Kaikki tekemäsi tuottaa dataa jonnekin. Kerättynä ja analysoituna tiedosta tulee tietoa. Nämä tiedot voivat kertoa jollekulle sinusta enemmän kuin todennäköisesti haluat heidän tietävän.

Ajan mittaan kerätyt tiedot voivat kertoa jollekulle kaiken sinusta ja niitä voidaan käyttää auttamaan tai vahingoittamaan sinua. Nämä tiedot tunnetaan metadatana.

Mikä on metatiedot?

Metadata on dataa tiedoista. Etkö^(Don) vihaa sitä, kun ihmiset käyttävät sanaa sen määrittelemiseen? Data on faktoja, jotka ovat täysin objektiivisia. Sitä ei voi perustellusti kiistää. Yksi on yksi ja nolla on nolla. Lämpötila on mitä on. Tämän päivän päivämäärä on tämän päivän päivämäärä. Ymmärrät pointin.

Metadata on faktoja yhdestä tiedosta. Havainnollistetaan tätä esimerkillä kirjeen kirjoittamisesta Microsoft Wordissa^{(Microsoft Word)} .

Kirjoitat viranomaisille lähetettävän kirjeen työssä tapahtuvasta asiasta, joka on epäeettistä, mahdollisesti jopa laitonta. Kyllä, meillä oli heti dramatiikkaa.

Kirje on tietoa, joka on tehty tietyssä järjestyksessä kirjoittamistasi merkeistä. Kirjoittamasi merkit luodaan joukolla ykkösiä ja nollia. Ykköset ja nollat ​​ovat tietoja, jotka muodostavat kirjeen tiedot.

Kun ykköset ja nollat ​​muutetaan kirjaimeksi, kirjaimesta syntyy muutakin dataa. Osa metatiedoista sisältää sen, milloin kirjoitit kirjeen, kuka kirjoitti kirjeen, milloin se on viimeksi tallennettu, missä Wordin^(Word) versiossa se luotiin. Kaikki nämä ovat tietoja tiedoista tai metatiedoista.

Mitä metadata tekee?

Microsoft Officessa^{(Microsoft Office)} suurin osa metatiedoista on siellä vain sinun hyödyksesi. Se voi auttaa sinua löytämään uusimman version dokumentista tai näkemään, kuka asiakirjan on luonut, jotta voit esittää heille kysymyksiä siitä. Se auttaa pitämään kirjaa asiakirjojen muokkauksista tai kommenteista.

Office -ohjelma ja muut ohjelmat käyttävät sitä myös asiakirjan kanssa työskentelemiseen. Windows Explorer käyttää tietoja esimerkiksi asiakirjojen luokittelemiseen ja lajitteluun.

Miksi haluan poistaa metatiedot^(Metadata) ?

Palataanpa kirjeeseen, jonka lähetät viranomaisille jostakin luonnostaan ​​töissä tapahtuvasta. Teet tämän nimettömänä, koska pelkäät kostoa tai et vain halua olla tekemisissä sen lisäksi, että saat sen viranomaisten tietoon. Se on viheltämistä.

Teet kaiken ja hankit väliaikaisen sähköpostiosoitteen ja lähetät sen kirjaston julkiselta tietokoneelta peittämään jälkiäsi. Metatietojen vuoksi asiakirjassa voi olla tietoja, joiden avulla se voidaan linkittää takaisin sinuun. Siinä voi jopa olla nimesi liitettynä siihen.

Vielä pahempaa on, että dokumenttiin tekemäsi muutokset, vaikka ne eivät enää näy sinulle, voivat silti olla asiakirjassa. Jos kirjoitit kappaleen jostakin itseäsi koskevasta tietystä asiasta, mutta poistit sen, koska sen avulla voit tunnistaa sinut, se voi silti olla osa tiedostoa metatietojen muodossa.

Kuinka voin tarkastella Officen metatietoja?

Seuraavassa on luettelo menetelmistä, joilla voit nähdä, mitä metatietoja Word-^(Word) , Excel- tai PowerPoint - tiedostoihisi on liitetty . Outlookista^(Outlook) lähetettyä sähköpostia ympäröivät metatiedot^(Metadata) ovat paljon monimutkaisempia, eivätkä ne kuulu tämän artikkelin piiriin.

Tarkastele metatietoja ^{(View Metadata)}Wordissa^(Word) , Excelissä^(Excel) tai PowerPointissa

Kun asiakirja, työkirja tai esitys on auki, jonka haluat tarkistaa:

Napsauta Tiedosto^{(File )} vasemmassa yläkulmassa.

Tietonäytössä näet paljon tietoja, kuten kokoa ^{(Info )},^(Size) sivuja ,^(Pages) sanoja ,^(Words) kokonaismuokkausaikaa ,^{(Total Editing Time)} viimeksi muokattuja^(Modified) , luotuja^(Created) ja muita tietoja.

