Mahdollisuus pitää etäverkkokokouksia kotona voi olla erittäin kätevää. Mutta se esittelee myös koko luettelon mahdollisuuksista erittäin kiusallisiin hetkiin.

Jos takanasi on lapsia, lemmikkejä, vauvoja tai jopa ikkuna ulkona, sinulla on kaikki katastrofin reseptin ainekset.

Tässä artikkelissa käsittelemme joitain yleisimmistä ongelmista, jotka voivat johtaa kiusallisiin verkkokokouksiin, ja niiden estämiseen.

Online-kokoukset: mikä voisi ^(Could)mennä^{(Go Wrong)} pieleen ?

Yksi kuuluisimmista esimerkeistä juuri tällaisesta kiusallisesta hetkestä tapahtui professori Robert Kellylle^{(Professor Robert Kelly)} , kun BBC haastatteli häntä suorassa televisiossa .

Yksi Kellyn taapero-ikäisistä lapsista käveli hänen toimistoonsa kesken haastattelun, ja niin teki myös hänen vauvansa kävelijässä. Lopulta hänen kiihkeä vaimonsa juoksee huoneeseen hakemaan lapset huoneesta.

Tämä ei ollut vain kiusallinen online-kokoushetki, vaan se pidettiin suorana ja lähetettiin ympäri maailmaa miljoonille katsojille.

Estä kiusalliset online-^{(Embarrassing Online Meeting)} kokoushetket

On olemassa tapoja, joilla voit määrittää työtilan, tietokoneen ja itse kokouksen vähentääksesi ikävien tapahtumien todennäköisyyttä.

Jos noudatat kaikkia näitä ohjeita, voit olla varma, että kaikki online-kokouksesi sujuvat sujuvasti ja ilman ikimuistoisia hetkiä.

Estä kamerasi, kun se ei ole käytössä

On monia turvallisuussyitä, miksi sinun tulee pitää verkkokamerasi peitettynä,^{(keep your webcam covered)} ellei se ole käytössä. Turvallisuuden lisäksi et myöskään halua näyttää videotasi verkkokokouksen alussa ennen kuin olet valmis.

On kerrottu ihmisistä, jotka ovat jääneet käymään vessassa^{(stories of people caught going to the bathroom)} tapaamisen aikana, koska heidän verkkokameransa oli suunnattu avoimeen kylpyhuoneen oveen. 

Tämä voi tapahtua useista syistä.

• Verkkokamera käynnistyy automaattisesti kokouksen alkaessa
• Unohdat, että kamera on päällä kokouksen aikana
• Luulit kokouksen päättyneen, mutta kamera on edelleen päällä, kun ihmiset ovat yhteydessä

Helpoin tapa estää kaikki nämä skenaariot on käyttää verkkokameran liukusäädintä, jos siinä on sellainen. Jos näin ei ole, pidä teippiä käden ulottuvilla kameran päällä, kun se ei ole käytössä.

Käytä verhoja taustaikkunoissa

Windows saattaa olla hienoa päästämään valoa toimistoosi, mutta kun olet online-kokouksessa, ne voivat aiheuttaa paljon ongelmia.

On olemassa useita skenaarioita, jotka voivat aiheuttaa hämmennystä ikkunoiden kanssa, joten tarkastellaan kolmea pääskenaariota.

Näytät konnalta

Kuvittele^(Imagine) , että joku ilmestyy kokoukseen ja näyttää vain varjona pimeässä huoneessa. Mikä olisi ensivaikutelmasi kyseisestä henkilöstä?

Useimmat ihmiset muistuttaisivat lukuisista elokuvista, joissa konna istuu vankityrmän luolassa suunnittelemassa seuraavaa pahaa suunnitelmaansa.

Ikkunasta sisään virtaava valo tekee temppuja useimpien verkkokameroiden kanssa ja pakottaa ne suodattamaan valoa automaattisesti, jolloin koko huone näyttää paljon tummemmalta kuin se todellisuudessa on.

Helpoin tapa korjata tämä ongelma on pukea takanasi olevat ikkunat verhoihin ja pitää verhot tai verhot aina suljettuina kokousten aikana.

