Jos käytät Outlookia kommunikoidaksesi kollegojesi kanssa, olet todennäköisesti halunnut lähettää sähköpostia toistuvasti tietylle ryhmälle, jonka jäsenyys vaihtuu usein. Saatat esimerkiksi joutua lähettämään sähköpostia kaikille asiakaspalveluedustajillesi joka päivä, mutta suuren vaihtuvuuden vuoksi luettelo saattaa muuttua usein.

Voit kirjoittaa jokaisen henkilön nimen tai sähköpostiosoitteen manuaalisesti aina, kun lähetät sähköpostin, mutta tämä voi nopeasti muuttua hankalaksi, kun ryhmä kasvaa. Ei vain sitä, vaan olet myös vaarassa unohtaa vahingossa jonkun, mikä voi johtaa toimistodraamaan. Siellä jakelulista tai yhteysryhmä tulee käyttöön!

Useimmiten termit "yhteysryhmä" ja "jakeluluettelo" ovat vaihdettavissa keskenään. Microsoft alkoi käyttää ilmausta "yhteysryhmä", oletettavasti siksi, että se on hieman intuitiivisempi kuin "jakeluluettelo". 

Microsoft 365 :tä käyttävissä organisaatioissa on kuitenkin todellinen ero näiden kahden välillä . Microsoft 365^{(Microsoft 365)} :n järjestelmänvalvojat voivat muuntaa olemassa olevat Outlook -jakeluluettelot " ryhmiksi^(Groups) ", mikä puolestaan ​​antaa ryhmän jäsenille pääsyn jaettuihin kirjastoihin ja yhteistyötiloihin, kuten Microsoft Teams , Yammer ja Planner .

Vaikka IT-osastosi todennäköisesti hallitsee organisaatiosi Outlook -jakeluluetteloita – erityisesti pelättyä ja usein huonosti ylläpidettyä koko henkilöstöluetteloa, voit silti luoda omia yhteysryhmiäsi Outlookissa^(Outlook) . 

Alla opastamme sinua luomaan yhteysryhmiä Outlookissa^(Outlook) sekä selainversiolle että työpöytäsovellukselle. 

Yhteystietoryhmän^{(Contact Group)} luominen Outlook^{(Outlook Online)} Onlinessa

Yhteystietoryhmän luominen Outlookin^(Outlook) selainversiossa on helppoa.

1. Kirjaudu tilillesi osoitteessa outlook.com tai valitse Outlook sovellusten käynnistysohjelmasta, jos olet jo kirjautunut Microsoft 365 :een . Jos et näe Outlookia^(Outlook) sovellusluettelossa (näet), valitse Kaikki sovellukset^{(All apps)} .

1. Valitse vasemman ruudun Ryhmät -kohdassa ^(Groups)Uusi ryhmä^{(New group)} .

1. Anna ponnahdusikkunassa uudelle ryhmällesi nimi ja kuvaus ja valitse Luo^(Create) . (Jos organisaatiosi on ottanut sen käyttöön, sinua saatetaan pyytää luomaan sähköpostiosoite ryhmälle. Yritä siinä tapauksessa tehdä sähköpostiosoitteesta identtinen ryhmän nimen kanssa käytön helpottamiseksi.)

1. Lisää nyt jäseniä ryhmään. Etsi^(Search) ihmisiä nimen tai sähköpostiosoitteen perusteella. Valitse hakutulos henkilölle, jonka haluat lisätä ryhmään, ja ne näkyvät kohdassa Tämä henkilö lisätään.

1. Toista^(Repeat) vaihetta 4, kunnes olet lisännyt kaikki haluamasi ryhmään. Valitse sitten Lisää^(Add) - painike.
2. Valitse Sulje^(Close) .
3. Lähetä sähköposti luomaasi ryhmään valitsemalla Uusi viesti^{(New message)} .

