Kirja-arvostelu - Tehokas ajanhallinta
Mielestäni on turvallista sanoa, että melkein kaikki, jotka ovat joutuneet käyttämään sähköpostia työssään, ovat käyttäneet Microsoft Outlookia(Microsoft Outlook) . Olin yksi monista ihmisistä, jotka oppivat siitä juuri tarpeeksi tullakseen toimeen, enkä koskaan ajatellut sitä muuna kuin sähköpostiohjelmana, joka voisi myös tulostaa kalentereita. Esimieheni tiesi vähemmän Microsoft Outlookista(Microsoft Outlook) kuin minä, joten tulostin aina osastojen kalenterit hänelle. Joten, kuvittele ihmetykseni, kun näin tämän kirjan nimen! Käytätkö Microsoft Outlookia(Microsoft Outlook) ajanhallintaan ja organisointiin? Tämä, minun piti nähdä. Voisiko sitä käyttää tällä tavalla jopa vain perustaidot omaavat ihmiset? Olin erittäin innokas ottamaan selvää.
HUOMAA:(NOTE:) Aion viitata kirjaan tästä lähtien nimellä Tehokas ajanhallinta(Effective Time Management) – vie vähemmän aikaani ja sinun.
Asiantuntemusta ei vaadita
Esittely oli erittäin rohkaiseva. Kyllä, tämä kirja on tarkoitettu ihmisille, joilla on vain Microsoft Outlookin(Microsoft Outlook) perustaidot. Kirjoittajat pyytävät lukijaa ymmärtämään perusasiat, sillä tämä ei ole "miten Microsoft Outlookia käytetään ykkösestä alkaen"("how to use Microsoft Outlook starting from square one") -tyyppistä kirjaa. Ainoa Microsoft Outlookin(Microsoft Outlook) osa, joka selitetään "ensimmäisestä napsautuksesta lähtien"("from the very first click") , on Tehtävät(Tasks) , koska se on se osa, jota useimmat ihmiset eivät ole käyttäneet tai eivät ole käyttäneet paljon. Kirjoittajien mukaan kirja on tarkoitettu myös kokeneemmalle Microsoft Outlookille(Microsoft Outlook)käyttäjälle, koska se esittelee organisointi- ja ajanhallintajärjestelmän, joka on parempi ja tehokkaampi ja saattaa näyttää kokeneimmallekin käyttäjälle, kuinka ohjelmistosta saa vielä enemmän irti. Tällaisen johdannon myötä halusin lukea lisää.
Jokainen luku alkaa yleiskatsauksella ongelmien alkamisesta, jota seuraa osio "Let's get started and change this!"ja päättyy "Sinä kokeile"("You try it") -osaan, joka tiivistää luvun opetuksen ja antaa lukijalle opastetun esittelyn siitä, mitä on tehtävä. Yksi kirjan parhaista puolista on, että sitä ei ole sidottu yhteen tiettyyn versioon. Tässä on ohjeet Microsoft Outlook 2003:lle, 2007:lle ja 2010:lle, joten kukaan ei jää ulkopuolelle.
