Aiemmin tiimiyhteistyö asiakirjoissa oli aikaa vievää ja työlästä. Yksi henkilö kirjoittaisi luonnoksen, antaisi luonnoksen jollekulle muulle tekemään muutoksia, luki muutokset uudelleen ja päätti, hyväksyykö ne, luovuttaa asiakirjan jollekin muulle muokattavaksi ja niin edelleen. Asiakirjojen jakaminen on nykyään^(Nowadays) yhtä helppoa kuin niiden kirjoittaminen, ja monet ihmiset voivat helposti työskennellä saman asiakirjan parissa. Microsoft Officen^{(Microsoft Office)} ohjelmasarja on suunniteltu ryhmätyöskentelyyn, mutta kaikki eivät aluksi pidä sitä vaistonvaraisena. Tässä kirja, kuten Team Collaboration, Microsoft Officen käyttäminen tehokkaampaan tiimityöhön,^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} voi olla todellinen helmi. Täyttääkö tämä kirja otsikon lupauksen? Pitkäaikaisena toimistona^(Office)käyttäjä, olin kiinnostunut tietämään. Katsotaan mitä keksin.

Tämä kirja on suunniteltu yrityksille

Alusta alkaen on selvää, että tämä kirja on tarkoitettu ihmisille, jotka työskentelevät yritysympäristössä ja erityisesti yrityksissä. Se on myös ihmisille, jotka tuntevat jo Officen^(Office) viimeisimmät versiot (nauhan käyttöönoton jälkeen) ja jotka eivät tarvitse opetusohjelmaa perusteista. Oletuksena on, että lukijalla on Office 2013 , ja se on mitä kuvissa näkyy.

Kirja alkaa keskustelulla ryhmätyöhön liittyvistä käsitteistä (tiimidynamiikka, esimerkillinen johtaminen ja niin edelleen), joka on valitettavasti suunnilleen yhtä kuivaa kuin oppikirja, jossa ei käytetä koskaan yhtä sanaa, kun tusina riittää. Kirjoittaja näyttää haluavan olla varma, että jokainen ilmeinen kohta on katettu surkealla yksityiskohdalla. En usko, että tulen olemaan yksin lukemassa kappaletta kappaleen perään ja toivoen hänen jatkavan sitä jo.

Yhteistyö Officessa

Ensimmäisessä luvussa, jossa todella puhutaan yhteistyöstä Officen^(Office) kanssa, kuvataan SharePointin^(SharePoint) käyttöä yksityiskohtaisesti. SharePointin^(SharePoint) käyttäminen edellyttää Office 365 Small Business Premium -tilauksen tai korkeamman tason. Suurin osa SharePoint -osiosta on suunniteltu ihmisille, jotka hallinnoivat SharePoint -sivustoja, ja kirjoittaja on samaa mieltä siitä, että muut kuin järjestelmänvalvojat voivat pitää tiedot mielenkiintoisina, mutta he eivät voi tehdä niillä paljon. Ei ole epäilystäkään siitä, että SharePoint on ihanan monipuolinen palvelu, ja jos yrityksellä on jo Office 365 Small Business Premium -tilaus, SharePointon sisäänrakennettu. Kuvaus SharePointin^(SharePoint) täysin määrittämisestä vastaamaan tiimin erityistarpeita on perusteellinen ja hyvin kuvattu.

Tilauksen hinta voi kuitenkin olla kohtuuton monille yrityksille. Ja keskittyminen SharePoint - sivustojen hallintaan vie paljon tilaa. SharePointiin^(SharePoint) päässeellä yrityksellä on lähes varmasti omat koulutetut järjestelmänvalvojat ja omat käytäntönsä. Seuraavassa osiossa kuvataan tiimityöskentelyä Outlookin^(Outlook) kautta , mutta jälleen kerran painopiste on alussa Outlookin^(Outlook) linkittämisessä yrityksen SharePoint - sivustoon. Kun kirja alkaa kuvata yhteistyötä OneNoten^(OneNote) kautta , siitä tulee arvokkaampaa keskivertokäyttäjälle.

