Jos haluat kopioida tekstiä PDF -tiedostosta lisätäksesi Word - asiakirjaan, liittää kaavan Excel - laskentataulukkoon tai lisätä PowerPoint -dioihin esitystä varten, se voi olla yhtä helppoa kuin Kopioi^(Copy) ja liitä^(Paste) -toiminnon käyttäminen.

Se ei kuitenkaan välttämättä toimi kaikille PDF -tiedostoille turvallisuuden ja muiden käyttöoikeuksien vuoksi, mutta on olemassa muita tapoja, joilla voit suorittaa saman tehtävän.

Kuinka kopioida tekstiä PDF-tiedostosta^{(How to Copy Text From a PDF)}

Ennen kuin voit kopioida tekstiä PDF -tiedostosta toiseen sovellukseen, sinun on varmistettava, että siinä ei ole kopioimisen estäviä suojausasetuksia, muuten et voi kopioida mitään. Tämä voi ilmaista harmaalla tai himmennetyllä kopiointitoiminnolla Readerissa^(Reader) .

Jos vastaanottamasi PDF on suojattu salasanalla^{(protected by a password)} , käytä määritettyä salasanayhdistelmää sen avaamiseen ja tarkista sitten suojausasetukset varmistaaksesi, että sisällön kopiointi on sallittu.

Voit tehdä tämän napsauttamalla asiakirjaa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Asiakirjan ominaisuudet^{(Document Properties)} .

Napsauta Suojaus^{(Security )} - välilehteä ja katso Asiakirjan rajoitusten yhteenvetoa^{(Document Restrictions Summary)} nähdäksesi, onko sisällön kopiointi sallittu vai ei.

Huomautus^(Note) : PDF -tiedostossa , jossa on sisältörajoituksia, on yleensä sana "Suojattu" tiedostonimen vieressä yläreunassa.

Avaa PDF missä tahansa lukijassa ja kopioi sitten haluamasi teksti jollakin alla olevista tavoista.

Tässä oppaassa käsitellään useita tapoja kopioida tekstiä PDF - tiedostosta.

Kopioi ja liitä -toiminto^{(Copy & Paste Function)}

Tämä on tosiasiallinen tapa kopioida tekstiä useimmista asiakirjoista tai tiedostoista, ei vain PDF^(PDFs) -tiedostoista . Voit kopioida haluamasi tekstin pikanäppäimellä CTRL+C ja liittää sen sitten toiseen asiakirjaan näppäinyhdistelmällä ^{(paste it onto the other document)}CTRL+V .

Jos käytät Macia, paina Komento-C^(Command-C) kopioidaksesi tekstiä ja Komento-V^(Command-V) liittääksesi leikepöydän^(Clipboard) sisällön nykyiseen asiakirjaan tai sovellukseen.

Vaihtoehtoisesti voit käyttää hiirtä tai kosketuslevyä hiiren kakkospainikkeella ja napsauttaa Valitse työkalu^{(Select tool)} .

Valitse PDF^(PDF) -dokumenttiin kopioitava teksti vetämällä hiirellä kopioitava osa, napsauta valittua tekstiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kopioi^(Copy) .

Voit myös siirtyä valikkovälilehdelle ja napsauttaa Edit>Copy . Kun se on kopioitu, siirry asiakirjaan, johon haluat liittää kopioidun tekstin, napsauta hiiren kakkospainikkeella tilaa, johon haluat sijoittaa sen, ja valitse Liitä^(Paste) tai napsauta Edit>Paste .

Snapshot tai Screenshot Tool^{(Snapshot Or Screenshot Tool)}

PDF-lukijan^{(PDF reader)} Snapshot-työkalu auttaa sinua valitsemaan tekstin, jonka haluat käyttää kuvakaappauksena tai grafiikana, ja liittää sen sitten toiseen asiakirjaan vaikuttamatta muotoiluun. Jos valitset tämän menetelmän, saat juuri sen osan tekstistä, jonka haluat, mutta sitä ei voi muokata.

Voit tehdä tämän avaamalla PDF - dokumentin ja napsauttamalla Edit > Take a snapshot .

Vaihtoehtoisesti voit valita PDF -ikkunan otsikkorivin ja painaa näppäimistön Alt+PrtScnkaapataksesi näytön^{(capture the screen)} ja rajaa sitten haluamasi osan mukaan.

Jos käytät Macia, paina Command+Shift+4 ja vedä ja valitse kaapattavan tekstin osoitin näytöllä.

Online PDF-lukija^{(Online PDF Reader)}

Voit kopioida tekstiä PDF -dokumentista selaimessasi tai verkkolukijassa.

