Google Docs -chat on erittäin tehokas työkalu asiakirjojen parissa työskentelemiseen tiimien kanssa. Se tarjoaa toimittajille mahdollisuuden merkitä ja kommentoida muokkauksia, sen avulla tiimit voivat keskustella

 asiakirjojen oikea sanamuoto, ja sen avulla lomakkeita täyttävät^{(filling out forms)} työntekijät voivat esittää kysymyksiä, joihin heidän esimiehensä voivat vastata.

Kaikki nämä Google Docs^{(Google Docs)} -chatin hienot käyttötavat toimivat hyvin vain, jos asiakirjaa käyttävät ihmiset ymmärtävät kommentointijärjestelmän toiminnan.

Tässä artikkelissa opit kaikista kommentointi- ja yhteistyöominaisuuksista, jotka ovat saatavilla Google-dokumenteissa^{(Google Docs)} .

Kuinka Google-dokumenttien kommentointi toimii

Google Docsissa^{(Google Docs)} et tee vain sokeasti yhteistyötä asiakirjojen parissa. Voit itse asiassa nähdä useiden käyttäjien käyttävän asiakirjaa reaaliajassa.

Tämä toimii siten, että aina kun muut ihmiset käyttävät asiakirjaa, näet heidän Google -tilinsä kuvakkeen ^(Google)Google-dokumenttien^{(Google Docs)} ikkunan yläosassa .

Kun nämä muut käyttäjät vievät hiiren osoittimen dokumentin sisään, näet heidän Google-tilinsä^{(Google Account)} nimensä hetkellisesti kohdistimen yläpuolella. 

Tästä on hyötyä, kun haluat nähdä, mitä asiakirjan alueita muut tiimisi jäsenet työskentelevät. Tämä voi auttaa välttämään ristiriitaisten muokkausten tekemistä samaan asiakirjaan.

Jos huomaat jonkun muokkaavan asiakirjan osaa väärin tai tekevän muutoksia, joista olet eri mieltä, voit lisätä kommentin suoraan kyseiselle henkilölle.

Asiakirjan yläreunassa olevien käyttäjäkuvakkeiden oikealla puolella näet kuvakkeen, jossa henkilö puhuu valkoisen ympyrän sisällä. Kun valitset tämän, se avaa yleisen kommenttialueen.

Kirjoita vain kommenttisi ja paina Enter . Kaikki asiakirjaa parhaillaan katselevat näkevät kaikki kommentit yleisellä kommenttialueella.

Kun joku on päivittänyt uuden kommentin kommenttialueeseen, näet tämän kuvakkeen päällä olevasta punaisesta pisteestä.

Kun jokainen henkilö vastaa, uusi kommentti näkyy kommenttiketjussa edellisen alle.

Joko paina X -painiketta kommenttiruudun nimien oikealla puolella tai valitse kommentointikuvake, jolloin kommenttiikkuna katoaa uudelleen.

Uuden Google Docs Chatin luominen

Voit luoda uuden Google-dokumenttien^{(Google Docs)} keskustelun korostamalla minkä tahansa tekstin Google Docs -asiakirjassa. Kun teet tämän, korostetun tekstin oikealle puolelle tulee pieni kommenttikuvake. 

Kun viet hiiren osoittimen kuvakkeen päälle, näet tekstin "Lisää kommentti".

Kun valitset tämän kuvakkeen, se avaa kommenttiikkunan, jossa voit jakaa ajatuksesi korostamasi asiakirjan tekstistä.

Kun olet kirjoittanut kommenttisi, valitse vain Kommentti^(Comment) - painike, niin kommenttikenttä muuttuu pysyväksi kommentiksi.

Tällaisten kommenttien rinnalla on joitain vaihtoehtoja.

Kommenttien hallinta

Kun valitset kommentin oikealla puolella olevat kolme pistettä, näet kolme vaihtoehtoa.

• Muokkaa^(Edit) : Päivitä kommenttiisi tai lisää siihen halutessasi vastaus.
• Poista^(Delete) : Poista kommentti ja sen korostus asiakirjasta.
• Linkki tähän kommenttiin^{(Link to this comment)} : Hanki URL - linkki, jonka voit jakaa ihmisten kanssa, jos haluat heidän näkevän tämän kommentin.

Kommenttilinkit auttavat ihmisiä löytämään tarkan kommentin, etenkin asiakirjoissa, joissa on paljon kommentteja.

Voit liittää linkin pikaviestikeskusteluun, mobiilitekstiviestiin tai^(SMS) sähköpostiin. 

Kun vastaanottaja valitsee linkin, se ohjaa hänet suoraan asiakirjaan, johon kommentti lisättiin. He voivat joko vastata kommenttiin tai valita Ratkaise^(Resolve) .

Kommentin ratkaiseminen poistaa sen kommenttiketjusta. Näyttää siltä, ​​​​että kommentti olisi poistettu, mutta se on itse asiassa piilotettu vain oikeanpuoleisesta marginaalista.

Jos haluat nähdä kaikki kommentit, jotka on lähetetty dokumenttiin, valitse musta kommenttikuvake asiakirjan oikeasta yläkulmasta.

Tämä näyttää kaikki kommentit, jotka on lähetetty asiakirjaan, sekä kaikki seuraavat kommenttia koskevat tiedot.