Ei huku sähköpostiin
Pidän kuvasta "sähköpostitulvasta", johon kirja haluaa estää meitä kaikkia hukkumasta. Monille ihmisille se on ainoa tapa kuvata sitä. Olen nähnyt ihmisten puhuvan sadoista tai tuhansista sähköposteista, jotka ovat edelleen heidän Saapuneet-kansiossaan ja joita tulee jatkuvasti lisää. Kukaan ei voi millään lukea kaikkia näitä sähköposteja – he tarvitsevat vankan, tehokkaan tavan käsitellä jo olemassa olevia asioita ja estää niitä kerääntymästä uudelleen. Ja tietysti, jos aloittaa sähköpostin "tulvalla", tilanteen saaminen hallintaan ei tapahdu hetkessä. On oltava askel askeleelta suunnitelma. Juuri näin Tehokas ajanhallinta(Effective Time Management) määrittelee. Kirjoittajat tunnistavat ongelman tärkeimmät syyt (kuten hajamielinen, napsauttamalla "Vastaa kaikille"("Reply All,")eikä sinulla ole järjestelmää saapuvan postin käsittelemiseksi) ja ohjaa lukija sitten tarvittaviin vaiheisiin, jotta hän saa käsityksen jo olemassa olevista asioista ja määritä järjestelmä, jotta se ei toistu. Uskon todella, että jokainen, joka vie aikaa lukeakseen tämän osion läpi ja noudattaakseen tekijöiden neuvoja (ja mikä tärkeintä, pitäytyy heidän järjestelmässään), huomaa sen toimivan. He ovat rehellisiä siitä, kuinka paljon lukijan on muutettava omaa käyttäytymistään saadakseen asiat järjestykseen ja miksi näiden muutosten tekeminen on välttämätöntä. Jokainen tarvittava vaihe (kuten ilmoitusten poistaminen käytöstä, sähköpostin käsittelyyn varattu aika ja sen jättäminen kokonaan yksin kaikkina muina aikoina sekä muistutusten, tehtävien,(Microsoft Outlook). He puhuvat oman kansiojoukon luomisesta ja tärkeiden viestien merkitsemisestä, jotta et unohda niitä, minkä toivonkin tietäväni käyttäessäni Microsoft Outlookia(Microsoft Outlook) töissä. Siellä on yksityiskohtaiset ohjeet sääntöjen asettamiseen, jotta viestit lajitellaan automaattisesti sopiviin kansioihin. Se voi enemmän kuin mikään muu auttaa kesyttämään postilaatikon sotkua ja keskittymään siihen, mikä on todella tärkeää.
Pidä prioriteetit suorina
Tehtävien(Tasks) käyttöä prioriteettien asettamiseen käsittelevä osio osuu myös aiheeseen ja käyttää esimerkkiä fiktiivisestä, ikuisesti hajaantuneesta työntekijästä osoittaakseen, kuinka hajamielinen voi aiheuttaa vakavia seurauksia. Tämän jälkeen lukija saa useita menetelmiä selvittääkseen, mitkä tehtävät ovat todella tärkeitä ja mitkä ovat muiden edelle. Tämä on asia, jonka kanssa useimmilla ihmisillä on vaikeuksia – selvittää, mikä on todella tärkeää ja mitä voidaan lykätä, kun tärkeimmät tehtävät hoidetaan. Kirjoittajat korostavat asioiden kirjaamisen tärkeyttä. Tämä on keskeinen käsite useissa tunnetuissa ajanhallintajärjestelmissä, ja aivan oikein. Nykyään meillä on vain liikaa muistettavaa, eikä edes Einstein pystyisi hallitsemaan kaikkea. Kirjoittaminen(Writing)asiat alas on avain. Kirjoittajat menevät yksinkertaista kirjoittamista pidemmälle ja selittävät, kuinka ja miksi ihmisten pitäisi kirjoittaa suunnitelmia. He tietävät, että kirjallisten suunnitelmien aloittaminen ei ole yksinkertaista, kun sitä ei ole aiemmin tehnyt, ja he selittävät, miksi se on välttämätöntä hyvän ajankäytön kannalta. Tehokas ajanhallinta(Effective Time Management) kuvaa yksinkertaisen järjestelmän tapaamisten ja tehtävien määrittämiseen (ja selittää selkeästi näiden kahden eron) sekä näkymien, suodattimien ja luokkien määrittämiseen, jotta voit varmistaa, että löydät juuri tarvitsemasi tiedot nopeasti ja tehokkaasti.