Kirjassa kuvataan, kuinka Outlook linkitetään OneNoteen^(OneNote) ja kuinka varmistetaan, että työryhmän aikataulut, viestit ja kalenterit synkronoidaan jaettuihin muistikirjoihin. Kalenteriominaisuuden pitäisi olla erityisen hyödyllinen erilaisten projektien kirjaamiseen ja ajoitusristiriitojen välttämiseen.

Siinä on osio, joka kuvaa tiimiyhteistyötä Lyncin^(Lync) kanssa , mutta tämä kiinnostaisi vain ihmisiä, joiden yritykset käyttävät Lync Serveriä^{(Lync Server)} ja ovat lisensoineet sen työntekijöidensä käyttöön.

Synkronointi ja yhteistyö

Luvussa "Keskustelujen ja ideoiden seuraaminen" on^{("Keeping track of discussions and ideas")} koottu ohjeet OneNoten^(OneNote) ja Lyncin tiimikäyttöön^(Lync) . Painopiste on OneNotessa^(OneNote) , ja se selittää, kuinka asiakirjoja jaetaan Outlookin^(Outlook) ja muiden Office -sovellusten kautta sekä kuinka luodaan jaettuja kansioita ja luetteloita. Tässä kohtaa Team Collaboration, Microsoft Officen käyttäminen tehokkaampaan ryhmätyöhön^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} tulee lopulta hyödylliseksi useimmille ihmisille – kirjan puolivälissä. Yleisimpien yhteistyötehtävien lisäksi tässä osiossa on myös kuvaus malleista, viitteistä, sivujen jakamisesta sähköpostitse ja varmuuskopioiden käytöstä. Siinä on lyhyt maininta, jota ihmisillä ei välttämättä tarvitse ollaOutlook vastaanottaa jaettuja kohteita.

Luvut on omistettu yhteistyöhön Wordin^(Word) , Excelin^(Excel) ja PowerPointin^(PowerPoint) kanssa . Kirja viittaa siihen, että tällaista yhteistyötä voidaan tehdä vain Office 2010 :n tai uudempien versioiden kanssa, mikä ei ole aivan totta. Uudemmissa versioissa useat ihmiset voivat käsitellä samaa tiedostoa samanaikaisesti. Mutta jos samanaikainen käyttö ei ole välttämätöntä, olen huomannut, että Office 2007 (jota käytän) toimii yhtä hyvin. Kirjoittaja olettaa, että nämä jaetut asiakirjat ovat saatavilla SharePointin^(SharePoint) tai SkyDrive/OneDrive kautta . SharePointin^(SharePoint) työkalut ovat paljon kattavampia ja monipuolisempia kuin OneDrivessa^(OneDrive). Muutosten seuranta^(Tracking) on ollut saatavilla Wordissa^(Word) jo pitkään. Monet ihmiset, jotka ovat aiemmin tehneet yhteistyötä asiakirjojen parissa, tietävät, miten se tehdään. Kirjan kuvaus on kuitenkin hyödyllinen uusille tulokkaille ja hyvä muistutus kokeneemmille yhteistyökumppaneille. Sama koskee Excelin merkintöjä ja ^(Excel)PowerPointin^(PowerPoint) yhteiskäyttöä .

Lopuksi SkyDrive/OneDrive

Viimeinen luku selittää, kuinka yhteistyötä voidaan tehdä SkyDrivessa^(SkyDrive) (nyt nimeltään OneDrive ). Koska tämä on käytännöllisin menetelmä niin monille ihmisille, mielestäni se olisi pitänyt esitellä ensin. Täällä 7 Tutorialsissa^{(7 Tutorials)} toimitukset tekevät yhteistyötä OneDriven^(OneDrive) ja Google Driven^{(Google Drive)} kautta , joten tiedämme, kuinka arvokkaita yhteydet OneDriveen^(OneDrive) voivat olla. Kirjassa käsitellään Office Web Apps -sovelluksia^{(Office Web Apps)} (nykyisin nimeltään Office Online ) ja kerrotaan sovellusten ominaisuuksista ja rajoituksista. Tämän kirjan tekijänoikeus oli 2012, ennen kuin Office Online nimettiin uudelleen ja päivitettiin.

