Google Sheets on yksi Googlen tehokkaimmista tuotteista ja yksi suosituimmista ratkaisuista laskentataulukoiden ja tietojen hallintaan verkossa. Sillä on kuitenkin omat heikkoutensa, joista keskustelemme tässä artikkelissa.

Onneksi Sheets tukee mukautettuja toimintoja ja kaavoja, jotka auttavat korjaamaan joitain näistä puutteista. Jos käyttäjät ovat taitavia kaavoissa tai osaavat kirjoittaa hieman komentosarjoja^(scripting) , Sheets voi olla yhtä tehokas kuin he tekevät.

Yksi erityinen toiminto, jota Sheets ei tue natiivisti, on kyky löytää kaksoiskappaleita Google Sheetsistä^{(Google Sheets)} – olipa kyse sitten kaksoiskappaleista soluista tai riveistä. Vaikka päällekkäiset merkinnät voidaan poistaa nopeasti, käyttämällä Tiedot -valikon ^(Data)Poista kaksoiskappaleet^{(Remove duplicates)} -vaihtoehtoa, näitä kaksoiskappaleita ei voi vain eristää. Hyvä uutinen on, että on olemassa tapa saavuttaa tämä.

Tässä artikkelissa käydään läpi, kuinka voit löytää kaksoiskappaleita Google Sheetsistä^{(Google Sheets)} hyödyntämällä ehdollista muotoilua.

Mikä on ehdollinen muotoilu Google Sheetsissa?^{(What Is Conditional Formatting In Google Sheets?)}

Ehdollinen muotoilu on monissa laskentataulukon muokkausohjelmissa oleva ominaisuus, jonka avulla käyttäjä voi soveltaa tekstipohjaista ja muuta visuaalista muotoilua soluun tiettyjen ehtojen perusteella.

Käyttäjä voi esimerkiksi kirjata kuukausibudjettinsa laskentataulukkoon ja haluaa tietää yhdellä silmäyksellä, ylittääkö hän 500 dollarin kulutusrajan. Laskentataulukkosarakkeessa, jossa kuukauden kokonaissumma lasketaan, ehdollinen muotoilusääntö voidaan asettaa lihavoituiksi riveiksi, joiden arvo on yli 500 dollaria, jolloin on helppo nähdä, missä tämä tapahtui.

Google Sheetsissa^{(Google Sheets)} ehdollisen muotoilun avulla käyttäjät voivat käyttää muotoilua, joka perustuu pitkän luettelon esiasetetuista säännöistä tai syöttämällä mukautetun kaavan. Käytettävissä olevia muotoilutyylimuutoksia ovat lihavoitu, kursivoitu, alleviivaus, yliviivaus, tekstin väri ja solun väri.

Lisäksi käyttäjät voivat käyttää väriskaalaa yhden värin sijasta ja määrittää minimi- ja maksimiarvon sekä niitä vastaavat värit automaattista väriskaalausta varten.

Ehdollisen muotoilun käyttäminen päällekkäisten rivien löytämiseen Google Sheetsista^{(How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets)}

Jokaiselle, joka työskentelee pitkien tietoarkkien parissa, päällekkäisistä tiedoista voi tulla ongelma, joka joskus katkaisee asioiden kulun. Käyttäjät eivät välttämättä halua vain poistaa näitä tietoja, joita Sheets tukee alkuperäisesti, vaan analysoida ja käsitellä niitä.

Tämä on mahdollista käyttämällä mukautettua kaavaa ehdollisen muotoilun kanssa. Ensimmäinen askel tämän saavuttamiseksi on korostaa koko sarake, josta on etsittävä kaksoiskappaleita, napsauttamalla sen yläpuolella olevaa sarakkeen otsikkoa.

Kun se on korostettu, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ehdollinen muotoilu^{(Conditional formatting)} . Tämä tuo ikkunan oikealle puolelle paneelin, joka näyttää ehdollisen muotoilun säännöt. Valittu sarakealue esitäytetään Käytä alueelle^{(Apply to range)} -kenttään, joten sitä ei tarvitse koskea.