Voit tehdä tämän avaamalla PDF -tiedoston selaimessasi napsauttamalla tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Open With > (choose browser) tai vetämällä sen avoimeen ikkunaan selaimessasi.

Valitse haluamasi teksti. Kopioi teksti ja liitä se toiseen asiakirjaan painamalla CTRL+CCTRL+V . Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella hiirtä tai kosketuslevyä ja valita Kopioi^(Copy) ja sitten napsauttaa uudelleen toista asiakirjaa ja valita Liitä^(Paste) .

PDF-poimintaohjelmisto

Kolmannen osapuolen PDF - poimintatyökalu voi myös auttaa poimimaan tekstiä käytettäväksi eri sovelluksissa, kuten Wordissa^(Word) , PowerPoint - esityksessä tai työpöytäjulkaisuohjelmistossa.

Voit käyttää työkalua, kuten ExtractPDF , ladata PDF -tiedoston ja napsauttaa Käynnistä^(Start) . Työkalu poimii halutessasi kuvia, tekstiä tai jopa fontteja, minkä jälkeen voit kopioida puretusta sisällöstä haluamasi ja liittää sen toiseen sovellukseen.

PDF -tiedostoille on olemassa monia kolmannen osapuolen purkutyökaluja^{(third-party extraction tools)} , jotka muuntavat ne HTML -muotoon säilyttäen samalla sivun asettelun. Ne myös poimivat ja muuntavat PDF^(PDF) -dokumentin sisällön vektorigrafiikkamuotoihin, joita voit käyttää muissa sovelluksissa.

PDF-muunnin^{(PDF Converter)}

PDF-muuntimen avulla voit muuntaa PDF-dokumentin muokattavaksi asiakirjaksi^{(convert a PDF document into an editable document)} , jonka jälkeen voit kopioida tekstisi ja käyttää sitä toisessa sovelluksessa.

Yksi suosituimmista PDF - muuntimista on SmallPDF , koska se on online-työkalu, joten se ei vaadi asennusta ja sitä on helppo käyttää. Käyttääksesi sitä avaa SmallPDF selaimessasi, valitse tulostusmuoto, esimerkiksi PDF to Word .

Napsauta Valitse tiedosto^{(Choose file)} ladataksesi PDF , jonka haluat muuntaa.

Napsauta Lataa^(Download) tallentaaksesi muunnetun tiedoston laitteellesi. Avaa seuraavaksi muunnettu Word - asiakirja ja kopioi haluamasi teksti.

OCR-työkalu^{(OCR Tool)}

Optisen merkintunnistustyökalun ( OCR)^{(Optical Character Recognition (OCR) tool)} avulla voit muuntaa PDF -tiedostosi muokattavaksi Word - asiakirjaksi, kopioida tekstiä PDF -tiedostoista ja skannatut kuvat muokattavissa oleviin tekstimuotoihin.

Se on erityisen hyödyllistä, jos sait skannatun asiakirjan PDF -muodossa, koska se muuttaa tällaiset tiedostot välittömästi muokattaviksi PDF^(PDFs) -tiedostoiksi mukautetuilla fonteilla ja muokattavalla tekstillä, jotka näyttävät aivan alkuperäisen asiakirjan vastaavilta.

Adobe Acrobat toimii tekstinmuuntimena OCR :n kanssa, koska se poimii tekstiä automaattisesti skannatuista kuvista tai paperiasiakirjoista ja muuntaa ne PDF^(PDFs) -tiedostoiksi .

Parasta on, että PDF vastaa alkuperäistä tulostetta automaattisen mukautetun kirjasinten luomisen^{(custom font generation)} ansiosta , ja voit käyttää sitä muiden Office - sovellusten kanssa leikkaamalla ja liittämällä tai viemällä MS-Officeen^(MS-Office) . Sen avulla voit myös säilyttää asiakirjan tarkan ulkoasun ja rajoittaa sisällön muokkaamista.

Huomautus^(Note) : Näiden vaiheiden käyttämiseen tarvitaan Adobe Acrobat , ei Adobe Reader , koska jälkimmäinen on tarkoitettu vain ^{(Adobe Reader)}PDF^(PDFs) -tiedostojen katseluun, eikä siinä ole OCR - työkalua.

Jos haluat käyttää alkuperäistä OCR - työkalua Adobe Acrobatissa^{(Adobe Acrobat)} , avaa skannatun tekstin tai kuvan sisältävä PDF -tiedosto ^(PDF)Acrobat for PC - tai Mac -sovelluksessa ja napsauta Muokkaa PDF^{(Edit PDF)} -painiketta .