1. Aloita^(To) Luomasi ryhmän nimen kirjoittaminen Vastaanottaja-kenttään ja valitse se näkyviin tulevasta luettelosta .

Helppo nakki. Mutta entä jos sinun täytyy lisätä tai poistaa ihmisiä ryhmään? Jatka lukemista.

Yhteystietoryhmän^{(Contact Group)} muokkaaminen Outlook^{(Outlook Online)} Onlinessa

Microsoft on tehnyt yhteysryhmän muokkaamisen helpoksi poistumatta Outlook Onlinesta^{(Outlook Online)} . Jotkut vaiheet voivat olla hieman erilaisia ​​riippuen siitä, miten organisaatiosi on määrittänyt Microsoft 365 :n, mutta alla olevien vaiheiden pitäisi viedä sinut perille.

1. Valitse vasemman ruudun Ryhmät^(Groups) -kohdasta ryhmä, jota haluat muokata.
2. Valitse kyseisen ryhmän kohdassa Lisää^(More) (kolme pistettä/ellipsi) -kuvake.

1. Valitse Asetukset^(Settings) . (Riippuen siitä, miten Outlook on määritetty organisaatiollesi, saatat nähdä vaihtoehdon lisätä jäseniä^{(Add members)} suoraan Lisää-kuvakkeesta.)

1. Valitse oikealla näkyvästä Ryhmäasetukset - paneelista ^{(Group Settings)}Muokkaa ryhmää^{(Edit group)} .

1. Valitse Jäsenet^{(Members )} - välilehti. 
2. Sieltä voit lisätä jäseniä tai poistaa heidät ryhmästä valitsemalla X - kuvakkeen poistettavan henkilön merkinnän vierestä.

1. Jos olet lisännyt jäseniä ryhmään, valitse Lisää^(Add) - painike. Muussa tapauksessa valitse Sulje^(Close) .

Toinen tapa^(Way) muokata yhteysryhmiä ^{(Edit Contact Groups)}Outlook^{(Outlook Online)} Onlinessa

Riippuen siitä, miten Outlook on määritetty, saatat pystyä myös muokkaamaan yhteystietoryhmiä seuraavasti:

1. Siirry Outlookin ^(Outlook)Ihmiset^{(People )} -osioon ( kalenterikuvakkeen^(Calendar) oikealla puolella ). 

1. Valitse Ryhmät^(Groups) -osion vasemmanpuoleisesta ruudusta Omistaja^(Owner) näyttääksesi luomasi ryhmät.

1. Valitse^(Select) luettelosta ryhmä, jota haluat muokata.
2. Valitse Hallinnoi ryhmän jäseniä^{(Manage group members)} .

1. Sieltä voit lisätä jäseniä tai poistaa olemassa olevia jäseniä valitsemalla X merkinnän vieressä.

Yhteystietoryhmän^{(Contact Group)} luominen Outlookin työpöytäsovelluksessa^{(Desktop App)}

Yhteystietoryhmän luominen Outlookin^(Outlook) työpöytäversiossa on vieläkin yksinkertaisempaa kuin online-versiossa.

1. Käynnistä Outlook ja valitse Ihmiset^(People) -kuvake lähellä vasenta alakulmaa (jossa voit vaihtaa sähköpostin, tehtävien, ihmisten ja kalenterin välillä).

1. Valitse seuraavaksi työkalupalkista Uusi yhteystietoryhmä^{(New Contact Group)} . (Jos organisaatiosi käyttää Microsoft 365 :tä, saatat nähdä myös Uusi ryhmä^{(New Group)} -painikkeen. Käytämme tarkoituksiinsa Uusi yhteysryhmä -toimintoa^{(New Contact Group)} helpottaaksemme ryhmäsähköpostien lähettämistä.)

1. Anna yhteysryhmällesi nimi näkyviin tulevassa Yhteystietoryhmä-ikkunassa ja valitse sitten Lisää jäseniä ^{(Contact Group)}ja^{(Add Members)} valitse, mistä haluat saada uudet jäsenet. Vaihtoehtoja voivat olla Outlook-yhteystiedoista^{(From Outlook Contacts)} , Osoitekirjasta^{(From Address Book)} tai Uusi sähköpostiyhteyshenkilö^{(New Email Contact)} . 