Napsauta näiden tietojen alla Näytä kaikki ominaisuudet^{(Show All Properties)} nähdäksesi lisää tietoja.
HUOMAA: ^(NOTE:) Kiinnitä^(Pay) huomiota mallitietoihin^(Template) . Jos käytit mallia, jossa on nimesi tai yrityksen nimi sen tiedostonimessä, voit jäljittää sen.

Tarkastele metatietoja Windowsin Resurssienhallinnassa

Avaa Windowsin Resurssienhallinta^{(Windows Explorer)} ja siirry kohtaan, johon olet tallentanut tiedoston.

Napsauta^{(Right-click)} tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja napsauta Ominaisuudet^(Properties) .

Napsauta Ominaisuudet^(Properties) - ikkunassa Tiedot^(Details) - välilehteä. Näet kaikki metatiedot tiiviissä ja tiiviissä luettelossa.

Näytä kaikki ^{(View All Metadata)}Word- , Excel- tai PowerPoint - tiedostojen metatiedot

XML ( Extensible Markup Language ) on defacto-dokumentti metatietojen tallentamiseen tietojenkäsittelyssä. Se on kaikenlaisten tiedostojen mukana, ja Microsoft Office -tiedostot eivät ole poikkeus.

Näiden XML-dokumenttien katselu on yllättävän helppoa. Tehdään tämä Word - tiedostolla.

1. Avaa Windowsin Resurssienhallinta^{(Windows Explorer)} ja siirry kohtaan, johon olet tallentanut tiedoston.
2. Tee tiedostosta kopio, jotta et vahingossa vahingoita alkuperäistä tiedostoa.
3. Valitse kopioitava tiedosto ja napauta joko näppäimistön F2 -painiketta tai napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Nimeä^(Rename) uudelleen .

Muuta tiedoston tunniste .docx -tiedostosta ^(.docx).zip . Kyllä, jokainen Office -tiedostotyyppi, joka päättyy x :ään, on pakattu tiedosto, joka sisältää XML-asiakirjoja. Saat varoituksen tämän tekemisestä. Napsauta Kyllä^(Yes) .

Napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Pura kaikki…^{(Extract All…)}

Avautuvassa ikkunassa se kysyy, minne haluat tallentaa puretut tiedostot ja haluatko näyttää puretut tiedostot, kun olet valmis. Oletusarvot ovat hyvät. Napsauta Pura^(Extract) .

Kun purku on valmis, näet kolme kansiota ja XML - tiedoston. Tutustu näihin tiedostoihin nähdäksesi, mitä tietoja niihin on tallennettu. Jos kaksoisnapsautat XML - tiedostoa, se todennäköisesti avautuu Internet Explorerissa^{(Internet Explorer)} .

Se näyttää oudolta, mutta sinun pitäisi pystyä ymmärtämään, mitä suurin osa tiedoista tarkoittaa. Kaksi XML-tiedostoa voivat sisältää nimesi: core.xml docProps - kansiossa ja document.xml ja people.xml , molemmat Word - kansiossa.

Metatietojen poistaminen ^{(Delete Metadata)}Microsoft Wordista^{(Microsoft Word)} , Excelistä^(Excel) tai PowerPointista

Kesti kauan päästä tänne, mutta jos aiot tehdä jotain tällaista, sinun pitäisi tietää tarkalleen miksi. Jatketaan asiaa.

Poista metatiedot ^{(Delete Metadata)}Wordista^(Word) , Excelistä^(Excel) tai PowerPointista

Napsauta Tiedosto^{(File )} vasemmassa yläkulmassa.

Napsauta Info - sivulla Tarkista ongelmat^{(Check for Issues)} vasemmalla, lähellä sivun keskiosaa.

Napsauta Tarkista asiakirja^{(Inspect Document)} . Asiakirjan tarkastaja^{(Document Inspector )} -ikkuna avautuu.

 Varmista^(Make) , että kaikki Document Inspectorin^{(Document Inspector)} valintaruudut on valittu, ja napsauta sitten Tarkista^(Inspect) - painiketta.

Kun asiakirjatarkastaja^{(Document Inspector)} on valmis, näet tietoja siitä, millaisia ​​tietoja se löysi. Vihreä valintamerkki ympyrässä tarkoittaa, että se ei löytänyt tämäntyyppisiä tietoja. Punainen huutomerkki tarkoittaa, että se löysi tämän tyyppisiä tietoja. Tietotyypin kuvauksen vieressä on Poista kaikki^{(Remove All)} -painike.