Acrobat käyttää automaattisesti tekstintunnistusta ^(OCR)PDF - tiedostoon ja muuntaa sen täysin muokattavaksi kopioksi. Valitse kopioitava teksti ja napsauta Edit>Copy ja liitä se sitten toiseen sovellukseen.

Voit tallentaa muokattavan asiakirjan myöhempää käyttöä varten napsauttamalla File > Save As

Vaihtoehtoisesti voit avata skannatun asiakirjan tai kuvan, jonka kanssa haluat käyttää OCR - lukijaa, napsauttamalla työkalupalkin oikeasta yläkulmasta Työkalut ja valitsemalla Tunnista ^{(Tools )}Recognize Text > In This File .

Näet ponnahdusikkunan, joka näyttää nykyiset yleiset asetuksesi, kuten OCR - kielen, PDF - tulostustyylin ja resoluution. Napsauta ^(Click) OK saadaksesi tekstin tunnistettua.

Jos haluat muuttaa asetuksia, napsauta Muokkaa^(Edit) ja napsauta sitten OK, kun olet valmis.

Kun teksti on tunnistettu skannatulta sivulta, voit valita ja kopioida haluamasi tekstin tunnistetulla muotoilulla, vaikka se ei ole yhtä tarkka kuin tekstintunnistus.

Jos sinulla on vain Adobe Reader , etkä halua saada kopiota Acrobatista^(Acrobat) , on olemassa ilmaisia OCR - työkaluja, kuten OneNoten OCR^{(OneNote’s OCR)} for PC, jota voi käyttää ilmaiseksi, tai Tesseract OCR -kirjasto^{(Tesseract OCR library)} Macille.

Huomautus:^(Note:) Jos sinulla on Adobe Acrobat , voit tekstintunnistusta useita asiakirjoja kerralla. Avaa^(Just) mikä tahansa asiakirja Acrobatissa^(Acrobat) , napsauta Työkalut^{(Tools )} - sivupalkissa Tunnista teksti ja valitse ^{(Recognize Text)}Useissa tiedostoissa^{(In Multiple Files)} . Vedä PDF - tiedostot, jotka haluat tekstintunnistusta^(OCR) varten, ja Acrobat tunnistaa tekstin puolestasi.

Onko sinulla muita temppuja, joita käytät tekstin kopioimiseen PDF - tiedostosta? Kerro^(Tell) meille siitä alla olevassa kommentissa.

How To Copy Text From a PDF File

If you want to copy text from а PDF file to add to a Word document, paste a formula onto an Excel spreadsheet, or insert into PowerРoint slides for a prеsentatiоn, it can be as easy аs using the Copy and Pаste function.

However, that may not necessarily work for all PDF files owing to security and other permissions, but there are other ways you can fulfill the same task.

How to Copy Text From a PDF

Before you can copy text from PDF to another application, you need to confirm that it doesn’t have security settings that disallow copying, otherwise you won’t be able to copy anything. This may be indicated by a grayed out or dimmed copy feature in Reader.

If the PDF you received is protected by a password, use the designated password combination to open it, and then check the security settings to confirm that content copying is allowed.

To do this, right-click the document and select Document Properties.

Click the Security tab and look at the Document Restrictions Summary to see if content copying is allowed or not.

Note: A PDF with content restrictions usually has the word “Secured” next to the file name at the top.

Open the PDF in any reader and then copy the text you want using any of the methods below.

There are several ways of copying text from a PDF file that we’ll cover in this guide.

Copy & Paste Function

This is the de-facto method of copying text from most documents or files, not just PDFs. You can use the CTRL+C keyboard shortcut to copy the text you want and then use CTRL+V to paste it onto the other document.

If you’re using a Mac, press Command-C to copy the text and Command-V to paste the contents of the Clipboard into the current document or app.

Alternatively, you can use your mouse or touchpad’s right-click button and click Select tool.

Select the text you want to copy on the PDF document by dragging your mouse to highlight the portion you’d like to copy, right click on the selected text, and select Copy.

You can also go to the menu tab, and click Edit>Copy. Once it’s copied, go to the document onto which you’d like to paste the copied text, right click on the space you’d like to place it, and select Paste, or click Edit>Paste.

Snapshot Or Screenshot Tool

The Snapshot tool in your PDF reader helps you select the text you want as a screenshot or graphic, and then paste it onto another document without affecting the formatting. If you choose this method, you’ll get exactly the portion of text you want, but it won’t be editable.

