Microsoft Outlookin^{(Microsoft Outlook)} avulla kokousten järjestäjät voivat tarkastella luetteloa henkilöistä, jotka ovat hyväksyneet kokouskutsun. Tämä tarkoittaa, että voit käyttää Outlookin kokousseurantaa nähdäksesi luettelon kaikista kokoukseesi vastanneista, ja useimmissa tapauksissa voit nähdä, kuka on hyväksynyt kokouksen, vaikka et olisi kokouksen järjestäjä.

Käymme läpi, kuinka kokousvastaukset toimivat Outlookissa^(Outlook) ja kuinka voit tarkastella kokouksen osallistujien seurantaa selain-, työpöytä- ja mobiiliversiossa, jotta näet, kuka hyväksyi kokouskutsun Outlookissa^(Outlook) .

Pitäisikö sinun valita vastauksen lähettäminen?

Kun saat kutsun kokoukseen, voit valita Hyväksy^(Accept) , Alustava^(Tentative) tai Hylkää^(Decline) . Minkä tahansa vastauksen valitsetkin, voit sitten valita:

• Muokkaa vastausta ennen lähettämistä
• Lähetä vastauksesi nyt
• Älä lähetä vastausta

Jos valitset kolmannen vaihtoehdon, kokouksen järjestäjä ei saa sähköpostiviestiä vastauksestasi. Se ei kuitenkaan välttämättä tarkoita, että vastaustasi ei seurata. Jos käytät Outlook for Mac -sovellusta , Outlook on web, Outlook for iOS tai Outlook for Android , vastaustasi seurataan silti, vaikka valitset Älä lähetä vastausta^(Response) . 

Lisäksi, jos olet Microsoft 365 -käyttäjä ja päätät hyväksyä, alustavasti hyväksyä tai hylätä kokouskutsun lähettämättä vastausta, kokouksen järjestäjä ja muut osallistujat, jotka ovat Microsoft 365 -käyttäjiä, näkevät silti vastauksesi.

Microsoft for Windows on poikkeus. Jos sinut kutsutaan kokoukseen ja valitset Älä lähetä vastausta, kokouksen järjestäjä tai muut osallistujat eivät voi nähdä vastaustasi kutsuun. Näin ei kuitenkaan välttämättä ole pitkään aikaan. Microsoft sanoo: "Aiomme päivittää tämän toiminnan myös Outlook for Windowsissa^(Windows) , mutta meillä ei ole vielä odotettua julkaisupäivää."

Muista lopuksi, että jos kokouksen järjesti Microsoft 365 -käyttäjä, kutsuttujen luetteloa ja heidän vastauksiaan voi tarkastella millä tahansa Outlook - sovelluksella paitsi Outlook for Android -sovelluksella . Vastauksia ei voi tarkastella muissa kuin Outlook-sovelluksissa^{(non-Outlook apps)} .

Outlookin ^(Browser)kokousseurannan^{(Outlook Meeting Tracking)} käyttäminen selaimessa

Seuraa näitä ohjeita nähdäksesi vastaukset kokoukseen Outlook online -sovelluksessa.

1. Siirry osoitteeseen outlook.office.com ja kirjaudu sisään käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi.
2. Valitse vasemmalta kalenterikuvake.

1. Valitse kokouksen päivämäärä, jota haluat seurata.

1. Valitse kokous, jonka vastaukset haluat nähdä. 

1. Valitse kokouksen tiedot -ponnahdusikkunasta diagonaalinen nuoli "Näytä tapahtuma" -kuvake.

1. Tapahtuman laajennetussa näkymässä näet tietoja siitä, kuka järjesti kokouksen ja miten kutsutut ovat reagoineet.

1. Laajenna^(Expand) kutakin luokkaa valitsemalla > -kuvake nähdäksesi yksittäiset vastaukset.

Kuten mainittiin, jos olet Microsoft 365 -käyttäjä, yllä olevien vaiheiden pitäisi toimia riippumatta siitä, oletko kokouksen järjestäjä vai et. 

On syytä huomata, että ei ole hyvää tapaa kopioida vastausluetteloa Outlookista^(Outlook) verkossa. Tätä varten tarvitset Outlookin^(Outlook) työpöytäsovelluksen.

Outlookin ^{(Desktop App)}kokousseurannan^{(Outlook Meeting Tracking)} käyttäminen työpöytäsovelluksessa

Useimpien Outlookin^(Outlook) työpöytäversioiden käyttäjät voivat seurata näitä ohjeita nähdäkseen, kuka hyväksyi kokouskutsun Outlookissa^(Outlook) . Kuten todettiin, tämä toimii vain, jos olet kokouksen järjestäjä. 

1. Avaa Outlook ja valitse kalenteri Outlookin^(Outlook) navigointipaneelista.

1. Valitse kalenterista sinua kiinnostava kokous.
2. Valitse Kokous-^(Meeting) tai Kokouksen esiintyminen^{(Meeting Occurrence )} -välilehti.

