Kustannusseuranta on erittäin tärkeä, jos suunnittelet budjetointia tai haluat tietää, mihin rahasi menevät. Google Forms on ilmainen lomakkeiden rakennustyökalu, joka toimii erinomaisesti kulujen seurantana.

Google Forms on hyvin muokattavissa, joten vaikka sitä voidaan käyttää myös kyselynä, RSVP - työkaluna, yhteydenottolomakkeena, tuotteen rekisteröintilomakkeena tai muuna kysymys/vastauslomakkeena, voit tehdä siitä mukautetun kuluseurannan valitsemalla kuluihin liittyviä kysymyksiä. .

Google Forms -kuluseuranta voi seurata mitä tahansa tapahtumaan liittyvää, ja koska se toimii hyvin puhelimella, sinulla on se mukanasi missä tahansa.

Voit lopettaa kuittien tallentamisen tai yrittää selvittää luottokorttisi veloitusta. vedä vain kuluseuranta esille heti kun olet kuluttanut rahaa tallentaaksesi kaikki tärkeät tiedot ja lähettääksesi sen laskentataulukkoon, jonka voit tarkastella myöhemmin.

Vinkki^(Tip) : Katso luettelo parhaista budjetointi- ja kuluseurantasovelluksista^{(best budgeting and expense tracking apps)} saadaksesi muita tapoja seurata kuluja. Ne eivät ole yhtä muokattavissa kuin Google Forms , mutta niillä on omat etunsa.

Päätä mitä seurata^{(Decide What To Track)}

Kustannusseurannan ideana on pitää silmällä, mihin käytät rahojasi, joten lomakkeen tulee sisältää muutamia perustietoja. Mutta riippuen siitä, mitä haluat seurata, saatat tarvita joitain ylimääräisiä kenttiä lomakkeeseen.

Tässä on esimerkkejä siitä, mitä haluat ehkä seurata:

• Hinta^(Price) : Paljonko tämä kauppa maksaa?
• Kauppa^(Store) : Mihin käytät rahasi?
• Kuvaus^{(Description)} : Mihin käytät rahaa?
• Luokka^(Category) : Millainen ostos on kyseessä (viihde, ruoka, lasku jne.)?
• Käytetty maksutapa^{(Payment method used)} : Miten maksat sen (mikä kortti/pankki/sovellus)?
• Kuka vastasi kuluista^{(Who ran the expense)} : Jos lomaketta käyttää useita ihmisiä
• Huomautuksia^(Notes) : Onko sinun tehtävä ylimääräisiä muistiinpanoja?

Kun päätät, mitä sisällytät Google Formsin^{(Google Forms)} kuluseurantaan, muista, että haluat kenttien olevan mahdollisimman laajat, jotta ne voivat koskea kaikkea ostamaasi. Et välttämättä tarvitse kenttää, joka kysyy, millaista ruokaa esimerkiksi ostat, ellei tämä ole pelkästään ruokakulujen seuranta; saatat haluta käyttää tätä myös vuokramaksujen ja puhelinlaskujen tallentamiseen.

Tässä huomautuksessa voit tehdä minkä tahansa kuluseurantalomakkeesi kentistä pakolliseksi tai ei pakolliseksi. Joten jos haluat todella tietyn kentän jollekin, tee siitä vain pakollinen, jotta sinun ei tarvitse käyttää sitä jokaisessa tapahtumassa.

Rakenna Google Forms Expense Tracker^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

Tämä on esimerkkikulujen seuranta, joten sinun ei missään tapauksessa tarvitse näyttää täsmälleen tältä. Käytämme laajoja kysymyksiä ja vielä laajempia vastausvaihtoehtoja näyttääksemme, miten tämä toimii. Opit, että lomakkeen muokkaaminen on erittäin helppoa, joten sinun ei pitäisi olla ongelmia muokata sitä itse.

• Avaa Google Forms^{(Open Google Forms)} .
• Aloita uusi lomake valitsemalla Tyhjä .^(Blank)
• Nimeä lomakkeesi uudelleen tunnistettavaksi.
• Valitse ensimmäinen ruutu ja muuta se Lyhyt vastaus^{(Short answer)} .

• Nimeä tämä hinta^(Price) , vahvista, että Is-numero^{(Is number)} näkyy, ja merkitse sitten Pakollinen^(Required) - painike.

• Käytä oikealla olevan valikon plusmerkkiä lisätäksesi uuden kysymyksen, mutta valitse tällä kertaa Monivalinta^{(Multiple choice)} .
• Nimeä tämä yksi kauppa^(Store) ja täytä sitten vastausvaihtoehdot tavallisilla kaupoilla, joissa teet ostoksia. Muu^(Other) lisätään oletuksena, joten jos päädyt tekemään ostoksen toisesta kaupasta, voit kirjoittaa sen sinne.

