Edellisessä artikkelissa käsittelimme videoneuvottelujen toimintaa Microsoft Teamsissa^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . Sittemmin Microsoft on päivittänyt Teamsiin^(Teams) uusilla ominaisuuksilla, mukaan lukien kauan odotetun ja halutun kyvyn luoda pienryhmähuoneita. Itse asiassa yli 20 000 Microsoftin käyttäjää äänesti ehdotuksen^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} puolesta Microsoft Teams UserVoicessa , ^{(Microsoft Teams UserVoice)}Teams - sovelluksen käyttäjien palautefoorumissa .

Kuka tahansa voi käyttää Teamsia^(Teams) ilmaisella Microsoft -tilillä, ja Office 365 -paketin premium-käyttäjät voivat nauttia ^{(Office 365)}Teamsin^(Teams) vankasta versiosta, jossa on ominaisuuksia, kuten lisääntynyt tiedostojen tallennus, kokousten tallennus ja mahdollisuus isännöidä verkkotapahtumia jopa 10 000 ihmiselle. 

Vähimmäisvaatimukset Breakout - ^{(Breakout Rooms)}huoneille^(Teams) joukkueissa

Ennen kuin aloitamme, varmistamme, että kaikki on kunnossa, jotta voit luoda pienryhmähuoneita Teams - kokouksiin. Kuten saatat kuvitella, pienryhmähuoneiden käyttöönotto Teamsissa vaatii jonkin verran asetuksia^(Teams) . Tarkista^{(Double-check)} nämä asetukset ennen kuin aloitat.

Uusi kokouskokemus

Ensinnäkin sinun on käytettävä Teamsin "uutta kokouskokemusta". Voit ottaa uuden käyttökokemuksen käyttöön valitsemalla profiilikuvasi työpöytäsovelluksen oikeasta yläkulmasta ja siirtymällä kohtaan Asetukset^(Settings) . Valitse sitten Ota uusi kokouskokemus käyttöön^{(Turn on new meeting experience)} ja käynnistä Teams uudelleen.

Osallistujien vähimmäismäärä

Jotta välipalautusvaihtoehto olisi kokouksen järjestäjän käytettävissä, kokouksessa on oltava vähintään viisi osallistujaa. Vaikka puhelimitse soittavat ihmiset eivät voi liittyä ryhmiin tällä hetkellä, ne lasketaan^{(do )} mukaan viiden hengen vähimmäismäärään.

Oletko kokouksen järjestäjä?

Vain kokouksen järjestäjä voi luoda ja hallita katkelmia, vaikka Microsoft on osoittanut, että he antavat järjestäjän jakaa tämän vastuun tulevissa Teamsin päivityksissä^(Teams) . 

Lisäksi kokouksen järjestäjän tulee käyttää työpöytäsovellusta, ei selainversiota tai mobiilisovellusta. (Älä huoli, osallistujilla, jotka ovat liittyneet kokoukseen Teamsin Android-^{(Teams Android)} tai iPhone-sovelluksen kautta, on mahdollisuus liittyä eroihin.)

Vihje: Jos kokouskutsun tulee tulla joltakin muulta kuin henkilöltä, joka hallitsee jakojaksoja, pyydä pienryhmäpäällikköä luomaan Teams - kokous ja käyttämään sitten kokouslinkkiä kokouskutsussa. 

Niin kauan kuin kokouslinkin on luonut henkilö, joka hallinnoi purkauksia, sillä ei ole väliä, kuka linkin jakaa.

Breakout-huoneiden luominen tiimeissä

Tätä kirjoittaessa Teamsin pienryhmähuoneita ei^(Teams) voi määrittää ennen kokousta, kuten Zoomissa^(Zoom) . Kun Teams - kokous on käynnissä, sinä, kokouksen järjestäjä, voit aloittaa valitsemalla kokouksen työkalupalkista Breakout Rooms -kuvakkeen.^{(Breakout Rooms)}

Pienryhmähuoneet-kuvakkeen valitseminen avaa näytön, jossa voit päättää, kuinka monta pienryhmähuonetta haluat luoda ja haluatko Teamsin kohdistavan ^{(Breakout Rooms)}osallistujat^(Teams) automaattisesti pienryhmähuoneisiin vai haluatko valita manuaalisesti, mihin pienryhmähuoneisiin kukin osallistuja lähetetään.

Kun olet luonut pienryhmähuoneet, voit määrittää osallistujia huoneisiin pienryhmähuonepaneelin kautta. 

Valitse Määritä osallistujat^{(Assign participants)} , niin näet luettelon kaikista kokouksesi osallistujista. Valitse osallistujan vieressä oleva valintaruutu ja valitse sitten huone, johon haluat määrittää osallistujan.