1. Valitse Seuranta^(Tracking) .

1. Jos kokous on toistuva, valitse, haluatko tarkastella kokouksen tapahtuman tai koko sarjan seurantaa.

1. Näet luettelon kokoukseen kutsutuista ja heidän vastauksistaan.

1. Jos haluat tulostaa luettelon vastauksista tai liittää ne muualle, valitse Kokous^(Meeting) - välilehden Seuranta^{(Tracking )} -kohdan vieressä oleva pudotusvalikon nuoli ja valitse Kopioi tila leikepöydälle^{(Copy status to clipboard)} .

1. Nyt voit liittää ( Ctrl + V ) seurantatiedot asiakirjaan, kuten Wordiin^(Word) tai Exceliin^(Excel) , tulostamista varten tai liittää ne minne tahansa muualle, kuten sähköpostiin tai chat-viestiin.

Vaikka Outlookin Windows -työpöytäsovellus on hieman kömpelömpi ja vähemmän tyylikäs kuin sen online-versio, kyky kopioida helposti kokouksen seurantatietoja on mukava ominaisuus.

Kuinka nähdä , kuka^(Who) hyväksyi kokouskutsun ^{(Meeting Invitation)}Outlook for Mobilessa^(Mobile)

Kun olet liikkeellä, voit silti tarkistaa mobiililaitteesi Outlook -sovelluksella, kuka on hyväksynyt kokouskutsun .

1. Käynnistä Outlook-sovellus.

1. Valitse kalenteri.

1. Valitse kokous kalenterista.
2. Kohdassa Osallistujat^(Attendees) näet luettelon henkilöistä, jotka ovat hyväksyneet kokouskutsun. 

1. Jos kokouksessa on paljon osallistujia, saatat nähdä linkin Näytä kaikki osallistujat^{(View all attendees)} . 

1. Valitse View all ### attendees -linkki nähdäksesi luettelon kaikista osallistujista vastausten mukaan lajiteltuna (hyväksytty, alustava, hylätty). 

Kuinka muuttaa sitä, mitä Outlook tekee kokousvastauksilla^(Meeting)

Kokouksen järjestäjät, jotka käyttävät Outlook for Microsoft 365 :tä , Outlook 2021 :tä , Outlook 2019 :ää , Outlook 2016 :ta ja Outlook 2013 :aa, voivat muuttaa tapaa , jolla Outlook käsittelee kokousvastauksia. Voit valita, että kokousvastaukset ohitetaan postilaatikkosi. Kokousvastaukset on asetettu ohittamaan postilaatikkosi oletuksena, mutta voit muuttaa tätä toimintaa, jos haluat.

1. Valitse Outlookissa Tiedosto^(File) > Asetukset^(Options) . 

1. Valitse Outlookin^{(Outlook Options)} asetukset -ikkunassa Sähköposti^(Mail) .

1. Jos Seuranta^(Tracking) -osiossa Käsittele kokouspyynnöt ja vastaukset kokouspyyntöihin ja kyselyihin automaattisesti^{(Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls)} -valintaruutu on valittuna, kokouksen vastauksia ei näytetä saapuneissa kansioissa, ellei kutsuttu ole lisännyt kommenttia vastaukseensa. Kokouksen seurantatiedot päivitetään vastaavasti. Jos poistat valinnan tästä ruudusta, saat viestin postilaatikkoosi aina, kun osallistuja päivittää vastauksensa.
   

1. Vastaavasti voit valita Päivitä seurantatiedot -ruudun ja poistaa vastaukset, jotka eivät sisällä kommentteja^{(Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments)} . Kokoukseen päivitetään saamasi vastaukset, ja itse vastaukset poistetaan, jos ne eivät sisällä kommentteja.

Kuten näet, vain säätämällä muutamaa eri asetusta saat Outlookin tekemään täsmälleen mitä haluat^{(get Outlook to do exactly what you want)} kokousvastauksilla ja seurantatiedoilla.

How To Use Outlook Meeting Tracking to See Who Accepted

Microѕoft Outlook allows meeting organizers to νiew a list of peoрle who have accepted a mеeting invitation. That means you can use Outlook’ѕ meeting tracking to view a list of еveryone who has RSVP’d to your meeting, and in most caѕes, you can see who has аcceptеd a meeting even if you’re not the meeting organizer.

We’ll walk through how meeting responses work in Outlook and how to view meeting attendee tracking on the browser, desktop, and mobile versions so you can see who accepted a meeting invitation in Outlook.

Should You Opt To Send a Response?

When you receive an invitation to a meeting, you can choose Accept, Tentative, or Decline. Whichever response you choose, you can then opt to:

• Edit the Response before Sending
• Send the Response Now
• Do Not Send a Response

If you choose the third option, then the meeting organizer will not receive an email with your response. That doesn’t necessarily mean that your response won’t be tracked, though. If you’re using Outlook for Mac, Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, your response will still be tracked even if you choose “Do Not Send a Response.” 

Furthermore, if you’re a Microsoft 365 user and you choose to accept, tentatively accept, or decline a meeting invitation without sending a response, the meeting organizer and other attendees who are Microsoft 365 users will still all be able to see your response.