Luokat, tehtävät ja aika
Kirjan ensimmäiset luvut käsittelevät pääasiassa sitä, mitä Microsoft Outlook voi tehdä työpaikalla. Alkaen luvusta "Kuinka saada enemmän aikaa olennaiseen tehokkaalla viikonsuunnittelijalla"("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,") , kirjoittajat kuvailevat, kuinka Microsoft Outlookia(Microsoft Outlook) voidaan käyttää myös muun kuin työajan suunnitteluun. He käyvät läpi tarvittavat vaiheet luokkien määrittämiseksi ja värikoodaamiseksi, jos haluat, auttaakseen prioriteettien asettamisessa ja tehtävien järjestämisessä. He korostavat viikoittaisen suunnittelun tärkeyttä ja ajan sisällyttämistä henkilökohtaisiin asioihin, kuten liikunta ja koulutus osaksi kokonaissuunnitelmaa. Aluksi saattaa tuntua oudolta laittaa henkilökohtaisia, ei-työhön liittyviä toimintoja Microsoft Outlookiin(Microsoft Outlook)viikkosuunnitelma työssä, mutta kirjoittajat selittävät selvästi, miksi tämä on todella hyvä idea, ja korostavat tasapainon merkitystä työ- ja yksityiselämässä. He panevat merkille sen tosiasian, että kaikki työpaikat eivät mahdollista yksityistä suunnittelua ja kaikilla ei ole pääsyä työtietokoneeseensa toimiston ulkopuolelta, ja he tarjoavat strategioita asian hoitamiseen. On selvää, että heillä on vankka ymmärrys paitsi aiheestaan myös työpaikan todellisuudesta.
Suunnittelu tosielämässä
Tarina kuvitteellisesta sekavasta työntekijästä jatkuu tosielämän suunnittelua käsittelevässä luvussa. Useimmat ihmiset eivät todellakaan tiedä tarkasti, kuinka kauan jokin tietty tehtävä kestää, koska se on hyvin harvinainen tehtävä, joka on yksinään. Toimistomatkaan sisältyy myös aikaa autolle saapumiseen, auton pysäköimiseen ja työpaikalle kävelyyn, ja moni ajattelee vain varsinaista ajoaikaa. Ihmiset hajallaan tai tapahtuu asioita, jotka tekevät tavallisen työpäivän täysin sekaisin. Ihmiset tekevät mitä haluavat tehdä ja jotenkin onnistuvat olemaan tekemättä asioita, joita he eivät halua tehdä (mikä saa aikaan kaiken, riippuen siitä, että työ saadaan tehtyä). Tässä osiossa kirjoittajat todella tarkastelevat ihmisluontoa ja osoittavat, kuinka tehokas päiväsuunnitelma voi saada kaiken toimimaan niin paljon sujuvammin. Tässä on avainasemassa jokaisen tehtävän tarvitseman ajan tarkka seuranta. Ei enää arvioita tai lukuja – kunkin tehtävän todellinen aika alusta loppuun. Pohjimmiltaan kirjoittajat haluavat lukijan luovan aikatietokannan, joten sen sijaan, että hän vain arvaisi tai siivekäisi sitä, lukija voi etsiä todellisen ajan tietylle tehtävälle ja suunnitella sen mukaan. He myös pyytävät lukijaa arvioimaan omansa"Tuottavuustunnit",("Productivity Hours,") ne kellonajat, jolloin ihmiset toimivat parhaimmillaan, ja omat "häiriötunnit",("Disruption Hours,") ne kellonajat, jolloin he todennäköisimmin keskeytyvät. Sitten he laativat suunnitelman keskeytymättömän ajan lohkojen ajoittamisesta tuottavuuden huipputunneille, ja he myöntävät, että tämä ei tapahdu yhdessä yössä, koska määritelmän mukaan muut ihmiset on koulutettava olemaan keskeyttämättä sinua työskennellessäsi. Ja he korostavat "puskuriaikaan" rakentamisen merkitystä, jotta jos asiat vievät odotettua kauemmin, loppupäivä ei häiriinny täysin.
Kokous, tapaaminen, kenellä on kokous?