Kokouksen järjestäjänä voit määrittää osallistujia pienryhmähuoneisiin milloin tahansa kokouksen aikana. Kun olet valmis pienryhmäistunnon alkamiseen, valitse Aloita huoneet^{(Start rooms)} avataksesi kaikki pienryhmähuoneet samanaikaisesti ja siirtämällä ihmiset heille määrättyihin huoneisiin.

Huomautus: Tällä hetkellä et voi asettaa ajastinta sulkemaan automaattisesti pienryhmähuoneita Teamsissa^(Teams) . Tämä on jälleen yksi ominaisuus, jonka odotamme Teamsin^(Teams) lisäävän tuleviin päivityksiin.

Vaihtoehdot kokouksen järjestäjälle

Aivan kuten Zoomissa^(Zoom) , kokouksen järjestäjä voi liittyä mihin tahansa pienryhmähuoneeseen milloin tahansa. Järjestäjä voi myös nimetä huoneet uudelleen, ja kun kaikki pienryhmähuoneet ovat auki, he voivat lähettää ilmoituksen kaikkiin huoneisiin. Ilmoitukset näkyvät pienryhmähuoneen chat-paneelissa.

Huoneen asetuksissa^{(Room settings)} kokouksen järjestäjä voi valita, että Teams siirtää osallistujat automaattisesti pienryhmiin tai pakottaa osallistujat liittymään manuaalisesti pienryhmähuoneeseensa. On myös mahdollisuus sallia tai estää osallistujia palaamasta pääkokoushuoneeseen välijakson aikana.

Teams Breakout -huoneissa

Osallistujien kokemus Teamsin pienryhmähuoneissa on samanlainen kuin Teamsin ^(Teams)pääkokouksessa^(Teams) . Osallistujilla on pääsy kaikkiin tavallisiin kokouksen hallintaan. He voivat kytkeä verkkokameransa päälle ja pois päältä, mykistää ja poistaa mykistyksen, jakaa näyttönsä, nostaa kätensä tai kytkeä chat- ja osallistujapaneelit päälle ja pois. 

Paluu päätiimien kokoukseen

Jos kokouksen järjestäjä sallii sen (katso yllä), pienryhmähuoneiden osallistujat voivat palata pääkokoukseen milloin tahansa napsauttamalla Palauta^(Return) - painiketta. Varoitus: Poistu^{(Leave )} - painikkeen valitseminen saa sinut poistumaan kokouksesta kokonaan.

Muut videoneuvottelusovellukset

Microsoft Teamsin^{(Microsoft Teams)} käyttäjät ovat varmasti iloisia pienryhmähuoneiden äskettäisestä lisäyksestä Teams - kokemukseen, mutta Teamsilta puuttuu edelleen joitain ominaisuuksia^{(Teams still lacks some features)} , joita muut videoneuvottelusovellukset tarjoavat. Jos et ole valmis käyttämään Teamsia^(Teams) online-kokouksiin, saatat olla kiinnostunut neljän eri videokonferenssisovelluksen^{(four different video conferencing apps)} vertailustamme . Lue lisää artikkeleistamme Google Meet vs. Zoom ja Zoom vs. Skype .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

Related posts

• Kuinka muuttaa taustaa Microsoft Teamsissa

• 4 tapaa suorittaa Microsoft Teams -kysely kokousten aikana

• Breakout-huoneiden luominen ja käyttäminen Microsoft Teamsissa

• Automaattisen tekstin luominen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

• Gantt-kaavioiden luominen Microsoft Excelissä

• 13 OneNote-vinkkiä ja temppuja muistiinpanojen järjestämiseen paremmin

• Mikä on Microsoft Officen uusin versio?

• Microsoft Excelin perusteiden opetusohjelma – Excelin käytön oppiminen

• Kuinka tallentaa makro Exceliin

• 7 parasta Microsoft Word -lisäosaa

• Kuinka tehdä kirjanen Wordissa

• Kuinka hallita Slide Master Microsoft PowerPointissa

• Jakeluluettelon luominen Outlookissa

• Kuinka tulostaa kirjekuorelle Microsoft Wordissa

• Outlook-sähköpostien edelleenlähetys Gmailiin

• Kuinka luoda pudotusvalikko Excelissä

• Lopullinen opas vaurioituneen tai korruptoituneen Word-tiedoston korjaamiseen

• Kuinka suojata Excel-tiedosto turvallisesti salasanalla

• Microsoft Outlook ei vastaa? 8 korjausta kokeiltavaksi

• Allekirjoituksen lisääminen Microsoft Word -asiakirjaan