Napsauta^(Click) sitä poistaaksesi kaikki kyseisen tyyppiset tiedot. Näitä painikkeita voi olla useita, joten vieritä alas varmistaaksesi, että saat ne kaikki.

Kun olet poistanut metatiedot, sinun kannattaa napsauttaa Tarkastele uudelleen -painiketta^{(Reinspect )} varmistaaksesi, ettei se jää huomaamatta.

Tallenna asiakirjasi nyt varmistaaksesi, että tietoja ei syötetä uudelleen.

Kuinka olla varma^(Certain) , että metatiedot^(Metadata) on poistettu

Suorita yllä olevat vaiheet Näytä kaikki metatiedot Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} . Kun tarkastat core.xml-, document.xml- ja people.xml-tiedostoja, sinun pitäisi nähdä, ettei asiakirjassa ole enää henkilökohtaisia ​​​​tietoja.

Jos vaihdat .zip-tunnisteen takaisin .docx:ksi, voit avata tiedoston normaalisti Wordissa^(Word) uudelleen.

Metatietojen poistaminen^{(Delete Metadata)} Windowsin Resurssienhallinnassa^{(Windows Explorer)}

Tämä on hyvä tapa, jos haluat poistaa metatiedot useista tiedostoista nopeasti. Tämän tekeminen kahdelle tai useammalle tiedostolle voidaan tehdä muutamassa sekunnissa.

Avaa Windowsin Resurssienhallinta^{(Windows Explorer)} ja siirry tiedostoon, josta haluat poistaa metatiedot. Napsauta^{(Right-click)} tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja napsauta Ominaisuudet^(Properties) .

Napsauta Ominaisuudet^(Properties) - ikkunassa Tiedot^(Details) - välilehteä ja napsauta sitten Poista ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot^{(Remove Properties and Personal Information)} .

Voit poistaa tietoja kahdella tavalla. Voit poistaa metatiedot alkuperäisestä tiedostosta tai tehdä tiedostosta kopion ilman metatietoja.

Poista metatiedot alkuperäisestä tiedostosta

Valitse Poista seuraavat ominaisuudet tästä tiedostosta:^{(Remove the following properties from this file:)} valitse sitten joko vain haluamasi ruudut tai napsauta Valitse kaikki^{(Select All )} -painiketta. Napsauta sitten OK .

Tee kopio ilman metatietoja

Tämä tekee tiedostosta kopion ja lisää sanan Kopioi^(Copy) tiedostonimen loppuun. Kopioon ei liity metatietoja.

Valitse Poista ominaisuudet^{(Remove Properties)} -ikkunassa Luo kopio, josta kaikki mahdolliset ominaisuudet on poistettu,^{(Create a copy with all possible properties removed)} ja napsauta sitten OK - painiketta.

Vertaa alkuperäisen ja kopion ominaisuuksia nähdäksesi eron.

Selkeässä?

Tarkoittaako tämä, että olet selvillä? Sinua ei voi nyt tunnistaa asiakirjasta? Sitä on vaikea sanoa. Se, mitä teet asiakirjalle seuraavaksi, ratkaisee sen.

Mikä tahansa asiakirjan digitaalinen käsittely, kuten sen lähettäminen sähköpostitse, voi lisätä metatietoja takaisin ketjuun. Varteenotettava vaihtoehto on tulostaa asiakirja ja postittaa se. Metatietoja on vaikea saada paperilta.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything уou do generates data somewhere. That data, when collected and analyzed, becomes information. That information can tell someone more aboυt you than you probably want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

Related posts

• Mikä on Microsoft Officen uusin versio?

• Mikä Microsoft Office -versio minulla on?

• Kuinka muuttaa taustaa Microsoft Teamsissa

• Automaattisen tekstin luominen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

• Gantt-kaavioiden luominen Microsoft Excelissä

• Word-asiakirjan automaattinen varmuuskopiointi OneDriveen

• Microsoft Word ei vastaa? 8 tapaa korjata se

• Lopullinen opas vaurioituneen tai korruptoituneen Word-tiedoston korjaamiseen

• Outlook-sähköpostien edelleenlähetys Gmailiin

• Ylä- ja alatunnisteiden lisääminen PowerPointiin

• Kuinka ymmärtää mitä jos -analyysi Microsoft Excelissä

• 7 parasta Microsoft Word -lisäosaa

• 15 PowerPoint-vinkkiä ja -nimiä esityksesi parantamiseen

• MLA-muodon määrittäminen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

• Lisää lineaarisen regression trendiviiva Excelin sirontakaavioon

• Miten saada Microsoft Word ilmaiseksi

• Korjaus, kun Word avautuu vain luku -tilassa

• Kuinka luoda pudotusvalikko Excelissä

• Kuinka tehdä kirjanen Wordissa

• Vuokaavion luominen Wordissa ja Excelissä