinka käyttää linkitettyä tekstiä Microsoft Wordissa^{(How to use linked text in Microsoft Word)} .

How to create an Index in Word

As a user, when creating a lengthy doсument in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

Related posts

• Uudelleenkirjoitusehdotusten käyttäminen Word for Web -sovelluksessa

• Excel, Word tai PowerPoint eivät käynnistyneet viime kerralla

• Kirjasen tai kirjan luominen Microsoft Wordilla

• Kappalemerkintöjen poistaminen käytöstä Microsoft Wordissa

• Parhaat Word Online -laskumallit yrityslaskujen luomiseen ilmaiseksi

• FocusWriter on ilmainen häiriötön tekstinkäsittelyohjelma kirjoittajille

• Kuinka muuntaa taulukon tekstiksi ja tekstin taulukoksi Wordissa

• Piirtäminen Microsoft Wordissa Draw Tab -työkalujen avulla

• Tekstin lisääminen Word-tiedostosta Publisher-julkaisuun

• Kuinka etsiä online-malleja Microsoft Wordissa

• Quick Parts Document Property -ominaisuuden käyttäminen Wordissa

• Riippuvan sisennyksen luominen Microsoft Wordissa ja Google Docsissa

• Muunna Word-asiakirjat JPG-muotoon Batch Word to JPG Converterin avulla

• Kuinka tuoda tyylejä asiakirjasta toiseen Wordissa

• Kuinka yhdistää Word-asiakirjoja

• Avattavan luettelon luominen Wordissa

• Lisää viimeaikaisten tiedostojen määrää Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa

• Kuinka kutsua joku muokkaamaan Word-asiakirjaa iPadissa

• Word ei voinut luoda työtiedostoa. Tarkista tilapäinen ympäristömuuttuja

• Kuinka vertailla kahta Word-asiakirjaa ja korostaa eroja