1. Etsi yksitellen henkilöt, jotka haluat lisätä yhteystietoryhmään. Varmista^(Make) , että heidän merkintänsä on korostettu, ja lisää heidät valitsemalla Jäsenet^(Members) -painike (tai kaksoisnapsauttamalla heidän merkintäänsä). Kun olet valmis, valitse OK .
2. Sulje ikkuna ja muista vastata Kyllä^(Yes) , jos sinua kehotetaan tallentamaan muutokset.
3. Nyt, kun osoitat uuden sähköpostin, voit kirjoittaa yhteystietoryhmän nimen Vastaanottaja^(To) - kenttään. Yhteystietoryhmäsi lisätään. Halutessasi voit laajentaa ryhmäluetteloa, jolloin Outlook korvaa luettelon jäsenillä. Huomaa kuitenkin, että et voi kutistaa luetteloa uudelleen.

Yhteystietoryhmät^(Contact) näkyvät merkintöinä Outlookin^(Outlook) osoitekirjassa, joten voit löytää ne kyseisestä aakkosluettelosta.

Yhteystietoryhmän^{(Contact Group)} muokkaaminen Outlookin työpöytäsovelluksessa^{(Desktop App)}

Muokataan nyt olemassa olevaa yhteysryhmää Outlookin^(Outlook) työpöytäversiossa .

1. Käynnistä Outlook ja valitse Ihmiset^(People) -kuvake lähellä vasenta alakulmaa.
2. Etsi^(Find) ja valitse ryhmä, jota haluat muokata yhteystietoluettelostasi.
3. Valitse oikealla olevasta ruudusta Muokkaa^(Edit) . Tämä tuo sinut takaisin paikkaan, jossa voit hallita ryhmää lisäämällä ja/tai poistamalla jäseniä.

Käytätpä sitten Outlookin^(Outlook) verkkoversiota tai työpöytäsovellusta, kannattaa ehdottomasti käyttää muutama minuutti toistuvasti käytettävien Outlook - jakeluluetteloiden luomiseen. Olet iloinen, että teit.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to communicate with your colleаgues, you’ve рrоbably wanted to repeatеdly email a specific group whose membership changes often. For example, you may need to email all of your customer sеrvice reps every day, but due to high turnover, the list may change oftеn.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Outlook-sähköpostien edelleenlähetys Gmailiin

• Kuinka luoda pudotusvalikko Excelissä

• Kuinka luoda Microsoft Outlook -pikakuvakkeita sähköpostille ja tehtäville

• Hae Outlook-sähköpostia lähettäjän, päivämäärän, avainsanan, koon ja muiden mukaan

• Siirrä sähköpostit automaattisesti Outlookin kansioihin sääntöjen avulla

• Mikä on Microsoft MyAnalytics ja kuinka sitä käytetään?

• Kuinka tehdä kirjanen Wordissa

• Poissaolovastausten asettaminen Outlookissa

• Automaattisen tekstin luominen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

• Lisää nopeasti sisällysluettelo Word-dokumenttiin

• Excel-tietojen kaavio

• Lisää lineaarisen regression trendiviiva Excelin sirontakaavioon

• Kuinka tehdä histogrammi Excelissä

• Lopullinen opas vaurioituneen tai korruptoituneen Word-tiedoston korjaamiseen

• Kuinka ryhmitellä työarkkeja Excelissä

• Vuokaavion luominen Wordissa ja Excelissä

• 12 hyödyllistä Microsoft Word -vinkkiä ja -nimiä

• Kuinka laskea varianssi Excelissä

• Yhdistämisen käyttäminen Wordissa kirjeiden, tarrojen ja kirjekuorien luomiseen

• Outlook-yhteystietojen synkronoiminen Androidin, iPhonen, Gmailin ja muiden kanssa