Microsoft for Windows is the exception. If you’re invited to a meeting and you choose “Do not send a response,” then neither the meeting organizer nor the other attendees can view your response to the invitation. That might not be the case for long, though. Microsoft says, “We do plan to update this behavior in Outlook for Windows as well, but do not yet have an expected release date.”

Lastly, be aware that if the meeting was organized by a Microsoft 365 user, the list of invitees and their responses can be viewed via any Outlook app except Outlook for Android. Responses cannot be viewed in non-Outlook apps.

How To Use Outlook Meeting Tracking in a Browser

Follow these steps to view responses to a meeting in Outlook online.

1. Navigate to outlook.office.com and sign in with your username and password.
2. Select the calendar icon on the left.

1. Select the date of the meeting you’re interested in tracking.

1. Select the specific meeting for which you want to see responses. 

1. In the meeting info pop-up, select the diagonal arrow “View Event” icon.

1. In the expanded view of the event, you’ll see information on who organized the meeting and how invitees have responded.

1. Expand each category by selecting the > icon to see individual responses.

As mentioned, if you’re a Microsoft 365 user, the steps above should work whether you’re the meeting organizer or not. 

It’s worth noting that there isn’t a good way to copy the list of responses from Outlook online. For that, you’ll need Outlook’s desktop application.

How To Use Outlook Meeting Tracking in the Desktop App

Users of most desktop versions of Outlook can follow these steps to see who accepted a meeting invitation in Outlook. As noted, this will only work if you are the meeting organizer. 

1. Open Outlook and select the calendar in the Outlook navigation panel.

1. Select the meeting you’re interested in from the calendar.
2. Select the Meeting or Meeting Occurrence tab.

1. Select Tracking.

1. If the meeting is recurring, choose to view tracking for the meeting occurrence or the whole series.

1. You’ll see a list of meeting invitees and their responses.

1. If you want to print a list of responses or paste them elsewhere, select the dropdown arrow next to Tracking on the Meeting tab and choose Copy status to clipboard.

1. Now you can paste (Ctrl + V)  the tracking information into a document like Word or Excel for printing or paste it anywhere else you want, like into an email or chat message.

While Outlook’s desktop app for Windows is a bit clunkier and less sleek than its online version, the ability to easily copy meeting tracking information is a nice feature.

How To See Who Accepted a Meeting Invitation on Outlook for Mobile

When you’re on the go, you can still check to see who has accepted a meeting invitation using the Outlook app for your mobile device.

1. Launch the Outlook app.

1. Select the calendar.

1. Select a meeting in the calendar.
2. Under Attendees, you’ll see a list of people who accepted the meeting invitation. 

1. If the meeting has a lot of attendees, you may see a link to View all attendees. 

1. Select the View all ### attendees link to view a list of all attendees sorted by response (accepted, tentative, declined). 

How To Change What Outlook Does with Meeting Responses

Meeting organizers using Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, and Outlook 2013 can change how Outlook processes meeting responses. You can opt to have meeting responses bypass your inbox. Meeting responses are set to skip your inbox by default, but you can change that behavior if you want.

1. In Outlook, select File > Options. 

1. In the Outlook Options window, select Mail.

1. In the Tracking section, if the box labeled Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls is checked, then no meeting responses will appear in your inbox unless the invitee added a comment to their response. The tracking information for the meeting will be updated accordingly. If you uncheck this box, you’ll get a message in your inbox every time an attendee updates their response.
   

1. Similarly, you can check the box marked Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments. The meeting will be updated with any responses you receive, and the responses themselves will be deleted if they don’t contain any comments.

As you can see, just by tweaking a few different settings, you can get Outlook to do exactly what you want with meeting responses and tracking information.

Related posts

• Microsoft Outlook ei avaudu? 10 tapaa korjata

• Kuinka tyhjentää Outlook-välimuisti

• Ladattaessa profiilin juuttunut Outlookin korjaaminen

• Kuinka viedä sähköpostisi Microsoft Outlookista CSV- tai PST-muotoon

• Outlook-datatiedostoa ei voi käyttää: 4 korjausta kokeiltavaksi

• Korjaa Outlookin oikeinkirjoituksen tarkistus, joka ei toimi

• Korjaa MS Office "Cannot Verify License" -virhesanoma

• Outlookin automaattinen täydennys ei toimi tai nollautuu?

• Korjaa "Microsoft Office Outlookia ei voi käynnistää" -virhe

• Outlookin "Anteeksi, meillä on vaikeuksia tämän kohteen avaamisessa" -virheen korjaaminen

• Lukukuittausten määrittäminen Outlookissa

• 10 työkalua kadonneen tai unohdetun Outlookin PST-salasanan palauttamiseen

• Kuinka vaihtaa Outlook-salasanasi

• Kuinka korjata "Emme pysty muodostamaan yhteyttä juuri nyt" Outlookissa

• Kuinka lisätä allekirjoitus Outlookissa

• Kuinka lisätä alaviitteitä Wordiin

• Kuinka korjata Outlookin yhteys katkennut virhe Windowsissa

• Kuvakaappausten ottaminen ja lisääminen OneNoten avulla

• Oletusfontin muuttaminen Office-sovelluksissa

• Kuinka luoda PDF-dokumentteja Microsoft Officessa