Kokoukset näyttävät olevan bisneselämän tosiasia, ja ne voivat olla valtavia ajanhukkaa ja tuottavuuden tappajia. Tehokas ajanhallinta(Effective Time Management) tunnustaa tämän ja selittää yksityiskohtaisesti, kuinka kokoukset asetetaan Microsoft Outlookin(Microsoft Outlook) kautta ja miten kokousajat koordinoidaan muiden kanssa. Sen arvokkaimmat neuvot voidaan kuitenkin tiivistää lauseeseen "Parhaat kokoukset ovat ne, joita ei tapahdu."("The best meetings are the ones that don't take place.")Kokoukset vievät ihmiset pois työstään, katkaisevat työnkulkua, luottavat liikaa siihen, että kaikki pääsevät paikalle ja voivat osallistua mielekkäällä tavalla, ja maksavat yritykselle itse asiassa rahaa, koska ihmiset ovat kokouksissa sen sijaan, että tekisivät työtään. Selvitettyään tapaamispyyntöjen asettamisen kirjoittajat ehdottavat, että tapaamisia ajoitetaan vain harvoin ja että sen sijaan käytetään muita viestintätapoja (kuten Windows Live Meetingiä(Windows Live Meeting) tai neuvottelupuheluita) mahdollisimman paljon. Jos kokoukset ovat tarpeen, on olemassa suunnitelma, jolla ne sujuvat sujuvammin ja tuottavat parempia tuloksia. Tämä kattaa kaikki perusteet, ja sen pitäisi lisätä kaikkien tuottavuutta ja hukata mahdollisimman vähän aikaa. Se olisi erinomainen resurssi mihin tahansa työpaikkaan.
Vähemmän paperia, enemmän tuottavuutta
Monet ihmiset haluavat edelleen pitää tietonsa paperilla (minun on myönnettävä, että olen yksi niistä ihmisistä). Mutta paperi on helppo kadottaa ja arkistoida väärin, ja hetken kuluttua paperimassasta tulee niin raskas, että se voidaan yhtä hyvin lähettää silppuriin. Tehokas ajanhallinta(Effective Time Management) määrittelee menetelmän tehdä tehokkaita muistiinpanoja ja pitää kirjaa sähköisistä tiedostoista tehokkaasti. Kirjoittajat ehdottavat, että lukija käyttää Microsoft OneNotea(Microsoft OneNote) , mutta tunnustavat, että se ei sisälly moniin Microsoft Officen(Microsoft Office) versioihin (etenkään vanhempiin versioihin) ja se on ostettava erikseen, mihin monilla ei ole varaa. Toivon, että kirjoittajat olisivat tarjonneet joitain ehdotuksia vaihtoehdoista Microsoft OneNotelle(Microsoft OneNote), koska se on selvästi erittäin hyödyllinen ohjelma ja se voidaan integroida tehokkaasti Microsoft Outlookiin(Microsoft Outlook) . Tehokas(Effective Time Management) ajanhallinta opastaa lukijan Microsoft OneNoten(Microsoft OneNote) avulla muistiinpanojen tekemiseen, suunnitelmien laatimiseen, kalentereiden määrittämiseen ja jäsennellyn ja organisoidun järjestelmän luomiseen kaiken kirjaamiseksi. Se osoittaa selvästi sähköisten muistiinpanojen ja tiedostojen käytön edut paperin sijaan. Minun on myönnettävä, että aloin ajatella eri tavalla kaikista kansioistani, jotka ovat täynnä muistiinpanoja ja tulosteita tämän luvun luettuani, ja aion alkaa etsiä Microsoft OneNotea(Microsoft OneNote) tai jotain muuta vastaavaa ohjelmaa, joka auttaisi minua seuraamaan asioita tehokkaammin.