Seuraavaksi haluat napsauttaa Muotoilusääntöjen^{(Format rules)} alla olevaa pudotusvalikkoa muuttaaksesi tämän ehdon muotoon Mukautettu kaava on^{(Custom formula is)} . Kun tämä on tehty, pudotusvalikon alle tulee tekstikenttä, johon tulee syöttää seuraava kaava:

=countif(A:A,A1)>1

Sitä on kuitenkin muokattava korvaamaan kaikki A:n esiintymät sarakkeen kirjaimella, josta etsitään kaksoiskappaleita Google Sheetsissa^{(Google Sheets)} . Tämä näkyy Käytä alueelle^{(Apply to range)} -kentässä.

Viimeinen vaihe on määrittää muotoilu koskemaan kaikkia tämän rivin soluja, jotka sisältävät useammin kuin kerran löydettyä tietoa. Jos työskentelet suuren tietojoukon kanssa, paras muotoilu voi olla täyttöväri. Sitä käyttämällä kirkas ja havaittavissa oleva väri, kuten keltainen, kuuma vaaleanpunainen tai limenvihreä, erottuu todella ja mahdollistaa kaksoiskappaleiden havaitsemisen yhdellä silmäyksellä vierityksen aikana.

Nyt kaikki rivit, jotka sisältävät tietoja, jotka löytyvät ainakin yhdeltä toiselta riviltä, ​​korostetaan tai muotoillaan valitulla tavalla. Jos päällekkäiset rivit poistetaan, yhden jäljellä olevan rivin ehdollinen muotoilu poistetaan automaattisesti.

Voidaan kysyä: "Miksi käydä läpi tämä ongelma, kun Google tukee kaksoiskappaleiden poistamista kahdella napsautuksella?" No, tämä järjestelmä on joustamaton ja epätäydellinen. Ei esimerkiksi voi muuttaa, mikä kaksoiskappale poistetaan. Jotkut käyttäjät saattavat haluta poistaa ensimmäisen esiintymän ja toiset viimeisen - Google ei anna vaihtoehtoa ja poistaa kaikki kaksoiskappaleet paitsi ensimmäisen.

Käyttämällä tätä yksinkertaista ehdollista muotoilusääntöä käyttäjä hallitsee täysin kaksoiskappaleiden hallintaa tavalla, joka ei aiheuta arkin rikkoutumista. Mikä parasta, ehdollinen muotoilu on täysin dynaamista, joten sinun ei koskaan tarvitse poistaa muotoilua, jos päätät poistaa kaikki kaksoiskappaleet jollakin tavalla.

Jos ehdollisen muotoilun sääntö kuitenkin joskus joudutaan poistamaan, se on yhtä helppoa kuin napsauttaa Muoto^(Format) - valikkoa ja sitten Ehdollinen muotoilu^{(Conditional formatting)} , joka näyttää saman oikeanpuoleisen valikon kuin ennen. Käyttäjät voivat siirtää osoittimen juuri luomamme mukautetun kaavan rivin päälle ja poistaa sen napsauttamalla näkyviin tulevaa roskakorikuvaketta.

Kun Google Sheetsin alkuperäinen vaihtoehto etsiä kopioita niiden poistamiseksi ei vain ole tarpeeksi tehokas tai sekoittaa tietoja tavalla, johon ei ole varaa, tässä artikkelissa korostetun yksinkertaisen mukautetun kaavan avulla käyttäjät voivat ottaa asiat omiin käsiinsä.

Onko sinulla kysyttävää tai kommentteja tämän ehdollisen muotoilusäännön käytöstä? Jos näin on, jätä meille kommentti alle.

How to Find Duplicates In Rows And Cells In Google Sheets

Google Sheets is one of Google’s most powerful products and one of the go-to solutions for spreadsheet and data management on the web. However, out of the box, it has its weak points—one that we’ll discuss in this article.

Luckily, Sheets supports custom functions and formulas that help make up for some of these shortcomings. If users are savvy with formulas or can do a little bit of scripting, Sheets can be as powerful as they make it.

One particular functionality that Sheets doesn’t natively support is the ability to find duplicates in Google Sheets – whether it’s duplicate data in cells or rows. While there is a way to quickly remove duplicate entries, using the Remove duplicates option under the Data menu, there’s no way to only isolate those duplicates. The good news is that there is a way to accomplish this.

In this article, let’s go over how to find duplicates in Google Sheets by taking advantage of conditional formatting.

What Is Conditional Formatting In Google Sheets?

Conditional formatting is a feature present in many spreadsheet editors which allows the user to apply text-based and other visual formatting to a cell based on certain conditions.