Lemmikit rakastavat ikkunoita

Lemmikkieläimet rakastavat myös ikkunoita, ja lemmikkieläimet ja verkkokokoukset sopivat harvoin kovin hyvin yhteen.

Jos huomaat kokouksessa olevien ihmisten nauravan tai nauravan puhuessasi, sinun kannattaa katsoa taaksesi.

Todennäköisyys on melko hyvä, että kissasi on huono.

Jos olet valmis aloittamaan online-kokouksen, vie kaikki lemmikkisi ulos huoneesta, jotta ne eivät piiloudu ikkunalaudalle valmiina nolaamaan sinua videoneuvottelun aikana.

Huomautus: Toimiston oven sulkeminen (ja lukitseminen) voi pitää ei-toivotut lemmikit ja muut kutsumattomat vieraat poissa.

Ulkoilu ei ole aina ihanaa

Toinen ikkunoiden ongelma on se, mitä tapahtuu ikkunoiden toisella puolella.

Haluatko todella, että työtoverisi tai muut kokoukseen osallistujat näkevät naapurin leikkaavan nurmikkoa ulkona pyjamassaan? 

Koskaan ei tiedä kuka tai mikä kulkee ikkunan ohi, joten tämä on jälleen yksi syy varmistaa, että takanasi olevassa ikkunassa on verhot ja että käytät niitä.

Nosta valaistus

Valaistuksesta puheen ollen, hyvin valaistu toimisto tekee parhaan videon verkkokonferenssin aikana. Paras tapa saada aikaan täydellinen valaistus on sijoittaa työpöytäsi niin, että ikkuna (verhot auki) on joko näytön takana tai sivussa. 

Sivuilla olevien ikkunoiden luonnonvalo tekee päinvastoin kuin takanasi oleva ikkuna. Sen sijaan, että se pakottaisi verkkokameran suodattamaan valoa, se valaisee luonnollista valoa, jotta kamera poimiisi sen.

Jos toimistossasi ei ole ikkunaa oikein päin, seuraavaksi paras ratkaisu on sytyttää niin monta kattovaloa kuin sinulla on.

Vielä parempi, käytä Philips Hue -valoja^{(Philips Hue lights)} ja aseta ne kirkkaimmille.

Siivoa ennen kokouksia

Michiganin yliopiston vuonna 2018 tekemän tutkimuksen mukaan^{(2018 study by the University of Michigan)} psykologit havaitsivat, että ihmiset saivat kielteisiä mielipiteitä ihmisistä pelkästään heidän toimistonsa perusteella.

Tämä havainto ei ole yllättävää. On kuitenkin valitettavaa, jos olet työskennellyt kovasti koko viikon etkä ole vain ehtinyt siivota ympärilläsi olevaa tilaa ennen online-videokokousta.

Helppo ratkaisu on varata kalenteriisi vähintään 15 minuuttia ennen videokokouksen alkua. Käytä se aikaa poimimalla kaiken sotkun takanasi. Siivoa ainakin kaikki, mitä kamera näkee.

Se ei välttämättä tarkoita, että koko huone olisi puhdas tai että työpöytäsi ei ole vielä sekaisin, mutta jos kokoukseen osallistuvat ihmiset eivät näe sotkua, he eivät tiedä paremmin.

Voi niitä ääniä, joita teemme

Ääni voi olla pahin vihollisesi videoneuvottelun aikana. On olemassa kaikenlaisia ​​tapoja, joilla mikrofonisi voi nolata sinua. 

Muista vain unohtaa mikrofonisi olevan päällä ja tehdä jokin seuraavista:

• Syöminen perunalastuja tai jotain muuta rapeita ja äänekäs
• Mumiset jotain negatiivista työtoveristasi, jonka kaikki voivat kuulla
• Henkilökohtainen sivukeskustelu puolisosi tai muun perheenjäsenesi kanssa
• Tuottaa kiusallisia kehon ääniä

Kaikki nämä skenaariot voivat vaihdella lievästi humoristisista tuskallisen kiusallisiin. 

Mikä on ratkaisu? Tarkista aina^(Always) , että olet mykistetty kokouksen alussa, ellet tarvitse puhua, ja pidä mikrofonisi tilaa tarkasti kokouksen aikana. 