Yhteenvetona kaiken
Tehokas ajanhallinta(Effective Time Management) päättyy lyhyellä luvulla "Kuinka todella hyötyä tästä kirjasta"("How to truly benefit from this book") , joka asettaa kaikki edelliset luvut perspektiiviin ja selittää parhaita tapoja aloittaa Microsoft Outlookin(Microsoft Outlook) ja Microsoft OneNoten(Microsoft OneNote) käytön organisoidaksesi työ- ja yksityiselämäsi. Kirjoittajat tekevät selväksi, etteivät he odota organisaation tapahtuvan yhdessä yössä, eivätkä he odota sen tapahtuvan ilman lukijan päättäväisyyttä saada se toimimaan. Mutta he myös selittävät, miksi heidän suunnitelmansa noudattaminen on enemmän kuin vaivan arvoista. Vaikka kukaan ei käytä Microsoft Outlookia(Microsoft Outlook), tämä suunnitelma voi toimia. On muitakin ohjelmia, jotka tarjoavat paljolti samoja ominaisuuksia, ei ehkä niin kätevässä paketissa, mutta käyttökelpoisia siitä huolimatta. Ymmärrän, että kirjan painopiste on Microsoft Outlookissa(Microsoft Outlook) ja Microsoft OneNotessa(Microsoft OneNote) , mutta mielestäni tekijöiden olisi ollut hyödyllistä ehdottaa joitain muita ohjelmia, joita voitaisiin käyttää saman järjestelmän seuraamiseen ilman täydellistä Microsoft Officen(Microsoft Office) kopiota . . Tämä on kuitenkin vain pieni ehdotus, ja olen varma, että jokainen, joka on kiinnostunut seuraamaan tätä järjestelmää, voi saada sen toimimaan millä tahansa ohjelmistolla, joka hänellä on käsillä.
Tuomio
Tehokas ajanhallinta(Effective Time Management) sopii kaikille. Voimme kaikki hyötyä siitä, että löydämme tasapainon työ- ja yksityiselämässämme, käytämme aikamme tehokkaammin ja käytämme parhaalla mahdollisella tavalla käytettävissämme olevia työkaluja. Jopa ihmiset, jotka ovat varmoja saavansa kaiken hallinnassa, voivat löytää hyödyllisiä ehdotuksia täältä. Kirjoittajat ymmärtävät selkeästi sekä ohjelmiston että ihmisluonteen ja ottavat askel askeleelta lähestymistavan ja selittävät, miksi heidän kuvauksensa toimii. Olen iloinen, että sain tilaisuuden arvostella tätä kirjaa, koska nyt voin alkaa toteuttaa sen suunnitelmaa, jotta saan hallita omaa aikaani tehokkaammin.
Related posts
Kirja-arvostelu - Windows 8.1 Puuttuva käsikirja, kirjoittanut David Pogue
Kirja-arvostelu - Windows 8 Inside Out, kirjoittanut Tony Northrup
Kirja-arvostelu - Windows 8 Out of the Box, kirjoittanut Mike Halsey
Kirja-arvostelu - Windows 8 Step By Step, kirjoittaneet Ciprian Rusen ja Joli Ballew
Kirja-arvostelu - Verkota tietokoneet ja laitteet, askel askeleelta
Kirja-arvostelu - Tietojenkäsittely Windows 7:llä vanhemmille ja viisaammille
Kirja-arvostelu - Windows PowerShell 3.0 First Steps, Ed Wilson
Kirja-arvostelu - Windows 8 Plain & Simple, kirjoittanut Nancy Muir
Kirja-arvostelu - Vianetsintä ja PC-monitoimilaitteen ylläpito Dummiesille
Kirja-arvostelu - Windows 7 Plain & Simple
Kirja-arvostelu - Windows 7 Inside Out, Deluxe Edition
Kirja-arvostelu - Microsoft Office 2010 nurinpäin
Kirja-arvostelu - Microsoft Office 365 for Dummies
Kirja-arvostelu - Google+ The Missing Manual
Kirja-arvostelu - Windows 7 käynnissä ja käynnissä
Kirja-arvostelu - Microsoft Office 2010 dummiesille
Kirja-arvostelu - Microsoft Office 2010 Plain & Simple
Kirja-arvostelu: Office 365 for Dummies, toinen painos
Kirja-arvostelu – Opettele itsesi visuaalisesti Windows 8
Kirja-arvostelu – tiimiyhteistyö, Microsoft Officen käyttäminen tehokkaampaan tiimityöskentelyyn