• ^(Date)Kommentin julkaisupäivä ja aika
• Kaikki vastaukset kommenttiin
• Mikä tahansa asiakirjan teksti, joka valittiin kommentin yhteydessä
• Linkki ratkaistujen kommenttien avaamiseen uudelleen
• Linkki kommentteihin vastaamiseen

Valitse Kommentoi^(Comment) lisätäksesi uusia kommentteja kommenttiketjuun. Valitse Ilmoitukset^{(Notifications)} muuttaaksesi sähköpostiasetuksia niin, että saat ilmoituksia vain, kun joku vastaa kommentteihisi, tai et saa ilmoituksia ollenkaan.

Muokkausten muokkaaminen ja ratkaiseminen

Google Docs -chat on erityisen hyödyllinen, kun haluat tehdä dokumentin muokkausehdotuksia ilman, että niitä itse teetä. 

Oletuksena Google Docsissa^{(Google Docs)} voit muokata dokumenttia, ja muutokset tulevat voimaan välittömästi. Jos haluat vaihtaa muokkaustilaksi vain ehdotetut muutokset, valitse muokkaussanan^(Editing) oikealla puolella oleva pudotusvalikon nuoli asiakirjan oikeassa yläkulmassa.

Valitse avattavasta luettelosta Ehdotus .^(Suggesting)

Kun muokkaat asiakirjaa, asiakirjan teksti yliviivataan ja korvaava teksti näkyy sen vieressä. Jokainen muokkaus avaa oikealle uuden kommentin, jossa on kuvaus tehdystä muokkauksesta.

Tämän ominaisuuden tarkoitus on, että lopullinen toimittaja tai alkuperäinen kirjoittaja voi käydä muokkaukset läpi ja hyväksyä muutokset yksitellen valitsemalla kyseisen muokkauskommentin valintamerkin.

Jos et kuitenkaan halua ratkaista kommentteja yksitellen, on hyödyllinen temppu niiden ratkaisemiseen kerralla.

Tee tämä valitsemalla Työkalut^(Tools) - valikko ja valitsemalla Tarkista ehdotetut muokkaukset^{(Review suggested edits)} .

Tämä avaa pienen ikkunan asiakirjan oikeaan yläkulmaan. Voit selata asiakirjan muokkauskommentteja ylä- tai alanuolipainikkeella. Voit valita Hyväksy^(Accept) tai Hylkää^(Reject) yksittäiset muutokset.

Jos haluat vain hyväksyä tai hylätä ne kaikki, valitse avattava nuoli Hyväksy-^(Accept) tai Hylkää^(Reject) - painikkeen oikealla puolella.  

Voit hyväksyä kaikki muutokset valitsemalla Hyväksy kaikki. ^{(Accept All)}Tämä päivittää koko asiakirjan ehdotettujen muokkausten avulla ja ratkaisee kaikki siihen liittyvät kommentit.

Lisätietoja kommenttien ratkaisemisesta Google-dokumenteissa^{(resolving comments in Google Docs)} .

Kommentointi auttaa yhteistyössä

Pilvipohjaisen tekstinkäsittelyohjelman, kuten Google-dokumenttien^{(Google Docs)} , käyttö tekee asiakirjojen parissa työskentelemisestä^{(collaborating on documents)} erittäin helppoa. 

Kommentointijärjestelmä on rakennettu niin, että asiakirjojen muutoksista keskusteleminen tiimin kesken on kätevää ja helppoa. Kun kaikki ovat tottuneet Google Docs -chat-järjestelmän toimintaan, huomaat, että tiimisi on paljon tehokkaampi työskennellessään dokumenttien parissa. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Google Docs chat is a very effective tool to collaborate on documents with teams. It provides the ability for editors to mark up and comment on edits, it lets teams disсuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

Related posts

• Taulukon reunusten poistaminen Google Docsista

• Vesileiman lisääminen Wordiin ja Google-dokumentteihin

• Vaihda Google Docsissa vaakasuuntaan

• Google Docs vs Microsoft Word – mitkä ovat erot?

• Sanojen etsiminen ja korvaaminen MS Wordissa ja Google Docsissa

• Oletusfontin muuttaminen Office-sovelluksissa

• Ladattaessa profiilin juuttunut Outlookin korjaaminen

• Kuinka luoda PDF-dokumentteja Microsoft Officessa

• Hanki Outlookin sähköpostitilastot StatView'n avulla

• CONCATENATE-funktion käyttäminen Google Sheetsissa

• Google Sheets vs Microsoft Excel – mitkä ovat erot?

• Kuinka käyttää Flash-täyttöä Excelissä

• Kuinka viedä sähköpostisi Microsoft Outlookista CSV- tai PST-muotoon

• Dianumeroiden lisääminen PowerPoint-esitykseen

• Korjaa lopetustunnisteen aloitustunnisteen yhteensopimattomuusvirhe avattaessa DOCX-tiedostoja

• 9 tapaa avata Word-asiakirja ilman sanaa

• Kuinka lajitella päivämäärän mukaan Excelissä

• Microsoft Outlook ei avaudu? 10 tapaa korjata

• Kuinka korjata #N/A-virheet Excel-kaavoissa, kuten VLOOKUP

• Lukukuittausten määrittäminen Outlookissa