For example, a user may be recording their monthly budgeting using a spreadsheet, wanting to know at a glance if they go over a $500 spending limit. In the spreadsheet column where the total for the month is tallied, a conditional formatting rule can be set to bold rows with a value over $500, making it easy to see where this occurred.

In Google Sheets, conditional formatting allows users to apply formatting based on a long list of preset rules or by entering a custom formula. The formatting style changes available include bold, italics, underline, strikethrough, text color, and cell color.

Additionally, users can use a color scale, instead of a single color, and define a minimum and maximum value, and their respective colors, for automatic color scaling.

How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets

For anyone working on a lengthy sheet of data, duplicate entries can become a problem that will sometimes break the flow of things. Users may not simply want to delete this data, which Sheets natively supports, and instead analyze and work with it.

Using a custom formula with conditional formatting, this is possible. The first step to achieve this is to highlight the entire column that needs to be searched for duplicates by clicking on the column label above it.

Once highlighted, right-click and select Conditional formatting. This will bring up a panel on the right side of the window that shows conditional formatting rules. The column range selected will be prefilled in the Apply to range field, so that won’t need to be touched.

Next, you want to click on the dropdown menu beneath Format rules to change this condition to Custom formula is. A text field will appear beneath the dropdown menu after this is done, and the following formula should be entered:

=countif(A:A,A1)>1

However, it will need to be modified to replace all instances of “A” with the column letter that is being searched for duplicates in Google Sheets, which will be shown in the Apply to range field.

The final step is to set the formatting to apply to all cells in this row that contain data found more than once. If working with a large set of data, the best formatting to set might be a fill color. Using it, a bright and noticeable color such as yellow, hot pink, or lime green will really stand out and allow for noticing duplicates at a glance while scrolling.

Now, all rows that contain data that is found in at least one other row will be highlighted or formatted in whatever way was chosen. If duplicate rows are deleted, the single row remaining will have its conditional formatting removed automatically.

One might ask, “Why go through this trouble when Google supports duplicate removal in two simple clicks?” Well, this system is inflexible and imperfect. For example, there is no way to change which duplicate is deleted. Some users may want the first instance deleted, and others the last—Google gives no option and removes all duplicates but the very first.

Using this simple conditional formatting rule, the user is in complete control of managing duplicates in a way that won’t risk breaking their sheet. Best of all is that conditional formatting is entirely dynamic, so you’ll never need to remove formatting if you choose to remove all duplicates in some way.

However, should the conditional formatting rule ever need to be deleted, it’s as simple as clicking on the Format menu and then Conditional formatting, which will show the same right-side menu as before. Users can hover their cursor over the row that shows the custom formula we’ve just created and click on the trash can icon that appears to remove it.

When Google Sheets’ native option to find duplicates to remove them just isn’t powerful enough or scrambles data in a way that can’t be afforded, the simple custom formula highlighted in this article allows users to take matters into their own hands.

Do you have any questions or comments about using this conditional formatting rule? If so, please leave us a comment below.

Related posts

• Google Chromen offline-asennusohjelman (erillinen) lataaminen

• Kuinka lisätä musiikkia Google Slidesiin

• Kuinka tehdä täytettävä Google Docs -lomake taulukoilla

• Kuinka muuttaa taustaväriä Google-dokumenteissa

• Google-muistutusten määrittäminen ja hallinta

• Ifin ja sisäkkäisen Ifin käyttäminen Google Sheetsissa

• Kuinka lisätä GPX-tiedostoja Google Mapsiin

• 20 siistiä Google-temppua tehokkaampaan hakuun

• Kuinka korjata Google Discover, joka ei toimi Androidissa

• Marginaalien muuttaminen Google-dokumenteissa

• 10 parasta Google Forms -mallia

• Vastauksen vahvistamisen määrittäminen Google Formsissa

• Kuinka siirtää Google Authenticator uuteen puhelimeen menettämättä pääsyä

• Kuinka skannata Google Driveen puhelimellasi

• Aseta jaetuille Google Drive -tiedostoille viimeinen voimassaolopäivä

• Kotiosoitteen asettaminen Google Mapsissa

• Riippuvan sisennyksen luominen Google Docsissa

• Kuinka varmuuskopioida tiedostot automaattisesti Google Driveen tai OneDriveen tietojen katoamisen estämiseksi

• Kuinka upottaa HTML-koodi Google-dokumenttiin

• Videon upottaminen Google Slidesiin