To do this, open the PDF document, click Edit > Take a snapshot.

Alternatively, select the PDF window’s title bar and press Alt+PrtScn on your keyboard to capture the screen, and then crop based on the portion you want.

If you’re using a Mac, press Command+Shift+4 and use the cursor on the screen to drag and select the text you’d like to capture.

Online PDF Reader

You can copy text from a PDF document in your browser or online reader.

To do this, open the PDF in your browser by right clicking on the file and selecting Open With > (choose browser) or drag it to an open window on your browser.

Select the text you want. Press CTRL+C to copy the text and paste it on another document using CTRL+V. You can also right-click your mouse or touchpad and select Copy, and then right-click again on the other document and select Paste.

PDF Extraction Software

A third-party PDF extraction tool can also help you extract text for use in a different application such as Word, PowerPoint presentation or desktop publishing software.

You can use a tool like ExtractPDF, upload your PDF and click Start. The tool will extract images, text or even fonts if you want, after which you can copy what you want from the extracted content and paste it onto another application.

There are many third-party extraction tools for PDF files that convert them to HTML, while preserving the layout of the page. They also extract and convert the content in the PDF document to vector graphics formats you can use in other applications.

PDF Converter

A PDF converter allows you to convert a PDF document into an editable document, after which you can copy your text and use it in another application.

One of the popular PDF converters is SmallPDF, because it’s an online tool so it doesn’t require any installation, and it’s easy to use. To use it, open SmallPDF on your browser, select the output format, for example PDF to Word.

Click Choose file to upload the PDF you want to convert.

Click Download to save the converted file on your device. Next, open the converted Word document, and copy the text you want.

OCR Tool

An Optical Character Recognition (OCR) tool lets you convert your PDF file to an editable Word document, copy text from PDF files and scanned images to editable text formats.

It’s particularly helpful if you received a scanned document in PDF format as it turns such files into editable PDFs instantly, with custom fonts and editable text that look just like those in the original document.

Adobe Acrobat works as a text converter with OCR as it extracts text automatically from scanned images or paper documents, and converts them into PDFs.

The best part is your PDF will match the original printout thanks to the automatic custom font generation, and you can use it with other Office applications by cutting and pasting or exporting to MS-Office. It also allows you to preserve the document’s exact look and feel, and restrict content editing.

Note: To use these steps, you need Adobe Acrobat, not Adobe Reader, as the latter is only for viewing PDFs and doesn’t have the OCR tool.

To use the native OCR tool in Adobe Acrobat, open the PDF containing the scanned text or image in Acrobat for PC or Mac and click Edit PDF.

Acrobat will automatically apply OCR to the PDF and convert it into a fully editable copy. Select the text you want to copy, and click Edit>Copy, then paste it onto another application.

You can click File > Save As to save the editable document for use later on.

Alternatively, open the scanned document or image you want to use the OCR reader with, click Tools at the top right side of the toolbar and select Recognize Text > In This File.

You’ll see a popup showing your current General Settings such as OCR language, PDF output style and resolution. Click OK to get the text recognized.

If you want to change the settings, click Edit, and then click OK once you’re done.

Once the text is recognized from the scanned page, you can select and copy the text you want with detected formatting, though it’s not as accurate as the text recognition.

If all you have is Adobe Reader, and you don’t want to get a copy of Acrobat, there are free OCR tools like OneNote’s OCR for PC, which is free to use, or Tesseract OCR library for Mac.

Note: If you have Adobe Acrobat, you can OCR multiple documents at once. Just open any document in Acrobat, click Recognize Text in the Tools sidebar and select In Multiple Files. Drag the PDF files you want to OCR and Acrobat will recognize the text for you.

Do you have any other tricks you use to copy text from a PDF file? Tell us about it in a comment below.

Aino Ahonen

About the author

Olen tietokoneasiantuntija, jolla on yli 10 vuoden kokemus ohjelmisto- ja selainteollisuudesta. Olen suunnitellut, rakentanut ja hallinnut kokonaisia ohjelmistojen asennuksia sekä kehittänyt ja ylläpitänyt selaimia. Kokemukseni ansiosta pystyn antamaan selkeitä, ytimekkäitä selityksiä monimutkaisista aiheista – olipa kyse sitten Microsoft Officen toiminnasta tai siitä, kuinka saada kaikki irti Mozilla Firefoxista. Tietokonetaitojeni lisäksi olen myös taitava kirjoittaja ja pystyn kommunikoimaan tehokkaasti verkossa ja henkilökohtaisesti.

Kuinka kopioida tekstiä PDF-tiedostosta