Työelämässäsi sähköposti on luultavasti yksi tärkeimmistä viestintävälineistä. Teet sitä päivittäin ja jos olet kuin minä, olet hukkumassa siihen.

Voit toki omistaa tietyn tunnin tai kaksi päivässä erityisesti sähköpostisi hallintaan. Mutta jos käytät vähintään 10 minuuttia jokaiseen vastaukseen, sähköposti valtaa pian koko päiväsi – Gmail -ilmoitusten poistaminen käytöstä ei säästä sinua.

Siksi on tärkeää oppia kirjoittamaan ammattimaisia ​​sähköposteja, joihin vastataan JA^(AND) jotka eivät vie muutamaa minuuttia kauempaa. Onneksi tänään sinun ei tarvitse olla loistava kirjailija tai tuottavuusguru saavuttaaksesi sen. Kyse on oikean strategian ja sen mukana toimivien työkalujen löytämisestä. 

Sähköpostimallien määrittäminen (valmiit vastaukset)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Sähköpostimallien luominen on loistava tapa säästää aikaa niille, jotka saavat usein samoja kysymyksiä tai kommentteja sähköpostitse. Vie päivä valmiiden vastausten määrittämiseen, niin sinun ei enää tarvitse kirjoittaa samoja vastauksia kymmenen kertaa päivässä. Sekä Gmailissa^(Gmail) että Outlookissa^(Outlook) on tämä ominaisuus, joka säästää aikaa ja automatisoi sähköpostisi ilmaiseksi. 

Näin voit määrittää ammattimaisia ​​sähköpostimalleja Gmailissa^(Gmail) muutamalla napsautuksella:

• Kun olet kirjautunut tilillesi, napsauta rataskuvaketta ja valitse Asetukset^(Settings) .
• Siirry sitten Lisäasetukset^(Advanced) -kohtaan ja napsauta Ota käyttöön ^(Enable)Mallit^(Templates) - vaihtoehdon vieressä . Vieritä^(Scroll) sivun alaosaan tallentaaksesi muutokset.

• Nyt voit alkaa työstää omia sähköpostimallejasi. Kirjoita teksti, jonka haluat tallentaa uuteen sähköpostiin. Napsauta sitten kolmea pystysuoraa pistettä oikeassa alakulmassa ja valitse Mallit^(Templates) tallentaaksesi luonnoksesi mallina. 

Voit luoda malleja vastauksille, jotka sisältävät pitkiä kappaleita sekä nopeita 2-3 lauseen vastauksia. Tulet yllättymään siitä, kuinka paljon aikaa ne säästävät sinua tulevaisuudessa. 

Verkkosähköpostit^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Jos ongelmasi ei ole sähköpostimallien käyttäminen vaan niiden luominen, kokeile Networking Emails -palvelua^{(Networking Emails)} . Se on verkkotyökalu, jossa on kymmeniä sähköpostimalleja, jotka voivat auttaa sinua kasvattamaan ammattiverkostoasi. 

Resume Wordedin luoma^{(Resume Worded)} Networking Emails^{(Networking Emails)} on loistava resurssi viestinnän optimointiin. Joitakin esimerkkejä niiden tarjoamista malleista ovat kylmät/lämpimät esittelyt, vastaamatta jättäneiden seuraaminen ja jopa kiitosmuistiinpanojen kirjoittaminen. 

Jokaisessa mallissa on myös hyödyllisiä vinkkejä ja ehdotuksia, jotka voivat parantaa viestintääsi vastaanottajan kanssa. 

Voit käyttää hakupainiketta tai selata luetteloa löytääksesi oikean sähköpostin. Sitten ei tarvitse kuin kopioida ja liittää se viestilaatikkoosi ja muuttaa joitakin tietoja. 

Word Counter Plus

Jos kirjoitat yli 10 sähköpostiviestiä päivässä, on tärkeää pitää osa niistä lyhyinä ja suloisina. Joten jos päädyt usein liian pitkiin sähköposteihin, sinun kannattaa harkita sanalaskurityökalun käyttöä pysäyttääksesi itsesi. Chrome - laajennus Word Counter Plus voi tehdä työn puolestasi. 

Korosta^(Highlight) sähköpostisi teksti ja saat yhdellä napsautuksella käyttämiesi sanojen ja merkkien määrän. Sitten voit joko jatkaa sähköpostisi kirjoittamista tai päättää sen ennen kuin siitä tulee kaksiosainen. 

Luonnoskartta^{(DraftMap)(DraftMap)}

Löydät monia upeita työkaluja, joiden avulla voit kirjoittaa paremmin ja vähentää siten aikaa, joka kuluu sähköpostien oikolukemiseen ja uudelleenkirjoittamiseen. DraftMap on yksi niistä. Ajattele Grammarly tai Hemingway , ja se myös tarkistaa tarpeettoman sanan toiston ja auttaa sinua pysymään yhdessä kirjoitustyylissä. 