Vielä parempi, määritä videoneuvotteluohjelmistosi asetukset niin, että mikrofoni pysyy automaattisesti mykistettynä kokouksen alkaessa.

Skypessä^(Skype) löydät tämän asetuksen Asetukset^(Settings) - valikon Ääni ja video^{(Audio & Video)} -kohdasta . Varmista vain, että Poista saapuvien puhelujen mykistys^{(Unmute for incoming calls)} on pois päältä.

Useimmissa suurissa videoneuvottelusovelluksissa on samanlainen asetus mikrofonille.

Muita hyödyllisiä vinkkejä

Kaikkien yllä olevien neuvojen pitäminen mielessä varmistaa, että videoneuvottelusi sujuu sujuvasti ja ilman hikkauksia. 

Muutamia muita vinkkejä, jotka voivat auttaa videopuheluissasi:

• Näyttöjen jakaminen^{(Sharing screens)} : Kun jaat näyttöäsi, älä valitse jakamispainiketta ennen kuin näet oikean näytön korostettuna. Jokainen suuri verkkoneuvottelusovellus korostaa valitsemaasi näyttöä, jotta tiedät aina, minkä näytön aiot jakaa. Väärän näytön jakaminen voi johtaa siihen, että ihmiset näkevät asioita, joita et halua heidän näkevän.
• Kiusalliset ilmoitukset^{(Embarrassing notifications)} : Mikään ei ole pahempaa kuin työkaveri lähettää sinulle henkilökohtaisen viestin, kun jaat näyttöäsi kokouksen aikana. Poista Windowsin ilmoitukset käytöstä^{(Disable windows notifications)} ennen jokaista videoneuvottelua.
• Ikkunan sijoitus^{(Window placement)} : Yleisin virhe, jonka ihmiset tekevät, on sijoittaa chat-ikkuna kaikkien kasvot näytölle pois verkkokamerasta. Aseta se sen sijaan samalle näytölle, jotta näyttää siltä, ​​että katsot ihmisiä suoraan.
• Virtuaaliset taustat^{(Virtual backgrounds)} – Useimmissa sovelluksissa, kuten Zoom ja Skype , voit nyt valita virtuaalisen taustan. Voit joko valita jotain esiasetuksista tai ladata oman kuvan ja käyttää sitä taustana. Joidenkin sovellusten avulla voit myös sumentaa taustaa, joten jos puhelusi tausta on huono, hanki virtuaalinen taustakuva.

Onko sinulla koskaan ollut kiusallisia hetkiä videokonferenssien aikana? Haluaisimme kuulla tarinasi alla olevassa kommenttiosiossa.

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The ability to have remote, online meetings аt home can be very convenient. But it also іntroduсes a whole list of opportunities for verу embarraѕsing moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

Related posts

• Kuinka suojautua hakkereilta verkossa

• Kuinka saada tulostin verkkoon, jos se näkyy offline-tilassa

• Pikakorjauksia, kun Zoom-kokouskamerasi ei toimi

• Kuinka kuunnella ilmaista musiikkia verkossa ilman lataamista

• Kuinka salata kaikki online- ja offline-tietosi

• Litteän näytön tekniikka, joka on poistettu mysteeristä: TN, IPS, VA, OLED ja paljon muuta

• Artikkelin julkaiseminen Linkedinissä (ja parhaat ajat julkaista)

• 3 tapaa ottaa valokuva tai videota Chromebookilla

• Kuinka luoda läpinäkyvä tausta GIMPissä

• Kuinka rakentaa ja parantaa online-läsnäoloa

• Kuinka vaihtaa kieltä Netflixissä

• Leikkeen jakaminen Adobe Premiere Prossa

• Voitko muuttaa Twitch-nimeäsi? Kyllä, mutta ole varovainen

• Kuinka selaimen sormenjälkien ottaminen vahingoittaa verkkotietosuojaa ja mitä tehdä sille

• Kuinka ottaa kuvakaappaus Steamissa

• Disney Plus -virhekoodin 83 korjaaminen

• Hulu-virhekoodin RUNUNK13 korjaaminen

• Discordin spoileritunnisteiden käyttäminen

• Steamin "Odottaa tapahtumaa" -virheen korjaaminen

• OLED vs MicroLED: Pitäisikö sinun odottaa?