• Jatka^(Continue) lomakkeen läpi ja tee kaikki erilaiset kysymykset, jotka haluat kysyä itseltäsi joka kerta, kun ostat jotain. Käytä yllä olevia ehdotuksia, kuten maksutapaa ja kuvauskysymystä, saadaksesi mahdollisimman paljon tietoja. Tästä on hyötyä myöhemmin, kun tulkitsemme kaikki lomakkeen tulokset.
• Käytä esikatselupainiketta (silmäkuvake) Google Formsin^{(Google Forms)} yläosassa saadaksesi lomakkeesi URL -osoitteen . Voit jakaa tämän kenen tahansa kanssa, jonka kanssa haluat käyttää lomaketta, tai lähettää sen itsellesi, jotta se on helposti saatavilla puhelimestasi.

Tämä ei ole välttämätöntä, mutta lomakkeesi voi sisältää myös kuvia, otsikoita ja ainutlaatuisen väriteeman. Värikäs lomake saattaa tehdä kulujen seurannasta hauskaa, jos se on mahdollista! Sivun yläreunassa oleva maalikuvake on paikka, jossa muutokset tehdään.

Määritä laskelmat^{(Set Up Calculations)}

Jokainen lomakkeesi merkintä kootaan kauniisti muotoiltuun laskentataulukkoon Google Sheetsissä^{(Google Sheets)} . Valitse lomakkeen yläreunasta VASTAUKSET^{(RESPONSES )} ja napsauta sitten laskentataulukon kuvaketta nimetäksesi laskentataulukon uudelleen (jos haluat).

Kun laskentataulukko avautuu, luo uusi välilehti alareunaan ja anna sille nimi Laskutoimitukset^{(Calculations)} . 

Sieltä voit tehdä mitä tahansa, mitä Google Sheets tukee: laskea yhteen kaikki kulut tietyltä ajanjaksolta, luoda kaavioita kulujen visuaalista ymmärtämistä varten, nähdä, kuka kuluttaa eniten rahaa, tunnistaa, mitkä kaupat maksavat sinulle eniten jne. .

Tämän tyyppisten kaavojen käyttäminen Google Sheetsissa^{(Google Sheets)} ei kuulu tämän artikkelin piiriin, mutta katsotaanpa jotain todella yksinkertaista, kuten kunkin henkilön kaikkien kulujen laskemista yhteen, jotta voimme todella nähdä, kuka kuluttaa eniten. Voit aina mukauttaa kaavan kussakin kaupassa kuluttamasi kokonaissumman mukaan.

Helpoin tapa laskea yhteen kaikki kulut riippumatta tapahtuman suorittaneesta henkilöstä on suorittaa summakaava^(sum) seuraavasti:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

Tämä laskenta toimii esimerkissämme, koska lomakevastausten hintasarake on sarakkeessa B.

Tässä on Google Sheets -kaava, joka näyttää paljon yksityiskohtaisemman kuvan siitä, kuinka paljon kukin henkilö kuluttaa:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

Tämä toimii kirjoittamalla sumif ja valitsemalla sitten sarake, joka sisältää nimet ( esimerkissämme G ). Seuraava osa on nimen, Jeff , tunnistaminen . Valitse lopuksi hinnat sisältävä sarakeotsikko, jotta kun toinen sarake vastaa etsimäämme nimeä, se lisää juuri kyseiset hinnat.

Etsi Googlen Google Sheets -toimintojen^{(list of Google Sheets functions)} luettelosta muita tapoja tulkita lomakkeesi tietoja. Toinen tapa nähdä kulut on kaavio tai kaavio; Googlella on opetusohjelma^{(Google has a tutorial)} sen tekemiseen.

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An expensе tracker is vital if you’re budgeting or you need to know where your mоney is going. Gоogle Forms is a free form builder that works great as an expense tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

Related posts

• 5 Google Sheets -skriptitoimintoa, jotka sinun on tiedettävä

• Taulukon reunusten poistaminen Google Docsista

• 4 tapaa muuntaa Excel Google Sheetsiksi

• Kuinka Google Docs Chat auttaa sinua tekemään yhteistyötä asiakirjojen parissa

• Vesileiman lisääminen Wordiin ja Google-dokumentteihin

• Kuinka luoda ja suorittaa makro Wordissa

• Kuinka lisätä Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin

• 10 työkalua kadonneen tai unohdetun Outlookin PST-salasanan palauttamiseen

• Objektien kerrostaminen PowerPoint-esityksessä

• Sivun poistaminen Microsoft Wordissa

• Kuinka korjata #N/A-virheet Excel-kaavoissa, kuten VLOOKUP

• Kuinka lisätä alaviitteitä Wordiin

• Tee OpenOffice Writer näyttämään ja toimimaan enemmän kuin Microsoft Word

• Dian koon muuttaminen PowerPointissa parempien esitysten saamiseksi

• Oletusfontin muuttaminen Office-sovelluksissa

• Excelin mitä jos -analyysin käyttäminen

• Kuinka korjata kirjanmerkkien määrittelemätön virhe Wordissa

• Dianumeroiden lisääminen PowerPoint-esitykseen

• Kuvakaappausten ottaminen ja lisääminen OneNoten avulla

• Vaihda Google Docsissa vaakasuuntaan