Tämä Chrome -laajennus antaa sinulle reaaliaikaisia ​​ehdotuksia kirjoituksestasi, jotka on värikoodattu. Se auttaa sinua välttämään passiivisen äänen käyttöä, kirjoitusvirheitä, kliseitä sekä neuvoja sähköpostisi luettavuuden suhteen. Kaikki ehdotukset perustuvat Ernest Hemingwayn kirjoitussääntöihin. DraftMap on erityisen kätevä, koska kaikki prosessit tapahtuvat suoraan sähköpostisi kokoonpanolaatikossa.

Älä huoli, jos sinulla on edelleen korostettuja sanoja sähköpostisi muokkauksen jälkeen. Vastaanottaja ei näe värejä, ehdotukset näkyvät vain sinulle. 

Sähköpostisi voisi olla parempi^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Your Email Could Be Better on online-työkalu, joka on suunniteltu vähentämään sähköpostien hallintaan kuluvaa aikaa kouluttamalla kaikkia parhaista sähköpostikäytännöistä. 

Kun kirjoitat ammattisähköpostia, noudatat tiettyjä sääntöjä. Kuten varmistaa, että viestissäsi on selkeä aiherivi tai jättää pois tarpeettomat liitteet. Yllätyt kuinka usein ihmiset rikkovat näitä sääntöjä, mikä johtaa lopulta siihen, että molemmat osapuolet käyttävät enemmän aikaa ja vaivaa. 

Sähköpostisi voisi olla parempi^{(Your Email Could Be Better)} sisältää luettelon 10 yleisestä viasta. Jokaisen kohdan mukana tulee selitys ja esimerkkejä sähköpostisi parantamisesta. Tämä voi olla hyödyllistä, jos haluat kertoa kollegoillesi näistä säännöistä, mutta et tiedä, miten se tehdään. Voit joko käyttää omia sanojasi tai lähettää heille linkin Sähköpostiisi voisi olla parempi^{(Your Email Could Be Better)} havainnollistaaksesi kantaasi. 

Toivomme kaikki, että sähköpostimme olisi täysin automatisoitu, eikä se vaatisi mitään huomiota. Vaikka se ei olekaan mahdollista nykyään, jokainen pienikin auttaa. Olipa kyseessä sähköpostin pituuden lyhentäminen tai kirjoittamisen ajoittaminen, kun olet määrittänyt sääntöjä, huomaat ensimmäiset parannukset. 

Jos et vain voi lopettaa pitkien aikaa vievien sähköpostien kirjoittamista, ehkä on aika luopua sähköpostista kokonaan. Kokeile sen sijaan käyttää asiakassuhdepäällikköäsi^{(Customer Relationship Manager)} ( CRM ) tai Slackia vaihtaaksesi viestejä työtovereiden kanssa . Jos ei muuta, se auttaa sinua käyttämään vähemmän aikaa sähköpostiin. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In уоur professional life email is probably one of the most important means of communiсation. You do it on a daily basis and if you’re anything like me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Kuinka korjata levyn kirjoitusvirhe Steamissä

• Kuinka ajoittaa sähköpostit lähetettäväksi myöhemmin

• Kuinka estää roskapostien saapuminen postilaatikkoosi

• 3 tapaa ottaa valokuva tai videota Chromebookilla

• Kuinka tunnistaa tietokoneen ja sähköpostin valvonta- tai vakoiluohjelmisto

• Mitä BCC ja CC tarkoittavat? Sähköpostin peruslingon ymmärtäminen

• Kuinka tarkistaa kiintolevysi virheiden varalta

• 10 parasta tapaa suojata tietokoneesi lapsilta

• Kuinka etsiä ja löytää jonkun poistettuja twiittejä

• Kuinka ladata ja asentaa Peacock Firestickiin

• Kuinka avata tiedosto ilman laajennusta

• OLED vs MicroLED: Pitäisikö sinun odottaa?

• Kuinka ladata Twitch-videoita

• Langattoman tulostimen tekeminen langattomaksi kuudella eri tavalla

• Kuinka lähettää anonyymi tekstiviesti, jota ei voida jäljittää sinulle

• Kuinka löytää muistoja Facebookista

• Kuinka poistaa Facebook-tili käytöstä poistamisen sijaan

• Parhaat kamera-asetukset muotokuvia varten

• Kuinka etsiä Facebook-kavereita sijainnin, työn tai koulun perusteella

• Steamin "Odottaa tapahtumaa" -virheen korjaaminen