Tuomio

Tiimiyhteistyö, Microsoft Officen käyttäminen tehokkaampaan tiimityöskentelyyn^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} on suunniteltu yrityskäyttäjille ja IT-järjestelmänvalvojille, joiden on otettava Sharepoint käyttöön . Suuri osa siitä on epäolennaista ihmisille, joilla ei ole pääsyä yrityksen SharePoint- tai Lync - palvelimiin ja jotka eivät hallinnoi SharePointia^(SharePoint)sivustoja. Kirjoitustyyli on kuivaa, sanallista ja tylsää, ja itse materiaali on hieman vanhentunutta. Jopa kohdeyleisöön kuuluvat ihmiset eivät ehkä ole niin tyytyväisiä siihen. Tätä kirjaa ei vain ole suunniteltu tavalliselle lukijalle, eikä sen sävy houkuttele ihmisiä lukemaan sitä. On olemassa muita parempia kirjoja, jotka selittävät asiakirjojen jakamisen ja yhteistyön. Niiden lisäetu on se, että ne tarjoavat paljon parempia ja yksityiskohtaisempia viittauksia Officeen^(Office) yleensä. Sinun ei tarvitse viettää niin paljon aikaa SharePointiin^(SharePoint) , joka ei ole oikeastaan ​​​​yhteistyötä vaan Microsoftin hallintaa^(Microsoft)n yhteistyöalusta yrityksille. Ennen kuin ostat sen, suosittelemme, että katsot sen sisällysluetteloa ja sen ilmaisen näytekappaleen ja tarkistat, jakaako se todella sen, mitä sinun tarvitsee oppia. Muuten on parasta pysyä poissa tästä kirjasta.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboration on documents was timе-consuming and tedious. One person woυld write a draft, gіve the draft to someone elѕe to make changes, re-read thе changеs and decide whethеr to accept them, hand the document tо someone else to edit, and so on. Nowadays sharing documents іs every bit as easy as writing them, and many peoplе can easily work on the same document. Micrоsoft Offіce's suite of рrograms is desіgned for teamwork, but not everyone will find it instinctive at first. This is where а book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• Kirja-arvostelu - Microsoft Office 2010 nurinpäin

• Kirja-arvostelu - Microsoft Office 365 for Dummies

• Kirja-arvostelu - Microsoft Office Professional 2010 askel askeleelta

• Kirja-arvostelu - Microsoft Office Inside Out: 2013 Edition

• Kirja-arvostelu - Windows 7 ja Office 2010 Dummiesille, kirja- ja DVD-paketti

• Kirja-arvostelu - Windows 8 -käyttöopas

• Kirja-arvostelu: Luo oma verkkosivusto: Sarjakuvaopas HTML-, CSS- ja Wordpressiin

• Kirja-arvostelu - Windows 8.1 Step By Step, kirjoittaneet Ciprian Rusen ja Joli Ballew

• Kirja-arvostelu: Office 365 for Dummies, toinen painos

• Kirja-arvostelu - Windows 8 Step By Step, kirjoittaneet Ciprian Rusen ja Joli Ballew

• Kirja-arvostelu - Windows PowerShell 3.0 First Steps, Ed Wilson

• Kirja-arvostelu - WordPress dummiesille

• Yhden (tai useamman) sivun suunnan muuttaminen Word-asiakirjassa

• Kirja-arvostelu - Kannettavat tietokoneet yksinkertaistettuja

• Kirja-arvostelu - Tehokas ajanhallinta

• Kirja-arvostelu - Windows 7 -häiriöt

• Kirja-arvostelu - Verkota tietokoneet ja laitteet, askel askeleelta

• Kirja-arvostelu - Vianetsintä ja PC-monitoimilaitteen ylläpito Dummiesille

• Kirja-arvostelu - Tietojenkäsittely Windows 7:llä vanhemmille ja viisaammille

• Kirja-arvostelu - Windows 8.1 Puuttuva käsikirja, kirjoittanut David Pogue